Textvorlagen individualisieren

Die Vorlagentexte für die verschiedenen Dokumente können individuell angepasst werden.

Die Textvorlagen findest du unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Textvorlagen.

Es wichtig, die in den Standard-Textvorlagen enthaltene Codes nicht zu verändern. Damit sind Einträge gemeint, wie z.B.

${patient.name}

${termindatum}

${user.name}

und so weiter. Es dürfen keine Zeichen innerhalb der Codes verändert, hinzugefügt oder herausgenommen werden.

Hier findest du Erklärungen zu folgenden Themen:

Anrede und Grußformeln
Bearbeitete Vorlagen von Standardvorlagen unterscheiden
Beispiel für die individuelle Abwandlung einer Textvorlage
Zur Info (veraltet): Ehemalige Anreden
Fettschreibung in Rechnungen
Wenn-dann-Abfragen - zusätzlicher Text
Terminzettel
Terminbestätigungen/-erinnerungen
Steuerung über den Raum im Kalender
Steuerung über den Zeitraum, wie lange der letzte Termin des Patienten her ist
Steuerung über Arbeitsplatz
Entweder / Oder / Sonst
Rechnung/Quittung: verschiedene Texte für unterschiedliche Nummernkreise
Rechnung/Quittung: Zahlungsziel
Text aus Massenabsage mit verschicken
Mehrsprachigkeit
Codes für Praxis-Footer

Anrede und Grußformeln

Ganz oben in unseren Textvorlagen findest du verschiedene Anredemöglichkeiten und Abschiedsformeln, die du in die Textvorlagen für E-Mails, SMS etc. übernehmen kannst. Unter "Anrede" verstehen wir hier die Kombination aus Grußformel und Namen, die automatisch aus den Akten generiert werden.

Für Aktentypen und auch für einzelne Akten kannst du festlegen, ob du deine Klientys formell oder eher persönlich-locker ansprechen möchtest, d.h., ob du duzt oder siezt, ob du Vornamen und Nachnamen benutzt oder nur Vornamen oder nur Nachnamen etc.

In der Kachel "Textvorlagen" schlägt dir lemniscus Beispiel-Möglichkeiten vor und übernimmt diese, wenn du sie nicht individualisiert hast. Unter "lang" haben wir dir Auswahlmöglichkeiten zum Individualisieren hinterlegt, die du natürlich auch in deine kurzen Vorlagen kopieren kannst. Solltest du dabei Probleme haben, empfehlen wir dir unsere B`scheidwisserlys.

Du kannst den jeweiligen Grußtext ändern, aber nicht den Code/die Formel. Also rühre nichts an, was nicht "Hallo", "Sehr geehrte", "Grüße" o.ä. heißt. Ein Wort wie "Hallo" kannst du aber ganz nach Geschmack z.B. mit "Servus" überschreiben, und im Aktentyp kannst du festlegen, ob du Klienty meistens mit Vornamen oder mit Nachnamen anredest. Im Einzelfall lässt sich das dann in der Akte verändern.

Das gleiche gilt für die Abschiedsformel.

Bearbeitete Vorlagen von Standardvorlagen unterscheiden

Ein neues Feature gibt dir die Möglichkeit zu erkennen, welche der lemniscus-Textvorlagen du bereits verändert hast.

Der kleine Stift links zeigt an, dass die Vorlage. nicht mehr der Standardvorlage entspricht. Im Vorschaufenster rechts siehst du, dass die zweite Sprache nicht auf "Standard" gesetzt ist (Bleistift-Icon vor "Englisch").

Anreden und Abschiedsformeln in Textvorlagen übernehmen

In unseren Standard-Textvorlagen, die wir möglichst neutral ausformuliert haben, sind die Anreden und Abschiedsformeln integriert.

Wenn du dir deine eigenen, passendenden Anrede- und Grußformeln "gebaut" hast, werden diese mit in unsere Standard-Textvorlagen gezogen.

Die Textvorlagen, die du bereits in der Vergangenheit deinem Geschmack entsprechend angepasst hattest, solltest du dir irgendwohin kopieren und dann die Vorlage auf "Standard" zurücksetzen. Nun enthält sie die o.g. Formeln, und du kannst zusätzlich wieder das hineinkopieren, was dir wichtig ist. Damit ersparst du dir die Arbeit, den Code selbst wieder mühsam zusammenzusetzen.

