In lemniscus kannst du den Rechnungsstatus flexibel verwalten und bei Bedarf ändern. Dabei unterscheidet das System zwischen einer reinen Statusänderung und einer Statusänderung mit Geldfluss. Dieser Artikel erklärt die verschiedenen Optionen und zeigt, wie du den Rechnungsstatus korrekt anpasst.
Im zweiten Teil findest du Erklärungen zur Erstellung und Verwaltung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Rechnungsstatus ändern (ohne Geldfluss)
Öffne den Termin im Kalender über das Euro-Zeichen oder gehe direkt zur Rechnung.
Zunächst hat jede erstellte Rechnung automatisch den Status "Offen".
Jedem Status außer "Teilzahlung" und "Bezahlt" liegt kein Geldfluss zugrunde.
Da ohne Geldfluss keine Buchung notwendig ist und die Statusänderung nur zur Dokumentation dient, gibt es hier nur einen Button "Statusänderung erfassen" - klicke nach dem Erfassen des Datums darauf, und deine Statusänderung ist erfolgt. Im Beispiel “Versendet” heißt das zum Beispiel, du hast die Rechnung an Klienty geschickt.
Wenn du deine Rechnung aus dem System heraus per E-Mail verschickst, ändert sich der Satus automatisch in "Versendet".
Rechnungsstatus ändern (mit Geldfluss)
Sobald ein Geldeingang stattfindet, muss sich der Status zu "Teilzahlung" oder "Bezahlt" ändern.
Davon ist also gleichzeitig die Verbuchung in den Finanzen abhängig.
Wähle das Datum und den gewünschten Rechnungsstatus aus.
Nun stehen dir weitere Eingabefelder zur Verfügung.
Du kannst (über den Button oben rechts "Offenen Betrag übernehmen") den Gesamtbetrag ins Feld "Betrag" übernehmen oder diesen von Hand eintragen, z.b. bei einer Teilzahlung.
Status "Bezahlt",
Wenn der gesamte Betrag bezahlt wurde. Klicke rechts oben auf „Offenen Betrag übernehmen“, um den vollständigen Rechnungsbetrag zu übernehmen.Status "Teilzahlung",
Falls nur ein Teil des offenen Betrages bezahlt wurde, und trage den Teilbetrag manuell ein.
Der restliche Betrag verbleibt als "Offen". Anders als bei einer Gesamtzahlung kannst du den Status später noch anpassen, wenn du Mahnungen versendest, der Restbetrag gezahlt wird oder dieser als Forderungsausfall verbucht werden soll.
Nun wähle die Zahlungsart: Bank (Überweisung), Kasse (Barzahlung - Auswahlmöglichkeit nur mit TSE, siehe weiter unten) oder EC (Kartenzahlung).
Klicke auf den Button "Statusänderung und Buchung erfassen". Nun hast du nicht nur den Status geändert, sondern auch den Eintrag der Buchung in die Finanzen veranlasst.
Feld "optionale Rechnungsstatusbeschreibung"
Bei jeder Statusänderung kannst du optional eine Beschreibung eingeben.
Diese wird in der Rechnung gespeichert und kann zur Dokumentation genutzt werden.
Status "Bezahlt" bei Geldfluss ohne Finanzbuchung
Wenn Du die Zahlung in bar erhalten hast, aber in lemniscus keine TSE für den Nummernkreis eingerichtet hast.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Die Buchung von Barzahlungen ist nur möglich, wenn eine gesetzlich vorgeschriebene TSE im System aktiviert wurde. Ohne TSE kannst du Barzahlungen nicht im System verbuchen, sondern musst diese in einem externen Kassenbuch erfassen.
Wenn du ein "echtes" Kassenbuch aus Papier führst oder ein externes System für Finanzbuchungen nutzt, kannst du den Status natürlich auch ändern.
Mehr dazu findest du im Hilfeartikel Barzahlungen ohne TSE.
Status "Bezahlt" bei Ausfall eines Teilbetrages der Rechnung
Fällt nur ein Teil der Forderung aus, kann die Rechnung ohne Verbuchung weiterer Zahlungseingänge als "bezahlt" markiert werden.
Gib nur den Betrag ein, der bezahlt wurde. Hast Du diesen bereits verbucht, möchtest die Rechnung dann aber nachträglich auf Bezahlt setzen, gibt keinen Betrag ein.
