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Terminvorschläge und Terminzettel (my/TZ)

In lemniscus gibt es zwei Bausteine, die gut zusammenarbeiten: Terminvorschläge und Terminzettel.

Terminvorschläge: Du markierst Termine im Kalender als Vorschlag; Klienty sagt zu oder ab.

Das ist praktisch, wenn du einen Termin zunächst anbieten möchtest, bevor er fest gebucht wird.

Terminzettel (my/TZ): Die passende Zusammenstellung für Klienty und auf Wunsch für zusätzliche verknüpfte Benachrichtigungsempfängys. Du kannst den Zettel per E-Mail senden oder als Ausdruck mitgeben. Der Terminzettel enthält Terminvorschläge und eventuell auch bereits bestätigte zukünftige Termine.

Für einen einzelnen Termin kannst du direkt beim Erstellen stattdessen den Expressterminzettel nutzen.
 

Terminvorschläge im Kalender (manuell)

Video-Tutorial: Terminvorschläge

Terminzettel und Online-Terminzettel in lemniscus

Was ist ein Terminzettel?

Online-Terminzettel: Funktionen

Vorbereitungen: Einstellungen für Terminzettel

Online-Terminzettel in den Orga-Daten erlauben

Textvorlagen anpassen

Terminzettel erstellen

Anzeigeoptionen

Zusatztext

Online-Terminzettel aktivieren

Terminzettel drucken

Terminzettel per E-Mail verschicken

E-Mail-Versand mit und ohne Online-Link

Weiter geht`s: zum Online-Terminzettel

Automatische Updates im Kalender

Tipps zur Gestaltung von Terminzetteln

Video-Tutorial: Terminzettel

Hinweis: Express-Terminzettel

 

Terminvorschläge im Kalender (manuell)

  • Terminvorschlag anlegen
    Beim Anlegen eines Termins im Kalender setzt du den Haken bei "Termin muss noch bestätigt werden". 
    Der Terminblock erscheint gelb im Kalender – so siehst du auf einen Blick, dass es sich um einen Vorschlag und keinen festen Termin handelt.
  • Vorschlag bestätigen
    Sobald die Zusage da ist, bestätigst du den Termin im Kalender mit dem "Daumen-hoch-Symbol". Dadurch wird der Termin von einem Vorschlag zu einer festen Buchung und erscheint weiß im Kalender.

Ohne Online-Terminzettel passiert nichts automatisch. Du bestätigst und löschst Vorschläge selbst.

 

Video-Tutorial: Terminvorschläge

 

Terminzettel und Online-Terminzettel in lemniscus

Mit Terminzetteln in lemniscus kannst du deinem Klienty oder verknüpften Akten eine Übersicht zukünftiger Termine geben und Terminvorschläge übermitteln – per E-Mail oder als Ausdruck.

Wenn der Terminzettel einen Link oder QR-Code enthält, können die Termine online bestätigt oder abgelehnt werden. So behältst du die Kontrolle, während dein Kalender sich automatisch aktualisiert.

 

Was ist ein Terminzettel?

Ein Terminzettel ist der kleine Bruder der Online-Terminvergabe:

  • Termine per Hand auswählen: Anders als bei der Online-Terminvergabe suchst du die Termine selbst aus und verschickst sie per Mail oder druckst sie aus.
  • Alle Termine auf einen Blick: Der Terminzettel zeigt zukünftige bestätigte Termine und Vorschläge. Vorschläge sind als solche gekennzeichnet.
  • Flexibles Format: Du kannst den Terminzettel auf A4-, A5- oder A6-Papier ausdrucken.
  • Optional Link/QR-Code zum Online-Terminzettel: Nur möglich, wenn mindestens ein Vorschlag enthalten ist und du die Option aktivierst. Handelt es sich nur um eine Übersicht bereits bestätigter Termine, gibt es keinen Online-Terminzettel.

     

Online-Terminzettel: Funktionen

Wenn ein Link/QR-Code enthalten ist, können Termine online bestätigt oder abgesagt werden.

  • Vorschläge verwalten: Klienty bzw. verknüpfte Akten sehen offene Terminvorschläge.
  • Maximale Auswahl: Du legst fest, wie viele Termine bestätigt werden dürfen (z. B. maximal 2 von 4 Vorschlägen).
  • Zusätzliche Nachricht: Es kann eine Notiz an dich hinterlassen werden.
  • Automatische Aktualisierung: Sobald Vorschläge bestätigt oder abgelehnt werden, aktualisieren sich der Online-Terminzettel und dein Kalender.
  • E-Mail-Info: Du bekommst eine Benachrichtigung, wenn Termine zu- oder abgesagt werden.

 

Vorbereitungen: Einstellungen für Terminzettel

Bevor du Terminzettel verschicken kannst, musst du ein paar Einstellungen vornehmen.

 

Online-Terminzettel in den Orga-Daten erlauben

Aktiviere über unser Logo/Fischli → Zahnrad → Kachel "Orga-Daten" im Reiter "Termine" das Kästchen “Versenden von Online-Terminzetteln”.

