Dokumente aus dem "Sammler" per E-Post verschicken

 

Work in Progress: Diese Funktion steht noch nicht zur allgemeinen Verfügung.

Wir testen sie gerade als Beta-Feature in Area51. Mehr Informationen hierzu auf unserem Reddit-Kanal.

 

Mit lemniscus kannst du Dokumente bequem und sicher per E-POST versenden. Dabei wird das Dokument elektronisch an unseren Versandpartner übermittelt. Die Deutsche Post übernimmt den Druck, das Kuvertieren und den Versand. So sparst du Zeit und Aufwand, und deine Klientys erhalten die Dokumente ganz normal im Briefkasten. 

Druck

Der Druck erfolgt im Duplexverfahren (beidseitig). Wichtig: Jedes neue Dokument beginnt auf einem frischen Blatt. Das bedeutet, dass einseitige und zweiseitige Dokumente jeweils ein Blatt benötigen, während dreiseitige und vierseitige Dokumente zwei Blätter beanspruchen – und so weiter.

Abrechnung

Die Abrechnung setzt sich aus einem Grundpreis (abhängig von der Sendungsart: Standard-, Kompakt- oder Großbrief), eventuellen Zusatzkosten für Einschreiben sowie einem Betrag pro Blatt Papier zusammen. Sie erfolgt über die Umrechnung in Lemmy-Coins entweder mit deiner nächsten regulären Rechnung (monatlich oder jährlich) oder, wenn ein Betrag von 20 Euro überschritten wird, zwischendurch.

 

So nutzt du den Dokumentensammler für die E-Post-Funktion

Briefpapier für E-Postbriefe bereitstellen

Briefpapier für E-Postbrief-Deckblätter freigeben

Deckblatt erstellen

Empfängy im Dokumentensammler auswählen

E-POST aus dem Sammler versenden

Bearbeitung der E-POST verfolgen

 

So nutzt du den Dokumentensammler für die E-POST-Funktion

Aktiviere die E-POST-Funktion in den Orga-Daten deiner Praxis (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" -> Reiter "Allgemein" -> Häkchen bei "E-POST erlauben").

  • In der PDF-Anzeige eines Dokuments siehst du oben rechts einen Button namens "Sammler". Darüber kannst du Dokumente sammeln, um sie per E-POST zu verschicken.

  • Dokumente, die per E-POST versendet werden können:
    Notizen, Termindokumentationen, Rezepte und Rechnungen. Bitte stell sicher, dass alle Dokumente im A4-Format vorliegen, da der „Sammler“-Button sonst nicht angezeigt wird.
  • Rechnungen können über den Sammler nur dann versendet werden, wenn sie bereits erstellt wurden. 
    Du hast aber die Möglichkeit, diese über den Rechnungslauf zu verschicken. Dabei werden Rechnungen für abrechenbare Termine automatisch angelegt und dann versendet (per E-POST oder auch per E-Mail), siehe Rechnungslauf: Abrechnungen automatisch erstellen und versenden.
  • Jede Akte hat einen eigenen „Sammler“. In der Akte siehst du oben rechts ein Briefumschlagsymbol mit der Anzahl der gesammelten Dokumente.

Der Sammler wird automatisch geleert, wenn lemniscus aktualisiert oder neu geladen wird.

 

Briefpapier für E-POST bereitstellen

Um den Sammler für E-POST zu nutzen, brauchst du ein Briefpapier, das so konfiguriert ist, dass es automatisch ausgelesen werden kann. Die Vorlage dafür muss in A4 gehalten sein.

Die Post verlangt folgendes Format:

Das entspricht in etwa, aber nicht vollständig, DIN 5008.

Wichtig ist die Beachtung von Flächen, die weiß bleiben müssen weil die Post oder wir diese bedrucken. Diese Flächen sind unten in der Grafik angegeben. 

E-POST-Begrenzungen.png

Die Post verweigert die Annahme, wenn im DVF-Sperrbereich schon Inhalt ist. Für uns ist auch wichtig, dass der Absender- und der Empfängerbereich frei sind. Der Einfachheit halber lehnen wir ein Briefpapier zur Verwendung als E-POST-Deckblatt ab, wenn 22 mm rechts der linken Kante und 44 mm unterhalb der Oberkante in einem Bereich von 87 mm Breite und 47 mm Höhe schon Inhalt ist.

 

Alles, was im Bild unten orange dargestellt ist, sollte keinerlei Inhalt haben (auch nicht der Seitenbereich (Falzmarken o.ä.). 

