Textvorlagen: Wenn-dann-Abfragen

Mit Wenn-dann-Abfragen kannst du eine Textvorlage automatisch an unterschiedliche Situationen anpassen.
Das bedeutet konkret: Ein bestimmter Text erscheint dann nur, wenn die passende Voraussetzung erfüllt ist.

So kannst du zum Beispiel:

unterschiedliche Hinweise abhängig von einer Behandlung anzeigen,
Texte nur für bestimmte Klientys einblenden,
Rechnungsinformationen abhängig vom Nummernkreis ergänzen,
Informationen passend zum Raum oder Standort eines Termins ausgeben,
oder Angaben aus der Klientyakte automatisch berücksichtigen.

Eine einzige Textvorlage kann dadurch viele unterschiedliche Situationen automatisch abdecken.

Grundlagenwissen

So ist eine Wenn-dann-Abfrage aufgebaut

Eine Wenn-dann-Abfrage beginnt mit

<#if ...>

und endet mit

</#if>

Der Inhalt dazwischen wird nur ausgegeben, wenn die angegebene Bedingung erfüllt ist.

Alles, was außerhalb dieser Abfrage steht, wird unabhängig von der Bedingung immer angezeigt.

So ist eine Wenn-dann-oder/sonst-Abfrage aufgebaut

Manchmal reicht „Text anzeigen oder nicht anzeigen“ nicht aus. Du möchtest stattdessen abhängig von der Situation unterschiedliche Texte ausgeben.
Dafür kannst du mehrere Bedingungen miteinander kombinieren:

if prüft die erste Bedingung,
elseif prüft eine weitere Bedingung,
else greift, wenn keine der vorherigen Bedingungen erfüllt ist.

So kannst du beispielsweise für Fußpflege, Massage und alle übrigen Termine unterschiedliche Hinweise mit nur einer Textvorlage ausgeben.

<#if termin.titel == "Fusspflege">
Bitte bring ein kleines Handtuch mit.
<#elseif termin.titel == "Massage">
Bitte habe ein großes Handtuch dabei.
<#else>
Bring gute Laune mit!
</#if?

-> Der Text wird je nach Terminbezeichnung angepasst. Alle anderen Termine bekommen die allgemeine Info aus der <#else>-Bedingung.

Du beginnst mit deiner <#if-Bedingung, fügst darunter den passenden Text ein.
Wenn eine weitere Bedingung einen bestimmten/anderen Text erzeugen soll ergänzt du weitere <#elseif-Abfragen.
Falls du am Ende zusätzlichen Text für alle nicht erwähnten Fälle anzeigen willst, hängst du ein <#else> an .
Schließe die Bedingung mit </#if> ab.

Bedingungen, die in allen Dokumenten funktionieren

Bedingung: Eine Textvariable ist in der Klientyakte hinterlegt
z.B. die Versicherungsnummer, Standort

Textvariablen aus der Klientyakte können als Bedingung für eine Textvorlage verwendet werden.
So kannst du beispielsweise eine Versicherungsnummer nur dann auf einer Rechnung anzeigen, wenn sie in der Akte tatsächlich hinterlegt ist.
Dadurch vermeidest du leere Hinweise oder unpassende Textbausteine in automatisch erzeugten Dokumenten.

Dafür kannst du in der Kachel „Textvorlagen“ beispielsweise die Vorlage „Rechnung – Dokument Anfangstext“ bearbeiten und folgenden Code-Schnipsel an der gewünschten Stelle einfügen.
Die hier benutzte Textvariable heisst in der Akte “vnr”.

<#if vnr?has_content ><b>Versicherungsnummer:</b> ${vnr}</#if>

Bedingung: bestimmtes Merkmal in der Akte ist aktiviert
z.B. GÖA oder GebüH, Selbstzahler oder PKV

Auch Merkmale einer Klientyakte kannst du als Bedingung verwenden.
Hinterlegst du für ein Merkmal eine Export-Referenz, kann eine Textvorlage prüfen, ob dieses Merkmal bei der betreffenden Akte aktiviert ist.
So kannst du beispielsweise nur bei bestimmten Klientys einen zusätzlichen Hinweis in einer Terminbestätigung oder Erinnerung ausgeben.

Beispiel: Erstelle ein Merkmal namens "Rückruf", vergib im Feld "Export-Referenz" ein Kürzel (hier "rruf") und aktiviere das Merkmal in der betroffenen Akte zu.

<#if merkmal_rruf?has_content && merkmal_rruf>
Ich rufe dich in den nächsten Tagen an.
</#if>

-> Dieser Hinweis erscheint nur in der Mail, wenn das Merkmal "Rückruf" in der Akte aktiviert wurde und du die Export-Referenz "rruf" eingetragen hast:

Dann erscheint der Text in der Mail:

Ist das Merkmal also nicht aktiviert, erscheint auch der Text in der Mail nicht.

Bedingungen, die nur in Rechnungen funktionieren

Bedingung: bestimmter Nummernkreis
z.B. Mehrwertsteuerbefreiung

Jeder Nummernkreis hat ein eindeutiges Kürzel, das du beim Anlegen des Nummernkreises festgelegt hast, z. B.:

STD (=Standard) für freiberufliche Leistungen
GEW für gewerbliche Tätigkeiten

Du findest die Kürzel in der Kachel "Nummernkreise".

Du möchtest zum Beispiel auf Rechnungen für die freiberufliche Leistung einen Hinweis zur Mehrwertsteuer-Befreiung einblenden?
Wenn dein Nummernkreis für Heilbehandlungen zum Beispiel "STD" heißt, kannst du in der passenden Textvorlage folgenden Abschnitt einfügen

<#if kuerzel == "STD" >
Umsätze aus der Tätigkeit als Heilpraktiker sind nach 
§ 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.
</#if>

Format des Zahlungszieles (x Tage oder konkretes Datum)
zahlbar innerhalb von x Tagen / zahlbar bis zum xx.xx.xx

Das Zahlungsziel kannst du in Rechnungstexten entweder als Anzahl von Tagen oder als konkretes Datum ausgeben.
Je nach gewünschter Form verwendest du dafür die entsprechende Variable.

Anzahl der Tage

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb ${zahlungsziel} Tagen.

-> erzeugt: Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 30 Tagen.

Die Anzahl der Tage wird aus der Kachel "Orga-Daten" gezogen.
Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" -> Reiter "Abrechnung" -> Feld "Zahlungsziel für Rechnungen".

Konkretes Datum

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum ${ziel_datum}.

- > erzeugt: "Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 01.01.2028".

Das Datum wird automatisch ausgerechnet - anhand der Anzahl Tage, die du im Feld "Zahlungsziel" eingetragen hast.

Bedingung: Empfänger der Rechnung ist eine verknüpfte Akte und hat eine bestimmte Rolle
z.B. Versicherer, Bezugsbetreuer etc.

Bei Rechnungen kann der Empfangy eine mit der Klientyakte verknüpfte Person oder Organisation sein – zum Beispiel eine Versicherung.
Mit einer Wenn-dann-Abfrage kannst du einen zusätzlichen Text nur dann anzeigen, wenn die Rechnung an eine bestimmte Rolle gesendet wird.
So kann zum Beispiel ein Hinweis ausschließlich im Anschreiben an die Versicherung erscheinen, während Klienty einen anderen Text erhält.

Du kannst im Anschreiben zur Rechnung die verknüpfte Akte (Rudi Ratlos) als Empfängy auswählen.
Er erhält einen speziellen Text, wenn Du folgenden Codeschnipsel in der Textvorlage eingibst:

<#if rolle == Versicherer>
Hier den Text eingeben, den nur die Rolle "Versicherer" in diesem Fall bekommt.
</#if>

Informationen in der Fusszeile (Name und Anschrift der Praxis)

Möchtest du Praxisdaten automatisch in einer Fußzeile ausgeben, kannst du jedes einzelne Feld darauf prüfen, ob ein Wert hinterlegt ist.
Dadurch erscheinen beispielsweise Straße, PLZ oder Ort nur dann, wenn die entsprechenden Angaben in der Orga-Identität tatsächlich vorhanden sind.

<#if praxis.praxisName?has_content>${praxis.praxisName}</#if> 
<#if praxis.strasse?has_content>${praxis.strasse}</#if> 
<#if praxis.plz?has_content || praxis.stadt?has_content>${praxis.plz} ${praxis.stadt}</#if>

Bedingungen, die nur in Terminbestätigungen oder -erinnerungen funktionieren

Bedingung: Termin steht in einem bestimmten Raum im Kalender
z.B. für Raum, Behandler, Anwendung etc.

Du kannst Hinweise abhängig vom im Kalender verwendeten Raum ausgeben.
So kann beispielsweise bei einem Termin in Raum 1 automatisch der Hinweis „Bitte am Seiteneingang klingeln“ erscheinen, während Termine in anderen Räumen diesen Hinweis nicht enthalten.

Wichtig: In der Abfrage beginnt die Raumzählung technisch bei 0:

0 = Raum 1
1 = Raum 2
2 = Raum 3

<#if termin.room == 0>
Bitte beim Seiteneingang klingeln - der Raum liegt im hinteren Gebäudeteil.
</#if>

Dieser Text wird nur angezeigt, wenn der Termin im entsprechenden Raum liegt (im Beispiel Raum 1).

Bedingung: Letzter Termin liegt länger als x Tage zurück
z.B. wenn nach einem halben Jahr eine neue Anamnese nötig ist

Du kannst Texte davon abhängig machen, dass der letzte Termin schon eine längere Zeit her ist.

<#if letzterTerminTage gt 30>
Wir freuen uns, dich wieder bei uns begrüßen zu dürfen!
</#if>

Dieser Text wird nur angezeigt, wenn der letzte Termin mehr als x Tage zurückliegt (im Beispiel 30 Tage).

Bedingung: Termin hat bestimmte Terminbezeichnung
z.B. Anamnese, Massage, Blutabnahme

Auch die Terminbezeichnung kann als Bedingung dienen.So kannst du beispielsweise bei einem Termin mit der Bezeichnung „Massage“ automatisch einen Hinweis zum Mitbringen eines Handtuchs ausgeben, oder bei einer geplanten Blutabnahme darum bitten, nüchtern zu erscheinen.

Hinweis
<#if termin.titel == "Blutabnahme">
Bitte nüchtern zum Termin erscheinen.
</#if>

FAQ

Warum funktionieren manche Bedingungen nicht in Rechnungen?

Weil eine Rechnung mehrere Termine beinhalten könnte, die zum Beispiel unterschiedliche Terminbezeichnungen haben können. Wenn jetzt als Bedingung eine bestimtme Terminbezeichnung festgelegt wird, kann sie für den einen Termin vielleicht erfüllt sein, für einen anderen aber nicht. Das führt (technisch) zu keiner eindeutigen Antwort, ob die Bedingung erfüllt ist oder nicht und kann somit nicht verarbeitet werden.

Warum funktionieren manche Bedingungen nur auf Rechnungen?

Weil die Informationen nur auf der Rechnung zu finden sind. Zum Beispiel legst du beim Rechnungserstellen fest, welcher Nummernkreis benutzt wird. Bevor die Rechnung erstellt wurde, weiß das System den Nummernkreis also nicht. Kann folglich deshalb auch nicht vorher (z.B. bei Terminbestätigungen) darauf zugreifen.

Wie gebe ich an, welcher Behandler den Termin durchführt?

Welcher Behandly beziehungsweise welche zuständige Person ausgegeben werden kann, hängt davon ab, welche Information in der jeweiligen Vorlage zur Verfügung steht. Verwende dafür die passende Systemvariable, wie zum Beispiel den Raum, ein aktiviertes Merkmal in der Akte oder die Terminbezeichnung. Je nach dem, wie es in deiner Praxis organisiert ist.

Wie gebe ich auf der Rechnung an, dass die Leistung aufgrund meiner Heiltätigkeit mehrwertsteuerbefreit ist?

Du kannst den Hinweis in der Vorlage für die Rechnung bzw. auch für die Quittung einfügen. Hast Du unterschiedliche Nummernkreise für Mehrwertsteuer-freie und -pflichtige Leistungen, kannst du es über die Bedingung Nummernkreis steuern.

Kann ich verschiedene Adressen angeben, je nach dem, wo der Termin stattfindet?

Ja. Hinterlege den Standort als Textvariable in der Akte und verwende ihn anschließend als Bedingung in deiner Vorlage. So kannst du abhängig vom Standort unterschiedliche Adressen oder Hinweise ausgeben.

Kann ich Texte grundsätzlich verschieben, zum Beispiel den Zusatztext in der Rechnung weiter oben stehen haben?

Ja. Normale Textbausteine kannst du innerhalb der Vorlage an die gewünschte Stelle verschieben. Achte bei Codeblöcken darauf, die zugehörigen Bedingungen vollständig mitzunehmen und die Syntax nicht zu verändern. Siehe Grundlagenwissen.

Kann ich die Schriftart ändern?

Die Schriftart und -größe kannst du leider nicht individuell anpassen.