1. Lemniscus Helpdesk
  2. Hilfeartikel und Video-Tutorials
  3. Wissensbuffet: lemniscus Aufbauwissen
  4. Terminplanung

Terminreservierungen und Terminzettel (PSS/TZ - Patienty Self Service)

In lemniscus kannst du Termine als Reservierungen anlegen. Das ist praktisch, wenn du Terminvorschläge machen möchtest, bevor ein Termin fest gebucht wird.

Wenn du mehrere Terminvorschläge gleichzeitig an Klienty geben möchtest, kannst du Terminzettel erstellen. Für einzelne Termine geht das direkt beim Erstellen als sogenannter "Expressterminzettel".

Video-Tutorial: Terminreservierungen

So funktioniert die Reservierung

Terminzettel und Online-Terminzettel in lemniscus

Was ist ein Terminzettel?

Online-Terminzettel: Funktionen

Vorbereitungen: Einstellungen für Terminzettel

Terminzettel erstellen und verschicken

Automatische Updates im Kalender

Tipps zur Gestaltung von Terminzetteln

Video-Tutorial: Terminzettel

Express-Terminzettel

 

 

 

 

 

Video-Tutorial: Terminreservierungen

 

So funktioniert die Reservierung

  • Reservierung aktivieren
    Beim Anlegen eines Termins im Kalender setzt du den Haken bei "Reservierung, Termin muss noch bestätigt werden".

    • Der Terminblock wird dann gelb im Kalender angezeigt – so siehst du auf einen Blick, dass es sich um eine Reservierung und keinen festen Termin handelt.

  • Reservierung bestätigen
    Sobald Klienty den Termin annimmt, kannst du ihn im Kalender mit dem "Daumen-hoch-Symbol" bestätigen. Dadurch wird der Termin von einer Reservierung zu einem fest gebuchten Termin und erscheint weiß im Kalender.

Terminzettel und Online-Terminzettel in lemniscus

Mit Terminzetteln in lemniscus kannst du deinen Klientys Terminvorschläge übermitteln – entweder per E-Mail oder als Ausdruck. Die Termine können über einen Online-Terminzettel bestätigt oder abgelehnt werden. So behältst du die Kontrolle, während dein Kalender sich automatisch aktualisiert.

 

Was ist ein Terminzettel?

Ein Terminzettel ist der kleine Bruder der Online-Terminbuchung:

  • Terminauswahl per Hand: Anders als beim Online-Kalender suchst du die Termine selbst aus und verschickst sie per Mail oder druckst sie aus.
  • Alle Termine auf einen Blick: Der Terminzettel zeigt bestätigte Termine in der Zukunft und Reservierungen. Reservierungen sind als solche gekennzeichnet.
  • Flexibles Format: Du kannst den Terminzettel auf A4-, A5- oder A6-Papier ausdrucken.
  • Optional QR-Code oder Link: Damit gelangt Klienty direkt zum Online-Terminzettel. Dieser Link ist aber immer nur dann hinterlegt, wennn es Reservierungen für die Zukunft gibt - nicht dann, wenn es sich ausschließlich um eine Übersicht über bereits bestätigte Termine handelt.

Online-Terminzettel: Funktionen

Mit dem Online-Terminzettel kann Klienty Termine direkt elektronisch zu- oder absagen.

  • Reservierungen verwalten: Klienty sieht, welche Termine noch nicht bestätigt sind.
  • Maximale Auswahl: Du legst fest, wie viele Termine bestätigt werden dürfen (z. B. maximal 2 von 4 Vorschlägen).
  • Zusätzliche Nachrichten: Dein Klienty kann dir eine Nachricht hinterlassen.
  • Automatische Aktualisierung: Sobald Termine bestätigt oder abgelehnt werden, aktualisiert sich dein Kalender.
  • Benachrichtigung per E-Mail: Du erhältst eine E-Mail, wenn Klienty Termine zu- oder absagt.

Vorbereitungen: Einstellungen für Terminzettel

Bevor du Terminzettel verschicken kannst, musst du ein paar Einstellungen vornehmen:

Aktivierung des Links oder QR-Codes
Gehe zu unser Logo/Fischli → Zahnrad → Kachel "Orga-Daten", aktiviere im Reiter "Termine"das Kästchen “Versenden von Online-Terminzetteln zur Reservierungsbestätigung per E-Mail/PDF erlauben” und trage ein, wie lange Klienty normalerweise Zeit für eine Zusage hat und wie viele Termine es bestätigen darf. Diese beiden Werte kannst du vor dem Verschicken bei jedem einzelnen Terminzettel noch abändern.

