Die Massenabsage-Funktion in lemniscus ermöglicht dir, alle oder nur ausgewählte Termine eines oder mehrerer Tage gleichzeitig abzusagen. Dabei kannst du individuell entscheiden, ob und wie die Klientys über die Absagen informiert werden sollen. Zusätzlich lassen sich Klienty auf eine Warteliste setzen, um die Termine später neu zu planen.
Voraussetzungen für die Massenabsage
Übersicht prüfen und bearbeiten
Video-Tutorial: Massenterminabsage
Voraussetzungen für die Massenabsage
- Tagestermine: Alle (oder auch nur ausgewählte) Termine eines Tages oder mehrerer Tage können abgesagt werden, indem du einen Ganztagestermin erstellst.
- Absagetexte: Stelle sicher, dass die Textvorlagen für Absagen (SMS, Threema, E-Mail) korrekt konfiguriert sind. Informationen zur Anpassung der Textvorlagen findest du weiter unten im Artikel.
Massenabsage durchführen
Ganztagestermin erstellen
-
- Klicke im Kalender auf das gewünschte Datum.
- Gib einen Grund für die Terminabsage ein (z. B. „Praxis geschlossen“).
- Aktiviere die Option Terminvergabe an dem Tag verhindern.
- Lege das Enddatum fest, falls der Ganztagestermin mehrere Tage umfassen soll.
Absagen bestätigen
Nach dem Anlegen des Ganztagestermins erscheint ein Fenster, in dem du
- wählen kannst, wie Klienty informiert werden sollen (E-Mail, Threema, SMS),
- festlegen kannst, ob nur fixe Termine, Reservierungen oder beides abgesagt werden sollen,
- angeben kannst, ob nur Termine in einem bestimmten Raum betroffen sein sollen.
Übersicht prüfen und bearbeiten
In der Übersicht siehst du
- alle Termine, die abgesagt werden sollen, sowie den Kommunikationsweg.
- Termine ohne hinterlegte Kontaktdaten werden als nicht absagbar markiert. Diese kannst du manuell löschen, jedoch ohne Benachrichtigung.
- Klientys mit mehreren Kommunikationskanälen (z. B. E-Mail und Mobilnummer) kannst du über den Expertenmodus einen alternativen Kanal zuweisen, indem du den gewünschten Kommunikationsweg auswählst.
Expertenmodus aktivieren
Ganz oben im Fenster hast du die Möglichkeit, das Kästchen "Expertenmodus" zu aktivieren.
In den Reitern für den jeweiligen Kommunikationskanal werden dir nun die vorgesehenen Absagen angezeigt.
Nun kannst du durch das Setzen und Entfernen von Häkchen passgenau steuern, wer eine Terminabsage erhalten soll und wer nicht - und auf welchem Kanal eine solche durchgeführt werden soll.
Absagehinweis hinzufügen
Gib einen Absagehinweis in das dafür vorgesehene Feld ein.
Wenn du den entsprechenden Parameter in die dafür vorgesehenen Textvorlagen eingefügt hast (siehe unten, Punkt "Absagetexte anpassen"), wird wird er für alle Absagen genutzt. Solltest du dafür SMS verwenden, halte ihn kurz.
Absagehinweis für die SMS - Achtung, Kostenfalle:
Achte darauf, dass der Text für SMS kurz gehalten wird, um unnötige Kosten durch zu viele SMS pro Klienty zu vermeiden. Dieses gilt auch für die Textvorlagen - siehe weiter unten.
Warteliste nutzen
Wenn du die Klientys später neu einplanen möchtest, kannst du sie auf die Warteliste setzen:
Setze den Haken bei Klienty auf Warteliste setzen.
Die Termine werden ohne Leistungskette und automatische Suchfunktion auf der Warteliste gespeichert.
In der Warteliste kannst du pro Klienty individuelle Anpassungen vornehmen.
Absagetexte anpassen
Die Absagetexte werden automatisch aus den Textvorlagen generiert. Es ist wichtig, dass diese korrekt eingerichtet sind.
Gehe zu unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen". Wähle die Vorlagen für SMS, Threema und E-Mail aus.
Setze die Vorlage auf die Standard-Einstellungen zurück oder füge den folgenden Abschnitt ein:
<#if absagehinweis?has_content>
${absagehinweis}
</#if>
An dieser Stelle wird dann später der Absagehinweis hinzugefügt, der bei der Massenabsage eingegeben wurde.
Wichtig: Verändere die Codes innerhalb der Vorlagen nicht.
Damit sind Einträge gemeint, wie z.B.
${patient.name}
${termintimestamp?string["dd.MM.yyyy '
und so weiter. Es dürfen keine Zeichen innerhalb der Codes verändert, hinzugefügt oder herausgenommen werden.
Denke daran, den Absagetext für SMS kurz zu halten!
Hinweis: Die Vorschau zeigt das, was du als Absagehinweis angegeben hast, nicht an. Teste die Vorlage daher mit einer echten Absage, die du aus dem System heraus erstellt hast.
Massenabsage versenden
Wenn du alles gründlich geprüft und vorbereitet hast, kannst du über den Button rechts oben "Termine löschen und absagen" deine Nachrichten versenden. Die Termin sind danach aus dem Kalender verschwunden. Die gelöschten Termine sind weiterhin unter "Termintreue" auf der Übersichtsseite zu finden.
Du erhältst einen Absagebericht per E-Mail, der alle Informationen zu den abgesagten Terminen, einschließlich des Kommunikationskanals, enthält.
Sonderfälle
- Privattermine: Termine ohne hinterlegte Klientys werden nicht automatisch abgesagt.
- Auswertungen: Termine von Klientys, die nicht in den Auswertungen erscheinen sollen, bleiben ebenfalls unberührt.
Video-Tutorial: Massenterminabsage
Link zum allgemeinen Hilfeartikel über Tagestermine: Tagestermine
Wir aktualisieren unsere Videos regelmäßig. Ältere Versionen findest Du hier:
08.2023 - Link: https://youtu.be/jM2im-o5KU8
05.2022 - Link: https://youtu.be/Cqg74A3sx-Y