my/OT: Benutzerdefinierte Felder anlegen

Voraussetzung: Ab XL-Abo verfügbar

Zusätzliche Angaben bereits bei der Online-Registrierung abfragen

Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du bei der Online-Registrierung von Neuklientys zusätzliche Angaben abfragen.

So kannst du neben den üblichen persönlichen Daten wie Name und Adresse beispielsweise auch eine Versicherungsnummer, den Namen der Hausarztpraxis oder andere Informationen erfassen, die du für deine Arbeit benötigst.

Die eingegebenen Angaben werden direkt in der Klientyakte gespeichert und stehen dort als Textvariablen zur Verfügung.

Textvariablen sind aber nicht auf die Online-Terminvergabe beschränkt: Du kannst sie auch jederzeit selbst in den Stammdaten einer Akte anlegen – beispielsweise bei deinen Bestandspatientys.

So kannst du die hinterlegten Informationen später beispielsweise in Rechnungen, E-Mails, Terminzetteln oder anderen Dokumenten weiterverwenden.

Wie du Textvariablen selbst anlegst und was du damit machen kannst, zeigen wir dir unter Akten: Individuelle Angaben mit Textvariablen hinterlegen

Vorteile benutzerdefinierter Felder

Benutzerdefinierte Felder helfen dir dabei, wichtige Angaben bereits vor dem Termin strukturiert zu erfassen:

zusätzliche Informationen bereits bei der Terminreservierung erfassen,
Rückfragen per Telefon oder E-Mail vermeiden,
Stammdaten vollständig übernehmen,
individuelle Angaben für deine Praxis abfragen,
die erfassten Werte später automatisiert in Dokumenten und Textvorlagen verwenden.

Beispiel: Fragst du bei der Online-Terminbuchung die Versicherungsnummer ab, wird sie direkt in der neu angelegten Klientyakte gespeichert. Anschließend kannst du sie über die zugehörige Textvariable beispielsweise automatisch in Rechnungen oder anderen Dokumenten verwenden.

Was passiert mit den eingegebenen Angaben?

Die Angaben aus deinen benutzerdefinierten Feldern werden automatisch in den Stammdaten der jeweiligen Akte als Textvariablen gespeichert.

Damit sind sie nicht einfach nur irgendwo abgelegt: lemniscus kann diese Informationen später wiederverwenden – beispielsweise in Textvorlagen für Rechnungen, Terminzettel oder E-Mails.

Was Textvariablen genau sind, wo du sie in der Akte findest und wie du sie weiterverwenden kannst, zeigen wir dir im Hilfeartikel Akten: Individuelle Angaben mit Textvariablen hinterlegen

Benutzerdefinierte Felder anlegen und bearbeiten

Öffne über unser Logo/Fischli -> Zahnrad die Kachel „Benutzerdefinierte Felder“ und klicke auf “Neues Feld anlegen”.

Schlüsselwort

Das Schlüsselwort ist nur für dich sichtbar und dient später als Name (Schlüssel) der Textvariable in der Klientyakte. Verwende am besten kurze, eindeutige Begriffe ohne Sonderzeichen oder Emojis.

Sortierung

Hier bestimmst du die Reihenfolge der benutzerdefinierten Felder. Bleibt das Feld leer, werden sie alphabetisch nach ihrer Bezeichnung sortiert.

Bezeichnung für my/OT

Diese Bezeichnung sehen deine Klientys während der Online-Terminbuchung. Formuliere möglichst kurz und eindeutig, welche Angabe du benötigst, zum Beispiel „Versicherungsnummer“ oder „Hausarztpraxis“.

Bei einer mehrsprachigen Online-Terminvergabe kannst du für jede angebotene Sprache eine eigene Bezeichnung hinterlegen.

Speichere das Feld anschließend, damit es für die weitere Einrichtung zur Verfügung steht.

Benutzerdefinierte Felder für die Online-Terminvergabe aktivieren

Damit ein benutzerdefiniertes Feld bei der Online-Registrierung angezeigt wird, musst du es anschließend im Aktenprofil aktivieren.
Öffne dazu die Kachel Portale → Portal bearbeiten → Akten-Profile → Aktenprofil bearbeiten → Reiter “Benutzerdefinierte Felder”.

Für jedes Feld legst du fest, ob die Angabe bei der Online-Registrierung verpflichtend oder optional sein soll.
Sobald eine der beiden Optionen aktiviert ist, wird das Feld in my/OT angezeigt.

Möchtest du ein Feld irgendwann mal nicht mehr abfragen, wähle „Keine Erfassung“. Das Feld wird dann bei der Online-Registrierung nicht mehr angezeigt.

So sehen benutzerdefinierte Felder in der Online-Terminvergabe aus

Die aktivierten Felder erscheinen während der Online-Registrierung direkt bei den persönlichen Angaben. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden, bevor die Terminbuchung fortgesetzt werden kann.

Vor dem Absenden werden die eingegebenen Angaben noch einmal in der Zusammenfassung angezeigt.

Wo werden die Angaben gespeichert?

Nach der Registrierung werden die eingegebenen Angaben automatisch in der Klientyakte unter „Textvariablen“ gespeichert.

Dort kannst du die Angaben jederzeit ansehen und bearbeiten. Möchtest du sie später beispielsweise automatisch in Rechnungen, E-Mails, Terminzetteln oder anderen Dokumenten verwenden, kannst du dafür die Textvariablen nutzen.

Wie das funktioniert und wie du Textvariablen auch selbst in einer Akte anlegst, zeigen wir dir unter Akten: Individuelle Angaben mit Textvariablen hinterlegen

FAQ

Warum wird mein benutzerdefiniertes Feld in my/OT nicht angezeigt?

Prüfe zuerst, ob das Feld im Aktenprofil für die Online-Terminvergabe aktiviert wurde.

Öffne dazu:
Kachel Portale → Portal bearbeiten → Akten-Profile → Aktenprofil bearbeiten → Benutzerdefinierte Felder.

Dort muss das betreffende Feld entweder als Pflichtfeld oder als optionale Angabe aktiviert sein. Steht es auf „Keine Erfassung“, wird es in my/OT nicht angezeigt.

Kann ich die Angaben später in Rechnungen, E-Mails oder anderen Dokumenten verwenden?

Ja. Die Angaben aus benutzerdefinierten Feldern werden als Textvariablen in der Akte gespeichert. Dadurch kannst du sie später über deine Textvorlagen beispielsweise automatisch in Rechnungen, E-Mails, Terminzetteln oder anderen Dokumenten verwenden.

Möchtest du zusätzlich festlegen, wann eine Angabe oder ein bestimmter Text erscheinen soll, kannst du Textvariablen mit Wenn-dann-Abfragen kombinieren.

Wie beides funktioniert, zeigen wir dir hier:
Akten: Individuelle Angaben mit Textvariablen hinterlegen
Textvorlagen: Wenn-dann-Abfragen

Kann ich benutzerdefinierte Felder mehrsprachig anlegen?

Ja. Für die Bezeichnung, die deine Klientys in my/OT sehen, kannst du je nach angebotener Sprache eine eigene Übersetzung hinterlegen.

So kann beispielsweise dasselbe Feld auf Deutsch als „Versicherungsnummer“ und auf Englisch mit einer passenden englischen Bezeichnung angezeigt werden.

Kann ich ein benutzerdefiniertes Feld später wieder aus der Online-Terminvergabe entfernen?

Ja. Du musst das Feld dafür nicht löschen.

Öffne das Aktenprofil und stelle das betreffende Feld auf „Keine Erfassung“. Es wird dann bei der Online-Registrierung nicht mehr angezeigt, bleibt aber grundsätzlich in lemniscus erhalten.

Kann ich zusätzliche Angaben auch selbst bei Bestandspatientys hinterlegen?

Ja. Die Angaben aus benutzerdefinierten Feldern werden zwar über die Online-Terminvergabe erfasst und als Textvariablen in der Akte gespeichert. Textvariablen kannst du aber auch jederzeit selbst in den Stammdaten einer Akte anlegen – beispielsweise bei deinen Bestandspatientys.

Wie das funktioniert, zeigen wir dir unter Akten: Individuelle Angaben mit Textvariablen hinterlegen