Wenn du nun deinen Kalender für die Online-Terminvergabe freigeben willst, gehe zu unser Logo/Fischli -> Zahnrad in die Kachel "Portale". Im Bearbeitungsmodus deines Portals findest du zwei Reiter, die besonders wichtig sind für die Einrichtung der Online-Terminvergabe: Akten-Profile und my/OT.
Reiter "Akten-Profile" - Felder, die Klienty ausfüllen soll
Hier wird abgefragt, welcher Aktentyp bei der Online-Registrierung verwendet wird und welche Felder angeboten werden oder Pflichtfelder sind. Aktuell ist nur ein Profil/Portal verfügbar. Künftig werden aber mehrere Profile genutzt werden können. Über unseren News-Kanal wirst du dann mehr dazu lesen.
Gehe über das Papier-und Stift-Symbol ins Dialogfenster "Profil bearbeiten" des gewünschten Akten-Typs und lege unter "Einstellung zur Erfassung persönlicher Daten" fest, welche Angaben ein neues Klienty in der Online-Terminvergabe machen muss, um einen Terminvorschlag zu bekommen oder zur Warteliste zu gelangen.
Für jedes Feld kannst du wählen, ob es Pflicht, Optional oder gar nicht erfasst werden soll.
- Pflicht - Das Feld muss ausgefüllt werden.
- Optional - Das Feld wird angezeigt, kann aber leer bleiben.
- Keine Erfassung - Das Feld wird im Online-Formular gar nicht angezeigt.
Besonderheiten:
- Für das Feld "Geschlecht" gibt es aus rechtlichen Gründen nur die Optionen Optional und Keine Erfassung.
- Das Geburtsdatum wird automatisch auf Pflicht gestellt, wenn du eine Leistungskette für die Online-Terminvergabe freigibst, die ein Mindest- oder Höchstalter prüft.
Im Feld "Benutzerdefinierte Benachrichtigungseinstellungen" kannst du auswählen, ob du das Klienty selbst entscheiden lassen möchtest und (wenn ja), wie das Klienty Benachrichtigungen empfangen darf:
Es gibt folgende Möglichkeiten:
Stellst du hier also "Nur E-Mail als Benachrichtigungskanal auswählbar" ein, hat Klienty auch nur diese Variante zur Verfügung.
Reiter "my/OT"
Online-Terminvergabe aktivieren
Wenn du hier das Häkchen setzt, erlaubst du die Terminvergabe über deinen Onlinekalender.
Persönliche Direktlinks erlauben
Du kannst deinen Klientys Direktlinks für die Online-Terminvergabe zur Verfügung stellen. Damit loggen sie sich direkt mit Ihrer Akte ein und müssen sich nicht mehr mit E-Mail Adresse und Code verifizieren.
Dieser Direktlink wird optional automatisch mit jeder Terminbestätigung, -erinnerung etc. mitgeschickt. Du kannst ihn aber auch gesondert per Mail versenden. Unten haben wir den Hilfeartikel dazu verlinkt.
Terminvorschläge im Kalender blockieren
Wenn du das Häkchen bei "Terminvorschläge im Kalender blockieren" setzt, werden alle Terminvorschläge für Bestandskundys im Kalender blockiert. Terminvorschläge für Neukundys werden nicht im Terminplan blockiert. Erst dann, wenn ein Neukundy einen Terminvorschlag auswählt und bestätigt, wird dieser im Terminplan als Reservierung/Buchung (je nach Einstellung bei der Bezeichnung für die Terminvergabe - siehe unten) gespeichert.
Lässt du das Häkchen weg, wird erst in dem Moment, wenn Kundy auf den einen Termin geklickt hat, der eine Vorschlag im Terminplan blockiert und nicht mehr alle vorgeschlagenen Termine.
Angebotene Sprachen
Wenn du möchtest, kann Klienty auf der Landingpage auswählen, in welcher Sprache die Online-Terminvergabe angezeigt wird. Welche möglich sind, legst du hier fest.
Beim Neueinstieg ist immer die Sprache vorausgewählt, die im Feld "Bevorzugte Sprache" steht.
Es ist auch möglich, die angebotenen Leistungen zu übersetzen, entweder von Hand in den Textvorlagen oder auch mit iMiKI. Hilfeartikel dazu sind unten verlinkt.
Bezeichnungen für die Terminvergabe auswählen
Du bestimmst selbst, ob vergebene Termine jeweils als "Buchung" oder als "Reservierung" bezeichnet werden. Klienty sieht dann während der Online-Terminvergabe jeweils die Begriffe, die du festgelegt hast.
Du kannst das Wording für die Online-Terminvergabe einzeln für Erst- und Folgetermine wählen:
Achtung: Die Bezeichnung "Reservierung" steht ebenfalls für einen Fixtermin, während ein Termin, der noch bestätigt werden muss, eine Terminanfrage bzw. ein Terminvorschlag ist.
- Unser Hilfeartikel zum Direktlink findet sich unter my/OT: Direktlink / Persönliche Terminvergabe.
- Unser Hilfeartikel zur Übersetzung von Textvorlagen: Textvorlagen in mehreren Sprachen nutzen.
- Und zur Übersetzung mit Hilfe von iMiKI für die Online-Terminvergabe: iMiKI - Übersetzungen für Online-Terminvergabe und Terminzettel
Video-Tutorial: Konaktdaten im Anmeldeformular
Weiterführende Informationen
Reiter my/OT SEO: Die Einstellungen in diesem Reiter sind ebenfalls wichtig.
Hier findest du mehr Informationen dazu: Reiter "my/OT SEO".
Kampagnen
In einem eigenen Hilfeartikel erklären wir dir, wie du messen kannst, auf welchem Weg deine Klientys zu deinem Online-Terminvergabe gelangen:
my/OT: Kampagnen, Kampagnen-Links - Wo kommen die Buchungen her?
my/OT Erklärbär
Wenn du alle Einstellungen für die Online-Terminvergabe gemacht hast, aber es werden einfach nicht die Terminvorschläge angeboten, die du erwartest, dann kann das eine Vielzahl von Gründen haben. Der Erklärbär testet mit dir deine Einstellungen, und du bekommst eine Analyse, warum welcher Terminvorschlag von my/OT gefunden oder abgelehnt wird.
Hier erklären wir den Erklärbär: my/OT Erklärbär - wenn das Ergebnis nicht wie erwartet ausfällt
Wir aktualisieren unsere Videos regelmäßig. Ältere Versionen findest Du hier:
09.2025 - Link: https://youtu.be/iGDDoowyXrE
11.2024 - Link: https://youtu.be/qtXPme4xNFI