Wer in Heilberufen arbeitet, ist gesetzlich verpflichtet, den Behandlungsverlauf zu dokumentieren - nachvollziehbar, zeitnah und fälschungssicher.
Mit lemniscus kannst du direkt im Termin alles Wichtige eintragen, als PDF speichern, exportieren und bei Bedarf automatisch sperren lassen.
Schnellzugriff auf die Dokumentation
Erbrachte Leistungen dokumentieren
Formatierung, Layout und Anhänge
Dokumentationsverlauf verfolgen
Status von Termindokumentationen oder Notizen
Dokumentation im Entwurf
Dokumentation fertigstellen
Dokumentation sperren
Gleichzeitig dieselbe Dokumentation bearbeiten - das kann schiefgehen
Call-Center einbinden
Funktionen im Notizen-Reiter der Akte
Versand per E-Mail oder Brief
Schnellzugriff auf die Dokumentation
Das Symbol "D" in einem Termin führt direkt aus dem Kalender zur Termindokumentation.
Falls du schon vorab Diagnosen und Anmerkungen gespeichert hast, werden diese automatisch in die Dokumentation übernommen.
Erbrachte Leistungen dokumentieren
Rechts im Fenster siehst du die Leistungen, die für diesen Termin vorgesehen sind.
- Wähle die Ziffer der Leistung, die du tatsächlich erbracht hast.
- Trage sie in Klammern (z. B. "(4)") im Dokumentationsfeld ein und beschreibe sie kurz.
- Sobald du speicherst, wird der Knopf neben der Ziffer rechts grün angezeigt ("erledigt").
Du kannst natürlich auch alles andere aufschreiben, was zu diesem Termin zu wichtig war.
Formatierung, Layout und Anhänge
Oben im Dokumentationsfenster kannst du unter "Layout" einstellen, ob der Text als Brief formatiert werden soll. Im Reiter "Briefpapier" wählst du dein gewünschtes Briefpapier aus, vorausgesetzt, du hast (unter unser Logo/Fischli-> Zahnrad -> Kachel "Briefpapier") ein Papier für Termindokumentationen freigegeben.
Für die Textgestaltung stehen dir zwei Markdown-Optionen zur Verfügung. Damit schreibst du fett oder kursiv, setzt Zwischenüberschriften oder passt die Schriftgröße an.
Anhänge wie PDFs oder Bilder lassen sich ebenfalls hinzufügen (unten rechts).
Dokumentationsverlauf verfolgen
Wenn du beim Schreiben gern den Verlauf im Blick hast, aktiviere oben die Option "automatisch speichern" und klicke dann auf "Bearbeitung im Fokus-Modus". Du siehst dann links deinen aktuellen Text, rechts den bisherigen Dokumentationsverlauf.
Dorthin kommst du auch direkt über den Termin. Wenn du eine Dokumentation gespeichert hast, wird das "D" im Termin grün.
Durch Anklicken des leicht gelblich hinterlegten Feldes im Termin (unter dem D) werden dir alle vergangenen Termindokumentationen und Notizen zu dieser Akte angezeigt.
Status von Termindokumentationen oder Notizen
Dokumentation im Entwurf
Beim Erstellen einer Dokumentation hat diese zunächst den Status "Entwurf".
Du kannst sie zunächst zwischenspeichern.
Automatisches Speichern ist möglich, wenn du dies zuvor im Akten-Typ aktiviert hast.
Dokumentation fertigstellen
Wenn du mit deiner Dokumentation fertig bist, ändere den Status oben rechts auf "Fertig". Nur so kann lemniscus erkennen, dass diese Dokumentation abgeschlossen ist.
Wichtig: Die automatische Sperrung (in den Akten-Typen festgelegt) funktioniert nur für Dokumentationen, die als "fertig" markiert sind.
Dokumentation sperren
Deine Dokumentationen müssen laut Gesetz unveränderlich sein - das bedeutet: Sie sollten zeitnah gesperrt werden.
Das kannst du entweder direkt in der Termindokumentation tun (Auswahlfeld oben rechts), oder du nutzt die automatische Sperrung.
