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Terminbenachrichtigungen

Die Kommunikation mit Hilfe von E-Mail oder SMS, manuell oder automatisch.

 

 

Unterschiedliche E-Mail-Benachrichtigungen für Ersttermin und Folgetermin

lemniscus kann zwischen Ersttermin und Folgetermine bei der E-Mail-Bestätigung unterscheiden. In den Einstellungen unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> in der Kachel Textvorlagen findet man beide Vorlagen.

Initial wird kein Text in der Vorlage für die Ersttermin-Benachrichtigung hinterlegt. Ist der Text der Vorlage leer, wird automatisch die Vorlage für Folgetermin-Benachrichtigungen genutzt. 

Für die Bestimmung, ob es sich um einen Ersttermin handelt, berücksichtigt lemniscus lediglich vergangene Termine - Termine in der Zukunft werden nicht berücksichtigt.
Ist für eine Akte nur ein Termin in der Zukunft im Kalender eingetragen (keiner in der Vergangenheit) und es wird ein zweiter Termin für die Akte vergeben, dann wird dieser ebenfalls als Ersttermin eingestuft, da keine Termine in der Vergangenheit gefunden wurden.

 

Terminerinnerungen

Es gibt zwei Terminerinnerungen, eine frühe (5 bis 10 Tage vor dem Termin) und eine "normale" (1 bis 4 Tage vor dem Termin). Diese können automatisch versendet werden, wenn dieses in der Akte hinterlegt ist. Es können beide, keine oder auch nur eine der Erinnerung pro Akte aktiviert werden, jeweils per SMS, Threema oder per E-Mail.
Wieviele Tage vor dem Termin die Erinnerung heraus geht kann in den Stammdaten unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Orga-Daten -> im Reiter Termine für alle Termine in deinem Kalender verändert werden. 

 

 

Verschiedene Texte 

Die Vorlagentexte für die verschiedenen Dokumente können individuell angepasst werden. Mit wenn-dann-Abfragen können Texte gesteuert werden, die nur unter bestimmten Umständen genutzt werden sollen.

Genaue Infos und Anleitungen dazu gibt es in diesem Artikel: Vorlagen individualisieren / wenn-dann-Abfragen

 

ICS-Anhänge in Terminbestätigungen

Hin und wieder treten Probleme dabei auf. Wenn die Terminbestätigung und der ICS-Anhang verschiedene Uhrzeiten anzeigen, dann liegt es daran, dass das Empfangsgerät eine andere Zeitzone eingestellt hat als das sendende Gerät.

Nähere Infos findest Du hier: Das Problem mit der Zeitzone und den ICS-Anhängen

 

Hintergrundfarben der E-Mails ändern

Für Terminabsage, -erinnerung, und für Rechnungsversand/Mahnung/Zahlungserinnerung kann die Standard-Hintergrundfarbe der E-Mails geändert werden.

Die Einstellungen findest du in der Kachel Portal.

 

Vorherige Versionen des Videos

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier: