In lemniscus kannst du den Rechnungsstatus flexibel verwalten und bei Bedarf ändern. Dabei unterscheidet das System zwischen einer reinen Statusänderung und einer Statusänderung mit Geldfluss. Dieser Artikel erklärt die verschiedenen Optionen und zeigt, wie du den Rechnungsstatus korrekt anpasst.
Im zweiten Teil findest du Erklärungen zur Erstellung und Verwaltung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Rechnungsstatus ändern (ohne Geldfluss)
Rechnungsstatus ändern (mit Geldfluss)
Feld "optionale Rechnungsstatusbeschreibung"
Status "Bezahlt" bei Geldfluss ohne Finanzbuchung
Status "Bezahlt" bei Ausfall eines Teilbetrages der Rechnung
Forderungsausfall: Ausfall des kompletten Rechnungsbetrages
Video-Tutorial: Rechnungsstatus und Zahlungseingang
Rechnung versehentlich auf "bezahlt" gesetzt?
Zahlungserinnerungen/ Mahnungen estellen
Video-Tutorial: 3 Schritte zur Mahnung
Mahngebühren: Hinweise und Anpassungen
Mahngebühren in Vorlagen einfügen
Umsatzsteuer und Buchung der Mahngebühr
Statusänderung direkt im Bereich "Finanzen"
Ältere Versionen von Zahlungserinnerung/ Mahnung wiederfinden
Rechnungsstatus ändern (ohne Geldfluss)
Öffne den Termin im Kalender über das Euro-Zeichen oder gehe direkt zur Rechnung.
Zunächst hat jede erstellte Rechnung automatisch den Status "Offen".
Jedem Status außer "Teilzahlung" und "Bezahlt" liegt kein Geldfluss zugrunde.
Da ohne Geldfluss keine Buchung notwendig ist und die Statusänderung nur zur Dokumentation dient, gibt es hier nur einen Button "Statusänderung erfassen" - klicke nach dem Erfassen des Datums darauf, und deine Statusänderung ist erfolgt. Im Beispiel unten heißt das, du hast die Rechnung an Klienty geschickt.
Wenn du deine Rechnung aus dem System heraus verschickst, ändert sich der Satus automatisch in "Versendet".
Rechnungsstatus ändern (mit Geldfluss)
Sobald ein Geldeingang stattfindet, muss sich der Status zu "Teilzahlung" oder "Bezahlt" ändern.
Davon ist also gleichzeitig die Verbuchung in den Finanzen abhängig.
Wähle das Datum und den gewünschten Rechnungsstatus aus.
Nun stehen dir weitere Eingabefelder zur Verfügung.
Du kannst (über den Button oben rechts "Offenen Betrag übernehmen") den Gesamtbetrag ins Feld "Betrag" übernehmen oder diesen von Hand eintragen, z.b. bei einer Teilzahlung.
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Status "Bezahlt",
Wenn der gesamte Betrag bezahlt wurde. Klicke rechts oben auf „Offenen Betrag übernehmen“, um den vollständigen Rechnungsbetrag zu übernehmen. -
Status "Teilzahlung",
Falls nur ein Teil des offenen Betrages bezahlt wurde, und trage den Teilbetrag manuell ein.
Der restliche Betrag verbleibt als "Offen". Anders als bei einer Gesamtzahlung kannst du den Status später noch anpassen, wenn du Mahnungen versendest, der Restbetrag gezahlt wird oder dieser als Forderungsausfall verbucht werden soll.
Nun wähle die Zahlungsart: Bank (Überweisung), Kasse (Barzahlung - Auswahlmöglichkeit nur mit TSE, siehe weiter unten) oder EC (Kartenzahlung).
Klicke auf den Button "Statusänderung und Buchung erfassen". Nun hast du nicht nur den Status geändert, sondern auch den Eintrag der Buchung in die Finanzen veranlasst.
