Termine vergeben

Die Terminvergabe in lemniscus ist intuitiv gestaltet und bietet dir viele praktische Funktionen, um den Praxisalltag effizient zu organisieren. Hier erfährst du Schritt für Schritt, wie du Termine anlegst und verwaltest.

Video-Tutorial: Termine vergeben

Termine anlegen

Das Symbol "T+ " ist dein Einstiegspunkt für die Terminvergabe. Es findet sich in der

• Menüleiste oben rechts

• Aktenliste links neben jeder Akte

• Akte in der linken gelben Menüleiste

• Terminübersicht im Terminplan unten

Wenn du dieses Symbol anklickst, kannst du eine vorhandene Akte auswählen oder eine neue Akte anlegen, indem du Vor- und Nachname vergibst.

Das Terminfenster

Im Terminfenster legst du alle wichtigen Informationen für einen Termin fest. Viele Werte werden automatisch vorbelegt, können aber jederzeit angepasst werden – auch später noch, solange noch keine Rechnung erstellt wurde.

Oberer Bereich:

Akte:
Je nach Ausgangspunkt ist hier entweder schon die Akte voreingestellt, oder du wählst eine vorhandene Akte aus bzw. legst eine neue Akte an.

Paket:
Ein Paket ist ein Planungsbudget. Also sowas wie zum Beispiel ein Rezept für 6 Anwendungen oder eine 10er Karte für eine Anwendung. Wenn für diese Akte ein Paket hinterlegt ist, erscheint es hier. An dieser Stelle kannst du auch ein anderes Paket wählen. Rechts davon, unter "Paket-Übersicht" siehst du den Fortschritt des Pakets. Unser Hilfeartikel dazu: Das Planungsbudget in lemniscus: Pakete.

Leistungskette:
Füge eine Leistungskette hinzu, um Dauer, Vor- und Nachlaufzeiten, Terminbezeichnung und erwartete Leisungen, die du erbringen wirst, einzufügen. Mehr dazu hier: Leistungen und Leistungsketten.

Dauer sowie Vor- und Nachlaufzeit:
Die Standarddauer wird zunächst aus den Orga-Daten (Reiter „Termine“) übernommen. Du kannst sie aber jederzeit überschreiben oder direkt über die Zahlenfelder eine andere Dauer auswählen.

Zusätzlich kannst du Vor- und Nachlaufzeiten festlegen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

• Vor- und Nachlaufzeit - Zeit für dich:
  Möchtest du vor oder nach einer Behandlung Zeit für dich einplanen, z. B. zum Lüften, Aufräumen oder für eine kurze Pause, trägst du hier eine positive Vor- oder Nachlaufzeit ein.
  Diese Zeiten werden auch bei der Online-Terminvergabe berücksichtigt und im Terminplan hellgrün dargestellt.
  

• Negative Vor- und Nachlaufzeit - Zeit für Klienty ohne dich
  Mit einer negativen Vor- oder Nachlaufzeit kannst du Klienty bereits vor oder nach dem eigentlichen Termin in die Praxis bestellen, obwohl du selbst noch nicht oder nicht mehr bei ihm bist.

  Auch diese Zeiten werden bei der Online-Terminvergabe berücksichtigt und im Terminplan hellorange dargestellt.

  • Beispiel:

    Klienty A. Platz wird bereits um 14:15 Uhr in die Praxis bestellt. Der eigentliche Termin mit dir beginnt aber erst 30 Minuten später um 14:45 Uhr. Bis dahin kann Klienty beispielsweise den Anamnesebogen ausfüllen, während du noch mit I. Super im vorherigen Termin beschäftigt bist.

  Vor- und Nachlaufzeit: Zeiten für “dich” werden hellgrün dargestellt	Negative Vor- und Nachlaufzeit: Zeiten für Klienty “ohne dich” sind hellorange angezeigt

Farbe:
Wenn du Termine visuell schnell von anderen unterscheiden möchtest, z. B. nach Behandlungs- oder Abrechnungsart, klicke im Feld "Farbe" auf das Auswahlfeld ("keine"). Es öffnet sich ein Farbauswahl-Menü.

Termin-Bezeichnung:
Als Termin-Bezeichnung ist standardmäßig „Behandlung“ hinterlegt, aber das Feld kann geändert werden. lemniscus merkt sich die Bezeichnungen, die du bisher verwendet hast, und zeigt dir nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen die Auswahlmöglichkeiten aus deiner Liste an. Begriffe, die du seit einem Jahr nicht mehr benutzt hast, verschwinden aus dieser Liste. Bei Folgebehandlungen einer Akte zeigt dieses Feld zunächst die Bezeichnung, die du beim letzten Termin dieser Akte verwendet hast.
Mit einem Klick auf „Standard merken“ merkt sich lemniscus diese Bezeichnung für zukünftige Termine.

Anmerkungen:
Hier erscheinen z.B. die Hinweise, die dein Klienty bei der Buchung über die Online-Terminvergabe eingetragen hat. Du kannst auch selbst etwas hineinschreiben - z.B. wenn Klienty beim letzten Termin seinen Regenschirm bei dir vergessen hat usw. Die Anmerkungen werde nspter in die Termindokumentation übernommen, dort kannst du sie b.B. auch wieder heraus löschen.
Anmerkungen sind - je nach länge des Termins - auch schon im Terminplan zu sehen:

Diagnose:
Diagnosen können eingetippt werden, oder du wählst direkt darunter Diagnosen aus der ICD10 aus oder fügst die Dauerdiagnose ein.

Einstellungen:

• Leistungsketten als Standard übernehmen: Hast du eine Leistungskette angelegt, kannst du diese mit dem Setzen des Häkchens als Standard hinterlegen. Dadurch wird bei jedem neuen Termin diese Leistungskette automatisch vorbelegt (kann natürlich auch wieder mit dem kleinen X gelöscht werden und du kannst eine andere Leistungskette auswählen.

• Diagnose als Standard übernehmen: Setzt du hier das Häkchen…
  

  
  wird die Diagnose als “Dauerdiagnose” in den Stammdaten der Akte gespeichert.
  

• Termin muss noch bestätigt werden: Beim Anlegen des Termins kannst du den Status „Termin muss noch bestätigt werden“ setzen. Diese Termine sind entweder Terminvorschläge von dir, oder Termin-Anfragen von Klientys über die Online-Terminvergabe.
  Diese Termine erscheinen gelb in deinem Terminplan, damit man sie schnell erkennen kann. Hier ein Vergleich:
  

  
  Gelbe Termine sind z.B. dann sinnvoll, wenn du mehrere Terminvorschläge verschicken willst und Klienty einen oder mehrere davon noch bestätigen soll. Wurde der Termin vom Klienty bestätigt, markierst du ihn mit dem Daumen-Hoch-Symbol als „bestätigt“. Ausnahme: Du hast das Termin-Dashboard aktiviert. Dann kann Klienty online Termine Zu-/Absagen und dein Kalender aktualisiert sich automatisch.

• Zoom-Meeting: Nur sichtbar, wenn du Zoom-Meetings mit lemniscus eingerichtet hast.

• Autom. Benachrichtigungen deaktivieren: Kann z.B. sinnvoll sein, wenn du über den Reiter “Terminvorschläge” sehr viele Termine auf einmal machen willst - Klienty aber nicht über jeden einzelnen Termin eine separate Mail erhalten soll. Die Terminzettel-Funktion geht auch über diesen Reiter nach Ende der Terminauswahl, so wird nur eine Mail mit allen Terminen auf einmal erzeugt.
  Hinweis: Ist das Häkchen hier gesetzt, werden auch keine Terminerinnerungen oder Terminverschiebungen mehr elektronisch verschickt, bis du das Häkchen entfernst.
  

• Absage via Termin-Dashboard verbieten: Darf der Termin von Klienty nicht über das Termin-Dashboard online abgesagt werden, kannst du das mit setzen des Häkchens hier einstellen.

Unterer Bereich (schwarzer Balken):

Bis auf den Reiter Terminvorschläge ersparen dir die restlichen Reiter im Prinzip “den Wechsel in die Akte, um nochmal kurz eine Info herauszufinden”:

Akten-Übersicht: Dieser Reiter bündelt die wichtigsten Informationen zur ausgewählten Akte auf einen Blick: Akten-Anmerkungen, Akten-Verknüpfungen sowie vergangene und zukünftige Termine.

Dokumente & Notizen: Hier findest du alle Dokumente und Notizen, die bereits zu diesem Termin erstellt wurden. Hast du den Upload über das Termindashboard  aktiviert, erscheinen hier außerdem Dateien, die Klienty hochgeladen hat, z. B. Arztbriefe oder Befunde.

Extra-Einstellungen: Hier legst du fest, welche Zusatzinformationen bei der elektronischen Kommunikation (z. B. per E-Mail, SMS oder Threema) für diesen Termin verwendet werden.
Hast du bereits im oberen Bereich eine Leistungskette ausgewählt, die bereits passende Einstellungen enthält, werden deren Einstellungen automatisch übernommen. Bei Bedarf kannst du sie für diesen Termin jederzeit anpassen.

Portal & Widerruf: Da es derzeit nur ein Portal gibt, kann hier noch nichts ausgewählt werden.
Die Widerruf-Einstellungen betreffen ausschließlich Leistungen, die dem gesetzlichen Widerrufsrecht bei Fernabsatz unterliegen.
Sobald du einen festen Termin speicherst oder einen Terminvorschlag bestätigst, setzt lemniscus den Beginn der Widerrufsfrist automatisch. Darüber informiert dich auch eine Meldung oben rechts im Terminplan:

Terminvorschläge: Wie du mit Terminvorschlägen und Serienterminen arbeitest, erfährst du im Hilfeartikel Mehrfach-Termine / Serientermine in lemniscus.

Termin im Kalender platzieren

Nun kennst du den Aufbau, die Funktionen und Einstellungen für einen neuen Termin. Also los, vergeben wir gleich mal einen neuen Termin.

Klicke rechts oben auf den Button "Termin vergeben", wenn du einen Termin vergeben möchtest, oder ggf. auf "Mehrere Termine vergeben" (mehr dazu: Mehrfach-Termine / Serientermine in lemniscus).

Suche dir im Kalender einen freien Platz und klicke, um den Termin oder die Termine zu setzen.

Hinweis: Wenn du mehrere Termine in den Terminplan setzt, denke daran, den “Termin-vergeben-Modus” durch Klicken auf das rote Kreuz auf der linken Seite oben zu beenden, sobald du ausreichend Termine gesetzt hast. lemnsicus weiß nicht, wie viele Termin du vergeben willst, weshalb es sich nicht automatisch schließt.

Geschafft: Du hast erfolgreich Termine vergeben!

Graue Balken über dem Termin?

Falls du dich mal fragst, warum “graue Balken” über den Terminen im Terminplan zu sehen sind:

Termine verwalten

Manchmal muss mit einem vergebenen Termin später nochmal etwas gemacht werden. Auch hier kannst du in lemniscus direkt im Terminplan schnell und ohne große Umwege Änderungen machen. Klappe den Termin einfach auf, indem du mit der Maus auf den Termin “hoverst”:

Termine verschieben

• Innerhalb derselben Woche: Halte und ziehe den Termin mit der Maus an die gewünschte Stelle (drag & drop).

• In eine andere Woche: Nutze den Terminverschiebe-Modus (T mit Pfeil). Dann hüpft der Termin wieder links oben in die Ecke, bis du ihn am neuen Platz absetzt.
  

Termin duplizieren

Möchtest du einen Termin duplizieren, dann klicke links unten auf das “kleine dicke d” (das große dünne D weiter oben steht für Termin-Dokumentation).
Hinweis: Handelt es sich bei dem Termin um eine widerrufspflichtige Leistung, dann wird der duplizierte Termin automatisch gelb und muss von Klienty nochmals explizit bestätigt werden.

Termin absagen oder löschen

Einfach auf das Mülleimer-Symbol klicken, dann geht ein neues Dialog-Fenster für die Benachrichtigungen auf. Mehr dazu: Termin löschen, Termin absagen

Status über Farbcodes von Terminen im Terminplan

Lemniscus verwendet Farbcodes im Terminplan, um den Status von Terminen anzuzeigen. Dadurch kannst du direkt im Kalender auf einen Blick erkennen, ob ein weiterer Schritt erforderlich ist.

Bei gelben Terminen: Die Balken (oder Ränder)  bei Terminanfragen/-vorschlägen sind am Anfang lila, bis sich etwas ändert:

• Rechter Balken/Rand

  • Orange: Terminvorschlag wurde verschickt

  • Rot: Wird angezeigt, wenn die Zusage-Dauer abgelaufen ist und du in den Orga-Daten im Reiter “Termine” nicht das Häkchen bei “Termin-Vorschläge/Anfrage nach Ablauf löschen” aktiviert hast

Bei weißen Terminen: Am Anfang sind die Balken bei festen Terminen rechts und links grau, bis du etwas änderst:

• Linker Balken/Rand

  • Gelb: Du hast den auf Termin wahrgenommen gesetzt

  • Grün: Du hast den Termin fertig bearbeitet

• Rechter Balken/Rand

  • Lila: Rechnung als Entwurf erstellt

  • Gelb: Rechnung final erstellt

  • Grüngelb: Teilzahlung eingegangen

  • Grün: Zahlung vollständig eingegangen

• Unterer Balken/Rand (erscheint erst, wenn du eine Termindokumentation anfängst)

  • Lila: Termindokumentation als Entwurf erstellt

  • Grün: Termindokumentation fertig oder gesperrt

Zusatzfunktionen

Terminzettel

Verschicke deine Terminvorschläge elektronisch, damit Klienty dann direkt zusagen oder ablehnen kann. Du kannst Terminzettel auch auf individuelles Briefpapier ausdrucken. Eine genauere Anleitung zu Terminvorschlägen und Terminzetteln findest du unter Terminvorschläge und Terminzettel (my/TZ).

Terminerinnerungen

Versende Erinnerungen per SMS, E-Mail oder Threema, um Terminausfälle zu reduzieren.
Mehr dazu hier: Terminbenachrichtigungen

Tagestermine als Blocker in deinem Kalender

Termine ohne zugeordnete Akte vergeben

Inbesondere für lemniscus-Nutzys mit S- oder M-Abo ist die Möglichkeit interessant, Termine einzutragen, die das Terminkontigent pro Kalendermonat nicht belasten (Privattermine, Zeit für Buchhaltung...). Mehr dazu hier: Zeit blockieren, Privattermine eintragen.

Vorherige Versionen des Videos

Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts; frühere Versionen findest du hier:

• 02.2025 - Link: https://youtu.be/gaZ_NPhOyAw

• 10.2023 - Link: https://youtu.be/D38FXLIcMNg

• 10.2023 - Link: https://youtu.be/qdSKcLzqS10

• 01.2019 - Link: https://youtu.be/fvT-IhfMrkw

• 09.2017 - Link: https://youtu.be/5o__jaCCwNo

• 11.2016 - Link: https://youtu.be/rLSOAQxiKuU

• 02.2016 - Link: https://youtu.be/8i3mJ3OLmsE