Termine - Massenabsage

Wenn dich die Grippe erwischt oder die Praxis unerwartet dichtmacht, brauchst du eine Lösung, die in Sekunden greift. Dafür ist die Massenabsage da: Mit wenigen Klicks sagst du alle oder nur ausgewählte Termine eines Zeitraums ab, verschickst passende Nachrichten und setzt auf Wunsch gleich Wartelisten-Einträge.

Damit das wirklich "auf Knopfdruck" klappt, müssen Stammdaten, Verknüpfungen und Textvorlagen sitzen - sonst verheddert man sich genau dann, wenn man kaum noch die Augen aufbekommt.

Was du vorher eingerichtet haben solltest
Video-Tutorial: Massenterminabsage
Tagestermin erstellen
Termine auswählen und Aktionen festlegen
1. Filter für die Auswahl der Termine setzen
2. Absage-Einstellungen für die sichtbaren Termine anpassen
3. Pro Termin entscheiden: deine Optionen
4. Dokumentation und Nachrichtentext (rechte Seite)
5. Termine prüfen und Kanäle anpassen
Troubleshooting
Absagetexte anpassen
Zusammenfassung prüfen und Massenabsage versenden
Sonderfälle
Massenverarbeitung von Akten
Mehrere Termine einer bestimmten Akte absagen

Was du vorher eingerichtet haben solltest

• Kontaktdaten in den Akten: E-Mail, Mobilnummer, Threema-ID gepflegt, bevorzugter Benachrichtigungskanal für Bestätigungen/Absagen ist ausgewählt.
• Verknüpfungen (z. B. Vormund, Eltern) mit Berechtigung für Benachrichtigungen sind angelegt, wenn diese informiert werden sollen.
• Textvorlagen für Absagetexte pro Kanal (E-Mail, Threema, SMS) aktuell halten. Codeschnipsel für zusätzlichen Absagehinweis sollte enthalten sein: Informationen zur Anpassung der Textvorlagen findest du im Abschnitt Absagetexte anpassen.
   

Video-Tutorial: Massenterminabsage

Tagestermin erstellen

Alle (oder auch nur ausgewählte) Termine eines Tages oder mehrerer Tage kannst du über einen Ganztagestermin absagen, für alle Räume oder gezielt nur für einen Raum.

In unserem Hilfeartikel haben wir die Erstellung von Tagesterminen genauer erklärt: Tagestermine als Blocker in deinem Kalender.

Hier das Vorgehen zur Vorbereitung der Massenabsage in Kurzform:

1.  
   • Klicke im Kalender auf das gewünschte Datum.
   • Lege das Enddatum fest, wenn mehrere Tage betroffen sind.
   • Gib einen Titel ein. 
   • Aktiviere die Option "Terminvergabe an dem Tag verhindern".
   • Wähle einen Raum aus, wenn nur ein bestimmter Raum betroffen ist (Beispiel: Wasserschaden).
   • Klicke auf "Tagestermin(e) anlegen".

Termine auswählen und Aktionen festlegen

Nach dem Anlegen des Tagestermins öffnet sich das Fenster "Mehrere Termine löschen :: [Zeitraum]". Hier siehst du alle betroffenen Termine und legst fest, welche Aktionen durchgeführt und welche Kanäle genutzt werden.

1. Filter für die Auswahl der Termine setzen

Wenn es viele Termine sind und du nicht jeden einzelnen anfassen willst, hilft dir die Voreinstellung für die Anzeige ganz oben.

• Die Felder oben für Termine und Räume dienen dazu, die Liste übersichtlicher zu machen.
• Du kannst so Teilgruppen zügig vorkonfigurieren: Filter setzen -> unten prüfen/feinjustieren -> ggf. neue Filter setzen -> nächsten Schwung bearbeiten
• Wichtig: Die Massenabsage betrifft immer den gesamten gewählten Zeitraum - nicht nur die gerade angezeigten Termine. Termine, die du nicht explizit auf "Beibehalten" stellst, werden gemäß deiner Einstellungen gelöscht, auch wenn sie gerade durch die Filter ausgeblendet sind.
   

Terminfilter: Bestimmt, welche Art von Terminen du bearbeiten willst.
Entsprechend deinem Filter werden die Termine in der Zukunft, die darin nicht enthalten sind, ausgeblendet. Diese musst du dann zwar nicht bearbeiten, aber sie bleiben im Geltungsbereich der Massenabsage und werden trotzdem gelöscht.

Raumfilter: Wenn du mit mehreren Räumen arbeitest, kannst du hier gezielt nach Raum filtern. Das ist z. B. praktisch, wenn du die Termine in verschiedenen Räumen unterschiedlich behandeln möchtest.

Bereits beim Anlegen des Tagestermins hast du die Auswahl einzelner Räume gehabt. Dieses Vorgehen ist einfacher und schneller, wenn tatsächlich nur ein Raum betroffen ist.

2. Absage-Einstellungen für die sichtbaren Termine anpassen

Absage-Einstellung (Voreinstellung): Legt fest, was mit den Terminen grundsätzlich passieren soll.


