Akten: Individuelle Angaben mit Textvariablen hinterlegen

Manche Angaben gehören ganz individuell zu einem Patienty oder Klienty und werden trotzdem immer wieder gebraucht. Ein gutes Beispiel dafür ist die Versichertennummer.

Soll diese beispielsweise auf jeder Rechnung mit draufstehen, könntest du sie natürlich jedes Mal von Hand eintragen.

Einfacher geht es mit einer Textvariable: Du hinterlegst die Versichertennummer einmal direkt in der Akte und kannst sie anschließend über deine Textvorlagen automatisch an der gewünschten Stelle ausgeben lassen.

So bekommt jedes Patienty auf der Rechnung seine eigene Versichertennummer, obwohl du dafür nur eine gemeinsame Rechnungsvorlage benötigst.

Wie kommt die Textvariable in die Akte?

Du kannst Textvariablen auf unterschiedliche Weise in einer Akte hinterlegen:

• Du trägst sie selbst ein:
  Öffne die Stammdaten der Akte und hinterlege dort beispielsweise die Versichertennummer als Textvariable.
  

• Patienty trägt die Information selbst ein:
  Nutzt du die Online-Terminvergabe, kannst du über benutzerdefinierte Felder zusätzliche Angaben abfragen – z.B. die Versichertennummer.

  Die Eingabe wird automatisch als Textvariable in den Stammdaten der Akte gespeichert. So kannst du Informationen bereits bei der Online-Registrierung abfragen und musst sie später nicht selbst übertragen.

  Wie das funktioniert, zeigen wir dir unter Benutzerdefinierte Felder für die Online-Terminvergabe anlegen

In diesem Artikel schauen wir uns den ersten Weg genauer an und legen die Textvariable selbst in der Akte an.

Was macht die Textvariable dabei?

Eine Textvariable verbindet eine Bezeichnung mit einem individuellen Wert. Die Bezeichnung wird dabei als Schlüssel bezeichnet und bleibt für alle Akten gleich.

Wie funktionieren Schlüssel und Wert einer Textvariable?

Bei unserem Beispiel könnte das so aussehen:

Schlüssel: vnr
Wert: die individuelle Versichertennummer von Patienty

Der Schlüssel vnr bleibt also immer derselbe. Nur der dazugehörige Wert unterscheidet sich von Akte zu Akte.

Verwendest du vnr anschließend in einer Textvorlage, weiß lemniscus sinngemäß:

„Setze hier den Wert ein, der in dieser Akte unter vnr hinterlegt ist.“

Beispiel: Versichertennummer als Textvariable in der Akte hinterlegen

Die Versichertennummer ist dabei nur ein Beispiel – auf dieselbe Weise kannst du auch andere individuelle Angaben in einer Akte hinterlegen und später automatisch weiterverwenden.

Öffne die gewünschte Akte und gehe über das Stift/Papier-Symbol in den Bearbeitungsmodus der Stammdaten. Im Reiter „Textvariablen“ klickst du auf „Neue Variable anlegen“:

Nun legst du Schlüssel und Wert deiner Textvariable fest:

Schlüssel: Gib ein möglichst kurzes und eindeutiges Schlüsselwort ein. In unserem Beispiel verwenden wir vnr für die Versichertennummer. Verzichte dabei auf Sonderzeichen und Emojis.

Wert: Hier trägst du den individuellen Wert für diese Akte ein – in unserem Beispiel also die Versichertennummer von Patienty:

Klicke anschließend auf „Vormerken“. Damit ist die Textvariable allerdings noch nicht endgültig gespeichert: Speichere danach auch die Stammdaten der Akte, z. B. über „Speichern & Akte“.

Textvariable in die Textvorlage einfügen

Jetzt hast du die Versichertennummer in der Akte hinterlegt. Damit lemniscus sie dann auch auf einer Rechnung ausgeben kann, verwendest du den zuvor vergebenen Schlüssel vnr in einer Textvorlage.

Die Schreibweise ${vnr} bedeutet dabei schlicht „Setze hier den Wert ein, der in dieser Akte unter vnr gespeichert ist.“

In unserem Beispiel würde lemniscus an dieser Stelle also die individuelle Versichertennummer von Patienty einsetzen.

Für eine Rechnung möchten wir allerdings nicht nur die Nummer ausgeben, sondern beispielsweise:

Versichertennummer: 123412341234

Und natürlich soll die Zeile nur erscheinen, wenn bei Patienty überhaupt eine Versichertennummer hinterlegt ist. Dafür kombinieren wir unsere Textvariable mit einer Wenn-dann-Abfrage.

Video-Tutorial “Textvariablen” am Beispiel der Versichertennummer

Das gerade erklärte kannst du dir auch als Video anschauen und Schritt für Schritt nachmachen:

Textvariablen mit Wenn-dann-Abfragen kombinieren

Mit Textvariablen kannst du noch einen Schritt weitergehen: Du kannst sie mit Wenn-dann-Abfragen kombinieren und damit steuern, ob und welcher Text in einer Textvorlage ausgegeben wird.

So kannst du beispielsweise festlegen, dass die Versichertennummer nur dann auf einer Rechnung erscheint, wenn in der Akte auch tatsächlich eine hinterlegt ist.

Für unser Beispiel kannst du folgenden Code-Schnipsel in die Textvorlage „Rechnung – Dokument Anfangstext“ einfügen:

<#if vnr?has_content ><b>Versicherungsnummer:</b> ${vnr}</#if>

Dieser Code erledigt gleich zwei Dinge:

Ist vnr in der Akte gefüllt, erscheint auf der Rechnung „Versicherungsnummer:“ zusammen mit dem hinterlegten Wert.
Ist vnr leer, wird die gesamte Zeile nicht ausgegeben.

Den Code-Schnipsel kannst du an der gewünschten Stelle in deiner Textvorlage platzieren. Achte lediglich darauf, ihn nicht mitten in einen bereits vorhandenen Code-Schnipsel einzufügen.

Möchtest du genauer verstehen, wie solche Bedingungen funktionieren und was du damit noch alles machen kannst, zeigen wir dir das im Hilfeartikel Textvorlagen: Wenn-dann-Abfragen

Häufige Fragen zu individuellen Angaben und Textvariablen