Mit lemniscus kannst du Abrechnungen für mehrere Termine und Akten in einem einzigen Rutsch erstellen und direkt versenden. Dieser automatische Rechnungslauf spart dir eine Menge Zeit und Aufwand.
Voraussetzungen für die automatische Abrechnung
Deine Versandoptionen im Rechnungslauf
PAS/Forderungsabtretung an Abrechnungsstelle
Rechnung erstellen und per E-Post versenden
So startest du den Rechnungslauf
Nach dem Start des Rechnungslaufs
Voraussetzungen für den automatischen Rechnungslauf
Damit Termine mit dem (halb-)automatischen Rechnungslauf abgerechnet werden können, müssen sie folgende Bedingungen erfüllen:
- Der Termin liegt in der Vergangenheit.
- Es sind Leistungen eingetragen.
- Der Haken bei "fertig bearbeitet" ist gesetzt.**
** Hinweis zur strikten Abrechnung in den Orga-Daten:
In den Orga-Daten kannst du die sogenannte "strikte Abrechnung" ausschalten. Das gilt aber nur, wenn du Rechnungen von Hand erstellst. Für die automatische Erstellung im Rechnungslauf muss der "fertig bearbeitet"-Haken immer gesetzt sein.
Achtung: Der Rechnungslauf ist fehleranfällig bei unvollständigen Daten.
Prüfe die Stammdaten sorgfältig:
Achte darauf, dass alle Stammdaten in der Akte vollständig und korrekt gepflegt sind, bevor du einen Termin als „fertig bearbeitet“ markierst. Dazu zählen insbesondere die Rechnungsanschrift, Anrede sowie die Freigabe oder Sperre für die elektronische Kommunikation. Nur so ist sichergestellt, dass der Rechnungslauf alle Daten korrekt übernimmt.
Pflege der Daten im Akten-Typ:
In den Akten-Typen kannst du festlegen, wie der Rechnungsversand stattfinden soll. Wenn sensible Daten in der Rechnung enthalten sein könnten, aktiviere unbedingt den Versand per Download-Link und stelle sicher, dass der Code Self-Service eingeschaltet ist, damit der sichere Abruf funktioniert.
Deine Versandoptionen im Abrechnungslauf
Wenn du mehrere Nummernkreise verwendest, stelle sicher, dass nur die richtigen Termine passend zum ausgewählten Nummernkreis in den Rechnungslauf einfließen.
PAS/Forderungsabtretung an Abrechnungsstelle
Unser Partner PAS Dr. Hammerl kann für dich die Rechnungsstellung und das Mahnwesen übernehmen.
Wir verknüpfen dein lemniscus-Konto mit dem PAS-Konto. Du entscheidest dann bei jeder einzelnen Rechnung, ob sie über PAS abgerechnet werden soll oder ob du die Rechnung selbst erstellen und verschicken möchtest.
Mehr Informationen zur Einrichtung und und auch, wie der Abrechnungslauf für PAS funktioniert, findest du im Artikel PAS Dr. Hammerl mit lemniscus.
Rechnungsversand per E-Mail
Einstellungen im Akten-Typ
Rechnungen lassen sich auch direkt per E-Mail senden. Dafür gelten die Einstellungen, die du im Akten-Typ (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Akten-Typen") festgelegt hast – zum Beispiel, ob die Rechnung als Anhang oder als sicherer Download-Link versendet wird. Denke daran, dass der Code Self-Service aktiviert sein muss, wenn du den Download-Link nutzt.
Dabei ist es egal, ob der automatische Code-Versand beim Rechnungsversand eingeschaltet ist oder nicht.
Einstellungen in der Akte
Die Einstellungen, die du in den Stammdaten der Akte vorgenommen hast, werden im Rechnungslauf übernommen.
Rechnungstexte aus den Textvorlagen
Das, was du für deine Rechnungen als Textvorlage hinterlegt hast, wird für den automatischen Rechnungslauf übernommen.