Lege fest, wie lange Klienty oder eine Bezugsakte Zeit für eine Zusage hat und wie viele Termine maximal bestätigt werden dürfen. Beides kannst du vor dem Versand pro Terminzettel noch anpassen.

Nach Ablauf der Reaktionszeit verfällt der Link. Abgelaufene Vorschläge werden im Kalender rot markiert oder gelöscht, je nach Einstellung in den Orga-Daten:

  • Häkchen bei "Termin-Vorschläge/Anfragen nach Ablauf löschen" -> Vorschläge werden aus dem Kalender gelöscht.
  • Kein Häkchen -> Vorschläge werden nach Ablauf rot markiert und bleiben sichtbar.
     

Textvorlagen anpassen

Unter unser Logo/Fischli → Zahnrad → Kachel "Textvorlagen"  findest du die Standardtexte für Terminzettel und kannst sie nach deinen Wünschen anpassen.

Lass Platzhalter wie ${patient.name} unverändert!

Bei Bedarf kannst du mit "Textvorlage auf Standard zurücksetzen" zur Ausgangsvorlage zurückkehren.

Mehr Informationen dazu findest du unter Textvorlagen anpassen.

 

Terminzettel erstellen

Gehe in deinen Kalender, klicke auf einen Termin und dann auf das Kalender-Symbol für "Terminzettel erstellen".



 

Im sich öffnenden Dialog wählst du die Termine aus, die du auf den Terminzettel aufnehmen möchtest.

Das können sowohl Vorschläge (gelb) als auch bereits bestätigte Termine (weiß) sein.

 

Anzeigeoptionen

Du kannst einstellen, ob die Termindauer und der Termintitel (z. B. „Folgebehandlung“) angezeigt werden sollen. Außerdem wählst du das Briefpapier aus.

Unter "Vorlage für Terminzettel-Einstellungen" kannst du optional eine Leistungskette wählen und dadurch deren Einstellungen für den Terminzettel übernehmen.

 

Zusatztext

In der Kachel "Textvorlagen" gibt es die Vorlage "Terminzettel - Zusatztext (E-Mail)". Was du hier einträgst, erscheint automatisch im Feld "Zusatztext für E-Mail" oben links im Dialog. Dort kannst du den Text bei Bedarf noch löschen oder individuell anpassen, z. B., um persönliche Hinweise hinzuzufügen, ohne die Standardvorlage zu ändern.

Hinweis: Anfangs- und Schlusstext kommen ebenfalls aus den Textvorlagen. Sie können im Dialog aber nicht mehr bearbeitet werden, da für jede empfangende Akte automatisch eine eigene E-Mail mit den passenden Anrede- und Grußformeln erzeugt wird. In unserer Standardvorlage für den Schlusstext befindet sich eine Formel, die du nicht löschen solltest, wenn du die Funktion "Zusatztext" nutzen möchtest:

<#if zusatzText?has_content>
${zusatzText}
</#if>

 

Online-Terminzettel aktivieren

Setze das Häkchen bei "Online-Terminzettel (Link in E-Mail / QR-Code in PDF)", wenn du möchtest, dass die Termine online bestätigt oder abgesagt werden können. Das Feld ist nur aktiv, wenn mindestens ein Terminvorschlag im Terminzettel enthalten ist.
Bei mehreren Empfängys ist der Link identisch.

Du kannst die Reaktionszeit (in Stunden) und die maximal auswählbare Anzahl an Terminen anpassen; die Werte kommen standardmäßig aus den Orga-Daten.

Wenn du das Häkchen entfernst, wird der Terminzettel zur reinen Übersicht (keine Online-Funktion, kein Link). Du kannst ihn aber sowohl drucken als auch per E-Mail versenden.

 

Terminzettel drucken

Über den Button "Terminzettel drucken" erzeugst du eine PDF auf deinem gewählten Briefpapier, die du ausdrucken kannst. Adressat ist hier immer nur die betroffene Akte, unabhängig davon, ob weitere Akten für Benachrichtigungen ausgewählt sind. Der Ausdruck enthält - falls aktiviert - den QR-Code zum Online-Terminzettel.

 

Terminzettel per E-Mail verschicken

Im unteren Bereich des Dialogfensters siehst du

  • rechts: die E-Mail-Vorschau,
  • links: die möglichen Empfängys (die betroffene Akte und ggf. verknüpfte Akten, die Benachrichtigungen empfangen dürfen). 

Empfängys auswählen

Wenn die Akte verknüpfte Bezugsakten hat, kannst du mehrere Benachrichtigungsempfängys auswählen. lemniscus zeigt dir hier nur Akten, die Benachrichtigungen empfangen dürfen, also die betroffene Akte selbst und alle verknüpften Akten, die in der Verknüpfung als Benachrichtigungsempfängy markiert sind.

In dieser Liste legst du pro Akte fest, ob sie den Terminzettel per E-Mail bekommen soll oder keine Benachrichtigung bekommt. 

Aktiviere bei der jeweiligen Akte "Terminzettel per E-Mail schicken" oder wähle "Keinen Terminzettel schicken".