 

"In die Warteliste aufnehmen"

Wenn du hier etwas änderst, gilt die Änderung für alle Termine in der Liste unten. Du kannst dies aber noch unten am Termin ändern.

Der Button "Einstellungen übernehmen"

Wenn du wirklich für alle Termine unten die gleichen Einstellungen aus den beiden Feldern "Absage-Einstellungen" und "Wartelisten-Einstellungen" machen willst, dann nutze die Schaltfläche "Einstellungen übernehmen".

Damit trägst du diese Voreinstellung ein; pro Termin kannst du sie danach noch anpassen. 

"Einstellungen übernehmen" ist keine Pflicht-Aktion. Du brauchst diesen Button nicht zu benutzen, um die betroffenen Termine zu sehen und ggf. einzeln durchzugehen und nach deinen Vorstellungen zu bearbeiten.

Standardeinstellungen

Wenn du hier keine Voreinstellung setzt und nicht auf "Übernehmen" klickst, ist standardmäßig hinterlegt:

• für weiße (bestätigte) Termine: "Termin löschen (mit Absagenachrichten)" 
• für gelbe (unbestätigte) Termine: "Termin löschen (ohne Benachrichtigung)" 

Das kannst du noch pro Termin unten anpassen.

Bestimmte Termine nicht absagen

Willst du einzelne Termine beibehalten, stelle sie unten explizit auf "Beibehalten", sonst würden sie beim Versand gelöscht.

Tipp: Überlege dir vor allen anderen Schritten, welche Termine du beibehalten möchtest.

3. Pro Termin entscheiden: deine Optionen

Im unteren Bereich siehst du alle betroffenen Termine des gewählten Zeitraums. Für jeden Termin kannst du individuell festlegen,

• ob er gelöscht oder beibehalten werden soll,
• ob er mit Absagenachricht oder ohne Benachrichtigung gelöscht wird,
• ob die betroffene Akte auf die Warteliste kommt,
• und du kannst Benachrichtigungsempfängys einblenden und Kanäle steuern (siehe Punkt 4).

Wartelistenfunktion:

Setze den Haken bei "In die Warteliste aufnehmen", wenn du das Klienty später wieder einplanen möchtest. Es entsteht ein Eintrag ohne Leistungskette und ohne automatische Suchfunktion.

In der Warteliste (auf deiner Übersichtsseite) planst du später pro Akte neu.

Weitere Informationen zur Warteliste findest du in unserem Hilfeartikel Warteliste.

4. Dokumentation und Nachrichtentext (rechte Seite)

Oben rechts findest du zwei Felder mit unterschiedlichem Zweck:

• Interner Absagegrund
  Das ist nur für dich und dein Team, um später nachvollziehen zu können, weshalb die Termine gelöscht wurden. Schreib hier ggf. kurz hinein, warum du absagst (z. B. "Grippe"). Der Text wird nirgendwo mitverschickt. 
  
   

• Zusätzliche Nachrichtentexte: Das ist dein kurzer Absagehinweis, der zusätzlich zum Text aus der Textvorlage in der in E-Mail/SMS/Threema-Nachricht erscheint.
  Den Zusatz hinterlegst du je genutztem Kanal einzeln. Du kannst damit z. B. erklären, warum der Termin ausfällt. 
  Dieser Text wird natürlich auch nur dann verschickt, wenn am Termin die Einstellung "Termin löschen (mit Absagenachricht)" gewählt ist.

  Position in der Nachricht: Der Zusatztext erscheint an der Stelle, an der in der Textvorlage folgender Block eingefügt ist:

  <#if absagehinweis?has_content>
  ${absagehinweis}
  </#if>
  

  In der Standardvorlage ist dieser Block bereits enthalten. Du kannst ihn in deiner Vorlage an die gewünschte Stelle verschieben.

   

  Absagetext für SMS kurz halten! Das gilt sowohl für die Textvorlage als auch für den Zusatzhinweis. Längere SMS können in mehrere Teile aufgesplittet und dadurch zur Kostenfalle werden.

Vorlagen und Kanäle 

Die eigentlichen Inhalte (Anreden, Grußformeln, Terminangaben) kommen aus deinen Textvorlagen. 

Diese sind für E-Mail, SMS oder Threema angepasst.  Den Zusatztext kannst du nur verwenden, wenn das Codeschnipsel in der Vorlage steht.

5. Termine prüfen und Kanäle anpassen

Aktiviere am Termin das Häkchen "mögliche Empfänger anzeigen". Du siehst die betroffenen und ggf. verknüpften Akten mit der Berechtigung, Benachrichtigungen zu erhalten, und die jeweils verfügbaren Kommunikationskanäle.

• @ = E-Mail, Sprechblase = Threema, Handy = SMS
• Grün: Wird über diesen Kanal verschickt
• Grau: Kanal vorhanden, wird aber nicht genutzt.
• Du kannst mit einem Klick den Kanal wechseln oder Empfängy komplett abwählen.

Der in den Stammdaten der Akte gewählte Benachrichtigungskanal ist zunächst grün markiert.