Kurze und lange Anrede und Grußformeln

Wir empfehlen, die kurzen Anrede- und Grußformeln für SMS und Threema zu verwenden und die lange Anrede für E-Mails. Gerade bei SMS-Nachrichten musst du darauf achten, dass du unter den 160 Zeichen bleibst. Längere SMS-Nachrichten werden automatisch aufgeteilt und über mehrere SMS-Nachrichten verschickt, die alle einzeln abgerechnet werden.

Hier ein Video zu Anreden und Grußformeln, in welchem die Thematik oben nochmal sehr anschaulich erklärt wird: Persönliche und förmliche Anrede.

Beispiel für die individuelle Abwandlung einer Textvorlage

siehe Praktisches Beispiel: Anpassung einer Textvorlage

Nicht mehr aktuell, aber funktioniert noch in alten Textvorlagen

Die folgenden Informationen dienen nur zur Information für diejenigen, die noch alte Textvorlagen nutzen:

Ehemalige Anreden für abweichende Empfänger

Nutzbar in Terminbenachrichtigungen (Bestätigung, Erinnerung, Verschiebung, Reservierungsbestätigung, Expressterminzettel), gilt nicht für andere Benachrichtigungen wie z.B. Terminzettel, Dokumentenversand.

empfaenger_anrede
empfaenger_liebe_r
empfaenger_sehr_geehrte_r
empfaenger_mr_ms
empfaenger_geschlecht
empfaenger.name
empfaenger.vorname
empfaenger.nachname

Zusätzlich kann die Variable abweichender_empfaenger dafür benutzt werden, um Text abhängig davon hinzuzufügen, dass der Empfängy nicht die Akte ist, welcher der Termin zugeordnet ist.

<#if abweichender_empfaenger>Dieser Termin ist für ${patient.name}</#if>

Hallo ${empfaenger.name},

ich möchte den Termin <#if abweichender_empfaenger>für ${patient.name} </#if>am ${termintimestamp?string["dd.MM.yyyy 'um' HH:mm 'Uhr'"]} bestätigen.

Ehemalige Konfiguration von Anreden in Textvorlagen

${patient.name}

= Vor- und Zuname

${patient.vorname}

${patient.nachname}

= nur Vor- oder nur Nachname

${liebe_r}

= Abhängig vom eingetragenen Geschlecht in der Akte "Liebe" oder "Lieber"

${anrede}

= Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann
Abhängig vom Geschlecht des Kundys in der Akte bzw. vom Geschlecht in der abweichenden Rechnungsanschrift

${empfaenger.anredeVorNachname}

= Herr/Frau + Titel + Vor- + Nachname

${empfaenger.name}

= nur Vor- und Nachname

Fettschreibung in Rechnungen

Die Zeichen (HTML-Codes) für Fettschreibung sind: "<b>" und "</b>". Das Wort zwischen den beiden Codes wird fett gedruckt. Soll ein Wort aus den Textvorlagen fett gedruckt werden, müssen die Codes eingefügt werden; soll ein Wort aus den Textvorlagen nicht mehr fett gedruckt werden, müssen die Codes entfernt werden.

Beispiel

In der Textvorlage steht:

<b>Diagnose:</b> => das Wort "Diagnose:" wird fett gedruckt.

Wenn-dann-Abfragen - zusätzlicher Text

Mit wenn-dann-Abfragen können Texte gesteuert werden, die nur unter bestimmten Umständen genutzt werden sollen und zusätzlich auftauchen.

Also z.B. wenn Nummernkreis = STD - dann schreibe "Umsatzsteuerbefreit nach §14 ..."
Bedeutet, wenn der Nummernkreis nicht STD ist, wird dieser Absatz nicht genutzt.

Eine Wenn-dann-Abfrage beginnt immer mit

<#if ...>

und endet immer mit

</#if>

Alles, was zwischen diesen beiden Codes steht, wird zusätzlich gezogen, wenn die Bedingung erfüllt ist. Jeder Text, der außerhalb der if-Bedingung steht, (also drüber oder drunter) wird immer gezogen.

