In bestimmten Textvorlagen für Rechnungen und Quittungen kannst du Inhalte automatisch anzeigen lassen - abhängig von Bedingungen, die du selbst festlegst.
So kannst du zum Beispiel
- unterschiedliche Hinweise für verschiedene Tätigkeitsbereiche einfügen,
- das Zahlungsziel berechnen und einfügen lassen oder
- die Anschrift deiner Praxis aus den Orga-Daten übernehmen.
Texte je nach Nummernkreis anzeigen lassen
Das ist besonders praktisch, wenn du verschiedene Tätigkeitsbereiche getrennt abrechnen möchtest, z. B.
- freiberuflich als Therapeuty (umsatzsteuerbefreit)
- gewerblich für Coaching, Massage usw. (umsatzsteuerpflichtig)
Voraussetzung: Zugriff auf Rechnungsdaten
Das geht nur in Textvorlagen, die auf Rechnungsdaten zugreifen.
In Terminbestätigungen, -erinnerungen oder Terminzetteln, also vor der Rechnungsstellung, kannst du den Nummernkreis nicht abfragen.
Der Grund: Der Nummernkreis wird erst beim Erstellen der Rechnung vergeben. Das System weiß vorher noch gar nicht, welcher Nummernkreis später verwendet wird.
Kürzel für Bedingungen nutzen
Jeder Nummernkreis hat ein eindeutiges Kürzel, das du beim Anlegen des Nummernkreises festgelegt hast. Dieses Kürzel brauchst du später, wenn du Bedingungen (Wenn-dann-Abfragen) in deine Textvorlagen einbaust, z. B.:
- STD (=Standard) für freiberufliche Leistungen
- GEW für gewerbliche Tätigkeiten
Du findest die Kürzel in der Kachel "Nummernkreise".
Beispiel: Zusatztext für freiberufliche Rechnungen
Du möchtest auf Rechnungen für die freiberufliche Leistung einen rechtlichen Hinweis einblenden?
Wähle unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" die entsprechende Textvorlage, z.B. "Rechnung - Dokument Schlusstext".
Wenn dein Nummernkreis für Heilbehandlungen "STD" heißt, kannst du in der passenden Textvorlage folgenden Abschnitt einfügen:
<#if kuerzel == "STD" >
Umsätze aus der Tätigkeit als Heilpraktiker sind nach
§ 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.
</#if>
Du kannst deinen Text dabei frei wählen - er könnte beispielsweise statt "Umsätze aus der Tätigkeit als Heilpraktiker sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit" auch heißen "Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
Alles, was innerhalb von <#if und </#if> steht, wird nur dann angezeigt, wenn für die Rechnung der jeweilige Nummernkreis ausgewählt wurde. Auf einer Rechnung mit gewerblichen Leistungen (im Beispiel oben Kürzel GEW) erscheint er nicht.
Texte außerhalb der Bedingung werden immer angezeigt, unabhängig vom ausgewählten Nummernkreis.
Unterschiedliche Texte für verschiedene Nummernkreise
Du kannst beliebig viele Bedingungen für mehrere Nummernkreise aneinanderreihen, z.B. so:
<#if kuerzel == "STD" >
Test für freiberuflichen Bereich
<#elseif kuerzel == "GEW" >
Text für den gewerblichen Bereich
<#else>
Allgemeiner Hinweis, wenn kein spezieller Nummernkreis erkannt wurde
</#if>
Eine Erklärung zu diesen Platzhaltern findest du auch unter Textvorlagen anpassen .
So steuerst du genau, welcher Text in welcher Situation erscheint - ohne zusätzliche Textvorlagen.
Wichtig beim Ergänzen
Beim Einfügen der Bedingungen bitte Folgendes beachten:
- Groß- und Kleinschreibung muss genau beachtet werden (kuerzel, nicht Kuerzel).
- Keine Leerzeichen oder zusätzlichen Zeichen einfügen.
- Am besten kopierst du dir die Codezeilen direkt aus diesem Artikel - so vermeidest du Flüchtigkeitsfehler.
Zahlungsziel automatisch einfügen
Du kannst in deinen Rechnungstexten automatisch ein Zahlungsziel eingeben - entweder als Anzahl der Tage oder als konkretes Datum.
Beispiel 1: Anzahl der Tage
Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb ${zahlungsziel} Tagen.-> erzeugt: Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 30 Tagen.
Die Anzahl der Tage wird aus der Kachel "Orga-Daten" gezogen:
Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" -> Reiter "Abrechnung" -> Feld "Zahlungsziel für Rechnungen".
Beispiel 2: Konkretes Datum
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum ${ziel_datum}.- > erzeugt: "Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 01.01.2025".
Das Datum wird automatisch ausgerechnet - anhand der Anzahl Tage, die du im Feld "Zahlungsziel" eingetragen hast.
Zusatzinformationen für bestimmte Rollen
Du möchtest einen Text nur anzeigen lassen, wenn z. B. eine Nachricht an eine bestimmte Rolle geht?
Im folgenden Beispiel ist die verknüpfte Akte (Rudi Ratlos) das Bearbeity einer Versicherung, der du die Berechtigung vergeben hast, Rechnungen für Klienty (Kunigunde Malzahn) zu erhalten.
Du kannst im Anschreiben zur Rechnung die verknüpfte Akte (Rudi Ratlos) als Empfängy auswählen und im Text zusätzlich die Versicherungsnummer von Klienty angeben.
Schritt 1: Versicherungsnummer in der Akte eintragen
Trage in den Anmerkungen der Akte die Versicherungsnummer in folgendem Format ein:
Versicherungsnummer:1234567
Schritt 2: Ergänze die Textvorlage um folgenden Abschnitt
<#if rolle == Versicherer>
Die Versicherungsnummer lautet ${versicherungsnummer}.
</#if>
Dieser Text wird nur angezeigt, wenn die Nachricht an eine verknüpfte Akte mit der Rolle "Versicherer" geht und eine Versicherungsnummer hinterlegt ist.
Footer aus Orga-Daten einfügen
Du möchtest im Fußbereich deiner Rechnung oder Quittung automatisch Angaben zu deiner Praxis anzeigen lassen?
Diese Angaben kannst du dir direkt aus der Kachel "Orga-Daten" in deine Textvorlage ziehen, z. B. in die Vorlage "Quittung - Dokument Schlusstext". Hier die Codes dazu:
<#if praxis.praxisName?has_content>${praxis.praxisName}</#if>
<#if praxis.strasse?has_content>${praxis.strasse}</#if>
<#if praxis.plz?has_content>${praxis.plz}</#if>
<#if praxis.stadt?has_content>${praxis.stadt}</#if>Diese Bedingungen sorgen dafür, dass nur die Felder angezeigt werden, die in den Orga-Daten tatsächlich befüllt sind.
Denke daran: Änderungen wie Zahlungsziel, Praxis-Footer oder Bedingungen je nach Nummernkreis solltest du in alle relevanten Vorlagen eintragen - also z. B. sowohl in der Rechnung als auch in der Quittung.