my/OT - Schritt 2: Leistungsketten für Online-Terminvergabe vorbereiten

Für jede Leistung, die du für die Online-Terminvergabe anbieten möchtest, musst du eine Leistungskette erstellen.

Diese legt fest, ob und unter welchen Bedingungen Klienty diese Leistung reservieren kann.

Die Suche im Onlinekalender erfolgt dann innerhalb der eingestellten Arbeitszeiten unter Berücksichtigung der festgelegten Parameter für die Leistungskette.

Übrigens: die Einstellungen in der Leistungskette gelten sowohl für die Online-Terminvergabe als auch für Termin-Sucheinstellungen in lemniscus, wie zum Beispiel für die Warteliste oder die Terminvorschläge beim Erstellen eines Termins.

Einstellungen/Einschränkungen festlegen

Du kannst unterscheiden, ob die entsprechenden Leistungsketten allen Klientys, nur Neuklientys oder nur Bestandsklientys zur Verfügung stehen. Fragt ein Neuklienty einen Termin online bei dir an, werden seine Daten automatisch in eine neue Akte übertragen. Bei Bestandsklientys wird auf die vorhandene Akte zugegriffen.

Lege im Menüpunkt "Leistungen" eine neue Kette an oder bearbeite eine vorhandene.

Die nachfolgenden Erklärungen bewegen sich Schritt für Schritt durch die Reiter der Leistungskette, wobei hier der ‘Fokus für die Einstellungen für die Online-Terminvergabe liegt.

Falls du noch gar keine Leistungsketten erstellt hast, kannst du dir im Hilfeartikel Leistungsketten erstellen und nutzen genauere Informationen zu den Reitern “Name und Anmerkungen” sowie “Termineinstellungen” holen.

Wichtig ist, dass du dir jedes Feld in den Leistungsketten ansiehst und entscheidest, welche Einstellungen und Einschränkungen du machen möchtest.

Denn hier musst du nun alles was “in deinem Kopf ist”, lemniscus erst mal sagen, damit dem Klienty bei der Online-Terminvergabe alles so angezeigt wird, wie du es möchtest - z.B. Leistung A biete ich nur Mo.-Mi. vormittags an. Leistung B kann nur in Raum 1 angeboten werden, weil dort die Behandlungsliege steht usw.

Reiter "Name und Anmerkungen"

Für die Online-Terminvergabe ist in diesem Reiter lediglich der Sortierschlüssel interessant. Er bestimmt die Reihenfolge der Anzeige der Leistungsketten. (01 ganz oben, 02 direkt darunter usw.)

Reiter "Bedingungen"

Reiter "Bedingungen" - Allgemein

Hier kannst du dein “Kopfwissen” übertragen.

Suchbeginn: Ab wann soll ab “aktuellem Datum” im Kalender nach freien Terminen gesucht werden? (in Stunden oder Tagen)

Suchhorizont: Wie viele Wochen ab “dem aktuellen Datum” soll nach freien Terminen gesucht werden? (max. 30 Wochen möglich)

Terminplanspalte / Raumzuordnung: Hast du mehrere Räume (ab M-Abo) kannst du hier die Raumzuordnung vornehmen (wie aus o.g. Beispiel: Behandlungstisch steht in Raum 1)

Hexadezimal-Farbcode: Wenn nur Arbeitszeiten-Blöcken mit einer bestimmten Farbe ausgewählt werden sollen.

Vergaberaster: Du kannst hier optional einstellen,  in welchen Zeitraster ab Beginn des Arbeitszeitblocks gesucht werden soll. Stellst du hier nichts ein, wird das in den Arbeitszeiten festgelegte Raster verwendet.

Vorgehen zur Verteilung von Terminvorschlägen: Nach welchen Kriterien sollen Termine vergeben werden? Das kannst du über das Dropdown-Feld auswählen:

Raum für Raum befüllen bedeutet, dass

Frühe Termine bevorzugen bedeutet, dass

Arbeitszeiten-Blöcke gleichmäßig auffüllen bedeutet, dass

Maximale Anzahl von Terminvorschlägen - pro Block/Tageszeit/Tag: Hier kannst bestimmen, wie viele Termine pro Block/Tageszeit/Tag gesucht werden sollen. Was dann davon in der Online-Terminvergabe vorgeschlagen wird, hängt an deinen Einstellungen im Reiter “Online-Rezeption (my-Dienste)” ab.

Mini-Tutorial: Vergaberaster erklärt - wie sollen die Termine gesucht werden?

Mini-Tutorial: Mehrere Termine pro Tag anbieten

Wenn du einem Klienty an bestimmten Tagen gleich mehrere Termine anbieten möchtest, müssen

• deine Arbeitszeiteinstellungen das zulassen und

• die Bedingungen deiner Leistungskette entsprechend angepasst werden.

Reiter "Bedingungen" - Terminvergabe

Du kannst festlegen, ob diese Leistungskette nur neuen Klientys angeboten wird und/oder Klientys, die schon einen Termin in deiner Praxis hatten.