Nach Ablauf der Reaktionszeit verfällt der Link, und Reservierungen werden im Kalender als "Reservierung abgelaufen" rot markiert.

Wenn Du ein Häkchen bei "Abgelaufene Reservierungen löschen" setzt, werden die Reservierungen dann aus dem Kalender gelöscht (statt der Darstellung in Rot).

Textvorlagen anpassen
Passe die Standardtexte für Terminzettel an (unter unser Logo/Fischli → Zahnrad → Kachel "Textvorlagen"). Das sind folgende Vorlagen:

Wenn du schon dabei bist, tu das gleiche am besten auch für die Expressterminzettel (Erklärung. dazu weiter unten).

Achte darauf, Codes wie ${patient.name} nicht zu verändern! Sollte es dir aus Versehen doch einmal passieren, kannst du jederzeit den Button “Vorlage auf Standard zurücksetzen” anklicken und von Neuem beginnen.

Mehr Informationen dazu findest du unter Textvorlagen individualisieren.

 

Terminzettel erstellen und verschicken

Gehe in deinen Kalender, klicke auf einen Termin und dann auf das Kalender-Symbol für "Terminzettel erstellen".

Wähle nun im Fenster, das sich öffnet, die Termine aus, die du vorschlagen möchtest (z. B. alle Reservierungen).

    • Entscheide, ob die Termindauer und der Termintitel (z. B. „Folgebehandlung“) angezeigt werden sollen.
    • Lege das Briefpapier für den Ausdruck fest.

Online-Terminzettel aktivieren
Setze den Haken, damit der Link oder QR-Code für den Online-Terminzettel hinzugefügt wird.

Du kannst auch die in den Orga-Daten hinterlegten Gültigkeitsdauern oder die maximal mögliche Anzahl ausgewählter Termine noch individuell pro Terminzettel anpassen.

  • Terminzettel verschicken

    • Per E-Mail: Klienty erhält einen Link zum Online-Terminzettel.
    • Gedruckt: Der Terminzettel enthält einen QR-Code, der zum Online-Terminzettel führt.

Beispiel:

Der Link oder der QR-Code führen zu deinem Termin-Dashboard, in dem Klienty seine Termine auswählen kann.

Automatische Updates im Kalender

  • Kalenderaktualisierung: Sobald Klienty Termine bestätigt oder ablehnt, aktualisiert sich der Kalender automatisch. Ausgewählte Termine werden weiß im Kalender angezeigt und sind damit fest gebucht. Nicht angenommene Termine werden automatisch aus deinem Kalender entfernt.
  • Reservierungsstatus: Reservierungen, die nicht rechtzeitig beantwortet werden, werden rot markiert. Du kannst einstellen, dass abgelaufene Reservierungen automatisch gelöscht werden:
    Unser Logo/Fischli → Zahnrad → Kachel "Orga-Daten" → Reiter "Termine" → „Abgelaufene Reservierungen löschen“.

 

Tipps zur Gestaltung von Terminzetteln

Abgesehen davon, dass du für den Ausdruck verschiedene Papierformate und Briefpapiere nutzen kannst, hast du viel Spielraum für die Gestaltung deines Online-Terminzettels, wenn du dafür entsprechende Leistungsketten anlegst. Beim Anlegen einer Leistungskette gehe dazu in den Reiter "Patienty Self Service" und dann in den Reiter "Online Terminzettel", um Beschreibungen oder Videos hinzuzufügen.

Du kannst auch das Hintergrundbild ändern. Hilfeartiekl dazu: Die Kachel "Portale".

 

Video-Tutorial: Terminzettel

 

 

Express-Terminzettel

Wenn du direkt beim Anlegen, Duplizieren oder Verschieben eines Termins nur einen einzelnen Terminvorschlag machen möchtest, kannst du einen Expressterminzettel verwenden.

Beim Anlegen des Termins erscheint links oben ein kleines Fenster, in dem du einen Haken bei "Expressterminzettel" setzen kannst. Der Termin wird automatisch als Reservierung gespeichert.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem du Klienty per E-Mail oder SMS über den Terminvorschlag informieren kannst.

Die Schaltfläche "Online-Terminzettel" in der Mail, die Klienty erhält, führt direkt zum Termin.

Über den Expressterminzettel hast du weniger Anpassungsmöglichkeiten als beim "normalen" Terminzettel. Da die Einstellungen direkt aus deinen Orga-Daten übernommen werden, kannst du weder Leistungsketten noch Zusatzinformationen noch Videos hinterlegen.

 

Mehr Informationen dazu im Hilfeartikel Express-Terminzettel. 

 

 

 

 

Vorherige Versionen des Videos

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier: