Akten anlegen und verwalten

Erfassung der Stammdaten

Im Bearbeitungsmodus (Stift/Papier-Symbol) einer Akte gelangst du direkt zu den Stammdaten.

Nachfolgend geben wir dir eine Übersicht über die wichtigsten Felder und Funktionen zur Erfassung und Verwaltung dieser Stammdaten in der Akte.

Farbe auswählen
Aktentyp festlegen
Anrede einstellen
Klassifizierung
Status
Grunddaten
Leistungskette voreinstellen
Reiter "Kontaktdaten"
Reiter "Rechnungsoptionen"
Reiter "Rechnungsanschrift"
Reiter "Diagnose"
Reiter "Online"
Farben
Anmerkungen
Auswahlfeld "Firmenkontakt"
Auswahlfeld "Geburtstagsgruß verschicken"
Video "Akte:Stammdaten"
Nutzung der Icons auf der linken Seite des Bildschirms
Kompakte Übersichten in der Akte
Video "Akte:Übersicht"
Nachricht an Klienty direkt aus der Akte versenden
Expresserfassung einer neuen Akte

Bereich oben links

Farbe auswählen

Für eine bessere Übersicht im Kalender kann einer Akte eine Farbe zugewiesen werden, die individuell für die Praxis eine Bedeutung haben können (z.B. Blau für Kinder, Rot für Erwachsene). Deine Farbcodierung dient nur zu deiner Orientierung im Terminkalender.

Aktentyp festlegen

Als Erstes legst du fest, welcher Aktentyp verwendet wird. Der Aktentyp kann je nach Bedarf benannt werden, z.B. kann dort "Patient" oder "Kind" stehen, oder du kannst einen eigenen Aktentyp für Tiere anlegen.

Anrede einstellen

Im Feld „Anrede“ entscheidest du, ob eine förmliche oder eine persönliche Anrede verwendet wird (also „Sie“ oder „du“ im Deutschen). Du kannst die Anrede für den gesamten Aktentyp standardmäßig festlegen, diese aber bei Bedarf auch individuell anpassen.

Klassifizierung

Dieses Feld ist frei benennbar und kann im Aktentyp (unser Logo/Fischli -< Zahnrad -> Kachel "Akten-Typen" -> Beabreitungsmodus eines Aktentyps) umbenannt werden. So kann jeder Aktentyp spezifische Klassifizierungen erhalten. Im Beispiel "Aktentyp=Tier" könnte das beispielsweise das Wort "Rasse" sein. Dann wäre die Klassifizierung nun z.B. "Rauhaardackel".

Status

Der Status der Akte kann als aktiv, inaktiv oder ausgeblendet festgelegt werden. Inaktiv könnte jemand sei, der sich schon sehr lange nicht mehr gemeldet hat, ausgeblendet könnte jemand werden, der sicher nicht mehr wiederkommt. Letzterer taucht dann in der Liste der Akten nicht mehr auf, wenn du die ausgeblendeten Akten nicht anzeigen lässt.

Grunddaten

Oben links trägst du grundlegende Informationen wie Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Beruf ein. Zudem kannst du eine Firmenbezeichnung hinzufügen, falls es sich um einen Firmenkontakt handelt (dann unten rechts ein Häkchen bei "Firmenkontakt" setzen).

Es wird automatisch eine fortlaufende individuelle Nummer für die Akte vergeben.

Leistungskette voreinstellen

Falls Klienty regelmäßig die gleichen Leistungen in Anspruch nimmt, kannst du eine Leistungskette voreinstellen. Diese wird bei neuen Terminen automatisch eingefügt, kann jedoch jederzeit angepasst werden.

Feld "Leistungskettenfilter": Wenn du in der Leistungskette einen Filter vergeben hast, sorgt dieser dafür, dass nur passende Leistungen angezeigt werden.

Bereich unten links

Reiter "Kontaktdaten"

Gib Anschrift, E-Mail-Adresse etc. an und ggf. eine separate E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand. So kannst du sicherstellen, dass E-Mail-Benachrichtigungen zum Rechnungsdownload an das richtige Empfängy gesendet werden, falls diese nicht mit der Mailadresse von Klienty übereinstimmt.

Telefonnummern

Gin am Anfang der Festnetz- und Mobilnummern die Länderkennung im internationalen Format ein (z.B. Deutschland +49). Die vollständige Nummer sollte dabei mindestens 10 Stellen umfassen.

Automatische Benachrichtigungen

Unter diesem Punkt stellst du die Optionen für automatische Terminbenachrichtigungen an Klienty ein, die z.B. an Termine erinnern oder Informationen zu Terminverschiebungen enthalten können.

Die Grundeinstellungen hierzu hast du im Akten-Typ (über unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Akten-Typen") und im Reiter "Termine" in der Kachel "Orga-Daten" vorgenommen.

Wenn du die Kommunikationskanäle "SMS" und/oder "Threema" erlaubt hast, kannst du diese hier auch für Benachrichtigungen an Klienty auswählen. Die Felder werden rot angezeigt, wenn du einen dieser Kanäle für Klienty auswählst, aber keine entsprechenden Kontaktdaten in der Akte hinterlegt sind.

Hinweis zur E-Mail-Abmeldung

Am Ende jeder automatisch aus lemniscus versendeten E-Mail findest du einen Abmelde-Link. Darüber kann sich Empfängy entweder nur von automatischen Benachrichtigungen abmelden oder die E-Mail-Adresse ganz aus allen Akten entfernen lassen.

Mehr dazu: Abmelde-Link in E-Mails ("Unsubscribe")

Reiter "Rechnungsoptionen"

Im Reiter „Rechnungsoptionen“ hast du die Möglichkeit, individuelle Einstellungen für die Rechnungen an Klienty festzulegen. Diese können die Standardwerte (aus der Kachel "Orga-Daten", Reiter "Abrechnung") überschreiben.

Reiter "Rechnungsanschrift"

Sollte für den Versand per Post/E-Post eine andere Rechnungsanschrift als die Standardanschrift der Akte gewünscht sein, kannst du diese ebenfalls eintragen.

Wähle dazu unter "Rechnungsempfänger/Akte für die Rechnungsanschrift" eine andere Akte aus deinem lemniscus aus, deren Anschrift dann oben auf der Rechnung erscheint (z.B. für einen Arztbrief).

Im unteren Bereich ist es möglich, das Anschriftenfeld von Hand zu ändern, falls die Rechnung an eine weitere Anschrift gehen soll, die nicht als Akte in deinem lemniscus hinterlegt ist (z.B. an ein Elternteil, das selbst nicht dein Klienty ist).

Siehe dazu auch unseren Hilfeartikel "Abweichende Rechnungsanschrift festlegen".

Tipp: Wenn du die Rechnung als E-Mail verschickst, geht diese entweder an die "normale" E-Mail-Adresse oder ggf. an die abweichende Mailadresse für Rechnungen, die du in den Kontaktdaten der Akte hinterlegt hast. Falls du im Reiter "Rechnungsanschrift" etwas eingetragen hast, steht diese Anschrift auf der eigentlichen Rechnung.

Reiter "Diagnose"

Falls Klienty eine Standarddiagnose hat, die bei jedem Termin übernommen werden soll, hinterleg dieses im Reiter „Diagnose“ - entweder als Freitext, oder füge eine Diagnose aus dem ICD-10-Katalog hinzu.

Reiter "Online"

Falls du die Online-Terminvergabe nutzt, kannst du einstellen,

ob Klienty über diesen Termine reservieren kann,
ob es Dokumente wie Befundberichte oder Fotos hochladen darf (falls das in der Kachel "Portal" freigegeben ist),
welche die bevorzugte Sprache sein soll,
ob Klienty elektronische Dokumente wie Rechnungen und Rezepte per E-Mail erhalten darf.

Bereich rechts

Anmerkungen

Das Anmerkungsfeld dient für Notizen, die ausschließlich intern sichtbar sind. Das kann alles sein, was du dir generell zu diesem Klienty notieren möchtest, aber nichts davon wird für Klienty sichtbar. Diese Anmerkungen gelten nicht als Termindokumentation (sie werden ja auch nicht aus einem Termin heraus gemacht).

Auswahlfeld "Firmenkontakt"

Wenn du z. B. Rechnungen an ein Unternehmen stellen willst und in den Kontaktdaten oben den Firmennamen eingetragen hast, kannst du hier ein Häkchen setzen.

Auswahlfeld "Geburtstagsgruß verschicken"

Falls du Geburstagsgrüße versenden möchtest (ab dem L-Abo), findest du mehr Informationen dazu in unserem Hilfeartikel Automatische Geburtstagsgrüße per E-Mail verschicken.

Video "Akte:Stammdaten"

Nachricht an Klienty direkt aus der Akte versenden

Über das Sprechblasen-Symbol auf der linken Seite kannst du manuelle Nachrichten an Klienty oder eine Bezugsakte/verknüpfte Akte senden.

Anders als bei Terminbenachrichtigungen wird hier keine Textvorlage einbezogen. Es öffnet sich ein Freitextfeld. Wähle den Kanal, und ergänze die passenden Angaben. Über die Schaltfläche "Text durch Anrede ersetzen" unten rechts fügst du zunächst die passende Anrede/Grußformel aus deinen Vorlagen automatisch ein und schreibst dann deine Nachricht dazwischen als Freitext.

Nutzung der Icons auf der linken Seite des Bildschirms

	die Stammdaten der Akte bearbeiten	Erfassung der Stammdaten
	einen Termin für diese Akte erstellen	Termine vergeben
	eine Notiz für diese Akte erstellen	Notizen
	eine Rechnung für diese Akte erstellen	Rechnungen & Quittungen erstellen
	ein Rezept für diese Akte erstellen	Rezepte: Arzneimittel und Therapien
	Klienty auf die Warteliste setzen	Warteliste
	Benachrichtigungen an Klienty verschicken	Nachricht an Klienty direkt aus der Akte versenden
	einen Terminzettel für diese Akte erstellen	Terminreservierungen
	eine Dokumentenvorlage mit den Daten der Akte ausfüllen	Dokumentenvorlage
	diese Akte duplizieren
	doppelte Akten zusammenführen	Doppelte Akte angelegt - was tun?
	Klientydaten herunterladen (Behandlungsverlauf)	Akten-Inhalt herunterladen
	die Akte löschen oder anonymisieren	Akten löschen

Kompakte Übersichten in der Akte

Beim Öffnen einer Akte landest du zunächst im Überblick, der dir schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen zu den Behandlungen deines Klienty bietet.

Das Video unten führt dich über die Übersichtsseite zu den Möglichkeiten, diese Ansicht zu nutzen.

Video "Akte:Übersicht"

Expresserfassung einer neuen Akte

Wenn über das T+ ein neuer Termin angelegt wird und Klienty kann nicht gefunden werden/es existiert noch keine Akte, kannst du über die Express-Funktion eine neue anlegen.

Gib dazu den Vor- und Nachnamen des neuen Klintys ins Suchfeld ein und klicke dann auf das Icon "Person+".

Nun öffnet sich das neue Expresserfassungs-Fenster und gib alles an, was dir an Daten für die Akte vorliegt. Diese wird nach dem Anlegen sofort für den anzulegenden Termin verwendet.

Weiterführende Informationen

Folgende Links beziehen sich auch auf die Akten und können dich interessieren:

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts; frühere Versionen findest du hier:

10.2024 - Link: https://youtu.be/aY0lE8TPf7s
10.2024 - Link: https://youtu.be/_8KvY9zFGvk
01.2024 - Link: https://youtu.be/UOHguctsJU4
10.2024 - Link: https://youtu.be/6lI9OdDJP5M
01.2023 - Link: https://youtu.be/GxjnNEUc8PY
04.2018 - Link: https://youtu.be/aWJN2HbKno4
10.2017 - Link: https://youtu.be/lhDZAZyjXeI
07.2021 - Link: https://youtu.be/3bRuNhInAc4
07.2021 - Link: https://youtu.be/sSWTBaE5sIk