Terminvorschläge und Terminzettel (my/TZ)

In lemniscus gibt es zwei Bausteine, die gut zusammenarbeiten: Terminvorschläge und Terminzettel.

Terminvorschläge: Du markierst Termine im Kalender als Vorschlag; Klienty sagt zu oder ab. Das ist praktisch, wenn du einen Termin zunächst anbieten möchtest, bevor er fest gebucht wird.

Terminzettel (my/TZ): Die passende Zusammenstellung für Klienty und auf Wunsch für zusätzliche verknüpfte Benachrichtigungsempfängys. Du kannst den Terminzettel per E-Mail senden oder als Ausdruck mitgeben. Der Terminzettel enthält Terminvorschläge und eventuell auch bereits bestätigte zukünftige Termine.

Für einen einzelnen Termin kannst du direkt beim Erstellen stattdessen den Expressterminzettel nutzen.

Terminvorschläge im Kalender (manuell)

• Terminvorschlag anlegen
  Beim Anlegen eines Termins im Kalender setzt du den Haken bei "Termin muss noch bestätigt werden".
  Der Terminblock erscheint gelb im Kalender – so siehst du auf einen Blick, dass es sich um einen Vorschlag und keinen festen Termin handelt.

• Vorschlag bestätigen
  Sobald die Zusage da ist, bestätigst du den Termin im Kalender mit dem "Daumen-hoch-Symbol". Dadurch wird der Termin von einem Vorschlag zu einer festen Buchung und erscheint weiß im Kalender.

Ohne Online-Terminzettel passiert nichts automatisch. Du bestätigst und löschst Vorschläge selbst.

Video-Tutorial: Terminvorschläge

Hinweis: Video muss noch aktualisiert werden. Der Hilfeartikel wurde bereits aktualisiert.

Terminzettel und Online-Terminzettel in lemniscus

Mit Terminzetteln in lemniscus kannst du deinem Klienty oder verknüpften Akten eine Übersicht zukünftiger Termine geben und Terminvorschläge übermitteln – per E-Mail oder als Ausdruck.

Wenn der Terminzettel einen Link oder QR-Code enthält, können die Termine online bestätigt oder abgelehnt werden. So behältst du die Kontrolle, während dein Kalender sich automatisch aktualisiert.

Was ist ein Terminzettel?

Ein Terminzettel ist der kleine Bruder der Online-Terminvergabe:

• Termine per Hand auswählen: Anders als bei der Online-Terminvergabe suchst du die Termine selbst aus und verschickst sie per Mail oder druckst sie aus.

• Alle Termine auf einen Blick: Der Terminzettel zeigt zukünftige bestätigte Termine und Vorschläge. Vorschläge sind als solche gekennzeichnet.

• Flexibles Format: Du kannst den Terminzettel auf A4-, A5- oder A6-Papier ausdrucken.

• Optional Link/QR-Code zum Online-Terminzettel: Nur möglich, wenn mindestens ein Vorschlag enthalten ist und du die Option aktivierst. Handelt es sich nur um eine Übersicht bereits bestätigter Termine, gibt es keinen Online-Terminzettel.

Online-Terminzettel: Funktionen

Wenn ein Link/QR-Code enthalten ist, können Termine online bestätigt oder abgesagt werden.

• Vorschläge verwalten: Klienty bzw. verknüpfte Akten sehen offene Terminvorschläge.

• Maximale Auswahl: Du legst fest, wie viele Termine bestätigt werden dürfen (z. B. maximal 2 von 4 Vorschlägen).

• Zusätzliche Nachricht: Es kann eine Notiz an dich hinterlassen werden.

• Automatische Aktualisierung: Sobald Vorschläge bestätigt oder abgelehnt werden, aktualisieren sich der Online-Terminzettel und dein Kalender.

• E-Mail-Info: Du bekommst eine Benachrichtigung, wenn Termine zu- oder abgesagt werden.

Vorbereitungen: Einstellungen für Terminzettel

Bevor du Terminzettel verschicken kannst, musst du ein paar Einstellungen vornehmen.

Online-Terminzettel in den Orga-Daten erlauben

Aktiviere über unser Logo/Fischli → Zahnrad → Kachel "Orga-Daten" im Reiter "Termine" das Kästchen “Versenden von Online-Terminzetteln”.

Lege fest, wie lange Klienty oder eine Bezugsakte Zeit für eine Zusage hat und wie viele Termine maximal bestätigt werden dürfen. Beides kannst du vor dem Versand pro Terminzettel noch anpassen.

Nach Ablauf der Reaktionszeit verfällt der Link. Abgelaufene Vorschläge werden im Kalender rot markiert oder gelöscht, je nach Einstellung in den Orga-Daten:

• Häkchen bei "Termin-Vorschläge/Anfragen nach Ablauf löschen" -> Vorschläge werden aus dem Kalender gelöscht.

• Kein Häkchen -> Vorschläge werden nach Ablauf rot markiert und bleiben sichtbar. 

Textvorlagen anpassen

Unter unser Logo/Fischli → Zahnrad → Kachel "Textvorlagen" findest du die Standardtexte für Terminzettel und kannst sie nach deinen Wünschen anpassen.

Lass Platzhalter wie ${patient.name} unverändert!

Bei Bedarf kannst du mit "Textvorlage auf Standard zurücksetzen" zur Ausgangsvorlage zurückkehren. An dem blauen Stift auf der linken Seite erkennst du, wenn du eine Textvorlage angepasst hast. Mehr Informationen dazu findest du unter Textvorlagen anpassen.

Terminzettel erstellen

Gehe in deinen Kalender, klicke auf einen Termin und dann auf das Kalender-Symbol für "Terminzettel erstellen".

Ein neues Fenster öffnet sich:

Erster Reiter

Auf der linken Seite

• wählst du die Termine aus, die du auf den Terminzettel aufnehmen möchtest. Das können sowohl Termin-Vorschläge (gelb) als auch bereits bestätigte Termine (weiß) sein. Bestätigte Termine erkennst du auch an dem grünen Punkt unter dem “Daumen hoch-Symbol”.

• Du kannst Termine manuell durch das entfernen des Häkchens wieder aus dem Terminzettel löschen

• oder unten eine passende Vorauswahl treffen.

Auf der rechten Seite

• kannst du unter "Vorlage für Terminzettel-Einstellungen" optional eine Leistungskette wählen und dadurch deren Einstellungen für den Terminzettel übernehmen.

• In den “Anzeige-Optionen” darunter kannst du weitere individuelle Einstellungen vornehmen. Dieser Bereich ist insbesondere für den Online-Widerruf wichtig.

• Setze das Häkchen bei "Online-Terminzettel", wenn du möchtest, dass die Termine online bestätigt oder abgesagt werden können. Das Feld ist nur aktiv, wenn mindestens ein Terminvorschlag (gelb) im Terminzettel enthalten ist. Bei mehreren Empfängys ist der Link identisch. Ideal, wenn du während einer Behandlung nicht telefonisch gestört werden möchtest.
  Wenn du das Häkchen entfernst, wird der Terminzettel zur reinen Übersicht (keine Online-Funktion, kein Link). Du kannst ihn aber sowohl drucken als auch per E-Mail versenden.

• Hast du Leistungen in deinem Portfolio, die einen “Online-Widerrufen” voraussetzen, kannst du entsprechende Einstellungen im nächsten Feld vornehmen.

• Nach Fertigstellung der geplanten Multiportale kannst du dann auch das gewünschte “Portal für Online-Terminzettel” auswählen. Derzeit gibt es nur ein Portal.

• Bleiben noch mögliche manuelle Einstellungen für das Zeitlimit für die Termin-Zusage und die Anzahl bestätigbarer Termine, wenn du nicht deine Standard-Einstellung aus den  Orga-Daten behalten möchtest.

• Wenn du den Terminzettel ausdrucken möchtest, wählst du zu guter Letzt das Briefpapier aus.

Terminzettel drucken

Über den Button "Terminzettel drucken" erzeugst du ein PDF auf deinem gewählten Briefpapier, das du ausdrucken kannst. Adressat ist hier immer nur die betroffene Akte, unabhängig davon, ob weitere Akten für Benachrichtigungen ausgewählt sind. Der Ausdruck enthält - falls aktiviert - den QR-Code zum Online-Terminzettel.

