E-POST aus dem Sammler versenden - Grundlagen und Vorbereitung

Mit lemniscus kannst du Dokumente bequem und sicher per E-POST versenden. Diese werden elektronisch an unseren Versandpartner übermittelt, und die Deutsche Post übernimmt den Druck, das Kuvertieren und den Versand. So sparst du Zeit und Aufwand, und deine Klientys erhalten die Dokumente ganz normal im Briefkasten. 

Voraussetzungen für die Nutzung der E-POST-Funktion

• In den Orga-Daten ist das Häkchen bei "E-POST erlauben" gesetzt (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" -> Reiter "Allgemein").
• Die Dokumente liegen im A4-Format vor.
• Die gewünschten Dokumente befinden sich im Sammler der Akte.
• In der zugehörigen Orga-Identität sind passende Adressadten hinterlegt.

Wie du den Sammler nutzt, erfahrst du hier: Der Sammler einer Akte: Dokumente für den Versand bündeln.

Druck

Der Druck erfolgt im Duplexverfahren (beidseitig). Wichtig: Jedes neue Dokument beginnt auf einem frischen Blatt. Das bedeutet, dass einseitige und zweiseitige Dokumente jeweils ein Blatt benötigen, während dreiseitige und vierseitige Dokumente zwei Blätter beanspruchen – und so weiter.

Hinweis zu Umfang und Größe:
Für ein einzelnes Schreiben einer Akte gilt:

• maximale Dateigröße 20 MB
• maximal 94 Blätter (also bis zu 188 Seiten im Duplexdruck)
• ab 10 Blättern verschickt die Post automatisch im C4-Umschlag
   

Kosten und Abrechnung

Die Abrechnung setzt sich zusammen aus

• einem Grundpreis (je nach Versandart: Standard-, Kompakt- oder Großbrief),
• eventuellen Zusatzkosten für Einschreiben
• sowie einem Betrag pro Blatt Papier.

Sie erfolgt über die Umrechnung in Lemmy-Coins entweder mit deiner nächsten regulären Rechnung (monatlich oder jährlich) oder, wenn ein Betrag von 20 Euro überschritten wird, zwischendurch.

Dokumenttypen, die per E-POST versendet werden können

• Zulässig: Notizen, Termindokumentationen, Rezepte und Rechnungen.
• Format: Alle Dokumente müssen im A4-Format (Falzmarken im Briefpapier erforderlich) 
• Rechnungen: Versand aus dem Sammler nur, wenn die Rechnung bereits erstellt ist.
  Alternativ über den Rechnungslauf versenden (E-POST oder E-Mail). Dabei werden Rechnungen für abrechenbare Termine automatisch angelegt und dann versendet: Rechnungslauf: Abrechnungen automatisch erstellen und versenden.
  Tipp: Wenn du nur für bestimmte Akten Rechnungen per E-POST verschicken willst, kannst du eine Aktenanmerkung setzen (z. B. "#E-Post"), im Rechnungslauf danach filtern und nur für diese Akten den Lauf starten. Das ist zwar einmalig etwas Fleißarbeit, lohnt sich aber, weil du nicht bei jedem Rechnungslauf alle ungewünschten Positionen einzeln löschen musst.

Briefpapier für E-POST bereitstellen

Damit die E-POST-Dokumente korrekt gedruckt werden können, brauchst du ein Briefpapier, das den technischen Vorgaben der Deutschen Post entspricht. Es muss automatisch ausgelesen werden können. Die Vorlage muss im A4-Format angelegt und ausdrücklich für E-POST freigegeben sein. 

Anforderungen und Sperrbereiche

Bevor du ein neues Briefpapier anlegst, solltest du wissen, welche Bereiche frei bleiben müssen. Die Post verarbeitet deine Dokumente maschinell; in bestimmten Zonen dürfen daher keine Inhalte stehen (kein Logo, keine Linien, keine Falzmarken, kein Text).

Die wichtigsten Zonen im Überblick:

Tipp: Wenn du unsicher bist, ob dein Layout passt, kannst du dich an folgenden Schablonen orientieren:

Schablone: Positionen und Abstände der relevanten Zonen (Gesamtübersicht)

Das entspricht in etwa, aber nicht vollständig, DIN 5008.

Detailansicht: Absenderbereich, DVF-Sperrbereich (45 mm), Empfängerbereich

Alles, was im Bild unten orange dargestellt ist, muss frei bleiben - keine Logos, Linien, Falzmarken oder Text. 

Briefpapier für E-POST-Deckblätter anlegen

Wenn du weißt, welche Flächen frei bleiben müssen, kannst du das passende Briefpapier anlegen. 

• Öffne über unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Briefpapiere" die Übersicht.
• Klicke auf "Neue Konfiguration anlegen".
• Unten links im Bereich Hintergrund-PDF hast du zwei Möglichkeiten:
  - eine eigene PDF-Datei hochladen oder 
  - unten über "Format für leeren Hintergrund auswählen" das Format A4 wählen.

Einstellungen für E-POST aktivieren

Wechsle nun in den Reiter "Einstellungen" und setze das Häkchen bei "Für E-POST Deckblätter nutzen". Damit weiß lemniscus, dass dieses Briefpapier für den Versand mit E-POST verwendet werden darf. Speichere die Konfiguration.

Typische Fehler beim Speichern

Wenn du beim Speichern eine Fehlermeldung siehst wie "E-POST-Deckblatt Anschriftenfeld-Sperrbereich verletzt", dann liegt wahrscheinlich ein grafisches Element (Logo, Textfeld, Linie) im DVF-Sperrbereich.

Entferne oder verschiebe den Inhalt und speichere erneut.

Absenderdaten hinterlegen

In der Kachel "Orga-Identitäten" muss in der gewählten Identität die deine vollständige Absenderadresse eingetragen sein. 

Sollte diese 80 Zeichen überschreiten, ist das zu lang für den Versand per E-POST. In diesem Fall kannst du im Feld "Abweichende Absenderzeile" eine verkürzte Anschrift eintragen.

Falls du außerhalb Deutschlands arbeitest, brauchst du für die E-POST-Funktion eine deutsche Absenderadresse.

• maximal 80 Zeichen (sonst Fehlermeldung - dann musst du deine Anschrift kürzen)
• Land = Deutschland (Pflichtangabe)

Speichere die Änderungen, sobald alles korrekt ist.

Deckblatt erstellen

Für jede E-POST-Sendung wird ein Deckblatt benötigt. Es dient als Anschreiben und enthält alle Angaben, die von der Post maschinell verarbeitet werden.

Eine Textvorlage dazu namens "E-POST Deckblatt" findest du unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" und kannst sie auf deine Bedürfnisse anpassen.

Zum E-POST-Deckblatt gibt es noch einen eigenen Hilfeartikel: Briefpapier: E-POST-Deckblatt konfigurieren.

Alles vorbereitet? Hier geht es weiter mit dem praktischen Ablauf:

E-POST aus dem Sammler versenden - Ablauf und Status

Weitere Artikel rund um das Thema:

Der Sammler einer Akte: Dokumente für den Versand bündeln

Rechnungslauf: Abrechnungen automatisch erstellen und versenden

Briefpapier - auf die eigenen Bedürfnisse anpassen