Die stellst du unter unser Logo/Fischli-> Zahnrad -> Kachel "Akten-Typen" im Reiter "Notiz" ein. Dort kannst du für jeden Akten-Typ einzeln festlegen, nach wie vielen Tagen Notizen, Termindokumentation und von Klientys hochgeladene Dateien automatisch gesperrt werden sollen - vorausgesetzt, sie wurden zuvor als "fertig" markiert.
Das gibt dir etwas Luft für eventuelle Nachträge, sorgt aber gleichzeitig dafür, dass du die Sperrung nicht vergisst.
Gleichzeitig dieselbe Dokumentation bearbeiten - das kann schiefgehen
Eine Dokumentation darf immer nur an einer Stelle bearbeitet werden. Wenn sie noch in einem anderen Browser-Tab geöffnet ist - ob von einer anderen Person oder von dir selbst - lässt sie sich zunächst nicht öffnen.
In diesem Fall erscheint eine Warnmeldung. Sie weist darauf hin, dass ungespeicherte Änderungen im anderen Tab verloren gehen können.
Du kannst dann entscheiden, ob du die Bearbeitung übernehmen und das andere Fenster damit schließen möchtest.
Unser Tipp: Aktiviere die automatische Speicherfunktion. So schützt du deine Einträge vor versehentlichem Datenverlust.
Dokumentation im Aktenexport
Klientys haben das Recht darauf, jederzeit Einblick in alle behandlungsrelevanten Daten zu bekommen. Das gilt für handschriftliche Notizen ebenso wie für Termindokumentationen in lemniscus.
Rechtlich macht es keinen Unterschied, ob du "normale" Notizen oder die lemniscus-Termindokumentation nutzt, aber es muss jederzeit ein Aktenexport möglich sein.
Du kannst einstellen, ob die Dokumentation, die du bearbeitest, automatisch zu einem solchen Aktenexport hinzugefügt werden soll. Diese Option findest du oben rechts im Bearbeitungsfenster ("zu Aktenexport hinzufügen").
In Termindokumentationen ist der Aktenexport voreingestellt. Bei Notizen musst du das Häkchen manuell setzen, z. B. dann, wenn es sich um behandlungsrelevante Inhalte wie Diagnosen und Therapieentscheidungen handelt.
Einen Export kannst du jederzeit kurzfristig auslösen über unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Export".
Call-Center einbinden
Wenn du ein externes Call-Center beauftragst, kannst du über die Benutzerverwaltung festlegen, ob dessen Mitarbeitys die Dokumentationen sehen dürfen oder nicht.
Funktionen im Notizen-Reiter der Akte
Im Reiter "Notizen" findest du eine Übersicht aller bisherigen Einträge - inklusive praktischer Funktionen.
Durch Anklicken des entsprechenden Kästchens kannst du
- sie dir als PDF anzeigen lassen (Kästchen "PDF" anklicken) und auch ausdrucken,
- einen Download-Link generieren (Kästchen"@" - siehe Dokumenten-Download datenschutzsicher bereitstellen),
- markieren, dass du Klienty noch anrufen willst (Telefon-Symbol),
- sie bearbeiten oder löschen (nur solange nichts gesperrt ist),
- in den Notizen-Lesemodus wechseln, um alle Einträge chronologisch zu sehen
- den KI-Synopser nutzen, falls du mit iMiKI arbeitest.
Versand per E-Mail oder Brief
Du kannst deine Dokumentation auch als E-Mail oder Brief versenden. Wie das geht, erfährst du im Hilfeartikel Briefe schreiben (aus einer Notiz).
Anhänge werden dabei mitberücksichtigt.
E-Mails werden allerdings nur dann an alternative Empfängys verschickt, wenn diese als Verknüpfung in der Akte angelegt und für "Dokumentation" freigegeben sind. Informationen zu Verknüpfungen von Akten findest du unter Akten verknüpfen.
Wenn du mehr zur Gestaltung deiner Texte wissen willst, findest du hier weitere Tipps: Notiz + Dokumentation - Formatierung des Textes.