Wie viele Empfängys du ausgewählt hast, siehst du oben am Button "Terminzettel an x Empfänger senden".

 

Regeln für die Auswahl

Berechtigung "Benachrichtigungen" 
Diese Berechtigung sorgt dafür, dass eine verknüpfte Akte überhaupt in der Liste erscheint.
Das gilt auch dann, wenn für eine Akte keine automatischen Benachrichtigungen aktiviert sind - solange sie in der Verknüpfung als Benachrichtigungsempfängy markiert ist.

Regeln für verknüpfte Akten ohne automatische Benachrichtigungen

  • E-Mail-Adresse hinterlegt: Terminzettel möglich (ist zunächst grau markiert, aber du kannst die Option "Terminzettel per E-Mail schicken" manuell auswählen). Online-Terminzettel nur dann möglich, wenn zusätzliche Berechtigung "Termine" vorhanden.
  • ohne E-Mail-Adresse: Benachrichtigung nicht möglich (rot markiert)

Berechtigung "Termine" 
Diese Berechtigung entscheidet, ob eine Akte auf den Online-Terminzettel zugreifen kann. 

Wenn du das Häkchen bei "online Terminzettel" gesetzt hast, können nur Akten mit Terminzugriff als Empfängy für den E-Mail-Versand ausgewählt werden. Akten ohne Terminzugriff erscheinen zwar in der Liste, können aber nicht ausgewählt werden, selbst dann nicht, wenn Benachrichtigungen grundsätzlich erlaubt sind.

Beispiel: Eine Akte mit Benachrichtigungsrecht, aber ohne Terminzugriff, erscheint zwar in der Liste, kann aber keine Nachricht erhalten (hier Bibi Blocksberg):

Wenn du trotzdem versuchst, den Versand zu aktivieren, zeigt lemniscus eine deutliche Meldung, dass die E-Mail-Benachrichtigung nicht möglich ist:

 

E-Mail-Versand mit und ohne Online-Link

  • Ist das Häkchen bei "Online-Terminzettel (Link in E-Mail / QR-Code in PDF)" gesetzt, erhalten alle Mails denselben Link. Das bedeutet: Wer zuerst einen Termin bestätigt oder absagt, ist anderen verknüpften Akten zuvorgekommen. Diese können nicht mehr aktiv werden.
  • Ist es nicht gesetzt, können trotzdem Mails verschickt werden. Sie enthalten dann keinen Link, sondern eine Terminübersicht.

 

Weiter geht`s: zum Online-Terminzettel

Nachdem du deine Auswahl für Termine und Empfängys getroffen hast, gibt es zwei Wege:

  •  
    • Per E-Mail: Die Mail enthält - wenn aktiviert - den Link zum Online-Terminzettel. 
    • Gedruckt: Auf dem Ausdruck steht - wenn aktiviert - ein QR-Code, der zum Online-Terminzettel führt.

So sieht ein Online-Terminzettel aus:

 



 

Hinweis: Wenn mehrere Empfängys Zugriff auf den Online-Terminzettel haben, zählt die erste Rückmeldung (Zu- oder Absage) für die betroffene Akte. Wer später klickt, sieht nur den aktuellen Status und kann nichts mehr ändern.

 

Automatische Updates im Kalender

  • Kalenderaktualisierung: Sobald Klienty Termine bestätigt oder ablehnt, aktualisiert sich der Kalender automatisch. Ausgewählte Termine werden weiß im Kalender angezeigt und sind damit fest gebucht. Nicht angenommene Termine werden rot bzw. automatisch aus deinem Kalender entfernt (wenn das Entfernen in der Kachel Orga-Daten aktiviert wurde).

 

Tipps zur Gestaltung von Terminzetteln

Abgesehen davon, dass du für den Ausdruck verschiedene Papierformate und Briefpapiere nutzen kannst, hast du viel Spielraum für die Gestaltung deines Online-Terminzettels, wenn du dafür entsprechende Leistungsketten anlegst. Beim Anlegen einer Leistungskette gehe dazu in den Reiter "Online-Rezeption (my-Dienste)" und dann in den Reiter "Online Terminzettel (my/TZ)", um Beschreibungen oder Videos hinzuzufügen.

Du kannst auch das Hintergrundbild ändern. Hilfeartikel dazu: Die Kachel "Portale".

 

Video-Tutorial: Terminzettel

 

Hinweis: Express-Terminzettel

Wenn du direkt beim Anlegen, Duplizieren oder Verschieben eines Termins nur einen einzelnen Terminvorschlag machen möchtest, kannst du einen Expressterminzettel verwenden.

Er erstellt automatisch einen Terminvorschlag und öffnet den Versanddialog.

Über den Expressterminzettel hast du weniger Anpassungsmöglichkeiten als beim "normalen" Terminzettel, weil hier die Einstellungen direkt aus deinen Orga-Daten übernommen werden.

Mehr Informationen dazu im Hilfeartikel Express-Terminzettel. 

 

 

Vorherige Versionen des Videos

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier: