Gruppentermine wie Kurse, Seminare oder Gruppencoachings kannst du in lemniscus so abbilden, dass
- alle Teilnehmys zuverlässig Benachrichtigungen bekommen,
- niemand aus Versehen den Gruppentermin absagt,
- du trotzdem bequem abrechnen kannst - mit einer Gesamtrechnung oder (ab L-Abo) mit getrennten Rechnungen.
Der Kern der Lösung: eine Gruppen-Akte, mit der du alle Teilnehmys verknüpfst.
Hier erklären wir, wie du vorgehst.
Zutaten:
- 1 Gruppen-Akte für deinen Kurs
- beliebig viele Teilnehmy-Akten
-
Verknüpfungen von der Gruppen-Akte zu allen Teilnehmys
- mit der Berechtigung als Benachrichtigungsempfängy
- aber ohne Terminzugriff! Das ist wichtig, weil sonst jedes einzelne Teilnehmy den Gesamttermin absagen könnte.
- In jeder Teilnehmy-Akte mindestens ein gültiger Benachrichtigungskanal (E-Mail, SMS oder Threema)
Optional: (nur ab L-Abo)
- getrennte Rechnungen pro Teilnehmy (über Rechnungen mit Extras/Extra-Leistungen)
Wenn du die Grundlagen nachlesen möchtest:
Terminvorschläge und Terminzettel (my/TZ)
Vorbereitung
- Sind alle Teilnehmy-Akten angelegt?
Sind die automatischen Terminbenachrichtigungen in jeder Akte aktiviert? - Überlege, wie du abrechnen möchtest:
- eine gemeinsame Rechnung an die Person oder Firma, mit der du den Vertrag geschlossen hast.
- oder getrennte Rechnungen -> ab L-Abo möglich.
Schritt 0: eigenen Aktentyp anlegen
Wenn du möchtest, kannst du einen eigenen Akten-Typ für die Gruppen-Akten anlegen, z. B. "Gruppen-Akte" oder "Seminar". Das ist optional, aber der Übersichtlichkeit wegen sehr sinnvoll (Filterung in der Aktenliste).
Hier findest du, wie das geht: Akten-Typen.
Schritt 1: Gruppen-Akte anlegen
- Lege eine neue Akte an
- Wähle einen passenden Aktentyp aus (z. B. "Gruppen-Akte")
- Vergib einen Namen (z. B. "Kurs Lachyoga")
- Wähle jeweils "Keine" bei den Terminbenachrichtigungen und vergib keine E-Mail-Adresse.
- Optional: Wähle im Reiter "Rechnungsanschrift" das Rechnungsempfängy aus, wenn der Kurs von einem Auftraggeby (wie z. B. einem Unternehmen) bezahlt wird.
-
Speichere
Schritt 2: Teilnehmy-Akten verknüpfen
Entweder:
Wenn der Teilnehmykreis schon feststeht: Gehe in der Gruppen-Akte in den Reiter "Verknüpfungen" und verknüpfe die Teilnehmy-Akten jeweils über den Button "Verknüpfung hinzufügen".
Benenne die Rolle nach Geschmack und setze die Berechtigung für Benachrichtigungen (nicht für Termine!). Speichere.
Oder:
Wenn du ein neu hinzugekommenes Teilnehmy hinzufügen möchtest, ist dieser Weg vermutlich etwas einfacher:
Gehe in seine Akte in den Reiter "Verknüpfungen" und verknüpfe die Gruppen-Akte über den Button "Verknüpfung hinzufügen". Achte dabei auf die Einstellung im Feld "Bezugsart". Erst wenn du "ist" wählst, wechseln die Berechtigungen unten im Fenster auf den Namen des Teilnehmys.
Benenne die Rolle nach Geschmack und setze die Berechtigung für Benachrichtigungen (nicht für Termine!). Speichere.
Verknüpfungen lassen sich auf beiden Wegen hinzufügen - du musst nur darauf achten, dass das Teilnehmy die Benachrichtigungen bekommt, nicht die Gruppen-Akte.
Ergebnis: Alle verknüpften Teilnehmys werden bei Bestätigungen, Erinnerungen und Absagen automatisch mitbenachrichtigt.
Wichtig: In jeder Teilnehmy-Akte muss mindestens ein Kommunikationskanal (E-Mail, SMS, Threema) gültig sein, sonst kommen keine Termininfos an.
Schritt 3: Gruppentermin anlegen
Ein Termin kann in lemniscus immer nur eine Akte haben. Für deinen Kurs/deine Gruppe ist das die Gruppen-Akte. Daher musst du den Termin für die Gruppen-Akte anlegen.
Alle verknüpften Teilnehmy-Akten, die Benachrichtigungsempfängy sind, bekommen
- Terminbestätigung
- Terminerinnerungen
- Terminabsagen.
Du kannst einen Terminzettel verschicken - allerdings nur als Übersicht, also ohne Online-Funktionen, weil du bewusst keinen Terminzugriff vergeben hast.
Schritt 4: Dokumentation
Deine Notizen zum Gruppentermin landen in der Gruppen-Akte. Die Teilnehmy-Akten bleiben frei von Gruppendokumentation.
Für viele Kurs- und Coachingformate genügt eine schlanke, organisatorische Dokumentation in der Gruppen-Akte. Wenn du Gruppen therapeutisch nutzt, gelten je nach Beruf unterschiedliche Anforderungen. Prüfe diese am besten für dein Setting.
Schritt 5: Abrechnung
Bei der Abrechnung gibt es zwei grundsätzliche Varianten:
- eine Gesamtrechnung für die Gruppenveranstaltung an ein Rechnungsempfängy
- getrennte Rechnungen pro Teilnehmy -> funktioniert erst ab dem L-Abo
Variante A - gemeinsame Rechnung
Erstelle die Rechnung in der Gruppenakte. Trage dort ein abweichendes Rechnungsempfängy ein (siehe oben). Das wird normalerweise die Person oder Firma sein, mit der du den Vertrag geschlossen hast.
Variante B - getrennte Rechnungen pro Teilnehmy (ab dem L-Abo)
Der Termin bleibt in der Gruppenakte und bekommt keine Leistungen zugeordnet. Für jede Teilnehmy-Akte erstellst du eine Rechnung ohne Termin (über das "R+" links neben der Akte) und fügst im Reiter "Extras" die jeweils abzurechnende Leistung ein (z. B. Kursgebühr pro Termin oder Pauschale).
Was noch nicht geht
Was noch nicht gelöst ist (unser Maschinenraum arbeitet aber daran): Online-Terminvergabe, Online-Terminzettel, Teilnehmylisten, wechselnde Teilnehmys etc.: Da musst du von Hand tätig werden und basteln.
Tipp: Nutze das Anmerkungsfeld des Termin, um An- und Abwesenheiten festzuhalten. Lösche keine Verknüpfungen, bevor du abgerechnet hast.