Dokumente, die du als Therapeuty an Patientys weitergibst, enthalten in der Regel sensible Daten wie Diagnosen, verordnete Medikamente oder auch allein deine Berufsbezeichnung, die Rückschlüsse auf die Behandlung zulassen.
Wir zeigen dir, wie du Rechnungen, Notizen, Termindokumentationen (auch als Brief formatiert) und Rezepte aus lemniscus heraus mit der Option "geschützter Download" zur Verfügung stellen kannst und dabei datenschutzrechtlich korrekt vorgehst.
Zur Erinnerung: Grundeinstellungen Nachrichtenversand
Video: E-Mail code-geschützt versenden
Einstellungen im Versendefenster der E-Mail
Automatischer Versand des Codes über Threema oder SMS
Dokumentabruf durch Empfängy/Patienty
Falls es Probleme beim Empfängy gibt
Zur Erinnerung: Grundeinstellungen Nachrichtenversand
Schritt 1 : Orga-Daten
Du hinterlegst unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten", ob du grundsätzlich SMS oder Threema-Nachrichten verschicken möchtest (kostenpflichtig), was in deinen Rechnungen angezeigt werden soll, welche Art Nachrichten standardmäßig über welchen Kanal an deine Klientys versandt werden etc., siehe Einstellungen für lemniscus festlegen.
Falls du nicht möchtest, dass Klienty deine in lemniscus hinterlegte Mobilnummer als Absender sieht, solltest du im Reiter "Kommunikation" ganz unten ein Häkchen bei "lemniscus als Absender nutzen, Praxisnummer nicht angeben" setzen.
Schritt 2: die jeweilige Akte
In der einzelnen Akte kannst du deine grundsätzlichen Einstellungen noch individuell anpassen.
Die Doku dazu findest Du hier:
Je nachdem, welche Informationen im Dokument stehen, musst du unterschiedlich vorsichtig sein. Wir unterscheiden deshalb zwei Fälle:
1. Dokumente ohne sensible Gesundheitsdaten
Wenn du beispielsweise nur Rechnungen für Handelswaren wie Naturkosmetik verschicken möchtest und du hast in der Akte hinterlegt, dass du deine E-Mail mit der angehängten Rechnung nicht geschützt versenden möchtest, dann ist das kein Problem das ist weiterhin möglich.
2. Dokumente mit sensiblen Gesundheitsdaten
Wenn du solche Daten ungeschützt bzw. unzureichend geschützt verschickst,
machst du dich strafbar!
lemniscus bietet dir eine rechtssichere Lösung dafür an, deren Herzstück aus zwei zusammengehörigen Teilen besteht, die für jede zu versendende E-Mail einzeln neu generiert werden: Referenz und Code. Diese siehst du, wenn du aus lemniscus eine E-Mail an Patienty schreiben möchtest. Diese beiden Teile müssen auf zwei unterschiedlichen Wegen übermittelt werden.
Wichtig: Referenz und Code dürfen nie gemeinsam in einer E-Mail verschickt werden,
sondern müssen immer auf zwei unterschiedlichen Wegen (zum Beispiel E-Mail und SMS oder Threema) an Empfängy gehen.
Teil 1: E-Mail mit Referenz und Link
Die E-Mail, die du an Patienty verschickst, enthält Teil 1: die Referenz (die zusammen mit dem Code nachher den Zugang zum Dokument ergibt), und außerdem natürlich den Link, der zum gewünschten Downloadbereich führt.
Teil 2: SMS oder Threema-Nachricht mit Referenz und Code
Diese enthält das zweite Puzzleteil, das sich für Patienty einfach über die Referenz zuordnen lässt - den Code.
Voraussetzung dafür ist natürlich, dass du in der Kachel Orga-Daten den Versand von SMS oder Threema-Nachrichten erlaubt hast und dass in der Akte eine Mobilnummer oder eine Threema-ID hinterlegt ist.
Informationen zu SMS- und Threema-Versand mit Kosten und Spartipps findest du unter Kurznachrichten per SMS und Threema in lemniscus.
