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Möchtest du bei der Online-Terminvergabe zusätzliche Informationen von deinen Neukundys abfragen – etwa eine Versicherungsnummer oder den Namen des Hausarztes?
Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du die Stammdaten-Abfrage in my/OT um eigene Eingabefelder erweitern. Die Angaben werden direkt in der Akte gespeichert und stehen dir dort als Textvariablen zur weiteren Verwendung zur Verfügung.
Beispiel Versicherungsnummer: Du möchtest, dass Neukundys ihre Versicherungsnummer bereits bei der Online-Terminvergabe eingeben. So wird sie direkt in der Akte gespeichert und kann später z.B. automatisch auf Rechnungen ausgegeben werden.
Die eingegebenen Informationen werden zunächst also nur in der Akte als Textvariable gespeichert.
Möchtest du diese Werte später z.B. automatisch auf Rechnungen, Terminzetteln oder in E-Mails ausgeben, findest du im Hilfeartikel Textvorlagen: Wenn-dann-Abfragen ein ausführliches Video-Tutorial und passende Beispiele. Besonders das Kapitel „Video-Tutorial ‚Textvariablen‘ am Beispiel der Versichertennummer“ zeigt den weiteren Ablauf Schritt für Schritt.
Erstellung und Verwaltung von benutzerdefinierten Feldern
Um benutzerdefinierte Felder anzulegen oder zu ändern, navigiere zu Unser Logo/Fischli -> Zahnrad in der Kachel „Benutzerdefinierte Felder“ und klicke unten auf “Neues Feld anlegen”. Ein neues Fenster öffnet sich:
| Schlüsselwort Für die Erstellung eines neuen benutzerdefinierten Feldes musst du ein Schlüsselwort angeben. Dieses Schlüsselwort ist nur für dich sichtbar und wird später als Name für die Textvariable in der Akte verwendet. Es sollte möglichst kurz und einfach sein und weder speziellen Sonderzeichen noch Emojis enthalten. Sortierung Mit der Sortierung kannst du festlegen, in welcher Reihenfolge die Felder angezeigt werden sollen. Lässt du dieses Feld leer, werden sie nach der Bezeichnung sortiert. Beachte dabei, dass Großbuchstaben immer vor Kleinbuchstaben einsortiert werden. Bezeichnung für my/OT Zusätzlich musst du eine Bezeichnung für dein Feld eintragen. Diese wird später öffentlich in der Online-Terminvergabe angezeigt und sollte in ein oder zwei Worten beschreiben, was du wissen möchtest. Bei mehrsprachigen Terminvergaben kannst du über die Mehrfachauswahl die Sprache umstellen und eine übersetzte Bezeichnung in das Feld eintragen. |
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Vergiss nicht, das Feld zu speichern, damit es angelegt wird.
Benutzerdefinierte Felder in my/OT anzeigen
Nachdem du deine benutzerdefinierten Felder erstellt hast, sollen sie nun auch bei der Online-Terminvergabe erscheinen.
Dafür musst du sie jetzt mit einem Aktenprofil verknüpfen.
Kehr dafür zu den Kacheln zurück und wähle „Portale“ -> Portal bearbeiten -> Tab „Aktenprofile“ -> Aktenprofil bearbeiten -> Tab „Benutzerdefinierte Felder“.
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Hier kannst du in der Tabelle auswählen, ob deine benutzerdefinierten Felder für Neukundy Pflicht- oder optionale Angaben sind. Steht der grüne Knopf auf einer der beiden Optionen, dann ist das Feld “aktiviert”. Damit ist die Einrichtung abgeschlossen.
Wenn du die Angabe nicht mehr benötigst, kannst du einfach auf “Keine Erf.” klicken und schon wird Neukundy nicht mehr danach gefragt.
Registrierungsansicht
So sieht es dann während der Registrierung für Neukundy aus:
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Und am Ende der Online-Terminvergabe nochmals in der Zusammenfassung angezeigt:
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Nach der Registrierung werden die eingegebenen Daten als Textvariablen in den Stammdaten der Akte im Reiter “Textvariablen” gespeichert:
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Ab hier können sie wie normale Textvariablen verwendet und auch nachträglich bearbeitet werden.
Ein Beispiel zur Verwendung von Textvariablen in Textvorlagen findest du in diesem Hilfeartikel.