Warteliste

Die Warteliste von lemniscus ist ein effizientes Terminplanungswerkzeug, mit dem du die Möglichkeit hast,

selbst Wartelisteneinträge zu erstellen oder
Klienty in der Online-Terminvergabe die Möglichkeit zu geben, sich auf die Warteliste setzen zu lassen,
sich im Falle einer Terminabsage auf die Warteliste setzen zu lassen.

Du kannst festlegen, dass

automatisch Terminanfragen gemacht werden, wenn sich eine für den Eintrag passende Lücke ergibt,
automatisch ein Terminzettel mit den gefundenen Terminvorschlägen an Klienty und/oder die Benachrichtigungsempfängys der Akte gesendet wird.

Falls du mit einer Warteliste arbeitest, findest du die Liste der wartenden Klientys auf der Übersichtsseite unten rechts.

Video "Warteliste"

Klienty aktiv auf die Warteliste setzen

Suchkriterien anpassen

Der Reiter "Einstellungen"

Der Reiter "Termin-Suchagent"

Vorlage für Terminzettel-Einstellungen

Leistungskette für den Terminzettel erstellen

Terminsuche manuell auslösen

Automatische Terminsuche für die Warteliste

Warteliste-Option für Klienty bei der Online-Terminvergabe

Eintrag in die Warteliste ohne Terminvorschläge

Video "Warteliste"

Klienty aktiv auf die Warteliste setzen

Über das "W" links neben der entsprechenden Akte fügst du diese zu deiner Warteliste hinzu (im Screenshot unten ist dieses W grün - das bedeutet, Klienty befindet sich bereits auf der Warteliste).

Wartelisteneintrag bearbeiten

Über das Papier-und-Stift-Symbol kannst du einen Wartelisteneintrag bearbeiten, Suchkriterien anpassen

Der Reiter "Einstellungen"

Folgendes Fenster öffnet sich, als Benjamin ebenfalls aufgenommen werden möchte:

Im Reiter "Einstellungen" kannst du entscheiden, ob der Wartelisteneintrag nach Terminvergabe gelöscht werden soll. Dadurch werden Wartelisteneinträge automatisch entfernt, sobald ein Termin von Klienty bestätigt wurde. So verhinderst du, dass ihm weitere Termine angeboten werden.

Vergib eine Priorität zwischen 1 (hoch) und 5 (niedrig). Das bietet dir die Möglichkeit, zu steuern, in welcher Reihenfolge deine Klientys berücksichtigt werden sollen.

Das Anmerkungsfeld dient nur als Notizfeld für dich selbst und zur Nachverfolgung des Verlaufs - es wird nach außen nicht sichtbar. Auch während er Online-Terminvergabe hinzugefügte Anmerkungen des Klientys werden hier sichtbar.

Der Reiter "Termin-Suchagent"

Auf der linken Seite gibst du vor, wie viele Terminvorschläge Klienty gemacht werden sollen (bis zu drei sind möglich, wenn genügend Lücken im Kalender gefunden werden).

Wähle außerdem die Leistungskette aus, die den Rahmen für den Terminvorschlag bilden soll. Darin können z.B. Termindauer, Altersbeschränkungen o. ä. festgelegt sein (Pflichtfeld für die automatische Suche).

Das Feld "Vorlage für Terminzettel-Einstellungen" kannst du für Leistungsketten nutzen, die du speziell für die Einstellungen im Terminzettel in der Online-Rezeption (my/Service) zusammengestellt hast (mehr dazu unten unter Vorlage für Terminzettel-Einstellungen).

Die beiden Felder ganz oben, "Stufe 1" und "Stufe 2", werden erst dann aktiviert, wenn du mindestens eine Leistungskette und eine Tageszeit (rechts) festgelegt hast (mehr dazu siehe weiter unten).

Auf der rechten Seite lässt sich ein Zeitrahmen vorgeben, innerhalb dessen ein Termin gesucht werden soll (z.B. frühestens ab nächster Woche oder nur innerhalb der nächsten zwei Monate). Dies sind aber keine Pflichtfelder: Du darfst auch das Start- und/oder Enddatum einfach weglassen.

Tageszeiten auswählen

Der Tabellenbereich für Tageszeiten muss bearbeitet werden, sonst funktioniert die automatische Suche für die Warteliste nicht. Die angezeigten Tageszeiten sind die, die du unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten"-> Reiter "Tageszeiten" hinterlegt hast.

