Die Massenbenachrichtigungsfunktion in lemniscus ermöglicht es, schnell und unkompliziert formlose Nachrichten an Klientys zu senden, die kürzlich einen Termin hatten oder in Zukunft einen Termin haben.
Massenbenachrichtigung erstellen
Video-Tutorial: Massenbenachrichtigungen
Unterschied Massenbenachrichtigung - Newsletter
Alternative: Termine massenhaft absagen
Hinweise zur Funktion
Zielgruppe
- Es können nur Klientys kontaktiert werden, die im Terminplan stehen.
- Die Funktion erlaubt den Blick in die Vergangenheit (max. 8 Wochen zurück) oder in die Zukunft.
Nur allgemeine Nachrichten
- Nachrichten können nicht personalisiert werden.
- Persönliche Anreden oder Bezüge auf individuelle Informationen sind nicht möglich.
- Die Texte sollten daher allgemein gehalten sein, z. B.:
- „Zufahrt durch Baustelle gesperrt“
- „Wir informieren Sie über geänderte Praxiszeiten.“
Versandoptionen
- Nachrichten können per SMS, Threema oder E-Mail verschickt werden.
Weitere Infos zu SMS (Kosten und Spartipps) findest du hier: Kurznachrichten per SMS und Threema in lemniscus.
Datenschutz
- Die allgemeine Natur der Nachrichten hilft, Datenschutzprobleme zu vermeiden, da keine sensiblen Informationen geteilt werden.
Massenbenachrichtigung erstellen
Gehe zu in den Bereich "Akten" und filtere die Klientys heraus, die du anschreiben möchtest.
Links kannst du z.B. alle Klientys auswählen, die Termine in der Vergangenheit hatten oder in der Zukunft haben werden, oben rechts legst du eine bestimmte Zeitspanne in der Vergangenheit oder in die Zukunft fest.
Klicke nun auf "Massenbenachrichtigung" und verfasse deine Nachricht.
Den Link "Massenbenachrichtigung" siehst du übrigens nur dann, wenn der Filter passt (Termine in der Zukunft und maximal 8 Wochen in der Vergangenheit).
Empfängykreis auswählen
Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem du festlegst, welcher Empfängykreis angeschrieben werden soll. Es zeigt dir drei Optionen:
- Betroffene Akten - das sind die Klientys, die direkt im Termin stehen.
-
Benachrichtigungsempfänger - das sind z. B. verknüpfte Akten (etwa Eltern bei Kinderakten). In den Verknüpfungen einer Akte kannst du einstellen, wer Benachrichtigungen erhalten soll:
-
Rechnungsempfänger - falls du Personen anschreiben möchtest, die Rechnungen erhalten, aber selbst nicht im Termin stehen. Solche abweichenden Rechnungsempfängys müssen in den Stammdaten der Akte hinterlegt sein:
Empfängys prüfen und Kommunikationskanal festlegen
Klicke auf "Empfänger ermitteln", um eine Übersicht der gefundenen Empfängy-Akten zu bekommen.
Hier siehst du auf einen Blick,
- wer benachrichtigt wird,
- wie alt die Person ist (wenn du das Geburtsdatum hinterlegt hast),
- in welcher Beziehung sie zu anderen Akten steht,
- über welchen Kanal die Nachricht aktuell versendet würde.
Wenn du möchtest, kannst du hier noch den Kommunikationskanal pro Empfängy ändern.
Setze einfach den Punkt bei dem Kanal, über den die jeweilige Person benachrichtigt werden soll.
Nun klickst du unten rechts auf "Nachricht verfassen", um deinen Text zu schreiben.
Nachricht verfassen und versenden
Im letzten Schritt schreibst du die eigentliche Nachricht.
Für jeden gewählten Kommunikationskanal (E-Mail, Threema, SMS) gibt es ein eigenes Eingabefeld. Du kannst also für jeden Kanal einen passenden Text verfassen, zum Beispiel etwas kürzer für SMS, etwas ausführlicher für E-Mail.
Rechts siehst du einen Beispieltext als Vorschau, der je nach Akte angepasst wird. Der Text, den du links eingibst, wird auch rechts übernommen.
Die Vorlagen für die Massenbenachrichtigungen findest du in der Kachel "Textvorlagen".
Rote Kästchen in den Reitern für die drei Benachrichtigungskanäle bedeuten, dass noch eine Eingabe von dir erwartet wird.
Verfasse die benötigten Nachrichten je Versandart, halte sie dabei neutral und allgemein.
Der Button "Nachrichten versenden" wird blau, wenn es für jeden benötigten Kanal eine Nachricht gibt, und du kannst deine Nachrichten mit einem Klick versenden.
Du erhältst eine E-Mail-Bestätigung über den erfolgreichen Versand.
Video-Tutorial: Massenbenachrichtigungen
Unterschied Massenbenachrichtigung - Newsletter
Die Massenbenachrichtigungsfunktion ist kein Newsletter-Tool. Sie richtet sich ausschließlich an Klientys mit Terminen im ausgewählten Zeitraum.
Direkt aus lemniscus können keine Newsletters erstellt werden, aber du kannst die benötigten Informationen aus lemniscus in ein Newsletter-Programm importieren. Mehr dazu siehe unter Newsletter, Rundmails an Klientys & Co.
Hinweis zur E-Mail-Abmeldung
Am Ende jeder automatisch aus lemniscus versendeten E-Mail findest du einen Abmelde-Link. Darüber kann sich Empfängy entweder nur von automatischen Benachrichtigungen abmelden oder die E-Mail-Adresse ganz aus allen Akten entfernen lassen.
Mehr dazu: Abmelde-Link in E-Mails ("Unsubscribe")
Alternative: Termine massenhaft absagen
Falls alle Termine eines oder mehrerer Tage abgesagt werden sollen, kannst du die Funktion Termine - Massenabsage nutzen.
Wir aktualisieren unsere Videos regelmäßig. Früher Versionen findest Du hier:
11/2024 - Link: https://youtu.be/LixO6O-uzME
08/2023 - Link: https://youtu.be/4BEJR10uAeE
03/2020 - Link: https://youtu.be/z3HpBIQdHoA