Hier kannst du auch beeinflussen, dass Klientys, die länger nicht mehr bei dir waren, keinen Folgetermin angeboten bekommen, sondern zunächst erst wieder einen Ersttermin bekommen sollen.

Es ist auch möglich einen Mindestabstand zu allen bestehenden Terminen im Kalender einzutragen. Der Abstand bezieht sich dann auf alle Termine, die der Klienty schon bei dir hat und nicht auf die Termine dieser speziellen Leistungskette.

Mini-Tutorial dazu:

Reiter "Bedingungen" - Akten-Eigenschaften

Text muss in den Anmerkungen der Akte enthalten sein: Nur wenn in den Akten-Anemderkungen derselbe Begriff steht wie hier, wird Klienty diese Leistung in der Online-Terminvergabe angezeigt bekommen.

Text darf nicht in den Anmerkungen der Akte enthalten sein: Leistung wird wird Klienty nur dann angezeigt, wenn dieser Begriff nicht in den Akten-Anmerkungen steht.

Leistungsketten-Filter: Ist das Häkchen aktiviert, wird die Leistung online nur dann angezeigt, wenn in der Akte im Feld “Leistungskettenfilter” der selbe Begriff eingetragen ist wie in dieser Leistungskette im Reiter “Namen und Anmerkungen” im Feld “Anmerkungen”.

Altersbeschränkungen: In der Online-Terminvergabe kannst du Leistungen auch nur begrenzt auf bestimmte Altersgruppen anbieten. Wenn du Mindest- und/oder Höchstalter in der Leistungskette vorgibst, wird das Geburtsdatum zum Pflichtfeld.

Mini-Tutorial: Leistungen für bestimmte Altersgruppen anbieten

Reiter "Bedingungen" - Freigegebene Tageszeiten

Wie Tageszeiten angelegt werden, welche Möglichkeiten es gibt und wie der Zusammenhang zwischen Tageszeiten und Arbeitszeiten zu verstehen ist, wird detailliert in unserem Hilfeartikel zu diesem Thema erklärt.

Reiter "Bedingungen" - Paket-Prüfungen

Zum Anlegen und Nutzung von Paketen (für z.B. Verordnungen, 10er Pakete etc.) haben wir einen ausführlichen Hilfeartikel.

Reiter "Termineinstellungen"

Der hier eingetragene Termintitel kann später im Reiter “Online-Rezeption” als Anzeige-Option für Webseiten und E-Mails genutzt werden. Mehr dazu findest du im Abschnitt: Reiter “Online-Rezeption” weiter unten.

Den Hilfeartikel, wie der lemniscus-Account mit einem Zoom-Account verknüpft werden kann, findest du unter Zoom-Meetings mit lemniscus.

Reiter "Paket-Automatisierung"

Zum Anlegen und zur Nutzung von Paketen (für z.B. Verordnungen, 10er Pakete etc.) haben wir einen ausführlichen Hilfeartikel: Pakete anlegen und verwalten.

Allgemeine Informationen zu Paketen findest du hier: Das Planungsbudget in lemniscus: Pakete.

Reiter "Online-Rezeption (My-Dienste)"

Linke Seite

Sprache: Hier kannst du die Sprache auswählen, Standard ist Deutsch. Falls du iMiKI nutzt, kannst du deine Leistungsbeschreibung und -bezeichnung auch von der KI übersetzen lassen: iMiKI - Übersetzungen für Online-Terminvergabe und Terminzettel.

Leistungsbezeichnung: Was du hier reinschreibst, wird später für Klienty als Thema zu sehen sein - z.B. bei der Online-Terminvergabe oder dem Terminzettel.

Leistungsbeschreibung: Hier kannst du hilfreiche Infos für Klienty hinterlegen, die zu der Leistung passen, z.B. “Bitte ein großes Handtuch mitbringen”

Videobotschaften: Dieses Feld ist weggefallen, da wir aus Datenschutzgründen nicht mehr auf Youtube oder Vimeo verlinken werden. Wäre das dennoch interessant für dich, kannst du unser SchnickSchnack “Assets/Mediathek” dazubuchen, hier kannst du deine ganz eigene Mediathek erstellen - ohne Werbung dazwischen usw.

Anzeige-Optionen:
Terminbezeichnung: Möchtest du, dass die Terminbezeichnung in den E-Mails für das Klienty zusammen mit Dauer und Preis angezeigt wird (ist ja sinnvoll, sonst sieht Klienty nur Dauer & Preis und weiß nicht wofür), dann aktiviere hier das Häkchen. Zumindest für Leistungen, die dem gesetzlichen Online-Widerrufsrecht unterliegen, sind Angaben zu Termindauer und Preis erforderlich.

Termindauer: Es wird die Dauer (ohne Vor-/Nachlaufzeit) von der Leistungskette aus dem Reiter “Termineinstellungen” übernommen.

Preisinformationen: Hier waren wir besonders flexibel, um möglichst vielen Kundys gerecht zu werden.

Beides legst du über das jeweilige Dropdown-Feld fest. Auf Wunsch kannst du die Informationen auch bei Leistungen anzeigen lassen, die nicht der Widerrufspflicht unterliegen.