Rechnung erstellen und per E-Post versenden - noch nicht online!
Briefpapier für E-Postbriefe bereitstellen
Um den Rechnungslauf für E-Post-Briefe nutzen zu können, brauchst du ein speziell vorbereitetes Briefpapier. Dieses muss so formatiert sein, dass die Post es automatisch auslesen kann. Die Vorlage muss im A4-Format vorliegen.
Das Format, das die Post verlangt, ist nicht ganz DIN 5008, aber fast:
Briefpapier für E-Postbrief-Deckblätter freigeben
Unter unserLogo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Briefpapiere" öffnest du den Bearbeitungsmodus des Briefpapiers, das den Hintergrund für deine Deckblätter bilden soll und setzt das Häkchen bei "für E-Postbrief Deckblätter nutzen".
Im Reiter "Parameter" hinterlegst du deine Absenderadresse in den entsprechenden Feldern. Diese dürfen ingesamt maximal 80 Zeichen haben, andernfalls erhältst du eine Fehlermeldung und musst deine Anschrift kürzen.
Deckblatt erstellen
Ein E-Postbrief braucht immer ein Deckblatt. Eine passende Textvorlage dafür findest du unter unserLogo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" mit dem Titel "E-PostBrief Deckblatt" und kannst sie auf deine Bedürfnisse anpassen.
Druck
Der Druck erfolgt im Duplexverfahren (beidseitig). Wichtig dabei: Jedes neue Dokument beginnt auf einem frischen Blatt. Das bedeutet, dass sowohl einseitige als auch zweiseitige Dokumente jeweils ein Blatt benötigen, während dreiseitige und vierseitige Dokumente auf zwei Blätter verteilt werden – und so weiter.
Abrechnung
Die Abrechnung setzt sich aus einem Grundpreis (abhängig von der Sendungsart: Standard-, Kompakt- oder Großbrief) sowie einem Betrag pro Blatt Papier zusammen, siehe Preisliste. Die Abrechnung erfolgt entweder über deine nächste reguläre Rechnung (monatlich oder jährlich) oder, falls ein Betrag von 20 Euro überschritten wird, zwischendurch.
So startest du den Rechnungslauf
- Geh in den Bereich „Berichte“ (unten links im Menü).
- Filter setzen: Hier kannst du einstellen, für welchen Zeitraum oder welche Leistungsbeschreibung oder Ziffer die Abrechnung laufen soll. Das ist praktisch, wenn du verschiedene Nummernkreise nutzt (z. B. „Coaching“ und „Heilpraktiker“). Der Filter ist aber optional.
- Rechnungslauf starten: Angezeigte Termine im Bereich "Berichte", die die Voraussetzungen nicht erfüllen (z. B. nicht als „fertig bearbeitet“ markiert sind), werden automatisch übersprungen.Der Rechnungslauf fasst automatisch alle abrechenbaren Termine in einer Akte zusammen, wenn sie als „fertig bearbeitet“ markiert sind.
Filter setzen:
Rechnungslauf starten :
Nach dem Start des Rechnungslaufs
Nach dem Klick auf "Rechnungslauf starten" erhältst du eine E-Mail an die E-Mail-Adresse, die in lemniscus in den Orga-Daten unter "interne Kommunikation" eingetragen ist. Der Ergebnisbericht zeigt dir, welche Rechnungen an wen verschickt wurden. Wenn eine Rechnung nicht erstellt oder versendet werden konnte, siehst du auch hier den Grund, z. B. das Fehlen einer E-Mail-Adresse in der Akte.
Die Verarbeitung dauert ein paar Minuten, und erst danach wird die Bestätigungs-Mail verschickt.
Sobald die Rechnungen per Post versendet sind, wird der Status der Rechnung automatisch auf „versendet“ gestellt.
Im Überblick der Akte findest du über den Button "Akten- und E-Mail/SMS-Protokoll" den Reiter "E-Post", in dem der Versand dokumentiert ist.