Dokumente, die du als Therapeuty an Patientys weitergibst, enthalten in der Regel sensible Daten wie Diagnosen, verordnete Medikamente oder auch allein deine Berufbezeichnung, die Rückschlüsse auf die Behandlung zulassen.
Wir zeigen dir, wie du Rechnungen, Notizen, Termindokumentationen (auch als Brief formatiert) und Rezepte aus lemniscus heraus mit der Option "geschützter Download" zur Verfügung stellen kannst und dabei datenschutzrechtlich korrekt vorgehst.
Einstellungen im Versendefenster der E-Mail
Dokumentabruf durch Empfängy/Patienty
Wenn es Probleme beim Empfängy gibt
Zur Erinnerung: Grundeinstellungen Nachrichtenversand
Schritt 1 : Orga-Daten
Du hinterlegst unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Orga-Daten, ob du grundsätzlich SMS oder Threema-Nachrichten verschicken möchtest (kostenpflichtig), was in deinen Rechnungen angezeigt werden soll, welche Art Nachrichten standardmäßig über welchen Kanal an deine Klientys versandt werden etc., siehe Einstellungen für lemniscus festlegen.
Schritt 2: die jeweilige Akte
In der einzelnen Akte kannst du deine grundsätzlichen Einstellungen noch individuell anpassen.
Die Doku dazu findest Du hier:
Dokumente ohne sensible Gesundheitsdaten
Wenn du beispielsweise nur Rechnungen für Handelswaren wie Naturkosmetik verschicken möchtest und du hast in der Akte hinterlegt, dass du deine E-Mail mit der angehängten Rechnung nicht geschützt versenden möchtest, dann ist das kein Problem. Das kannst du weiterhin tun.
Dokumente mit sensiblen Gesundheitsdaten
Wenn du solche Daten ungeschützt bzw. unzureichend geschützt verschickst,
machst du dich strafbar!
lemniscus bietet dir eine rechtssichere Lösung dafür an, deren Herzstück aus zwei zusammengehörigen Teilen besteht, die für jede zu versendende E-Mail einzeln neu generiert werden: Referenz und Code. Diese siehst du, wenn du aus lemniscus eine E-Mail an Patienty schreiben möchtest. Diese beiden Teile müssen auf zwei unterschiedlichen Wegen übermittelt werden.
Teil 1: E-Mail mit Referenz und Link
Die E-Mail, die du an Patienty verschickst, enthält Teil 1: die Referenz (die ergibt zusammen mit dem Code nachher den Zugang zum Dokument), und außerdem natürlich den Link, der zum gewünschten Dokument führt.
Teil 2: SMS oder Threema-Nachricht mit Referenz und Code
Diese enthält das zweite Puzzleteil, das sich für Patienty einfach über die Referenz zuordnen lässt - den Code.
Voraussetzung dafür ist natürlich, dass du in der Kachel Orga-Daten den Versand von SMS oder Threema-Nachrichten erlaubt hast und dass in der Akte eine Mobilnummer oder eine Threema-ID hinterlegt ist.
(Du kannst diesen Code auch einfach persönlich mündlich, fernmündlich oder auf einem Zettelchen weitergeben - nur nicht in einer E-Mail! Das ist wichtig, denn es muss sich um zwei verschiedene Übermittlungswege handeln.)
So arbeiten lemniscus und Therapeuty im Sinne der DSGVO zusammen:
- bei jedem Versand/jeder E-Mail wird ein neuer, einmaliger Code mit zugehöriger Referenz erzeugt
- der Code wird nirgendwo gespeichert/muss Empfängy mitgeteilt werden
- der Code darf nicht per E-Mail an Empfängy geschickt werden (auch nicht in einer separaten E-Mail)
- der Code ist bis maximal 3 Monate nach Versand gültig
- ab dem ersten Verwenden des Codes ist er nur noch 3 Tage gültig
Im Video siehst du detailliert anhand von Beispielen, wie der praktische Ablauf der Übermittlung von Code und Referenz vonstatten gehen kann. In der Doku darunter noch einmal schriftlich kurzgefasst für alle, die lieber lesen.
Einstellungen im Versendefenster der E-Mail
Vor dem Versand deiner Mail an Klienty kannst du einstellen, dass das Dokument mit Code geschützt versendet werden soll. Dein Fenster sieht dann etwa so aus:
Das, was du im Akten-Typ des Empfängys bereits voreingestellt hast, wird übernommen. Du kannst es gegebenenfalls noch anpassen.
Entscheide nun, ob lemniscus beim Versand der E-Mail zusätzlich per SMS oder Threema den Code an Empfängy schicken soll. Das geht natürlich nur, wenn in der Akte des Empfängys eine Mobilnummer bzw. eine Threema-ID eingetragen ist und du in den Einstellungen deiner Organisation dem kostenpflichtigen Versand von Nachrichten zugestimmt hast.
Farbige Darstellung von Referenz und Code im Versendefenster
Die Referenz und der Code werden dir zum Zwecke einer besseren Orientierung farbig dargestellt. In der Nachricht, die du dann versendest, werden sie nicht farblich hervorgehoben.
Vorschaufenster der E-Mail
Während du links die Versendeoptionen auswählst, siehst du rechts im Fenster daneben eine Vorschau der E-Mail, die du versenden wirst.
Wenn ein abweichendes Empfängy ausgewählt wird, ändern sich E-Mail-Adresse und Mobilnummer/Threema-ID automatisch.
Zusatztext
Das Feld "Zusatztext" links unten im Versendefenster gibt dir die Möglichkeit, zusätzlichen Text in dein Anschreiben einzufügen. Während der Eingabe siehst du in der Vorschau, wo der Text eingefügt wird (dabei ist er farbig markiert - das dient nur zu deiner Orientierung und ist später im eigentlichen Anschreiben ganz normaler Text, also nicht farbig).
Achte darauf, ob du diesen Text beim Schreiben in der Vorschau siehst, sonst wird er nicht mitgeschickt!
Solltest du ihn nicht sehen, ist ein solcher Zusatztext in deiner Vorlage nicht hinterlegt, weil du möglicherweise etwas an unserer Standardvorlage geändert hast. In unseren Standardvorlagen ist automatisch ein Codeschnipsel dafür enthalten. So sieht er aus:
<#if zusatzText?has_content>${zusatzText}</#if>
Zusatztextfeld aktivieren
Unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" suchst du das Anschreiben, kopierst den Codeschnipsel oben und fügst ihn an beliebiger Stelle deines Textes ein.
E-Mail kann nicht versandt werden?
Der Zusatztext darf nicht den farbig angezeigten Code enthalten. Damit würdest du die Datenschutzmaßnahme umgehen, und deshalb ist dann ist ein Versenden nicht möglich, und der Button "E-Mail verschicken" ist grau und kann nicht benutzt werden.
Dokumentabruf durch Empfängy/Patienty
Empfängy bekommt deine E-Mail mit der Referenz, klickt auf den Button "Download" und sieht dort die gleiche Referenz wie in deiner Mail. Nun muss es noch den dazugehörigen, einmaligen Code einfügen, den es auf anderem Wege erhalten hat - und erreicht eine sichere Download-Seite, direkt bei uns auf lemniscus. Diese Download-Seite ist natürlich verschlüsselt über https erreichbar.
Solltest du eine Rechnung über die Downloadseite zur Verfügung gestellt haben, dann sieht Empfängy dort alle Rechnungen und Quittungen, die du dafür freigegeben hast.
Sollte Empfängy nach mehr als drei Tagen noch einmal auf die Downloadseite zugreifen wollen, benötigt es eine neue Referenz und einen neuen Code.
Wenn es Probleme beim Empfängy gibt
Sollte der Download nicht funktionieren, kann das verschiedene Ursachen haben:
Falscher Code
- Der Code wurde falsch eingegeben (genaue Schreibweise ist wichtig).
- Der Code passt nicht zur angezeigten Referenz im Download-Fenster.
- Erst wurde ein falscher Code eingegeben, und der nächste Versuch (auch mit dem richtigen Code) wurde erst in mehr als 24 Stunden seit der falschen Eingabe gemacht
- d.h. der Code ist deaktiviert/nicht mehr gültig
Der Code wurde inzwischen deaktiviert
- Dasselbe Dokument wurde mit einer neuen Mail zum Download bereitgestellt,
- d.h. der Code aus der ersten Mail ist deaktiviert/nicht mehr gültig
- das E-Mail ist älter als 3 Monate
-
die Download-Seite wurde vor mehr als 3 Tagen bereits erfolgreich mit Referenz und Code geöffnet,
- d.h. der Code ist deaktiviert/nicht mehr gültig
Lösung:
Es gibt keine andere Möglichkeit, als eine neue E-Mail mit einer neuen Referenz zu verschicken und den Code auf dem zweiten Wege, und den Empfängy zu bitten, es damit downzuloaden.
Referenz und Code werden einmal vergeben und dann nirgendwo gespeichert - auch wir vom Support können nicht sehen, was eingegeben wurde oder was eingegeben werden sollte!
Wir aktualisieren unsere Videos regelmäßig.
Vorherige Versionen findest Du hier:
10.2024 - Link: https://youtu.be/txFWZqf2jfk
05.2023 - Link: https://youtu.be/cRVRTp8JPy8
11.2019 - Link: https://youtu.be/9h9gTYuqNSU