Akten anlegen und verwalten

Erfassung der Stammdaten

Im Bearbeitungsmodus (Stift/Papier-Symbol) einer Akte gelangst du direkt zu den Stammdaten.

Nachfolgend geben wir dir eine Übersicht über die wichtigsten Felder und Funktionen zur Erfassung und Verwaltung dieser Stammdaten in der Akte.

Aktentyp festlegen
Anrede einstellen
Klassifizierung
Status
Grunddaten
Leistungskette voreinstellen
Reiter "Kontaktdaten"
Reiter "Rechnungsoptionen"
Reiter "Rechnungsanschrift"
Reiter "Diagnose"
Reiter "Online"
Farben
Anmerkungen
Video "Akte:Stammdaten"
Nutzung der Icons auf der linken Seite des Bildschirms
Kompakte Übersichten in der Akte
Video "Akte:Übersicht"
Expresserfassung einer neuen Akte

Bereich oben links

Aktentyp festlegen

Als Erstes legst du fest, welcher Aktentyp verwendet wird. Der Aktentyp kann je nach Bedarf benannt werden, z.B. kann dort "Patient" oder "Kind" stehen, oder du kannst einen eigenen Aktentyp für Tiere anlegen.

Anrede einstellen

Im Feld „Anrede“ entscheidest du, ob eine förmliche oder eine persönliche Anrede verwendet wird (also „Sie“ oder „du“ im Deutschen). Du kannst die Anrede für den gesamten Aktentyp standardmäßig festlegen, diese aber bei Bedarf auch individuell anpassen.

Klassifizierung

Dieses Feld ist frei benennbar und kann im Aktentyp (unser Logo/Fischli -< Zahnrad -> Kachel "Akten-Typen" -> Beabreitungsmodus eines Aktentyps) umbenannt werden. So kann jeder Aktentyp spezifische Klassifizierungen erhalten. Im Beispiel "Aktentyp=Tier" könnte das beispielsweise das Wort "Rasse" sein. Dann wäre die Klassifizierung nun z.B. "Rauhaardackel".

Status

Der Status der Akte kann als aktiv, inaktiv oder ausgeblendet festgelegt werden. Inaktiv könnte jemand sei, der sich schon sehr lange nicht mehr gemeldet hat, ausgeblendet könnte jemand werden, der sicher nicht mehr wiederkommt. Letzterer taucht dann in der Liste der Akten nicht mehr auf, wenn du die ausgeblendeten Akten nicht anzeigen lässt.

Grunddaten

Oben links trägst du grundlegende Informationen wie Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Beruf ein. Zudem kannst du eine Firmenbezeichnung hinzufügen, falls es sich um einen Firmenkontakt handelt (dann unten rechts ein Häkchen bei "Firmenkontakt" setzen).

Es wird automatisch eine fortlaufende individuelle Nummer für die Akte vergeben.

Leistungskette voreinstellen

Falls Klienty regelmäßig die gleichen Leistungen in Anspruch nimmt, kannst du eine Leistungskette voreinstellen. Diese wird bei neuen Terminen automatisch eingefügt, kann jedoch jederzeit angepasst werden.

Feld "Leistungskettenfilter": Wenn du in der Leistungskette einen Filter vergeben hast, sorgt dieser dafür, dass nur passende Leistungen angezeigt werden.

Bereich unten links

Reiter "Kontaktdaten"

Gib Anschrift, E-Mail-Adresse etc. an und ggf. eine separate E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand. So kannst du sicherstellen, dass E-Mail-Benachrichtigungen zum Rechnungsdownload an das richtige Empfängy gesendet werden, falls diese nicht mit der Mailadresse von Klienty übereinstimmt.

Automatische Benachrichtigungen

Unter diesem Punkt stellst du die Optionen für automatische Terminbenachrichtigungen an Klienty ein, die z.B. an Termine erinnern oder Informationen zu Terminverschiebungen enthalten können.

Die Grundeinstellungen hierzu hast du in der Kachel "Orga-Daten" (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten") im Reiter "Allgemein" und im Reiter "Termine" vorgenommen.

Wenn du die Kommunikationskanäle "SMS" und/oder "Threema" erlaubt hast, kannst du diese hier auch für Benachrichtigungen an Klienty auswählen. Die Felder werden rot angezeigt, wenn du einen dieser Kanäle für Klienty auswählst, aber keine entsprechenden Kontaktdaten in der Akte hinterlegt sind.

Reiter "Rechnungsoptionen"

Im Reiter „Rechnungsoptionen“ hast du die Möglichkeit, individuelle Einstellungen für die Rechnungen an Klienty festzulegen. Diese können die Standardwerte (aus der Kachel "Orga-Daten", Reiter "Abrechnung") überschreiben.