Feld "optionale Rechnungsstatusbeschreibung"
Bei jeder Statusänderung kannst du optional eine Beschreibung eingeben.
Diese wird in der Rechnung gespeichert und kann zur Dokumentation genutzt werden.
Status "Bezahlt" bei Geldfluss ohne Finanzbuchung
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Die Buchung von Barzahlungen ist nur möglich, wenn eine gesetzlich vorgeschriebene TSE im System aktiviert wurde. Ohne TSE kannst du Barzahlungen nicht direkt im System verbuchen, sondern musst diese in einem externen Kassenbuch erfassen.
Statusänderung bei Fremdsystemen
Wenn du ein "echtes" Kassenbuch aus Papier führst oder ein externes System für Finanzbuchungen nutzt, kannst du den Status natürlich auch ändern.
Wähle "Bezahlt"und bestätige, dass die Buchung in einem Fremdsystem erfolgt. Lasse den Betrag leer und klicke auf den Button "Statusänderung: OHNE Buchung erfassen".
In lemniscus findet also keine Buchung statt - der Status dient nur zu deiner Information, beeinflusst deine Finanzen in lemniscus demnach nicht.
Erfasse nun die Zahlung in deinem anderen System.
Status "Bezahlt" bei Ausfall eines Teilbetrages der Rechnung
Fällt nur ein Teil der Forderung aus, kann die Rechnung ohne Verbuchung weiterer Zahlungseingänge als "bezahlt" markiert werden. Damit verschwindet sie aus der Offene-Posten-Liste und es ist klar, dass der Restbetrag nicht mehr eingehen wird.
Forderungsausfall: Ausfall des kompletten Rechnungsbetrages
Wenn du keine Zahlung zu einem offenen Betrag mehr zu erwarten hast, kannst Du der Rechnung kann den Status "Forderungsausfall" zuweisen.
Der Status Forderungsausfall bezieht sich immer auf die komplette Rechnungssumme. Das heißt, dieser Satus ist nur dann möglich, wenn noch keine Zahlung verbucht wurde.
Sobald du auf den Button "Statusänderung und Rechnungsstatusbeschreibung erfassen" geklickt hat, gilt die Rechnung als uneinbringlich ist und wird nicht mehr in den offenen Posten geführt.
Die zugehörigen Termine bleiben technisch gesehen “abgerechnet”. Sie sind also immer noch Teil einer Abrechnung in lemniscus und können weiterhin nicht bearbeitet werden.
Jahresaugangsbuch und Akte
SolcheRechnungen werden von lemniscus nur noch im Jahresausgangsbuch oder in der Akte angezeigt, wenn dort (oben rechts) die entsprechenden Häkchen für die Anzeige gesetzt wurden.
Forderungsausfall rückgängig machen
Sollte die Rechnung wider Erwarten doch noch bezahlt werden, kannst du sie wieder auf den Status "Offen" setzen und danach als bezahlt markieren.
Video-Tutorial: Rechnungsstatus und Zahlungseingang
Weiterführende Links
Rechnung versehentlich auf "bezahlt" gesetzt?
TSE
Rechnung stornieren
Du kannst in lemniscus eine Rechnung erst dann stornieren (auch über das Status-Fenster), wenn alle erfassten Zahlungseingänge für diese Rechnung auch storniert wurden. Es würde schließlich ein Problem darstellen, in den Finanzen Zahlungseingänge zu haben, die auf eine stornierte Rechnung verweisen.
Zahlungserinnerungen/ Mahnungen erstellen
Zahlungsziel festlegen
In der Kachel Orga-Daten (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" legst du im Reiter "Abrechnung" deine Zahlungsziele für Rechnungen und für Mahnungen fest.
Dieses Zahlungsziel wird später automatisch in deinem Mahnschreiben berücksichtigt, und lemniscus rechnet das gewünschte Zahlungsdatum aus.
Vorlagen anpassen
Passe die Textvorlagen für Mahnungen unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" an. Wie das geht, findest du unter Textvorlagen individualisieren.
