Textvorlagen individualisieren

Die Vorlagentexte für die verschiedenen Dokumente können individuell angepasst werden.

Die Textvorlagen findest du unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Textvorlagen.

Es wichtig, die in den Standard-Textvorlagen enthaltene Codes nicht zu verändern. Damit sind Einträge gemeint, wie z.B.

${patient.name}

${termindatum}

${user.name}

und so weiter. Es dürfen keine Zeichen innerhalb der Codes verändert, hinzugefügt oder herausgenommen werden.

Fettschreibung in Rechnungen

Die Zeichen (HTML-Codes) für Fettschreibung sind: "<b>" und "</b>". Das Wort zwischen den beiden Codes wird fett gedruckt. Soll ein Wort aus den Textvorlagen fett gedruckt werden, müssen die Codes eingefügt werden; soll ein Wort aus den Textvorlagen nicht mehr fett gedruckt werden, müssen die Codes entfernt werden.

Beispiel

In der Textvorlage steht:

<b>Diagnose:</b> => das Wort "Diagnose:" wird fett gedruckt.

Wenn-dann-Abfragen

Mit wenn-dann-Abfragen können Texte gesteuert werden, die nur unter bestimmten Umständen genutzt werden sollen.

Also z.B. wenn Nummernkreis = STD - dann schreibe "Umsatzsteuerbefreit nach §14 ..."
Bedeutet, wenn der Nummernkreis nicht STD ist, wird dieser Absatz nicht genutzt.

Eine wenn-dann-Abfrage beginnt immer mit

<#if ...>

und endet immer mit

</#if>

Alles was zwischen diesen beiden Codes steht wird zusätzlich gezogen, wenn die Bedingung erfüllt ist. Jeder Text, der ausserhalb der if-Bedingung steht, (also drüber oder drunter) wird immer gezogen.

In der Vorschau der Textvorlage wird grundsätzlich das Ergebnis so einer per Hand eingefügten wenn-dann-Abfrage nicht angezeigt. Das liegt daran, dass der Textvorlage keine echten Daten (Rechnung, Termin etc.) zugrunde liegt und damit die Bedingung nicht erfüllt sein kann.

Um die eingefügte Bedingung/Text zu testen muss daher bitte immer ein echtes Dokument aus dem System heraus erstellt werden.

Terminzettel

Hier sind keine wenn-dann-Abfragen möglich, da ein Terminzettel für das Verarbeiten von mehreren Terminen konzipiert ist. Damit würde eine wenn-dann-Abfrage ggfs. unterschiedliche Ergebnisse aus den unterschiedlichen Terminen bekommen, kann aber nur einen einzelnen Wert/Text auswerfen. Das würde zu falschen Ergebnissen führen.

Terminbestätigungen/-erinnerungen

Eine Zuordnung über den Nummernkreis ist nicht möglich, da die Nummernkreise erst bei der Rechnungsstellung zugeordnet werden und bei der Terminbestätigung oder -erinnerung somit noch gar nicht für diesen Termin vorhanden sind.

Folgende Formeln sind auch nicht für Rechnungen benutzbar. Rechnungen können mehrere Termine beinhalten. Damit würde eine wenn-dann-Abfrage ggfs. unterschiedliche Ergebnisse aus den unterschiedlichen Terminen bekommen, kann aber nur einen einzelnen Wert/Text auswerfen. Das würde zu falschen Ergebnissen führen.

Es gibt für die Terminbestätigung oder Terminerinnerung die Möglichkeit, über folgende Parameter gezielte Texte zu steuern:

Gehe in die Einstellungen unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> in die Kachel “Textvorlagen”.
Klicke die entsprechende Textvorlage an, zum Beispiel “(Autom.) Benachr. - Folgetermin bestätigen (Email)”. Im oberen Feld auf der rechten Seite kannst du nun einen Text hinzufügen, der z. B. nur gedruckt wird, wenn die Terminbezeichnung "Beispieltermin" benutzt wird. Füge dazu Folgendes in das Feld ein:

Steuerung über die Terminbezeichnung:

<#if termin.titel= "Beispieltermin">

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn ein Termin die Terminbezeichnung "Beispieltermin" trägt
Und nach dem individuellen Text für diesen Termintitel die Bedingung schließen mit

</#if>

Steuerung über den Raum im Kalender:

<#if termin.room=0>

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn ein Termin im Raum 1 stattfinden soll.
Und nach dem individuellen Text für diesen Raum die Bedingung schließen mit

</#if>

Hierbei ist zu beachten, dass die verwendete Zahl im Code immer 1 kleiner ist, als die Raumnummer. Also:
0 = Raum 1
1 = Raum 2
2 = Raum 3

Steuerung über den Zeitraum, wie lange der letzte Termin des Patienten her ist:

<#if letzterTerminTage gt 30>

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn der letzte Termin des Patienten länger als x Tage (in diesem Beispiel 30 Tage) her ist.

Und nach dem zusätzlichen Text für diese Bedingung die Formel schließen mit

</#if>

Alles was außerhalb der beiden Codes in der Textvorlage steht, wird immer gedruckt, unabhängig davon, welcher Titel/Raum ausgewählt wurde.

Wenn verschiedene Texte für die einzelnen Titel/Räume gedruckt werden sollen, kann die Bedingung beliebig oft - also für jeden Titel/Raum einzeln - in die Vorlage eingefügt werden.

Bitte darauf achten, es genau so einzugeben, wie hier geschrieben, inkl. Groß- und Kleinschreibung und ohne Leerschritte. Am einfachsten ist es, wenn die Zeilen mit copy und paste kopiert und in die Konfigurationsparameter eingefügt werden. Bitte daran denken, dass die Änderung sowohl für die Rechnungstext-Vorlagen als auch die Quittungstext-Vorlagen vorgenommen wird.

Steuerung über Standort

Wenn du an mehreren Standorten arbeitest und in der Terminbestätigung per E-Mail angeben möchtest, an welchem Standort der Termin stattfindet, kann das über einen Zusatz in der Akte erfolgen.

In der Akte in den Anmerkungen den Standort im folgenden Format eingeben:

standort:Hamburg

Und dann in der entsprechenden Vorlage folgende Ergänzung eintragen:

<#if standort?has_content>
Ihr Termin findet in unserer Praxis in ${standort} statt.
</#if>

Das Ergebnis ist in diesem Fall wie folgt:

Oder es kann ein gezielter Text für einen einzelnen Standort eingetragen werden.

<#if standort="Hamburg">

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn in den Anmerkungen in der Patientenakte standort: Hamburg eingetragen ist.

Und nach dem zusätzlichen Text für diese Bedingung die Formel schließen mit

</#if>

Rechnung/Quittung: verschiedene Texte für unterschiedliche Nummernkreise

Es ist möglich, auf Rechnungen, Quittungen, Zahlungserinnerungen etc. automatisch verschiedene Texte für die verschiedenen Nummernkreise zu hinterlegen.

Für Terminbestätigungen, Terminzettel etc. (also alles vor der Rechnung) ist das nicht möglich, da die Zuordnung zum Nummernkreis erst bei Rechnungsstellung erfolgt. Vorher weiß der Termin noch gar nicht, zu welchem Nummernkreis er später zugeordnet wird.

Verschiedene Texte auf Rechnung & Co ist zum Beispiel sinnvoll, wenn man einen Nummernkreis für die freiberufliche Tätigkeit als Heilpraktiker hat, und einen Nummernkreis für die gewerbliche Tätigkeit z. B. für Coaching oder Wellness-Massagen.
Auf der Rechnung für die freiberufliche Leistung sollte immer der Satz “Umsätze aus der Tätigkeit als Heilpraktiker sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.” oder ähnliches stehen.
Auf der gewerblichen Rechnung soll der Zusatz natürlich nicht gedruckt werden.

In der Kachel “Nummernkreise” nachsehen, welche Kürzel für die verschiedenen Nummernkreise vergeben wurden. Zum Beispiel:
STD - für freiberufliche Tätigkeit und
GEW - für gewerbliche Tätigkeit

In den Einstellungen unter: Unser Logo/Fischli u-> Zahnrad -> in der Kachel Textvorlagen die entsprechende Textvorlage anklicken, zum Beispiel “Rechnung - Dokument Schlusstext”. Im oberen Feld auf der rechten Seite kann nun ein Text hinzufügt werden, der nur gedruckt wird, wenn z.B. der Nummernkreis “STD” benutzt wird. Dazu Folgendes in das Feld einfügen:

<#if kuerzel == "STD" >

Den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn der ausgewählte Nummernkreis für die Rechnungsschreibung genutzt wird. Beispiel:

Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Und nach dem individuellen Text für den Nummernkreis die Bedingung schließen mit

</#if>

Alles was außerhalb dieser beiden Codes in der Vorlage steht, wird immer gedruckt, unabhängig davon, welcher Nummernkreis ausgewählt wurde.

Wenn verschiedene Texte für die einzelnen Nummernkreise gedruckt werden sollen, kann die Bedingung beliebig oft - also für jeden Nummernkreis einzeln - in die Textvorlage eingefügt werden.

Rechnung/Quittung: Zahlungsziel

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb ${zahlungsziel} Tagen.

erzeugt: Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 30 Tagen.

Die Anzahl der Tage wird aus der Kachel Orga-Daten gezogen:
unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Orga-Daten -> Reiter Abrechnung -> Feld "Zahlungsziel für Rechnungen".

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum ${ziel_datum}.

erzeugt: Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 01.01.2022

Das Datum wird anhand der Anzahl Tage ausgerechnet, die im Feld Zahlungsziel eingetragen sind.

Text aus Massenabsage mit verschicken

Hierzu gibt es eine gesonderte Anleitung. Diese ist hier zu finden: Termine - Massenabsage

Mehrsprachigkeit

In einigen Textvorlagen ist es möglich, einen englischen Text zu hinterlegen.