 

Briefpapier für E-POST-Deckblätter freigeben

Unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Briefpapiere" öffnest du den Bearbeitungsmodus des Briefpapiers, das den Hintergrund für deine Deckblätter bilden soll und setzt das Häkchen bei "für E-POST Deckblätter nutzen".

ℹ️ Nimmst du ein bestehendes Briefpapier, kann es u.U. zu Fehlermeldungen kommen.
     Die schnellste Möglichkeit, fehlerfrei ein Briefpapier nur für das Deckblatt zu erstellen, ist,
     rechts oben eine "Neue Konfiguration anlegen" auszuwählen. Dort dann ganz unten links bei
     "Format für leeren Hintergrund auswählen" das Format A4 nehmen.

 

Ist der Sperrbereich verletzt, wird folgende Meldung angezeigt und die Briefpapier-Konfiguration kann nicht gespeichert werden.

Bildschirmfoto 2025-02-04 um 15.06.12.png

Im Reiter "Parameter" hinterlegst du deine Absenderadresse in den entsprechenden Feldern. Diese darf ingesamt maximal 80 Zeichen haben, andernfalls erhältst du eine Fehlermeldung und musst deine Anschrift kürzen.

Es muss sich zwingend um eine deutsche Adresse handeln, d.h. unter "Land" muss Deutschland eingetragen sein. Sollte deine Praxis nicht in Deutschland sein, brauchst du zumindest für die E-POST eine andere deutsche Absenderadresse.

 

Deckblatt erstellen

Eine E-POST erfordert grundsätzlich ein Deckblatt. Eine Textvorlage dazu namens "E-POST Deckblatt" findest du unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" und kannst sie auf deine Bedürfnisse anpassen.

 

Empfängy im Dokumentensammler auswählen

Im Dokumentensammler (Briefsymbol) kannst du ein Empfängy auswählen, an das alle gesammelten Dokumente in einer Sendung verschickt werden. Dazu müssen in der Akte des Empfängy die Berechtigungen für alle zu verschickenden Dokumente hinterlegt sein.

Welche Berechtigungen vorhanden sind, siehst du daran, dass die entsprechenden Dokumente im Reiter "Verknüpfungen" der Akte grün markiert sind ("Dokumentation" für Notizen, Dokumentation und Rezepte, "Rechnung" für Rechnungen).

 

E-POST aus dem Sammler versenden

Wenn du den Sammler aus einer Akte öffnest, siehst du, welche Dokumente bereits im Sammler liegen, kannst weitere hinzufügen und dir eine Vorschau deines Auftrags ansehen.

Anzeige links

Reiter "Deckblatt"

Im Reiter Deckblatt siehst du links eine Vorschau deines Textes an Empfängy, auf der rechten Seite die Vorschau deines Auftrags an die Post. Klick auf "Analyse durchführen und die Vorschau aktualisieren".

 

Reiter  "Analyse-Ergebnis" und "Aufbereitetes Dokument"

Der Reiter "Analyse Ergebnis" zeigt dir die Anzahl der Seiten jedes Dokuments und die Menge an Blättern, die dafür verbraucht werden. Unter "Aufbereitetes Dokument" siehst du die Vorschau deiner Ausdrucke.

 

Anzeige rechts

Rechts siehst du die für die Dokumente aus deinem Sammler benötigte Versandform bzw. das Produkt, die Anzahl der Blätter und die Kosten für deine E-POST (im Beispiel nur so viel, weil es sich um eine Auslandssendung handelt).

Du kannst entscheiden, ob du eine in der Akte des Empfängy hinterlegte Rechnungsanschrift benutzen möchtest.

Wenn du die E-POST nicht - wie in unserem Beispiel - ins Ausland verschickst, hast du innerhalb Deutschlands auch die Möglichkeit, "Einschreiben" zu wählen. Einwurfeinschreiben (Option "Einschreiben (Einwurf)) funktionieren auch ins Ausland.

 

Bearbeitung der E-POST verfolgen

Im Überblick der Akte findest du im Bereich Protokolle (über den Button "Akten- und E-Mail-/SMS-Protokoll) eine Übersicht der versendeten E-POST.

 

Nach der Weitergabe an die Post wird der Status der Rechnung auf "E-POST-in Verarbeitung" gestellt.

Im Reiter "E-POST abgeschlossen" findest du die versendete E-Post. Es handelt sich hierbei nicht um eine Sendungsverfolgung, sondern lediglich um eine Druckverfolgung.

 

Weitere Artikel rund um das Thema:

Rechnungslauf: Abrechnungen automatisch erstellen und versenden

Briefpapier - auf die eigenen Bedürfnisse anpassen