Reiter "Rechnungsanschrift"

Sollte eine andere Rechnungsanschrift als die Standardanschrift der Akte gewünscht sein, kannst du diese ebenfalls eintragen.

Unter "Rechnungsempfänger/Akte für die Rechnungsanschrift" kannst du eine andere Akte aus deinem lemniscus auswählen, deren Anschrift dann oben auf der Rechnung erscheint (z.B. für einen Arztbrief).

Wenn du die Rechnung als E-Mail verschickst, geht diese entweder an die "normale" E-Mail-Adresse, oder ggf. an die abweichende Mailadresse für Rechnungen, die du in den Kontaktdaten der Akte hinterlegt hast.

Im unteren Bereich ist es möglich, das Anschriftenfeld von Hand zu ändern, falls die Rechnung an eine weitere Anschrift gehen soll, die nicht als Akte in deinem lemniscus hinterlegt ist (z.B. an ein Elternteil, das selbst nicht dein Klienty ist).

Reiter "Diagnose"

Falls Klienty eine Standarddiagnose hat, die bei jedem Termin übernommen werden soll, hinterleg dieses im Reiter „Diagnose“ - entweder als Freitext, oder füge eine Diagnose aus dem ICD-10-Katalog hinzu.

Reiter "Online"

Falls du einen Onlinekalender anbietest, kannst du einstellen,

ob Klienty über diesen Termine buchen kann,
ob es Dokumente wie Befundberichte oder Fotos hochladen darf (falls das in der Kachel "Portal" freigegeben ist),
welche die bevorzugte Sprache sein soll,
ob Klienty elektronische Dokumente wie Rechnungen und Rezepte per E-Mail erhalten darf.

Bereich rechts

Farben

Für eine bessere Übersicht im Kalender kann einer Akte eine Farbe zugewiesen werden, die individuell für die Praxis eine Bedeutung haben können (z.B. Blau für Kinder, Rot für Erwachsene). Deine Farbcodierung dient nur zu deiner besseren Orientierung im Terminkalender.

Anmerkungen

Das Anmerkungsfeld dient für Notizen, die ausschließlich intern sichtbar sind. Das kann alles sein, was du dir generell zu diesem Klienty notieren möchtest, aber nichts davon wird für Klienty sichtbar. Diese Anmerkungen gelten nicht als Termindokumentation (sie werden ja auch nicht aus einem Termin heraus gemacht).

Video "Akte:Stammdaten"

Nutzung der Icons auf der linken Seite des Bildschirms

	die Stammdaten der Akte bearbeiten
	einen Termin für diese Akte erstellen	Termine vergeben
	eine Notiz für diese Akte erstellen	Notizen
	eine Rechnung für diese Akte erstellen	Rechnungen & Quittungen erstellen
	ein Rezept für diese Akte erstellen	Rezepte: Arzneimittel und Therapien
	eine Wechselwirkungsprüfung der Medikamente machen, die in Rezepten und/oder Dokumentationen eingetragen sind	Wechselwirkungsprüfung / Interaktionscheck ITX
	Kundy auf die Warteliste setzen	Warteliste
	einen Terminzettel für diese Akte erstellen	Terminreservierungen
	eine Dokumentenvorlage mit den Daten der Akte ausfüllen	Dokumentenvorlage
	Die Aktenschalter für diese Akte an- oder ausstellen	Akten anlegen und verwalten
	diese Akte duplizieren
	doppelte Akten zusammenführen
	die Akte löschen oder anonymisieren	Akten löschen
	Informationen exportieren zum Aushändigen an Klienty

Kompakte Übersichten in der Akte

Beim Öffnen einer Akte landest du zunächst im Überblick, der dir schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen zu den Behandlungen deines Klienty bietet.

Das Video unten führt dich über die Übersichtsseite zu den Möglichkeiten, diese Ansicht zu nutzen.

Video "Akte:Übersicht"

Expresserfassung einer neuen Akte

Wenn über das T+ ein neuer Termin angelegt wird und Klienty kann nicht gefunden werden/es existiert noch keine Akte, kannst du über die Express-Funktion eine neue anlegen. Diese wird nach dem Anlegen sofort für den anzulegenden Termin verwendet.

Weiterführende Informationen

Folgende Links beziehen sich auch auf die Akten und können dich interessieren:

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts; frühere Versionen findest du hier:

01.2024 - Link: https://youtu.be/UOHguctsJU4
10.2024 - Link: https://youtu.be/6lI9OdDJP5M
01.2023 - Link: https://youtu.be/GxjnNEUc8PY
04.2018 - Link: https://youtu.be/aWJN2HbKno4
10.2017 - Link: https://youtu.be/lhDZAZyjXeI
07.2021 - Link: https://youtu.be/3bRuNhInAc4
07.2021 - Link: https://youtu.be/sSWTBaE5sIk