In der Vorschau der Textvorlage wird grundsätzlich das Ergebnis so einer per Hand eingefügten Wenn-dann-Abfrage nicht angezeigt. Das liegt daran, dass der Textvorlage keine echten Daten (Rechnung, Termin etc.) zugrunde liegen und damit die Bedingung nicht erfüllt sein kann.

Um die eingefügte Bedingung/Text zu testen, muss daher bitte immer ein echtes Dokument aus dem System heraus erstellt werden.

Terminzettel

Hier sind keine Wenn-dann-Abfragen möglich, da ein Terminzettel für das Verarbeiten von mehreren Terminen konzipiert ist. Damit würde eine Wenn-dann-Abfrage ggf. unterschiedliche Ergebnisse aus den unterschiedlichen Terminen bekommen, kann aber nur einen einzelnen Wert/Text auswerfen. Das würde zu falschen Ergebnissen führen.

Terminbestätigungen/-erinnerungen

Eine Zuordnung über den Nummernkreis ist nicht möglich, da die Nummernkreise erst bei der Rechnungsstellung zugeordnet werden und bei der Terminbestätigung oder -erinnerung somit noch gar nicht für diesen Termin vorhanden sind.

Die folgenden Formeln sind auch nicht für Rechnungen benutzbar. Rechnungen können mehrere Termine beinhalten. Damit würde eine Wenn-dann-Abfrage ggf. unterschiedliche Ergebnisse aus den unterschiedlichen Terminen bekommen, kann aber nur einen einzelnen Wert/Text auswerfen. Das würde zu falschen Ergebnissen führen.

Es gibt für die Terminbestätigung oder Terminerinnerung die Möglichkeit, über folgende Parameter gezielte Texte zu steuern:

Gehe in die Einstellungen unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> in die Kachel “Textvorlagen”.
Klicke die entsprechende Textvorlage an, zum Beispiel “(Autom.) Benachr. - Folgetermin bestätigen (Email)”. Im oberen Feld auf der rechten Seite kannst du nun einen Text hinzufügen, der z. B. nur gedruckt wird, wenn die Terminbezeichnung "Beispieltermin" benutzt wird. Füge dazu Folgendes in das Feld ein:

Steuerung über die Terminbezeichnung:

<#if termin.titel == "Beispieltermin">

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn ein Termin die Terminbezeichnung "Beispieltermin" trägt
Und nach dem individuellen Text für diesen Termintitel die Bedingung schließen mit

</#if>

Steuerung über den Raum im Kalender:

<#if termin.room == 0>

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn ein Termin im Raum 1 stattfinden soll.
Und nach dem individuellen Text für diesen Raum die Bedingung schließen mit

</#if>

Hierbei ist zu beachten, dass die verwendete Zahl im Code immer 1 kleiner ist, als die Raumnummer. Also:
0 = Raum 1
1 = Raum 2
2 = Raum 3

Steuerung über den Zeitraum, wie lange der letzte Termin des Patienten her ist:

<#if letzterTerminTage gt 30>

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn der letzte Termin des Patienten länger als x Tage (in diesem Beispiel 30 Tage) her ist.

Und nach dem zusätzlichen Text für diese Bedingung die Formel schließen mit

</#if>

Alles was außerhalb der beiden Codes in der Textvorlage steht, wird immer gedruckt, unabhängig davon, welcher Titel/Raum ausgewählt wurde.

Wenn verschiedene Texte für die einzelnen Titel/Räume gedruckt werden sollen, kann die Bedingung beliebig oft - also für jeden Titel/Raum einzeln - in die Vorlage eingefügt werden.

Bitte achte darauf, es genau so einzugeben, wie hier geschrieben, inkl. Groß- und Kleinschreibung und ohne Leerschritte. Am einfachsten ist es, wenn die Zeilen mit copy und paste kopiert und in die Konfigurationsparameter eingefügt werden. Bitte denke daran, dass die Änderung sowohl für die Rechnungstext-Vorlagen als auch die Quittungstext-Vorlagen vorgenommen wird.

Steuerung über Arbeitsplatz

Wenn du an mehreren Arbeitsplätzen arbeitest und in der Terminbestätigung per E-Mail angeben möchtest, an welchem Arbeitsplatz der Termin stattfindet, kann das über einen Zusatz in der Akte erfolgen.