Klicke die Zeiten an, die du für die Suche nach Lücken im Kalender freigeben möchtest. Diese sind dann nicht mehr grau, sondern blau hinterlegt. Die Terminsuche berücksichtigt dann nur diese "blauen" Zeiten. Du könntest das beispielsweise nutzen, wenn dir Klienty am Telefon gesagt hat, er habe am ehesten Montag, Mittwoch und Freitag vormittags und Donnerstagnachmittag Zeit - oder wenn du selbst nur eine Suche zu diesen Zeiten erlauben möchtest.

Die beiden Felder "Stufe 1" und "Stufe 2" ganz oben links

Stufe 1: Automatisch Termine suchen und vorschlagen

Wenn du hier ein Häkchen setzt, wird die automatische Suche nach Terminen gestartet, und im Kalender wird ein Terminvorschlag für die Akte eingetragen und bleibt bis zur Zusage blockiert. Klienty wird aber noch nicht informiert.

Stufe 2: Terminzettel an Akte schicken (Bestätigungslink)

Wenn du darüber hinaus hier ein Häkchen setzt, erhält Klienty eine Benachrichtigung/einen Terminzettel mit einem bis drei Terminvorschlägen (je nach deinen Vorgaben) und kann sich Passendes auswählen.

Über den Button "Eintrag erstellen" oben rechts wird Klienty nun zur Warteliste hinzugefügt. Du siehst den Eintrag in der Warteliste auf der Übersichtsseite.

Versandoptionen für Terminzettel aus der Warteliste

Wenn ein Termin über den Wartelisten-Suchagenten gefunden wird, kannst du festlegen, wer den Terminzettel automatisch bekommt.

Diese Einstellung ist hilfreich, wenn du mit verknüpften Akten arbeitest - zum Beispiel, wenn Eltern Termine für ihre Kinder verwalten.

Im Feld "Wer soll den Terminzettel empfangen?" wählst du aus, an wen der Terminzettel geschickt wird.

Nur betroffene Akte: Der Terminzettel wird ausschließlich an die Akte verschickt, für die der Termin gefunden wurde.
Nur berechtigte Bezugsakten: Der Terminzettel wird an verknüpfte Akten geschickt, die Benachrichtigungen empfangen dürfen (z. B. Eltern).
Wenn der Terminzettel einen Bestätigungslink enthalten soll, muss auch die Berechtigung "Termine" vergeben sein.
Betroffene Akte und berechtigte Bezugsakten: Sowohl die betroffene Akte als auch alle berechtigten Bezugsakten erhalten den Terminzettel.

Wenn du diese Versandoptionen nutzt, werden die Benachrichtigungseinstellungen aus den Aktenverknüpfungen automatisch berücksichtigt.

Bild unten:

Einen Terminzettel ohne Link würden sowohl Pippi Langstrumpf als auch Bibi Blocksberg ebkommen können.
Ein Terminzettel mit Link lässt sich nur an Pippi Langstrumpf als verknüpfte Akte versenden, denn sie hat sowohl die Berechtigung"Benachrichtigung" als auch die Berechtigung "Termine".

Vorlage für Terminzettel-Einstellungen

Du kannst eine Leistungskette als Vorlage für die Online-Rezeption (my/Dienste) definieren,

die das Aussehen dessen vorgibt, was Klienty sieht, wenn es die Benachrichtigung zur Terminanfrage bekommt,
und deren Bedingungen berücksichtigt werden, wenn du sie im Feld "Vorlage für Terminzettel-Einstellungen" hinterlegst.

In diesem Feld werden aber nur Leistungsketten angezeigt, bei denen im Reiter "Online-Terminzettel (my/TZ)" die entsprechende Funktion freigegeben wurde.

Termintitel und Leistungsbeschreibung

Auf dem Online-Terminzettel für Klienty werden folgende Informationen aus deinen Leistungsketten gezogen und angezeigt:

der Termintitel aus der Leistungskette für Termindaten
die Leistungsbeschreibung aus der Leistungskette für die Terminzettel-Einstellungen

Titel und Beschreibung sollten also zueinander passen, und du kannst auch für beide Felder die selbe Leistungskette nutzen, wenn du möchtest.

Leistungskette für den Terminzettel erstellen

Gehe im Menüpunkt Leistungen in eine Leistungskette, die du für den Online-Terminzettel zur Verfügung stellen willst. Dann über den Reiter "Online-Rezeption (my-Dienste)" zum Reiter Online-Terminzettel (my/TZ).

