lemniscus bietet verschiedene Optionen, um Klienty per E-Mail, SMS oder Threema Benachrichtigungen zu seinen Terminen zukommen zu lassen.
Die Textvorlagen dazu findest du unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen".
Du kannst die standardisierte, neutrale Form nutzen, die wir hinterlegt haben, oder die entsprechenden Vorlagen nach deinem Geschmack anpassen. Aber Achtung bei den SMS-Vorlagen! Sie müssen so kurz wie möglich sein, sonst wird die SMS zu lang, splittet sich auf, und aus einer SMS werden plötzlich mehrere, weil du das Zeichenlimit überschreitest. Mehr Details zum Thema SMS/Threema findest du hier: Kurznachrichten per SMS und Threema in lemniscus.
Über sogenannte "Wenn-dann-Abfragen" kannst du steuern, welche Textteile unter bestimmten Umständen genutzt werden sollen und welche nicht.
Solche Benachrichtigungen können für viele Fälle interessant sein:
- Terminbestätigungen
- Terminverschiebungen
- Terminerinnerungen
- Terminabsagen
Manueller Versand von Benachrichtigungen
Automatischer Versand von Benachrichtigungen
Voreinstellungen in den Akten-Typen
Voreinstellungen in den Orga-Daten
Mehrere Benachrichtigungsempfängys (automatischer Versand)
Voreinstellungen für alle oder mehrere bestehende Akten ändern
Video-Tutorial Terminbenachrichtigungen
Unterschiedliche E-Mail-Benachrichtigungen für Ersttermin und Folgetermin
ICS-Anhänge in Terminbestätigungen
Hintergrundfarben der E-Mails ändern
Manueller Versand von Benachrichtigungen
Direkt aus deinem Terminkalender hast du die Möglichkeit, über die Sprechblase (mit dem Cursor über den Termin fahren, rechts oben im Termin) eine Benachrichtigung an Klienty oder eine verknüpfte Akte zu verschicken.
Du kannst auswählen,
- um welche Art der Nachricht es sich handelt,
- auf welchem Kanal sie verschickt werden soll, und
- falls es eine Bezugsakte wie beispielsweise einen Vormund gibt, wer das Empfängy sein soll.
Dabei werden dir alle verknüpften Akten mit der Berechtigung "Benachrichtigungen" zur Auswahl angezeigt.
Textvorlagen und Anrede im manuellen Versand
Wenn du eine Terminbenachrichtigung manuell verschickst, wählt lemniscus zunächst automatisch die passende Textvorlage für die gewählte Nachrichtenart (Terminbestätigung, 1. und 2. Terminerinnerung) und den Kanal (E-Mail, SMS, Threema).
Die Vorauswahl für manuelle Terminerinnerungen ist zunächst E-Mail. Bei weniger als zwei Tagen vor dem anstehenden Termin aber SMS (vorsichtshalber, damit eine E-Mail-Erinnerung nicht untergeht in der Kürze der Zeit). Du kannst aber jede Voreinstellung von Hand auf einen anderen Kanal umstellen.
Den Text der Benachrichtigung kannst du ebenfalls ändern oder komplett neu schreiben.
Unten rechts findest du die Schaltfläche "Text durch Anrede ersetzen".
Damit fügst du zunächst die passende Anrede/Grußformel aus deinen Vorlagen automatisch ein und schreibst dann deinen Hinweis dazwischen als Freitext.
Nach dem Versenden der Nachricht wird die Sprechblase grün. Solltest du den Termin danach noch einmal verschieben, wird die Sprechblase rot und erinnert dich daran, dass du Klienty oder ein verknüpftes Benachrichtigungsempfängy noch über die Verschiebung informieren musst.
Versandprotokoll in der Akte
In der Akte (Reiter "Überblick, Button "Akten- und E-Mail/SMS-Protokoll") siehst du im Versandprotokoll, welche Benachrichtigungen - und wann - verschickt wurden. Du hast auch im Reiter des jeweiligen Kanals (z.B. "E-Mail-Protokoll") die Möglichkeit, dir über das @-Zeichen eine Zustellbenachrichtigung mit dem Inhalt der Nachricht senden zu lassen.
Das Versandprotokoll stellt kein dauerhaft angelegtes Archiv dar. E-Mails werden nur für eine bestimmte Zeit und bis zu einer Maximalmenge gespeichert - siehe E-Mail-Versand: Zustellberichte.
Automatischer Versand von Benachrichtigungen
Voreinstellungen in den Akten-Typen
Wenn du ein grundsätzliches Benachrichtigungssystem hast, kannst du die Voreinstellungen dafür unter unser Logo/Fischli-> Zahnrad -> Kachel "Akten-Typen" im jeweiligen Akten-Typ festlegen. Diese werden dann für neu angelegte Akten übernommen und können in den Akten individuell angepasst werden.
Im Beispiel bedeutet das, du möchtest grundsätzlich Terminbestätigungen versenden und Verschiebungen mitteilen, und zwar per E-Mail, und du möchtest eine Terminerinnerung auslösen, und zwar per SMS. Möglicherweise siehst du später in einer Akte, dass ein Klienty gar keine Handynummer hinterlassen hat. Dann kannst du dort noch umstellen, dass diese Erinnerungen auch als E-Mail verschickt werden sollen.
Terminabsagen
Der für die Terminbestätigung genutzte Kanal wird gleichzeitig auch für automatisierte Terminabsagen genutzt und ist zunächst als Standardkanal hinterlegt, wenn du manuell einen Termin absagst.
Unsere Hilfeartikel dazu:
Termin löschen, Termin absagen
Voreinstellungen in den Orga-Daten
Terminerinnerungen
In der Kachel "Orga-Daten stellst du im Reiter "Termine" ein, ob und wie lange vor einem Termin eine Erinnerung automatisch versendet werden soll. Lemniscus sieht die Möglichkeit vor, zwei Erinnerungen zu versenden - die erste entweder gar nicht oder zwischen fünf und zehn Tagen vor dem Termin und die zweite entweder gar nicht oder zwischen vier Tagen und einem Tag vor dem Termin.
Voreinstellungen in der Akte
In einer neu angelegten Akte werden erstmal deine Voreinstellungen aus den Orga-Daten übernommen. Du kannst sie jedoch leicht pro Klienty verändern, wenn Klienty z.B. grundätzlich per Threema statt per E-Mail benachrichtigt werden möchte oder keine Erinnerungen wünscht.
Gehe dazu in den Bearbeitungmodus der Akte (Stift-Papier-Symbol). In den Stammdaten siehst du unten die Benachrichtigungseinstellungen der Akte.
In unserem Beispiel ist die Auswahl "Threema" für die erste Erinnerung gelb hinterlegt. Wenn du mit dem Cursor darüberfährst, gibt dir lemniscus den Hinweis, dass in den Orga-Daten keine erste Erinnerung vorgesehen war. Solltest du nun doch erste Erinnerungen versenden wollen, musst du dies zunächst in den Orga-Daten ändern. In allen grau hinterlegten Feldern kannst du dir die Versandform für diese spezielle Akte aussuchen.
Mehrere Benachrichtigungsempfängys (automatischer Versand)
Wenn ein Termin zu einer Akte gehört und weitere Akten sinnvoll verknüpft sind, verschickt lemniscus automatische Terminbenachrichtigungen an alle passenden, verknüpften Akten.
Was lemniscus dafür prüft:
- Betroffene Akte: die Akte, zu der der Termin gehört.
-
Benachrichtigungsempfängys: alle verknüpften und berechtigten Akten, in denen mindestens ein Benachrichtigungskanal aktiv ist (E-Mail, SMS, Threema).
Wenn sie zusätzlich die Berechtigung "Termine" haben, ist in der Benachrichtigungsmail auch der Button "Termindashboard" hinterlegt. - Für jede empfangende Akte erzeugt lemniscus eine eigene Nachricht mit korrekter Anrede, Förmlichkeit und der passenden Kurz- oder Langform je Kanal.