Rechnungsstatus ändern
Siehe oben unter Rechnungsstatus ändern (ohne Geldfluss).
Ändere den Status in "Zahlungserinnerung", "1. Mahnung" oder "2. Mahnung".
Direkt danach, ohne dass du noch etwas tun musst, erscheint dein Mahnungsschreiben, das automatisch aus deiner Textvorlage erzeugt wurde und zusammen mit der angehängten ursprünglichen Rechnung ausgedruckt oder per E-Mail codegeschützt bereitgestellt werden kann.
Nachdem die Zahlung erfolgt ist, änderst Du wieder den Rechnungssstatus wie oben unter Rechnungsstatus ändern (mit Geldfluss).
Video-Tutorial: 3 Schritte zur Mahnung
Mahngebühren: Hinweise und Anpassungen
In lemniscus können Mahngebühren nicht automatisch zu einer Rechnung hinzugefügt werden. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese manuell in den Mahnungstext einzufügen und individuell anzupassen.
Mahngebühren in Vorlagen einfügen
Um Mahngebühren in eine Zahlungserinnerung oder Mahnung aufzunehmen, hast du die Möglichkeit, die Textvorlagen entsprechend anzupassen.
Die eigentliche Rechnung/der Rechnungsbetrag verändert sich dabei nicht!
Lösung 1
Du kannst es dir natürlich leicht machen und einfach einen Satz in den Vorlagentext für die Mahnung einfügen: wie "Bitte überweisen Sie x Euro Mahngebühr zusätzlich zum Rechnungsbetrag" oder Ähnliches.
Wichtig: Verändere die bestehenden Parameter (z. B. "${frist?string["dd.MM.yyyy"]}" nicht. Passe nur den Text drumherum an.
Lösung 2
Die elegantere Lösung ist etwas aufwändiger, aber auch nicht schwierig.Auch hier kannst du natürlich nur den Text der Textvorlage für die Mahnung selbst ändern. Der Betrag auf der eigentlichen Rechnung bleibt gleich.
Lemniscus rechnet einen von dir bestimmten Betrag als Mahngebühr zum Rechnungbetrag hinzu und fügt ihn ins Mahnschreiben ein (nicht in die Rechnung!), wenn du (ausnahmsweise!) ein bisschen tiefer in den Code eintauchst.
Beispieltext für Mahngebühren (z.B. 3 Euro)
Wir haben notwendige Ergänzungen fett und in Blau dargestellt:
Daher nochmals die Bitte, den überfälligen offenen
Betrag von ${(offenerbetrag+3)?string["#,##0.00"]}
${waehrung} inkl. 3 Euro Mahngebühren bis zum
${frist?string["dd.MM.yyyy"]} auf das unten genannte Konto zu überweisen.
Umsatzsteuer und Buchung der Mahngebühr
Umsatzsteuerfreiheit:
Mahngebühren sind umsatzsteuerfrei. Wenn die Rechnung Umsatzsteuer enthält, muss die Mahngebühr in den Finanzen als umsatzsteuerfreie Buchung erfasst werden.
Ist-Versteuerung:
Bei den meisten Therapeutys gilt die Ist-Versteuerung. In diesem Fall ist keine gesonderte Buchung oder ein zusätzlicher Beleg erforderlich. Die Mahngebühr kann der bestehenden Rechnung zugeordnet werden - es muss kein weiterer Beleg erstellt werden.
Statusänderung direkt im Bereich "Finanzen"
Du kannst den Status unbezahlter Rechnungen (offener Posten) auch direkt im Bereich "Finanzen" ändern. Klicke auf die Rechnung, ändere den Status in "Zahlungserinnerung" oder "Mahnung".
Das Rechnungs-PDF wird dadurch automatisch mit dem jeweiligen Schreiben versehen, und du reichst das ganze an Klienty weiter - entweder ausgedruckt oder per E-Mail codegeschützt.