Gib in der Akte in den Anmerkungen den Arbeitsplatz im folgenden Format ein:

arbeitsplatz:Hamburg

Und dann in der entsprechenden Vorlage folgende Ergänzung eintragen:

<#if arbeitsplatz?has_content>
Ihr Termin findet in unserer Praxis in ${arbeitsplatz} statt.
</#if>

Das Ergebnis ist in diesem Fall wie folgt:

Oder es kann ein gezielter Text für einen einzelnen Arbeitsplatz eingetragen werden.

<#if arbeitsplatz == "Hamburg">

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn in den Anmerkungen in der Akte arbeitsplatz:Hamburg eingetragen ist.

Und nach dem zusätzlichen Text für diese Bedingung die Formel schließen mit

</#if>

Zusätzliche Texte, wenn Empfängy der Mail eine bestimmte Rolle hat

Wenn die Akte Verknüpfungen hat, kann dort eingetragen werden, welche Rolle der Verknüpfte hat. Zum Beispiel kannst du eine Verknüpfung mit dem Versicherer erstellen und diesem die Berechtigung vergeben, Rechnungen geschickt zu bekommen.

Dann kann im Anschreiben zur Rechnung der Versicherer ausgewählt werden und im Text kann dann die Versicherungsnummer, die in der Akte hinterlegt wird, zusätzlich mit aufgeführt werden.

In der Akte in den Anmerkungen die Rolle im folgenden Format eingeben:

Versicherungsnummer:1234567

In der Akte gibt es eine Verknüpfung, die die Rolle "versicherer" hat.

Und dann in der entsprechenden Vorlage folgende Ergänzung eintragen:

<#if rolle == versicherer>
Die Versicherungsnummer lautet ${versicherungsnummer}.
</#if>

Entweder / Oder / Sonst

Beispiel: in deiner Praxis werden 3 unterschiedliche Behandlungen angeboten. Zu zwei davon müssen unterschiedliche Handtücher mitgebracht werden.
Fußpflege: kleines Handtuch
Massage: großes Handtuch
sonst: kein Handtuch

Für dieses Beispiel in der entsprechenden Vorlage folgende Ergänzung eintragen:

<#if termin.titel == "Fusspflege">

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn der Termintitel "Fusspflege" ist.

<#elseif termin.titel == "Massage">

Dann den Text eingeben, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn der Termintitel "Massage" ist.

<#else>

Jetzt den Text eingeben, der immer dann gedruckt werden soll, wenn weder Fußpflege noch Massage im Termintitel steht.

Danach für diese Bedingung die Formel schließen mit

</#if>

Rechnung/Quittung: verschiedene Texte für unterschiedliche Nummernkreise

Es ist möglich, auf Rechnungen, Quittungen, Zahlungserinnerungen etc. automatisch verschiedene Texte für die verschiedenen Nummernkreise zu hinterlegen.

Für Terminbestätigungen, Terminzettel etc. (also alles vor der Rechnung) ist das nicht möglich, da die Zuordnung zum Nummernkreis erst bei Rechnungsstellung erfolgt. Vorher weiß der Termin noch gar nicht, zu welchem Nummernkreis er später zugeordnet wird.

Verschiedene Texte auf Rechnung & Co ist zum Beispiel sinnvoll, wenn man einen Nummernkreis für die freiberufliche Tätigkeit als Heilpraktiker hat und einen Nummernkreis für die gewerbliche Tätigkeit wie z. B. für Coaching oder Wellness-Massagen.
Auf der Rechnung für die freiberufliche Leistung sollte immer der Satz “Umsätze aus der Tätigkeit als Heilpraktiker sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.” oder ähnliches stehen.
Auf der gewerblichen Rechnung soll der Zusatz natürlich nicht gedruckt werden.

