lemniscus ermöglicht es dir, viele Arbeitsschritte zu sparen, wenn du für eine größere Menge Akten die gleiche Art von Änderungen zu machen hast. Dazu musst du nicht jede Akte einzeln aufrufen.
Dies betrifft nur Änderungen an bereits vorhandenen Akten und hat keine Auswirkung auf danach angelegte Akten.
Änderungen über den Button "Massenverarbeitung"
Weitere Wege von Massenverarbeitung
Änderungen über den Button "Massenverarbeitung"
Folgende Arten von Änderungen lassen sich über unseren Button "Massenverarbeitung" vornehmen:
- automatische Benachrichtigungen
- bevorzugte Sprache
- Status der Akte (aktiv, inaktiv, augeblendet)
- Typ der Akte
- GGG-Informationen löschen = Dokumentation Test/Impfstatus, 3G-Regel aus der Coronazeit
- individuelle Rechnungsoptionen zurücksetzen
Vorbereitung
Gehe in den Bereich Akten und filtere die Akten heraus, die geändert werden sollen.
Massenverarbeitung auslösen
Gehe auf den Button "Massenverarbeitung" ganz unten links in der gefilterten Aktenliste.
Alle in der Liste aufgeführten Akten werden abgeändert.
Nun öffnet sich ein Fenster mit den Auswahlmöglichkeiten für Änderungen.
Anwendungsbeispiele und Hinweise
Automatische Benachrichtigungen: Standard ist "keine". Wenn in Zukunft für jede dieser Akten eine Benachrichtigung (für Terminbestätigung, Terminverschiebungen oder Erinnerungen) versendet werden soll, kannst du das hier einstellen.
Sprache: Standard ist "Deutsch". Du kannst es in Englisch ändern, wenn beispielsweise die Texte der Online-Terminbuchung in Englisch erscheinen sollen. Für alle Texte auf Rechnungen, Terminbestätigungen, Terminzetteln o.ä. hast du die Möglichkeit, in den Textvorlagen englische Texte zu hinterlegen. Unsere Standardvorlagen sind immer deutsch.
Status der Akte: Akten mit dem Status "Ausgeblendet" werden in der Aktenübersicht nur dann gezeigt, wenn du schon dort den Filter so setzt, dass diese eingeblendet werden.
Aktentyp: Abhängig von den von dir angelegten Aktentypen werden dir hier die verschiedenen Optionen angezeigt.
GGG-Informationen: Ein Relikt aus der Covid-Zeit. Du kannst den in den Akten angegebenen Test- oder Impfstatus löschen.
Individuelle Rechnungsoptionen zurücksetzen: Hier kannst du die für die Akten angelegten individuellen Rechnungsoptionen wie Angabe von Diagnose, Uhrzeit, GebüH-Ziffern etc. auf die in der Kachel "Orga-Daten" hinterlegten Standardeinstellungen zurücksetzen.
Änderungen übernehmen
Nachdem du eingestellt hast, was geändert werden soll, wird der Button oben, "Massenveränderung für x Akten starten", blau und zeigt dir an, wie viele Akten geändert werden.
Die Änderungen finden im Hintergrund statt, und du bekommst eine E-Mail, sobald der Prozess abgeschlossen ist.
In der E-Mail wird aufgeführt, für welche Akte welche Änderung gemacht wurde. Und du siehst auch, wenn eine Akte nicht geändert werden konnte.
In letzterem Fall geh in die entsprechende Akte und versuche, sie per Hand zu ändern. Dann wird dir eine Fehlermeldung mit dem Grund angezeigt, warum sie nicht (automatisch) abgeändert werden konnte. Zum Beispiel kann keine automatische Benachrichtigung per E-Mail eingestellt werden, wenn in der Akte keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Weitere Wege von Massenverarbeitung
Änderungen der Merkmale
Eine weitere Form der Massenverarbeitung kann durch die Umbenennung oder Löschung von Merkmalen entsehen. Wenn du in der Kachel "Merkmale" (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Merkmale") eines deiner angelegten Merkmale änderst oder löschst, wirkt sich das auf alle Akten aus, denen du dieses Merkmal zugewiesen hast.
Beispiel: Du hast allen Teilnehmern eines kommenden Seminars das Merkmal "Seminar" zugewiesen. Das Seminar ist inzwischen vorbei - du brauchst die Kennzeichnung nicht mehr und musst auch nicht mehr auf den ersten Blick wissen, wer dabei war. Du löschst das Merkmal, und die Kennzeichnung verschwindet in allen betroffenen Akten.
Massenabsage von Terminen
Die Massenabsage-Funktion in lemniscus ermöglicht dir, alle oder nur ausgewählte Termine eines oder mehrerer Tage gleichzeitig abzusagen. Dabei kannst du individuell entscheiden, ob und wie die Klientys über die Absagen informiert werden sollen. Zusätzlich kannst du Klientys auf eine Warteliste setzen, um die Termine später neu zu planen.
Wie das geht, erklären wir dir in unserem Hilfeartikel Termine - Massenabsage.
Massenbenachrichtigungen
Die Massenbenachrichtigungsfunktion in lemniscus ermöglicht es, schnell und unkompliziert formlose Nachrichten an Klientys zu senden, die kürzlich einen Termin hatten oder in Zukunft einen Termin haben. Mehr dazu unter Massenbenachrichtigungen in lemniscus.