Zweiter Reiter

Hier kannst du entweder bei Bedarf händisch eine individuelle Nachricht hinzufügen, oder du hast eine Info, die alle Klientys betrifft - dann kannst du auch den Zusatztext automatisch hinzufügen lassen, so dass du ihn nicht jedesmal hineinschreiben musst. Wie das geht steht im nächsten Abschnitt.
Info: Derzeit kann nur per E-Mail versendet werden, später ist die Threema- und SMS-Funktion aber auch möglich. Bitte achte bei der SMS darauf, nicht zu lange Texte zu verfassen.

Zusatztext automatisch hinzufügen

In der Kachel "Textvorlagen" gibt es die Vorlage "Terminzettel - Zusatztext (E-Mail)". Was du hier einträgst, erscheint automatisch in diesem Reiter. Im Terminzettel selbst kannst du den Text natürlich bei Bedarf wieder löschen oder weiter individuell anpassen, ohne die Textvorlage zu ändern.

Hinweis: Anfangs- und Schlusstext kommen ebenfalls aus den Textvorlagen. Sie können aber im Terminzettel selbst nicht mehr bearbeitet werden, da für jede empfangende Akte automatisch eine eigene E-Mail mit den passenden Anrede- und Grußformeln erzeugt wird. In unserer Standardvorlage für den Schlusstext befindet sich eine Formel, die du nicht löschen solltest, wenn du die Funktion "Zusatztext" nutzen möchtest:

<#if zusatzText?has_content>

${zusatzText}

#if

Dritter Reiter

Hier kannst du links die möglichen Empfängys auswählen (also die betroffene Akte und ggf. verknüpfte Akten, die Benachrichtigungen empfangen dürfen).
Rechts siehst du die Vorschau der E-Mail, wie sie inhaltlich auch der Empfängy bekommt.

Empfängys auswählen

Wenn die Akte verknüpfte Bezugsakten hat, kannst du mehrere Benachrichtigungsempfängys auswählen. lemniscus zeigt dir hier nur Akten, die Benachrichtigungen empfangen dürfen, also die betroffene Akte selbst und alle verknüpften Akten, die in der Verknüpfung als Benachrichtigungsempfängy markiert sind.

Über der Vorschau, im Bereich “Terminzettel versenden” legst du pro (links blau markierter) Akte fest, ob sie den Terminzettel per E-Mail, oder keine Benachrichtigung bekommen soll. Aktiviere bei der jeweiligen Akte "Terminzettel per E-Mail schicken" oder wähle "Keinen Terminzettel schicken".
Wie viele Empfängys du ausgewählt hast, siehst du oben am Button "Terminzettel an x Empfänger senden".

Regeln für die Empfängy-Auswahl von verknüpften Akten

Berechtigung "Benachrichtigungen"
Diese Berechtigung sorgt dafür, dass eine verknüpfte Akte überhaupt in der Liste erscheint.
Das gilt auch dann, wenn für eine Akte keine automatischen Benachrichtigungen aktiviert sind - solange sie in der Verknüpfung als Benachrichtigungsempfängy markiert ist.

Regeln für verknüpfte Akten ohne automatische Benachrichtigungen

• E-Mail-Adresse hinterlegt: Terminzettel möglich (ist zunächst grau markiert, aber du kannst die Option "Terminzettel per E-Mail schicken" manuell auswählen). Online-Terminzettel nur dann möglich, wenn zusätzliche Berechtigung "Termine" vorhanden.

• ohne E-Mail-Adresse: Benachrichtigung nicht möglich (rot markiert)
  

Berechtigung "Termine"
Diese Berechtigung entscheidet, ob eine Akte auf den Online-Terminzettel zugreifen kann.

Wenn du das Häkchen bei "online Terminzettel" gesetzt hast, können nur Akten mit Terminzugriff als Empfängy für den E-Mail-Versand ausgewählt werden. Akten ohne Terminzugriff erscheinen zwar in der Liste, können aber nicht ausgewählt werden, selbst dann nicht, wenn Benachrichtigungen grundsätzlich erlaubt sind.