Anzeige in der Online-Terminvergabe bei ausgewählter Terminbezeichnung in Kombination mit Dauer und “Gesamtsumme der Leistungen anzeigen”:

In der E-Mail an Klienty, steht dann neben Dauer und Preis auch der Titel aus der Terminbezeichnung drin und sieht etwa so aus:

Anzeige in der Online-Terminvergabe bei ausgewählter Terminbezeichnung in Kombination mit Dauer und “Link zu Preisinformationen aus Portal anzeigen”:

In der E-Mail an Klienty, ist dann neben den Titel aus der Terminbezeichnung und der Dauer auch der Link zu deinen Preisinformationen auf deiner Homepage drin.

Online-Widerruf: setzt du hier dass Häkchen, sind Termine für diese Leistungskette online widerrufbar. Sollte diese Leistungskette in der Online-Terminvergabe nicht erscheinen, frage unseren Erklärbär - er sagt dir, warum die Leistungskette nicht angezeigt wird.

Reiter "Online-Rezeption (my-Dienste)" - Online-Terminvergabe (my/OT)

Anzahl der Terminvorschläge: Wenn du in den Bedingungen im Reiter Allgemein bei “Maximale Anzahlen“ in die drei Felder für Terminvorschläge (pro Block/Tageszeit/Tag) Werte eingetragen hast, kannst du hier nochmal festlegen, wie viele Termine Klienty insgesamt angezeigt bekommen soll (z.B. dienstags werden 2 Termine angezeigt; also 1 Termin pro Tageszeit)

Termin-Teaser: Er bietet eine kurze Vorschau auf die frühestmöglichen verfügbaren Termine. So können Interessentys bereits vor Beginn der Online-Terminbuchung einschätzen, ob sich eine Terminbuchung für sie lohnt. Zusätzlich werden die wichtigsten Informationen zur Leistung angezeigt, z.B. Bezeichnung und Beschreibung. Unser Hilfeartikel zum Thema "Termin-Teaser": my/OT: Termin-Teaser - Vorschau auf den nächsten Termin.

Einstellungen/Extras: Hier kannst du nach deinem Bedarf weitere Einstellungen für die Online-Terminvergabe festlegen - z.B.

Häkchen bei "Aufnahme in die Warteliste anbieten": Eine Warteliste wird zusätzlich zu passenden Terminen angezeigt. Klienty hat dann die Option, statt eines Termins direkt die Warteliste auszuwählen

Häkchen bei "Ausschließlich Warteliste / keine Termine": Statt mehrere Terminvorschläge kannst du über die Online-Terminvergabe auch ausschließlich einen Eintrag in die Warteliste anbieten. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn du aktuell keine freien Termine anbieten kannst, aber dennoch Anfragen für eine bestimmte Leistung sammeln möchtest. Sobald Termine verfügbar werden, kannst du die Interessentys gezielt kontaktieren. Oder wenn du dich noch in einer Aus- oder Weiterbildung befindest. Interessentys können ihr Interesse bereits vormerken, obwohl noch keine Termine buchbar sind.

Dafür müssen dann beide Häkchen gesetzt werden:

Die in der Leistungskette eingetragene Altersbeschränkung für die Klientys, die Dauer des Termins, die freigegebenen Tageszeiten etc. werden in den Wartelisteneintrag übernommen.
Einstellungen, die keine Auswirkung auf den Wartelisteneintrag haben, werden in der Leistungskette ausgegraut, sobald du die beiden Häkchen (siehe oben) gesetzt hast.

Kunde darf mehrere Termine auf einmal buchen: Kannst du mit Häkchen setzen erlauben, ansonsten wird nur eine einzige Buchung möglich sein.

Terminanfrage aktivieren: Hier kannst du entscheiden, ob du lieber manuell den Termin bestätigen möchtest; Klienty kann also nur eine Termin-Anfrage auslösen, und es erscheint ein gelber Termin im Terminplan.

Leistung für die Online-Terminvergabe freigegeben: Und natürlich muss zu guter Letzt noch die Leistung für die Online-Terminvergabe freigegeben werden, wir haben es auffällig rot umrandet.

Mini-Tutorial: Nur Wartelisten-Eintrag anbieten

Filtermöglichkeit nur "my/ot Leistungsketten"

Leistungsketten können nach "my/ot Leistungsketten" gefiltert werden. Dann werden nur noch die Leistungsketten angezeigt, die bei der Weltkugel diesen grünen Bobbel haben. Denn nur diese sind für my/ot eingeschaltet - also sichtbar für die Online-Terminvergabe. Hast du viele Leistungsketten, kann diese Eingrenzung sehr sinnvoll sein.

Vorherige Versionen des Videos

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier:

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/k-FUwapDH5I

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/UuptAmuD7EY

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/os4Alg-JTUQ

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/MaB8KL5tWB4

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/wFSBtt3FCLo
  

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/qpDJUGjiaa0

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/dpfGB8qWCdA

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/NZ13SEZ3_UU

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/BU8cM-YRuPo

• 02.2024 - Link: https://youtu.be/gE64aAB36Og