(Du kannst diesen Code auch einfach persönlich mündlich, fernmündlich oder auf einem Zettelchen weitergeben - nur nicht in einer E-Mail! Das ist wichtig, denn es muss sich um zwei verschiedene Übermittlungswege handeln.)
Dokumente mit sensiblen Daten übermitteln - alle Möglichkeiten im Überblick
Wenn ein Dokument sensible Gesundheitsdaten enthält, könntest du die folgenden Übermittlungswege wählen:
- persönlich in der Praxis: ausdrucken und deinem Klienty direkt in die Hand geben
- per Post: ausdrucken und per Brief verschicken
- per lemniscus E-Post-Brief: Dokumente aus dem "Sammler" per E-Post verschicken
- per E-Mail + SMS: Referenz per E-Mail und Code per SMS über lemniscus - oder (wenn du eine SMS-Flatrate hast) den Code beim Erstellen der Rechnung ablesen, in dein eigenes Handy eintippen und per SMS versenden
- per E-Mail + Threema: Referenz per E-Mail und Code an die Threema-ID deines Klientys schicken (Klienty braucht Threema, du nicht)
- per E-Mail + mündlich: Referenz per E-Mail und Code mündlich mitteilen (z. B. telefonisch)
- per E-Mail + "Code-Self-Service": Referenz per E-Mail und Klienty erlauben, sich den Code als SMS zum gewünschten Zeitpunkt selbst anzufordern (Code-Self-Service). Das hat den Vorteil, dass die SMS weniger leicht übersehen wird.
So arbeiten lemniscus und Therapeuty im Sinne der DSGVO zusammen:
- bei jedem Versand/jeder E-Mail wird ein neuer, einmaliger Code mit zugehöriger Referenz erzeugt
- der Code wird nirgendwo gespeichert/muss Empfängy mitgeteilt werden
- der Code darf nicht per E-Mail an Empfängy geschickt werden (auch nicht in einer separaten E-Mail)
- der Code ist bis maximal 3 Monate nach Versand gültig
- ab dem ersten Verwenden des Codes ist er nur noch 3 Tage gültig
Im Video siehst du detailliert anhand von Beispielen, wie der praktische Ablauf der Übermittlung von Code und Referenz vonstatten gehen kann. In der Doku darunter noch einmal schriftlich kurzgefasst für alle, die lieber lesen.
Video: E-Mail code-geschützt versenden
Einstellungen im Versendefenster der E-Mail
Vor dem Versand deiner Mail an Klienty kannst du einstellen, dass das Dokument mit Code geschützt versendet werden soll. Dein Fenster sieht dann etwa so aus:
Linke Seite: Versandoptionen
Farbige Darstellung von Referenz und Code im Versendefenster
Die Referenz und der Code werden dir zum Zwecke einer besseren Orientierung farbig dargestellt. In der Nachricht, die du dann versendest, werden sie nicht farblich hervorgehoben.
Automatischer Versand des Codes über Threema oder SMS
Entscheide nun, ob lemniscus beim Versand der E-Mail zusätzlich per SMS oder Threema den Code automatisch an Empfängy schicken soll. Das geht natürlich nur, wenn in der Akte des Empfängys eine Mobilnummer bzw. eine Threema-ID eingetragen ist und du in den Einstellungen deiner Organisation dem kostenpflichtigen Versand von Nachrichten zugestimmt hast. Eine Voreinstellung, ob der Haken gesetzt ist oder nicht, kannst du im Aktentyp (Kachel Akten-Typ) festlegen.
Hinweise zu SMS und Threema-Versand findest du hier: Kurznachrichten per SMS und Threema in lemniscus.
Code-Self-Service
Wenn du im Aktentyp die Möglichkeit eingeräumt hast, dass Klienty den Code eigenständig anfordern darf (und damit zu dem Zeitpunkt, der ihm am besten passt), kannst du das Häkchen zum automatischen Versand per Threema oder SMS weglassen. Auch hier ist aber Voraussetzung, dass in der Akte entweder eine Threema-ID oder eine Mobilnummer hinterlegt ist.
Über den Link in deiner E-Mail öffnet sich für Klienty folgendes Fenster, und es kann über den entsprechenden Button den Code anfordern:
Im Aktentyp kannst du auch einstellen, wie oft ein solcher Code angefordert werden darf. Klienty darf das ggf. frühestens nach 30 Minuten wiederholen.
Reiter "E-Mail"
Rechts im Fenster siehst du eine Vorschau der E-Mail, die du versenden wirst.
Falls du ein abweichendes Empfängy auswählst, ändern sich E-Mail-Adresse und Mobilnummer/Threema-ID automatisch.
Das, was du im Aktentyp des Empfängys bereits voreingestellt hast, wird übernommen. Du kannst es gegebenenfalls noch anpassen.
Reiter "Einstellungen"
Hier kannst du
- festlegen, wie viele Rechnungen im Downloadbereich angezeigt werden sollen. Wenn du nichts änderst, sieht Klienty bis zu 24 Rechnungen. Wähle im Dropdownmenü "Keine weiteren Rechnungen anbieten", wenn Klienty nur die aktuelle sehen und herunterladen können soll.
- Deine E-Mail um zusätzlichen Text ergänzen, wenn du zuvor den richtigen Codeschnipsel dafür in der entsprechenden Textvorlage hinterlegt hast. Mehr dazu unten unter "Zusatztext".
Außer den Textvorlagen für den Versand von Rechnungen, Notizen und Rezepten per E-Mail gibt es für den manuellen Versand auch die Option, einen Standard-Zusatztext zu hinterlegen (in den Textvorlagen z. B. "Rezept - Anschreiben - Zusatztext"). lemniscus setzt diesen dann automatisch an der vorgesehenen Stelle ein. Im Versanddialog ist im Reiter "Einstellungen" dieser Zusatztext dann bereits hinterlegt und lässt sich vor dem Senden noch anpassen oder löschen.
Es werden nur Rechnungen ab 2020 angezeigt. Sind die Rechnungen älter, können sie nicht als weitere Rechnungen im Downloadbereich zur Verfügung gestellt werden, sondern müssen mit einzelnen Mails an Klienty geschickt.
Die Reiter "SMS" und "Rechnung" zeigen dir eine Vorschau der zu versendenden Kurznachricht und der Rechnung.
Zusatztext
Das Feld im Reiter "Einstellungen" gibt dir die Möglichkeit, zusätzlichen Text in dein Anschreiben einzufügen. Wenn du in den Reiter "E-Mail" wechselst, siehst du nun in der Vorschau, wo der Text eingefügt wird.
Achte darauf, ob du diesen Text in der Vorschau siehst, sonst wird er nicht mitgeschickt!
Solltest du ihn nicht sehen, ist ein solcher Zusatztext in deiner Textvorlage nicht hinterlegt, weil du möglicherweise etwas an unserer Standardvorlage geändert hast. In unseren Standardvorlagen ist automatisch ein Codeschnipsel dafür enthalten. So sieht er aus:
<#if zusatzText?has_content>${zusatzText}</#if>
Zusatztextfeld aktivieren
Unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" suchst du das Anschreiben, kopierst den Codeschnipsel oben und fügst ihn an beliebiger Stelle deines Textes ein.
E-Mail kann nicht versandt werden?
Der Zusatztext darf nicht den farbig angezeigten Code enthalten. Damit würdest du die Datenschutzmaßnahme umgehen. In diesem Fall ist das Versenden nicht möglich, und der Button "E-Mail verschicken" ist grau und kann nicht benutzt werden.
Dokumentabruf durch Empfängy/Klienty
Empfängy bekommt deine E-Mail mit der Referenz, klickt auf den Button "Download" und sieht dort die gleiche Referenz wie in deiner Mail. Nun muss es noch den dazugehörigen, einmaligen Code einfügen, den es auf anderem Wege erhalten hat - und erreicht eine sichere Download-Seite, direkt bei uns auf lemniscus. Diese Download-Seite ist natürlich verschlüsselt über https erreichbar.
Solltest du eine Rechnung über die Downloadseite zur Verfügung gestellt haben, dann sieht Empfängy dort alle Rechnungen und Quittungen, die du dafür freigegeben hast.
Sollte Empfängy nach mehr als drei Tagen noch einmal auf die Downloadseite zugreifen wollen, benötigt es eine neue Referenz und einen neuen Code, d.h. eine neue E-Mail.
Downloadfenster auch auf Englisch
Klienty hat die Möglichkeit, sich den Text im Downloadfenster in englischer Sprache anzeigen zu lassen:
Falls es Probleme beim Empfängy gibt
Sollte der Download nicht funktionieren, kann das verschiedene Ursachen haben:
Falscher Code
- Der Code wurde falsch eingegeben (genaue Schreibweise ist wichtig).
- Der Code passt nicht zur angezeigten Referenz im Download-Fenster.
- Erst wurde ein falscher Code eingegeben, und der nächste Versuch (auch mit dem richtigen Code) wurde erst in mehr als 24 Stunden seit der falschen Eingabe gemacht
- d.h. der Code ist deaktiviert/nicht mehr gültig
Der Code wurde inzwischen deaktiviert
- Dasselbe Dokument wurde mit einer neuen Mail zum Download bereitgestellt,
- d.h. der Code aus der ersten Mail ist deaktiviert/nicht mehr gültig
- die E-Mail ist älter als 3 Monate
-
die Download-Seite wurde vor mehr als 3 Tagen bereits erfolgreich mit Referenz und Code geöffnet,
- d.h. der Code ist deaktiviert/nicht mehr gültig
- Klienty hat sich über Code-Self-Service einen neuen Code generieren lassen
Lösung:
Fall 1: Code-Self-Service ist nicht aktiviert
Es gibt keine andere Möglichkeit, als eine neue E-Mail mit einer neuen Referenz zu verschicken und den Code auf dem zweiten Wege, und Empfängy zu bitten, es damit herunterzuladen.
Fall 2 : Code-Self-Service ist aktiviert
Es muss ein neuer Code generiert werden.
Referenz und Code werden automatisch vergeben und dann nirgendwo gespeichert - auch wir vom Support können nicht sehen, was eingegeben wurde oder was eingegeben werden sollte!
Problem: Google-Übersetzer ist aktiviert
Manchmal gibt Empfängy den Code ganz korrekt ein, aber trotzdem erscheint die Meldung "Bitte gib einen Code im Format XXX-XXX oder ohne Bindestrich ein". Der Downloadbereich öffnet sich einfach nicht.
Der Grund kann überraschend sein: Der Google-Übersetzer im Browser ist aktiv.
Wenn der Übersetzer eingeschaltet ist, denkt der Browser, dass er eine Seite übersetzen soll und macht das dann auch.
Dabei verändert er den Eingabebereich so stark, dass lemniscus den eingegebenen Code nicht mehr erkennen kann.
Lösung: Bitte Klienty, den Übersetzer im Browser zu deaktivieren und die Seite neu zu laden. Dadurch klappt die Code-Eingabe in der Regel sofort.
Fehlermeldung: „Sitzung ungültig oder abgelaufen! Bitte die Webseite neu laden und noch einmal probieren!“
Erscheint diese Meldung, sollte Patienty die Seite einfach erneut laden oder erneut aufrufen den Code anschließend noch einmal eingeben. In den meisten Fällen funktioniert die Anmeldung spätestens beim zweiten oder dritten Versuch.
Bitte beachten: Wird die Seite sehr schnell hintereinander neu geladen, erkennt unser System dies als möglichen Angriff und verlangsamt die Code-Eingabe bewusst. In diesem Fall hilft es, kurz zu warten und den Vorgang dann erneut zu starten.
Extra-Feature: Rechnungslauf
Wenn du einen ganzen Schub Abrechnungen auf einmal verarbeiten und per E-Mail verschicken möchtest, siehe Hilfeartikel Rechnungslauf: Abrechnungen automatisch erstellen und versenden
Wir aktualisieren unsere Videos regelmäßig.
Vorherige Versionen findest Du hier:
10.2024 - Link: https://youtu.be/txFWZqf2jfk
05.2023 - Link: https://youtu.be/cRVRTp8JPy8
11.2019 - Link: https://youtu.be/9h9gTYuqNSU