In der Kachel “Nummernkreise” nachsehen, welche Kürzel für die verschiedenen Nummernkreise vergeben wurden. Zum Beispiel:
STD - für freiberufliche Tätigkeit und
GEW - für gewerbliche Tätigkeit

In den Einstellungen unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> in der Kachel Textvorlagen die entsprechende Textvorlage anklicken, zum Beispiel “Rechnung - Dokument Schlusstext”. Im oberen Feld auf der rechten Seite kann nun ein Text hinzufügt werden, der nur gedruckt wird, wenn z.B. der Nummernkreis “STD” benutzt wird. Dazu Folgendes in das Feld einfügen:

<#if kuerzel == "STD" >

Gib nun den Text ein, der immer dann zusätzlich gedruckt werden soll, wenn der ausgewählte Nummernkreis für die Rechnungsschreibung genutzt wird. Beispiel:

Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Und nach dem individuellen Text für den Nummernkreis die Bedingung schließen mit

</#if>

Alles, was außerhalb dieser beiden Codes in der Vorlage steht, wird immer gedruckt, unabhängig davon, welcher Nummernkreis ausgewählt wurde.

Wenn verschiedene Texte für die einzelnen Nummernkreise gedruckt werden sollen, kann die Bedingung beliebig oft - also für jeden Nummernkreis einzeln - in die Textvorlage eingefügt werden.

Bitte achte darauf, es genau so einzugeben, wie hier geschrieben, inkl. Groß- und Kleinschreibung und ohne Leerschritte. Am einfachsten ist es, wenn die Zeilen mit copy und paste kopiert und in die Konfigurationsparameter eingefügt werden. Denke daran, dass die Änderung sowohl für die Rechnungstext-Vorlagen als auch die Quittungstext-Vorlagen vorgenommen wird.

Rechnung/Quittung: Zahlungsziel

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb ${zahlungsziel} Tagen.

erzeugt: Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 30 Tagen.

Die Anzahl der Tage wird aus der Kachel Orga-Daten gezogen:
unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Orga-Daten -> Reiter Abrechnung -> Feld "Zahlungsziel für Rechnungen".

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum ${ziel_datum}.

erzeugt: Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 01.01.2022

Das Datum wird anhand der Anzahl Tage ausgerechnet, die im Feld Zahlungsziel eingetragen sind.

Text aus Massenabsage mit verschicken

Hierzu gibt es eine gesonderte Anleitung. Diese ist hier zu finden: Termine - Massenabsage

Mehrsprachigkeit

In einigen Textvorlagen ist es möglich, einen englischen Text zu hinterlegen.

Wenn in der Kachel Textvorlagen ein Text ausgewählt wurde, dann kann oben rechts ausgewählt werden, dass ein englischer Text für diese Vorlage angelegt werden soll.

Es wird dann eine zweite Lasche für die zweite Sprache angezeigt. Hier können manuell Betreff und Text hinterlegt werden

Der Codeschnipsel für das englische Datum und die Uhrzeit eines Termins ist in zwei Varianten möglich:

17-12-2023 at 17:55 o'clock

${termintimestamp?string["dd-MM-yyyy 'at' HH:mm 'o''clock'"]}

17-12-2023 at 05:55 PM

${termintimestamp?string["dd-MM-yyyy 'at' hh:mm a"]}

In der Akte kann hinterlegt werden, welche Sprache für die Textvorlagen benutzt werden soll. Ist die entsprechende Textvorlage in der gewünschten Sprache nicht vorhanden, wird automatisch die deutsche Textvorlage benutzt.

Für die Online-Terminbuchung kann unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Portal" im Reiter "PSS/OT - Online Terminbuchung" eingestellt werden, in welchen Sprachen sie angeboten wird. D.h., hier geht um die Übersetzung der Masken, nicht der angebotenen Leistungen.

Neukundys können beim Buchen eines Termins über die PSS/OT auswählen, in welcher Sprache die Terminbuchung angezeigt werden soll (abhängig davon, was in den Tokens als verfügbare Sprachen eingestellt wurde). Beim Anlegen der Akte durch das Buchen eines Termines wird die vom Kundy ausgewählte Einstellung der Sprache in die Akte übernommen.

Codes für Praxis-Footer

Aus der Kachel "Orga-Daten" kannst du dir mit folgenden Formeln in deinen Textvorlagen deinen Footer ziehen lassen:

<#if praxis.praxisName?has_content>${praxis.praxisName}</#if>
<#if praxis.strasse?has_content>${praxis.strasse}</#if>
<#if praxis.plz?has_content>${praxis.plz}</#if> 
<#if praxis.stadt?has_content>${praxis.stadt}</#if>