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Terminbenachrichtigungen

Lemniscus bietet verschiedene Optionen, um Klienty per E-Mail, SMS oder Threema hinsichtlich seiner Termine Benachrichtigungen zukommen zu lassen.

Die Textvorlagen dazu findest du unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen".

Du kannst die standardisierte, neutrale Form nutzen, die wir hinterlegt haben, oder die entsprechenden Vorlagen nach deinem Geschmack anpassen. Aber Achtung bei den SMS-Vorlagen! Sie müssen so kurz wie möglich sein, sonst wird die SMS zu lang, splittet sich auf, und aus einer SMS werden plötzlich mehrere, weil du das Zeichenlimit überschreitest.

Über sogenannte "Wenn-dann-Abfragen" kannst du steuern, welche Textteile unter bestimmten Umständen genutzt werden sollen und welche nicht.

Solche Benachrichtigungen können für viele Fälle interessant sein:

  • Terminbestätigungen
  • Terminverschiebungen
  • Terminerinnerungen
  • Terminabsagen

Manueller Versand von Benachrichtigungen  

Versandprotokoll in der Akte

Automatischer Versand von Benachrichtigungen

Voreinstellungen in den Orga-Daten

Terminerinnerungen

Voreinstellungen in der Akte

Voreinstellungen für alle oder mehrere bestehende Akten ändern

Video Terminbenachrichtigungen

Unterschiedliche E-Mail-Benachrichtigungen für Ersttermin und Folgetermin

ICS-Anhänge in Terminbestätigungen

Hintergrundfarben der E-Mails ändern

 

Manueller Versand von Benachrichtigungen

Direkt aus deinem Terminkalender hast du die Möglichkeit, über die Sprechblase (mit dem Cursor über den Termin fahren, rechts oben im Termin) eine Benachrichtigung an Klienty oder eine verknüpfte Akte zu verschicken. Du kannst auswählen, um welche Art der Nachricht es sich handelt, auf welchem Kanal sie verschickt werden soll, und falls es eine verknüpfte Akte wie beispielsweise einen Vormund gibt, wer das Empfängy sein soll.

Nach dem Versenden der Nachricht wird die Sprechblase grün. Solltest du den Termin danach noch einmal verschieben, wird die Sprechblase rot und erinnert dich daran, dass du Klienty noch über die Verschiebung informieren musst.

Manuelle Terminerinnerungen werden standardmäßig per E-Mail versendet, wenn sie bis zu zwei Tage vor dem Termin verschickt werden. Wird eine solche Erinnerung später verschickt, ist das "schon eine ganz schön knappe Erinnerung", und deshalb ist erstmal hinterlegt, dass sie als SMS verschickt werden soll. Du kannst das aber im Einzelfall von Hand umstellen.

 

Versandprotokoll in der Akte

In der Akte (Reiter "Überblick, Button "Akten- und E-Mail/SMS-Protokoll") siehst du im Versandprotokoll, welche Benachrichtigungen - und wann - verschickt wurden. Du hast auch im Reiter des jeweiligen Kanals (z.B. "E-Mail-Protokoll") die Möglichkeit, dir über das @-Zeichen eine Zustellbenachrichtigung mit dem Inhalt der Nachricht senden zu lassen.

Das Versandprotokoll stellt kein dauerhaft angelegtes Archiv dar. E-Mails werden nur für eine bestimmte Zeit und bis zu einer Maximalmenge gespeichert - siehe E-Mail-Versand: Zustellberichte.

 

Automatischer Versand von Benachrichtigungen

Voreinstellungen in den Orga-Daten

Wenn du ein grundsätzliches Benachrichtigungssystem hast, kannst du die Voreinstellungen dafür unter unser Logo/Fischli-> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" festlegen. Diese werden dann für neu angelegte Akten übernommen und können in den Akten individuell angepasst werden.

Terminerinnerungen

Im Reiter "Termine" stellst du ein, ob und wie lange vor einem Termin eine Erinnerung automatisch versendet werden soll. Lemniscus sieht die Möglichkeit vor, zwei Erinnerungen zu versenden - die erste entweder gar nicht oder zwischen fünf und zehn Tagen vor dem Termin und die zweite entweder gar nicht oder zwischen vier Tagen und einem Tag vor dem Termin.

 

 

Im Reiter "Akten" legst du Standardeinstellungen für Benachrichtigungen fest, die beim Anlegen einer neuen Akte automatisch übernommen werden.

Im Beispiel bedeutet das, du möchtest grundsätzlich Terminbestätigungen versenden und Verschiebungen mitteilen, und zwar per E-Mail, und du möchtest zwei Terminerinnerungen auslösen, und zwar per SMS. Möglicherweise siehst du später in einer Akte, dass ein Klienty gar keine Handynummer hinterlassen hat. Dann kannst du dort noch umstellen, dass diese Erinnerungen auch als E-Mail verschickt werden sollen.

Voreinstellungen in der Akte

In einer neu angelegten Akte werden erstmal deine Voreinstellungen aus den Orga-Daten übernommen. Du kannst sie jedoch leicht pro Klienty verändern, wenn Klienty z.B. grundätzlich per Threema statt per E-Mail benachrichtigt werden möchte oder keine Erinnerungen wünscht.

Gehe dazu in den Bearbeitungmodus der Akte (Stift-Papier-Symbol). In den Stammdaten siehst du unten die Benachrichtigungseinstellungen der Akte.

In unserem Beispiel ist die Auswahl "Mail" für die erste Erinnerung gelb hinterlegt. Wenn du mit dem Cursor darüberfährst, gibt dir lemniscus den Hinweis, dass in den Orga-Daten keine erste Erinnerung vorgesehen war. Solltest du nun doch erste Erinnerungen versenden wollen musst du dies zunächst in den Orga-Daten ändern. In allen grau hinterlegten Feldernkannst du dir nun die Versandform für diese spezielle Akte aussuchen.

 

Voreinstellungen für alle oder mehrere bestehende Akten ändern

Wenn du deine Standardeinstellungen für Benachrichtigungen grundsätzlich für die Zukunft ändern möchtest, deine bestehenden Akten aber noch nach dem vorherigen Schema angelegt wurden, dann kannst du diese über eine Massenverarbeitung ändern. Unser Hilfeartikel dazu: Massenverarbeitung.

 

Video Terminbenachrichtigungen

Im Video erklären wir dir das alles nochmal detaillierter:

 

 

Unterschiedliche E-Mail-Benachrichtigungen für Ersttermin und Folgetermin

lemniscus kann zwischen Ersttermin und Folgetermin bei der E-Mail-Bestätigung unterscheiden. In den Einstellungen unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" findest du beide Vorlagen.

In der Vorlage für die Ersttermin-Benachrichtigung haben wir standardmäßig keinen Text hinterlegt. Stattdessen wird automatisch die Vorlage für Folgetermin-Benachrichtigungen genutzt. Du kannst aber einen Text für die Ersttermin-Vorlage hinterlegen, wenn du deine Neuklientys anders ansprechen möchtest.

Aber Vorsicht: für die Bestimmung, ob es sich um einen Ersttermin handelt, berücksichtigt lemniscus lediglich vergangene Termine - nicht Termine in der Zukunft. D.h., wenn Klienty nur ein Termin in der Zukunft hat und dann schon im voraus einen zweiten verabredet, dann wird dieser ebenfalls als Ersttermin eingestuft, da keine Termine in der Vergangenheit gefunden wurden. Daher solltest du beim Erstellen einer Textvorlage für den Ersttermin Vorsicht walten lassen. Sonst bekommt Klienty u.U. zweimal die Nachricht "willkommen - schön, dass Sie zu uns gefunden haben" o.ä.

 

ICS-Anhänge in Terminbestätigungen

In den Terminbestätigungs-Mails ist es möglich, ICS-Kalenderinformationen anzuhängen. Dabei treten aber hin und wieder Probleme auf, denn es können unterschiedliche Uhrzeiten im Anhang und in der Terminbestätigung angezeigt werden. Dann ist auf dem Empfangsgerät eine andere Zeitzone eingestellt als auf dem sendenden Gerät.

Nähere Infos findest Du hier: Das Problem mit der Zeitzone und den ICS-Anhängen

 

Hintergrundfarben der E-Mails ändern

Für Terminabsage, -erinnerung, und für Rechnungsversand/Mahnung/Zahlungserinnerung kann die Standard-Hintergrundfarbe der E-Mails geändert werden.

Die Einstellungen findest du in der Kachel Portal.

 

Vorherige Versionen des Videos

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier: