Wenn ein einzelner Termin ausfällt oder versehentlich angelegt wurde, kannst du ihn direkt aus dem Kalender heraus löschen oder absagen.
Termin löschen oder absagen - der Unterschied
- Löschen: Der Termin verschwindet einfach aus deinem Kalender. Es wird keine Benachrichtigung verschickt.
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Absagen: Der Termin wird gelöscht, und du kannst dabei Benachrichtigungen an die betroffenen Akten oder verknüpften Akten verschicken, die berechtigt sind, Benachrichtigungen zu empfangen.
Dabei bestimmst du selbst, wer informiert wird und über welchen Kanal (E-Mail, Threema oder SMS). lemniscus schlägt automatisch die in der Akte hinterlegten Kommunikationswege für Terminbestätigungen/Absagen vor. Diese kannst du bei Bedarf noch anpassen. Voraussetzung ist natürlich, dass die Kanäle in deinen Orga-Daten freigegeben sind.
Die entsprechenden Benachrichtigungstexte kannst du in den Textvorlagen anpassen:
Dabei werden auch die für die jeweiligen Anwendungsfälle hinterlegten Anreden und Grußformeln übernommen.
So geht`s
- Fahre im Kalender mit der Maus über den Termin.
Der Termin öffnet sich als Vorschau. - Klick unten rechts auf das Papierkorb-Symbol.
Es öffnet sich das Fenster "Termin löschen".
Jetzt hast du zwei Möglichkeiten:
- Wenn du den Termin einfach nur löschen willst, klick direkt oben auf den roten Button "Löschen ohne Benachrichtigungen".
Der Termin verschwindet sofort aus dem Kalender, es wird keine Nachricht verschickt. - Wenn du den Termin absagen und Benachrichtigungen verschicken willst, bleib im Fenster und prüfe die Angaben unten.
Prüfen und anpassen
lemniscus zeigt dir die betroffene Akte und ggf. verknüpfte Akten, denen du die Berechtigung vergeben hast, Benachrichtigungen zu empfangen.
- Für jede Akte ist der in den Stammdaten hinterlegte Kommunikationskanal (E-Mail, Threema oder SMS) bereits vorausgewählt (Feld "Bestätigung/Absage"). Den Kanal kannst du für jedes Empfängy individuell ändern. Alternativ lässt sich "Keine" wählen, falls keine Benachrichtigung an die Akte verschickt werden soll. Wenn ein gewählter Kanal gar nicht hinterlegt ist, weist dich lemniscus darauf hin.
Optional hast du die Möglichkeit, einen Absagegrund (nur intern) und zusätzlichen Text einzugeben oder die Akte in die Warteliste aufnehmen.
Unterschiedliche Zusatztexte pro Kanal
Für jede angebotene Benachrichtigungsart kannst du einen eigenen zusätzlichen Hinweistext hinterlegen.
Das ist vor allem deshalb sinnvoll, weil du dich vielleicht bei SMS lieber kurz halten möchtest, bei E-Mails aber ausführlicher sein willst.
Diese Option wird nur dann angeboten, wenn mindestens ein berechtigtes Empfängy auf diesem Weg benachrichtigt wird.
Gelöschte Termine wiederfinden
Wenn du rechts in der Übersicht auf "Termintreue" klickst, werden dir alle gelöschten Termine und Absagegründe angezeigt.
Massenabsage
Wenn du mehrere Termine verschiedener Akten auf einmal absagen möchtest (z. B. weil du plötzlich erkrankt bist), nutze am besten die Funktion "Massenabsage". Dafür ist es besonders wichtig, dass die Kontaktdaten deiner Akten, Verknüpfungen und Textvorlagen gut gepflegt sind. Unser Hilfeartikel dazu: Termine - Massenabsage.
Mehrere Termine einer bestimmten Akte absagen
Wenn du viele zukünftige Termine einer Akte auf einmal absagen bzw. löschen möchtest, geht das am einfachsten mit unserer Funktion Mehrere zukünftige Termine einer Akte absagen.
Hinweis: Terminabsage über das Termindashboard
Wenn Klienty selbst oder eine berechtigte Akte einen Termin über das Termindashboard absagt, kommt eine andere Textvorlage zum Einsatz als bei einer Absage durch deine Praxis. Mehr dazu findest du hier.