Beispiel: Eine Akte mit Benachrichtigungsrecht, aber ohne Terminzugriff, erscheint zwar in der Liste, kann aber keine Nachricht erhalten (hier Bibi Blocksberg):

Wenn du trotzdem versuchst, den Versand zu aktivieren, zeigt lemniscus eine deutliche Meldung, dass die E-Mail-Benachrichtigung nicht möglich ist:

E-Mail-Versand mit und ohne Online-Link

• Ist das Häkchen bei "Online-Terminzettel (Link in E-Mail / QR-Code in PDF)" gesetzt, erhalten alle Mails denselben Link. Das bedeutet: Wer zuerst einen Termin bestätigt oder absagt, ist anderen verknüpften Akten zuvorgekommen. Diese können nicht mehr aktiv werden.

• Ist es nicht gesetzt, können trotzdem Mails verschickt werden. Sie enthalten dann keinen Link, sondern eine Terminübersicht.

Weiter geht’s: zum Online-Terminzettel

Nachdem du deine Auswahl für Termine und Empfängys getroffen hast, gibt es zwei Wege:

• • Per E-Mail: Die Mail enthält - wenn aktiviert - den Link zum Online-Terminzettel.

  • Gedruckt: Auf dem Ausdruck steht - wenn aktiviert - ein QR-Code, der zum Online-Terminzettel führt.

So sieht ein Online-Terminzettel aus:

Hinweis: Wenn mehrere Empfängys Zugriff auf den Online-Terminzettel haben, zählt die erste Rückmeldung (Zu- oder Absage) für die betroffene Akte. Wer später klickt, sieht nur den aktuellen Status und kann nichts mehr ändern.

Automatische Updates im Kalender

• Kalenderaktualisierung: Sobald Klienty Termine bestätigt oder ablehnt, aktualisiert sich der Kalender automatisch. Ausgewählte Termine werden weiß im Kalender angezeigt und sind damit fest gebucht. Nicht angenommene Termine werden rot bzw. automatisch aus deinem Kalender entfernt (wenn das Entfernen in der Kachel Orga-Daten aktiviert wurde).

Tipps zur Gestaltung von Terminzetteln

Abgesehen davon, dass du für den Ausdruck verschiedene Papierformate und Briefpapiere nutzen kannst, hast du viel Spielraum für die Gestaltung deines Online-Terminzettels, wenn du dafür entsprechende Leistungsketten anlegst. Beim Anlegen einer Leistungskette gehst du dazu in den Reiter "Online-Rezeption (my-Dienste)" und dann in den Reiter "Online Terminzettel (my/TZ)", um Beschreibungen oder Videos hinzuzufügen.

Video-Tutorial: Terminzettel

Hinweis: Video muss noch aktualisiert werden. Der Hilfeartikel wurde bereits aktualisiert.

Hinweis: Express-Terminzettel

Wenn du direkt beim Anlegen, Duplizieren oder Verschieben eines Termins nur einen einzelnen Terminvorschlag machen möchtest, kannst du einen Expressterminzettel verwenden.

Er erstellt automatisch einen Terminvorschlag und öffnet den Versanddialog.

Über den Expressterminzettel hast du weniger Anpassungsmöglichkeiten als beim "normalen" Terminzettel, weil hier die Einstellungen direkt aus deinen Orga-Daten übernommen werden.

Mehr Informationen dazu im Hilfeartikel Express-Terminzettel.

Vorherige Versionen des Videos

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts, frühere Versionen findest du hier:

• 09.2025 - Link: https://youtu.be/xX_FFpv8wCk

• 09.2025 - Link: https://youtu.be/3AWz0Epjejc

• 12.2024 - Link: https://youtu.be/mHp2DZetXuE

• 11.2024 - Link: https://youtu.be/NSs0o2K_A_I

• 03.2023 - Link: https://youtu.be/OsTdCL3V8lg

• 01.2023 - Link: https://youtu.be/mkRiZdj6z1Q

• 08.2022 - Link: https://youtu.be/inYoy4dJ_SU

• 11.2020 - Link: https://youtu.be/XCSQ6QhLt8g

• 01.2019- Link: https://youtu.be/CD0RUVoIUxg

• 11.2017 - Link: https://youtu.be/Cu6A8VGyjL0

• 01.2016 - Link: https://youtu.be/2rnEmuZfbz8