Rechnungen & Quittungen erstellen

In lemniscus kannst du Rechnungen und Quittungen erstellen, die direkt auf deinen Terminen basieren. Die Terminplanung und die Rechnungserstellung sind dabei eng miteinander verbunden, um dir eine effiziente und präzise Abrechnung zu ermöglichen.

Was sind Rechnungen?

Termine als Datenquelle

Rechnung erstellen

Zusatztext-Vorlage für den E-Mail-Versand

Video-Tutorial: Rechnungen erstellen mit einem Termin

Rechnungen mit Extras (ab L-Abo)

Video-Tutorial: Rechnungen erstellen - Extrapositionen

Rechnungsarten: PAS, Rechnung oder Quittung

 

 

Was sind Rechnungen?

Rechnungen stellen Forderungen dar und sind unabhängig von Zahlungseingängen. Eine Rechnung wird für eine Akte erstellt, kann aber eine abweichende Rechnungsanschrift haben.

Eine abweichende Rechnungsanschrift kannst du entweder direkt in der Akte oder über eine Verknüpfung mit einer anderen Akte erfassen.

Anfangs- und Abschlusstexte werden aus den Vorlagen automatisch eingefügt, können aber für jede Rechnung individuell angepasst werden. 

Pro Akte lässt sich jede Rechnung weiter individualisieren, beispielsweise Diagnose, Ziffern etc. anzeigen lassen oder nicht.

 

Termine als Datenquelle

Die Terminplanung und die Rechnungserstellung gehen in lemniscus Hand in Hand. Termine bilden die Grundlage für die einzelnen Rechnungspositionen. Die Datenerfassung für eine Rechnung findet also immer über die Termine statt - sofern es sich um eine Behandlung handelt.

Sowohl Leistungs- als auch Diagnosedaten werden direkt aus den Terminen gezogen. Dabei werden Termine einer bestimmten Rechnung zugeordnet und dadurch automatisch festgeschrieben. Änderungen an festgeschriebenen Terminen sind nicht mehr möglich.

 

Rechnung erstellen

Voraussetzungen

• Der Termin muss in der Vergangenheit liegen.
• Es müssen Leistungen eingetragen sein.
• Der Haken bei „Termin fertig bearbeitet“ muss gesetzt sein.

Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, erscheint das „R“-Symbol im Termin und der Button „Speichern und Rechnung“ wird aktiv.

 

Nun wähle einen abzurechnenden Termin aus - entweder aus der Akte heraus (Reiter "Termine") oder über das schwarze "R" im Terminplan.

 

Es öffnet sich das Fenster "Rechnung anlegen". Dort siehst du alle abrechenbaren Termine und kannst für eine Sammelrechnung auch noch weitere Termine hinzufügen (Häkchen setzen).

 

Rechnungsdetails überprüfen

• Gesamtpreis: wird unten rechts angezeigt
• Datum: standardmäßig auf das aktuelle Datum gesetzt.
• Zahlungsziel: wird aus den Orga-Daten übernommen (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" -> Reiter "Abrechnung")

Nun kannst du wählen, ob du eine Rechnung oder eine Quittung ausstellen möchtest bzw. ob es zunächst ein Entwurf sein soll, den du noch ändern kannst - anders als die einmal erstellte Rechnung oder Quittung.

Drucke die Rechnung aus und überreiche sie direkt oder versende sie per Post bzw. sende eine Mail zum Rechnungsdownload an an Klienty.

 

Zusatztext-Vorlage für den E-Mail-Versand

In der Kachel "Textvorlagen" gibt es die Vorlage "Rechnung/Quittung - Anschreiben - Zusatztext".

Erfasst du dort einen Text, setzt lemniscus ihn beim manuellen Versand automatisch an der vorgesehenen Stelle ein - also dort, wo im Code der Textvorlage "Rechnung/Quittung - Anschreiben - E-Mail" "<#if zusatzText?has_content>" steht. So kannst du z. B. persönliche Hinweise oder Zahlungsinformationen ergänzen, ohne die Hauptvorlage zu ändern.

Im Versanddialog ist im Reiter "Einstellungen" dieser Zusatztext dann bereits hinterlegt und lässt sich vor dem Senden noch anpassen oder löschen.

Dies gilt nur bei manuellem Versand, nicht für automatische Benachrichtigungen.

 

Video-Tutorial: Rechnungen erstellen mit einem Termin

 

Rechnungen mit Extras (ab L-Abo)

Ab dem L-Abo kannst du Rechnungen nicht nur aus Terminen erstellen, sondern auch zusätzliche Positionen erfassen - entweder komplett ohne Termin oder ergänzend zu einem Termin.

Rechnung komplett ohne Termin

Du willst eine Rechnung schreiben, die sich nicht auf einen Termin bezieht - etwa für Material, Kursgebühren oder sonstige Extras.

• Geh in die zugehörige Akte und erstelle die Rechnung über das "R+"-Symbol am linken Rand.
• Wechsle auf der rechten Seite in den Reiter "Extras".
• Füge die gewünschten Leistungen oder Leistungsketten hinzu.
• Über das Symbol am rechten Rand kannst du die Leistung noch ausklappen und z. B. den die Menge oder den Preis anpassen.
  
• Klicke auf "Rechnung anlegen".

Rechnung zu einem Termin mit zusätzlichen Positionen

Manchmal gibt es zwar einen Termin, aber du willst noch etwas dazurechnen, das nicht direkt etwas mit dem Termin zu tun hat. Erstelle die Rechnung wie gewohnt aus dem Termin und füge dann über den Reiter "Extras" die gewünschten Leistungen oder Leistungsketten hinzu (siehe oben).

 

Bei einer Übertragung an die Abrechnungsstelle PAS werden diese zusätzlichen Positionen als "Sonderposten" übermittelt, also ohne Zuordnung zu einer Gebührenordnung bzw. einem Gebührenverzeichnis. 

 

Video-Tutorial: Rechnungen erstellen - Extrapositionen

 

Rechnungsarten

Beim Erstellen einer Rechnung kannst du in lemniscus zwischen verschiedenen Rechnungsarten wählen:

 

PAS 

PAS-Rechnungen sind Rechnungen, die an die Abrechnungsstelle PAS Dr. Hammerl übertragen werden. Sie sind rechtlich keine Rechnungen im eigentlichen Sinne, sondern eine Forderungsabtretung an die Abrechnungsstelle. 

Mehr Infos findest du hier.

 

Quittungen

Quittungen sind Rechnungen, die den Hinweis enthalten, dass der Rechnungsbetrag dankend erhalten wurde. Sie werden für Behandlungen verwendet, die "sofort bezahlt werden. Üblicherweise erfasst du nach dem Erstellen der Quittung gleich ein Zahlungseingang. Da lemniscus nicht wissen kann, ob die Zahlung per EC-Buchung oder bar erfolgte, sind Quittung und Zahlung zwei getrennte Vorgänge. Diese führst du nacheinander durch.

Typischer Hinweis in einer Quittung: „Betrag dankend erhalten.“

 

Express-Quittungen

Express-Quittungen sind Quittungen, die beim Erstellen automatisch auch gleich den Zahlungseingang verbuchen. Sie bieten weniger Einstellmöglichkeiten.

Ob du Quittung oder eine Express-Quittung erstellst wird, ist zunächst egal. Es gibt aber einen Unterschied: Im Gegensatz zur normalen Quittung musst du dich beim Erstellen sofort für das richtige Gegenkonto (Kasse, Bank, SumUp) entscheiden, denn die Zahlung wird direkt mitverbucht.

Achtung: Du kannst eine Expressquittung nicht einfach stornieren, weil sonst ein Zahlungseingang ohne zugehörige Rechnung oder Quittung bestehen bleibt. In einem solchen Fall hilft dann nur der Umweg über eine Vorauszahlung: Geldeingang zu falscher Rechnung verbucht.

 

Rechnungen

Die Rechnung ist eine Forderung mit einem Zahlungsziel. Bis zum Verbuchen des Zahlungseingangs und Markieren als "bezahlt" findest du sie in den Finanzen unter "offene Posten".

Sobald die Rechnung endgültig erstellt ist, erhält sie eine Rechnungsnummer und ein Rechnungsdatum. Diese Daten können nachträglich nicht mehr geändert werden.

Typischer Hinweis in einer Rechnung: „Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von X Tagen.“

 

Weitere Einstellungen