Worauf du achten solltest:
- Verknüpfungen zwischen den relevanten Akten sind gepflegt (z. B. Kind <-> Vormund).
- In Akte eines Benachrichtigungsempfängys ist der gewünschte Kanal aktiviert und die Kontaktadresse hinterlegt.
- Die Förmlichkeit der Akte passt zur Person bzw. zur Firma.
Hinweis: Bei manuellem Versand wählst du selbst, wer Empfängy ist. Die Mehrfach-Empfängy-Logik greift beim automatischen Versand.
Voreinstellungen für alle oder mehrere bestehende Akten ändern
Wenn du deine Standardeinstellungen für Benachrichtigungen grundsätzlich für die Zukunft ändern möchtest, deine bestehenden Akten aber noch nach dem vorherigen Schema angelegt wurden, dann kannst du diese über eine Massenverarbeitung ändern. Unser Hilfeartikel dazu: Massenverarbeitung.
Video-Tutorial Terminbenachrichtigungen
Im Video erklären wir dir das alles nochmal detaillierter:
Unterschiedliche E-Mail-Benachrichtigungen für Ersttermin und Folgetermin
lemniscus kann zwischen Ersttermin und Folgetermin bei der E-Mail-Bestätigung unterscheiden. In den Einstellungen unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" findest du beide Vorlagen.
In der Vorlage für die Ersttermin-Benachrichtigung haben wir standardmäßig keinen Text hinterlegt. Stattdessen wird automatisch die Vorlage für Folgetermin-Benachrichtigungen genutzt. Du kannst aber einen Text für die Ersttermin-Vorlage hinterlegen, wenn du deine Neuklientys anders ansprechen möchtest.
Aber Vorsicht: für die Bestimmung, ob es sich um einen Ersttermin handelt, berücksichtigt lemniscus lediglich vergangene Termine - nicht Termine in der Zukunft. D.h., wenn Klienty nur ein Termin in der Zukunft hat und dann schon im voraus einen zweiten verabredet, dann wird dieser ebenfalls als Ersttermin eingestuft, da keine Termine in der Vergangenheit gefunden wurden. Daher solltest du beim Erstellen einer Textvorlage für den Ersttermin Vorsicht walten lassen. Sonst bekommt Klienty u.U. zweimal die Nachricht "willkommen - schön, dass Sie zu uns gefunden haben" o.ä.
ICS-Anhänge in Terminbestätigungen
In den Terminbestätigungs-Mails ist es möglich, ICS-Kalenderinformationen anzuhängen. Dabei treten aber hin und wieder Probleme auf, denn es können unterschiedliche Uhrzeiten im Anhang und in der Terminbestätigung angezeigt werden. Dann ist auf dem Empfangsgerät eine andere Zeitzone eingestellt als auf dem sendenden Gerät.
Nähere Infos findest Du hier: Das Problem mit der Zeitzone und den ICS-Anhängen
Hinweis zur E-Mail-Abmeldung
Am Ende jeder automatisch aus lemniscus versendeten E-Mail findest du einen Abmelde-Link. Darüber kann sich Empfängy entweder nur von automatischen Benachrichtigungen abmelden oder die E-Mail-Adresse ganz aus allen Akten entfernen lassen.
Mehr dazu: Abmelde-Link in E-Mails ("Unsubscribe")
Hintergrundfarben der E-Mails ändern
Für Terminabsage, -erinnerung, und für Rechnungsversand/Mahnung/Zahlungserinnerung kann die Standard-Hintergrundfarbe der E-Mails geändert werden.
Die Einstellungen findest du in der Kachel Portale.
Vorherige Versionen des Videos
Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier:
- 03.2024 - Link: https://youtu.be/YQHSslXt6a8
- 08.2022 - Link: https://youtu.be/w9GymsHc-9Q
- 07.2021 - Link: https://youtu.be/vmEI8pGZh8w
- 10.2019 - Link: https://youtu.be/qw5_Pw717L8
- 09.2016 - Link: https://youtu.be/nl0boj0VT6Q