Gibt es für eine Akte mehrere Benachrichtigungsempfängys (verknüpfte Akten), werden standardmäßig alle benachrichtigt. Du kannst einzelne Akten ausschließen, indem du auf die grüne Markierung klickst und diese damit ausschaltest (wird grau).

Kanal anpassen/alternativen Kanal zuweisen

Am Beispiel oben erklärt: Sherlock würde eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, weil dieser Kanal in den Stammdaten seiner Akte für Terminbestätigungen und -absagen hinterlegt ist. Threema hat er nicht, aber eine Handynummer hat er angegeben. Wenn du auf das Kästchen unter dem Handysymbol klickst, wird dieses grün markiert und Pitti erhält nun stattdessen seine Benachrichtigung per SMS.

Nachrichtenvorschau ansehen

Klickst du auf das Kästchen links vor dem Namen, wird dir die Nachricht angezeigt, die die jeweilige Akte erhält (aus der Textvorlage und dem Absagehinweis).

Eine Akte, in der kein Benachrichtigungskanal eingetragen ist, kann nicht benachrichtigt werden. 

Troubleshooting

Rote Fehlermeldung, dass keine Absage verschickt wird?

Wenn du oben im Filter festgelegt hast, dass an alle Akten Benachrichtigungen verschickt werden sollen, aber in den Stammdaten der Akte im Feld "Bestätigung/Absage" die Option "Keine" gewählt hast, findet lemniscus keinen Kommunikationskanal. D. h., du musst es entweder in der Akte ändern oder es wird keine Nachricht verschickt.

Solange du rot markierte Fehlermeldungen angezeigt bekommst, kannst du die Massenabsage nicht durchführen - du musst also im Einzelfall entscheiden, welche Aktion vorgenommen werden soll.

Absagetexte anpassen

Die Absagetexte werden automatisch aus den Textvorlagen generiert. Es ist wichtig, dass diese korrekt eingerichtet sind.

Gehe zu unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen". Wähle nacheinander die Vorlagen für SMS, Threema und E-Mail aus und starte die Bearbeitung am besten mit dem System-Standard, um außer dem Text auch den hinterlegten Code zu sehen.

Wenn du bereits eine eigene Vorlage hinterlegt hast, kannst du wahlweise auch an der gewünschten Stelle folgenden Abschnitt einfügen, um den zusätzlichen Absagehinweis (Feld "zusätzlicher Nachrichtentext") zu aktivieren:

<#if absagehinweis?has_content>
${absagehinweis}
</#if>

Wichtig: Platzhalter wie

${patient.name}
${termintimestamp?string["dd.MM.yyyy '

nicht verändern! Innerhalb der Codes darf nichts ausgetauscht, hinzugefügt oder herausgenommen werden.

Vorschauwerte: 

Wenn du den Reiter "Vorschauwerte" nutzt, kannst du das Ergebnis mit einer deiner Akten testen. Mehr dazu im Hilfeartikel Textvorlagen anpassen.

Praxis-Tipps für Textlängen:

• E-Mail: darf etwas ausführlicher sein
• SMS: sehr knapp, ohne Zeilenumbrüche
• Threema: mittellang, gut lesbar am Handy

Zusammenfassung prüfen und Massenabsage versenden

Prüfe auf der rechten Seite noch einmal die Zusammenfassung der auszulösenden Aktionen: 

Nun kannst du deine Nachrichten über den Button oben rechts "Massenabsage durchführen" versenden.

• Termine werden gemäß deiner Einstellungen gelöscht bzw. beibehalten.
• Aktivierte Benachrichtigungen gehen raus.
• Gelöschte Termine sind aus dem Kalender verschwunden, bleiben aber unter "Termintreue" auf der Übersichtsseite nachvollziehbar.
• Du erhältst eine E-Mail-Zusammenfassung (Absagebericht) mit den relevanten Infos.

Sonderfälle

• Privattermine (ohne zugeordnete Akte) und Termine des Aktentyps "nicht vertragsrelevant" werden nicht angezeigt oder verarbeitet.
  
   

Massenverarbeitung von Akten

Falls du kurzfristig alle Akten so umstellen möchtest, dass Terminabsagen auf einem bestimmten Kanal erfolgen, kannst du dafür die Funktion "Massenverarbeitung" nutzen. Das funktioniert allerdings nur, wenn in den Stammdaten der Akten der verwendete Kommunikationskanal hinterlegt ist.

Hilfeartikel dazu: Massenverarbeitung von Akten

Link zum allgemeinen Hilfeartikel über Tagestermine: Tagestermine

Mehrere Termine einer bestimmten Akte absagen

Wenn du viele zukünftige Termine einer Akte auf einmal absagen bzw. löschen möchtest, geht das am einfachsten mit unserer Funktion Mehrere zukünftige Termine einer Akte absagen.

Ein Video-Tutorial zu diesem Thema folgt.

Wir aktualisieren unsere Videos regelmäßig. Ältere Versionen findest Du hier:
12.2024 - Link: https://youtu.be/NWC48O1p3rA 

08.2023 - Link: https://youtu.be/jM2im-o5KU8 

05.2022 - Link: https://youtu.be/Cqg74A3sx-Y