Wenn in der Kachel Texvorlagen ein Text ausgewählt wurde, dann kann oben rechts ausgewählt werden, dass ein englischer Text für diese Vorlage angelegt werden soll.

Es wird dann eine zweite Lasche für die zweite Sprache angezeigt. Hier können manuell Betreff und Text hinterlegt werden

Der Codeschnipsel für das englische Datum und die Uhrzeit eines Termins ist in zwei Varianten möglich:

17-12-2023 at 17:55 o'clock

${termintimestamp?string["dd-MM-yyyy 'at' HH:mm 'o''clock'"]}

17-12-2023 at 05:55 PM

${termintimestamp?string["dd-MM-yyyy 'at' hh:mm a"]}

In der Akte kann hinterlegt werden, welche Sprache für die Textvorlagen benutzt werden soll. Ist die entsprechende Textvorlage in der gewünschten Sprache nicht vorhanden, wird automtisch die deutsche Textvorlage benutzt.

Für die online-Terminbuchung kann unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Portal im Reiter "PSS/OT - Online Terminbuchung" eingestellt werden, in welchen Sprachen sie angeboten wird. D.h. hier geht um die Übersetzung der Masken, nicht der angebotenen Leistungen.

Neukundys können beim Buchen eines Termins über die PSS/OT auswählen, in welcher Sprache die Terminbuchung angezeigt werden soll (abhängig davon, was in den Tokens als verfügbare Sprachen eingestellt wurde). Beim Anlegen der Akte durch das Buchen eines Termines wird die vom Kundy ausgewählte Einstellung der Sprache in die Akte übernommen.

Anreden für abweichende Empfänger

Nutzbar in Terminbenachrichtigungen (Bestätigung, Erinnerung, Verschiebung, Reservierungsbestätigung, Expressterminzettel), gilt nicht für andere Benachrichtigungen wie z.B. Terminzettel, Dokumentenversand.

empfaenger_anrede
empfaenger_liebe_r
empfaenger_sehr_geehrte_r
empfaenger_mr_ms
empfaenger_geschlecht
empfaenger.name
empfaenger.vorname
empfaenger.nachname

Zusätzlich kann die Variable abweichender_empfaenger dafür benutzt werden, um Text abhängig davon hinzuzufügen, dass der Empfängy nicht die Akte ist, welcher der Termin zugeordnet ist.

<#if abweichender_empfaenger>Dieser Termin ist für ${patient.name}</#if>

Hallo ${empfaenger.name},

ich möchte den Termin <#if abweichender_empfaenger>für ${patient.name} </#if>am ${termintimestamp?string["dd.MM.yyyy 'um' HH:mm 'Uhr'"]} bestätigen.

Anreden (nutzbar in fast allen Textvorlagen)

${patient.name}

= Vor- und Zuname

${patient.vorname}

${patient.nachname}

= nur Vor- oder nur Nachname

${liebe_r}

= Abhängig vom eingetragenen Geschlecht in der Akte "Liebe" oder "Lieber"

${anrede}

= Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann
Abhängig vom Geschlecht des Kundys in der Akte bzw. vom Geschlecht in der abweichenden Rechnungsanschrift

		Abweichend RG-Adresse	nichts	Männlich / Herr	Weiblich / Frau	Divers / Geehrt* / Lieb*	Familie	Firma
Auswahl Patient	Automatisch in abweichender RG-Adresse
nichts	nichts	Adresse	VZ	Herr VZ	Frau VZ	Geehrt* VZ	Familie Z	Firma z.Hd. VZ
nichts	nichts	Anrede	Guten Tag VZ	Sehr geehrter Herr VZ	Sehr geehrte Frau VZ	Sehr geehrt* VZ	Sehr geehrte Familie VZ	Sehr geehrte* Damen und Herren
Männlich	Herr	Adresse	nicht auswählbar	Herrn VZ	Frau VZ	Geehrt* VZ	Familie Z	Firma z.Hd. Herrn VZ
Männlich	Herr	Anrede	nicht auswählbar	Sehr geehrter Herr Z	Sehr geehrte Frau VZ	Sehr geehrt* Z	Sehr geehrte Familie Z	Sehr geehrte* Damen und Herren
Weiblich	nichts	Adresse	Frau Z	Herrn VZ	nicht auswählbar	Geehrt* VZ	Familie Z	Firma z.Hd. Frau VZ
Weiblich	nichts	Anrede	Sehr geehrte Frau Z	Sehr geehrter Herr Z	nicht auswählbar	Sehr geehrt* Z	Sehr geehrte Familie Z	Sehr geehrte* Damen und Herren
Divers	Lieb*	Adresse	nicht auswählbar	Herrn VZ	Frau VZ	Lieb* VZ	Familie Z	Firma z.Hd. VZ
Divers	Lieb*	Anrede	nicht auswählbar	Sehr geehrter Herr Z	Sehr geehrte Frau Z	Guten Tag Z	Sehr geehrte Familie Z	Sehr geehrte* Damen und Herren