"Link für Online-Terminzettel erzeugen" heißt, der Terminzettel informiert nicht nur über freie Termine, sondern enthält einen Link, über den Klienty einzelne Termine zu- oder absagen kann.

"Termintitel wie im Terminplan anzeigen" bedeutet, wenn du in der Leistungskette für Termindaten und Sucheinstellungen (die obere Leistungskette) im Reiter "Termineinstellungen" "XOXOX" nennst, dann wird dieser Titel auch Klienty angezeigt.

"Maximale Anzahl bestätigbarer Termine": auch wenn Klienty drei Termine angeboten würden, dürfte es im Beispiel oben nur einen davon annehmen.

"Zeitlimit für Terminzusage in Stunden": ab dem Moment, in dem der Terminzettel verschickt wird, bleiben Klienty im Beispiel noch 12 Stunden, innerhalb derer der Termin bestätigt werden kann.

Terminsuche manuell auslösen

Nach dem Speichern eines Wartelisteneintrags dauert es ein paar Minuten, bis die automatische Suche gestartet wird. Das gibt dir die Möglichkeit, noch Änderungen vorzunehmen. Solltest du nicht darauf warten wollen, kannst du die Suche auch auf der Übersichtsseite über den Button ganz unten rechts, "Automatische Suche starten", von Hand anstoßen.

Die Einstellungen im Wartelisteneintrag im Reiter "Termin-Suchagent" müssen aktuell und der Button "AS" grün markiert sein.

In der Übersicht erkennst du automatisch gefundene Terminvorschläge an der gelben Markierung. Sie bleiben sichtbar, bis Klienty den Termin bestätigt hat.

Automatische Terminsuche für die Warteliste

Werden Termine gelöscht oder verschoben, macht sich lemniscus auf die Suche nach passenden Terminen für die Wartenden.

Wie bei der Online-Terminvergabe füllt lemniscus dabei Zeitblöcke entsprechend der Einstellungen in den Arbeitszeiten nur “von oben” oder "von unten" und nur “lückenlos”.

Wenn die automatische Suche im Eintrag in der Warteliste aktiviert wird, wird nach dem Speichern versucht, einen Termin zu finden.
Für alle bestehenden Wartelisteneinträge läuft einmal pro Stunde ein Suchlauf, der versucht, Termine zu finden.
Wenn in einem Kalender ein Termin gelöscht oder verschoben wird, wird die Suche für bestehende Wartelisteneinträge ausgelöst - das passiert spätestens nach einer halben Stunde, aber frühestens nach ein paar Minuten. Dies verhindert, dass ein gerade frei gewordener Zeitblock sofort wieder aus der Warteliste belegt wird. Du hast dann genügend Zeit, die freigewordene Lücke ggfs. mit einem anderen Termin zu belegen.

Gefundene Termine siehst du gelb markiert als Terminvorschlag auf deiner Übersichtsseite. Der Wartelisteneintrag ist auch noch vorhanden. Sobald der Termin bestätigt wurde, ist der Eintrag - vorausgesetzt, du hast die Option "Wartelisteneintrag nach Terminvergabe löschen" gewählt - aus der Warteliste verschwunden.

Warteliste-Option für Klienty bei der Online-Terminvergabe

Unsere Online-Terminvergabe bietet auch die Möglichkeit, Wartelisteneinträge zu erstellen.

Diese Option "auf die Warteliste setzen" musst du im Reiter "my/OT" der entsprechenden Leistungskette freigeben - sollte Klienty keine passenden Termine finden, hat es die Möglichkeit, sich selbst auf die Warteliste setzen zu lassen.

Sobald ein Termin frei wird, wird ein Nachricht an die in der Akte hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet, und der Termin kann im Online-Terminzettel zu- oder abgesagt werden, wenn von dir im Wartelisteneintrag die Stufe 1 und 2 aktiviert wurde.

Eintrag in die Warteliste ohne Terminvorschläge

Wenn du Klientys die Möglichkeit geben möchtest, sich über die Online-Terminvergabe auf deine Warteliste zu setzen, ohne dass ihnen deshalb gleich Terminvorschläge gemacht werden, musst du dafür eine spezielle Leistungskette erstellen.

Wie das geht, verraten wir dir hier.

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Videos, frühere Versionen findest du hier: