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Zusätzliche Angaben bereits bei der Online-Terminbuchung abfragen
Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du bei der Online-Terminbuchung zusätzliche Angaben von Neuklientys abfragen – zum Beispiel eine Versicherungsnummer, den Namen der Hausarztpraxis oder andere Informationen, die du für deine Arbeit benötigst.
Die eingegebenen Angaben werden direkt in der Klientyakte gespeichert und stehen dort als Textvariablen zur Verfügung. So kannst du sie später beispielsweise in Rechnungen, E-Mails, Terminzetteln oder anderen Dokumenten weiterverwenden.
Vorteile benutzerdefinierter Felder
Benutzerdefinierte Felder helfen dir dabei, wichtige Angaben bereits vor dem Termin strukturiert zu erfassen:
zusätzliche Informationen bereits bei der Terminreservierung erfassen,
Rückfragen per Telefon oder E-Mail vermeiden,
Stammdaten vollständig übernehmen,
individuelle Angaben für deine Praxis abfragen,
die erfassten Werte später automatisiert in Dokumenten und Textvorlagen verwenden.
Beispiel: Fragst du bei der Online-Terminbuchung die Versicherungsnummer ab, wird sie direkt in der neu angelegten Klientyakte gespeichert. Anschließend kannst du sie über die zugehörige Textvariable beispielsweise automatisch in Rechnungen oder anderen Dokumenten verwenden.
Die eingegebenen Informationen werden zunächst also nur in der Akte als Textvariable gespeichert.
Die Angaben werden zunächst als Textvariablen in der Klientyakte gespeichert. Möchtest du sie anschließend automatisch in Rechnungen, E-Mails oder anderen Dokumenten verwenden, findest du passende Beispiele im Hilfeartikel zu Textvariablen und Wenn-dann-Abfragen.
Benutzerdefinierte Felder anlegen und bearbeiten
Öffne über unser Logo/Fischli -> Zahnrad die Kachel „Benutzerdefinierte Felder“ und klicke auf “Neues Feld anlegen”.
| Schlüsselwort Das Schlüsselwort ist nur für dich sichtbar und dient später als Name der Textvariable in der Klientyakte. Verwende am besten kurze, eindeutige Begriffe ohne Sonderzeichen oder Emojis. Sortierung Hier bestimmst du die Reihenfolge der benutzerdefinierten Felder. Bleibt das Feld leer, werden sie alphabetisch nach ihrer Bezeichnung sortiert. Bezeichnung für my/OT Diese Bezeichnung sehen deine Klientys während der Online-Terminbuchung. Formuliere möglichst kurz und eindeutig, welche Angabe du benötigst, zum Beispiel „Versicherungsnummer“ oder „Hausarztpraxis“. Bei einer mehrsprachigen Online-Terminvergabe kannst du für jede angebotene Sprache eine eigene Bezeichnung hinterlegen. |
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Speichere das Feld anschließend, damit es für die weitere Einrichtung zur Verfügung steht.
Benutzerdefinierte Felder für die Online-Terminvergabe anktivieren
Damit ein benutzerdefiniertes Feld bei der Online-Registrierung angezeigt wird, musst du es anschließend im Aktenprofil aktivieren.
Öffne dazu die KachelPortale → Portal bearbeiten → Akten-Profile → Aktenprofil bearbeiten → Reiter “Benutzerdefinierte Felder”.
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Für jedes Feld legst du fest, ob die Angabe bei der Online-Registrierung verpflichtend oder optional sein soll.
Sobald eine der beiden Optionen aktiviert ist, wird das Feld in my/OT angezeigt.
Möchtest du ein Feld nicht abfragen, wähle „Keine Erfassung“. Das Feld wird dann bei der Online-Registrierung nicht mehr angezeigt.
So sehen benutzerdefinierte Felder in der Online-Terminvergabe aus
Die aktivierten Felder erscheinen während der Online-Registrierung direkt bei den persönlichen Angaben. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden, bevor die Terminbuchung fortgesetzt werden kann.
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Vor dem Absenden werden die eingegebenen Angaben noch einmal in der Zusammenfassung angezeigt.
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Wo werden die Angaben gespeichert?
Nach der Registrierung werden die eingegebenen Angaben automatisch in der Klientyakte unter „Textvariablen“ gespeichert.
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Dort kannst du die Angaben jederzeit bearbeiten und über Textvariablen in Textvorlagen, Rechnungen, E-Mails oder anderen Dokumenten weiterverwenden.
Ein Beispiel zur Verwendung von Textvariablen in Textvorlagen findest du in diesem Hilfeartikel.
FAQ
Warum wird mein benutzerdefiniertes Feld in my/OT nicht angezeigt?
Prüfe zuerst, ob das Feld im Aktenprofil für die Online-Terminvergabe aktiviert wurde.
Öffne dazu:
Kachel Portale → Portal bearbeiten → Akten-Profile → Aktenprofil bearbeiten → Benutzerdefinierte Felder.
Dort muss das betreffende Feld entweder als Pflichtfeld oder als optionale Angabe aktiviert sein. Steht es auf „Keine Erfassung“, wird es in my/OT nicht angezeigt.
Kann ich ein benutzerdefiniertes Feld als Pflichtfeld festlegen?
Die eingegebenen Angaben werden nach der Registrierung automatisch in der Klientyakte unter „Textvariablen“ gespeichert.
Dort kannst du die Werte später ansehen, bearbeiten oder für andere Zwecke weiterverwenden.
Kann ich die Angaben später in Rechnungen oder E-Mails verwenden?
Ja. Die Inhalte benutzerdefinierter Felder stehen dir als Textvariablen zur Verfügung.
Dadurch kannst du sie beispielsweise in Rechnungen, E-Mails, Terminzetteln oder anderen Textvorlagen automatisch ausgeben lassen.
Kann ich benutzerdefinierte Felder mehrsprachig anlegen?
Ja. Für die Bezeichnung, die deine Klientys in my/OT sehen, kannst du je nach angebotener Sprache eine eigene Übersetzung hinterlegen.
So kann beispielsweise dasselbe Feld auf Deutsch als „Versicherungsnummer“ und auf Englisch mit einer passenden englischen Bezeichnung angezeigt werden.
Kann ich ein benutzerdefiniertes Feld später wieder aus der Online-Terminvergabe entfernen?
Ja. Du musst das Feld dafür nicht löschen.
Öffne das Aktenprofil und stelle das betreffende Feld auf „Keine Erfassung“. Es wird dann bei der Online-Registrierung nicht mehr angezeigt, bleibt aber grundsätzlich in lemniscus erhalten.
Werden benutzerdefinierte Felder auch bei Bestandsklientys abgefragt?
Die benutzerdefinierten Felder werden bei der Online-Registrierung entsprechend den Einstellungen des verwendeten Aktenprofils angezeigt.
Ob und wann ein Feld bei bereits bestehenden Klientys erneut abgefragt wird, hängt vom jeweiligen Buchungs- und Registrierungsablauf ab.
Diesen letzten FAQ-Punkt würde ich nur aufnehmen, wenn das technisch genauso zutrifft. Wenn ihr mir sagt, wie my/OT sich bei Bestandsklientys hier genau verhält, formuliere ich ihn euch sauber und eindeutig.