Dann erscheint der Button “Statusänderung OHNE Buchung erfassen” und Du musst bestätigen, dass der Restbetrag nicht mehr erwartet wird von Dir.
Erst dann kannst Du den Button benutzen und die Rechnung verschwindet sie aus der Offene-Posten-Liste .
Forderungsausfall: Ausfall des kompletten Rechnungsbetrages
Wenn du gar keine Zahlung zu einer komplett offenen Rechnung mehr zu erwarten hast, kannst Du der Rechnung den Status "Forderungsausfall" zuweisen.
Der Status Forderungsausfall bezieht sich immer auf die komplette Rechnungssumme. Das heißt, dieser Status ist nur dann möglich, wenn noch keine Zahlung verbucht wurde.
Sobald du auf den Button "Statusänderung und Rechnungsstatusbeschreibung erfassen" geklickt hat, gilt die Rechnung als uneinbringlich ist und wird nicht mehr in den offenen Posten geführt.
Die zugehörigen Termine bleiben technisch gesehen “abgerechnet”. Sie sind also immer noch Teil einer Abrechnung in lemniscus und können weiterhin nicht bearbeitet werden.
Jahresaugangsbuch und Akte
Solche Rechnungen werden im Jahresausgangsbuch und in der Akte angezeigt, wenn dort (oben rechts) die entsprechenden Häkchen für die Anzeige gesetzt wurden.
Forderungsausfall rückgängig machen
Sollte die Rechnung wider Erwarten doch noch bezahlt werden, kannst du sie wieder auf den Status "Offen" setzen und danach als bezahlt markieren.
Zahlungserinnerungen/ Mahnungen erstellen
Zahlungsziel festlegen
In der Kachel Orga-Daten (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" legst du im Reiter "Abrechnung" deine Zahlungsziele für Mahnungen fest.
Dieses Zahlungsziel wird später automatisch in deinem Mahnschreiben berücksichtigt, und lemniscus rechnet das gewünschte Zahlungsdatum aus.
Vorlagen anpassen
Passe die Textvorlagen für Mahnungen unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" an, wenn Du möchtest. Wie das geht, findest du unter Textvorlagen individualisieren.
Mahngebühren: Hinweise und Anpassungen
In lemniscus können Mahngebühren nicht automatisch zu einer Rechnung hinzugefügt werden. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese manuell in den Mahnungstext einzufügen und individuell anzupassen.
Mahngebühren in Vorlagen einfügen
Um Mahngebühren in eine Zahlungserinnerung oder Mahnung aufzunehmen, hast du die Möglichkeit, die Textvorlagen entsprechend anzupassen.
Die eigentliche Rechnung/der Rechnungsbetrag verändert sich dabei nicht!
Lösung 1
Du kannst es dir natürlich leicht machen und einfach einen Satz in den Vorlagentext für die Mahnung einfügen: wie "Bitte überweisen Sie x Euro Mahngebühr zusätzlich zum Rechnungsbetrag" oder Ähnliches.
Wichtig: Verändere die bestehenden Parameter (z. B. "${frist?string["dd.MM.yyyy"]}" nicht. Passe nur den Text drumherum an.
Lösung 2
Die elegantere Lösung ist etwas aufwändiger, aber auch nicht schwierig.Auch hier kannst du natürlich nur den Text der Textvorlage für die Mahnung selbst ändern. Der Betrag auf der eigentlichen Rechnung bleibt gleich.
Lemniscus rechnet einen von dir bestimmten Betrag als Mahngebühr zum Rechnungbetrag hinzu und fügt ihn ins Mahnschreiben ein (nicht in die Rechnung!), wenn du (ausnahmsweise!) ein bisschen tiefer in den Code eintauchst.
Beispieltext für Mahngebühren (z.B. 3 Euro)
Daher nochmals die Bitte, den überfälligen offenen
Betrag von ${(offenerbetrag+3)?string["#,##0.00"]}
${waehrung} inkl. 3 Euro Mahngebühren bis zum
${frist?string["dd.MM.yyyy"]} auf das unten genannte Konto zu überweisen.
Umsatzsteuer und Buchung der Mahngebühr
Umsatzsteuerfreiheit:
Mahngebühren sind umsatzsteuerfrei. Wenn die Rechnung Umsatzsteuer enthält, muss die Mahngebühr in den Finanzen als umsatzsteuerfreie Buchung erfasst werden.
Ist-Versteuerung:
Bei den meisten Therapeutys gilt die Ist-Versteuerung. In diesem Fall ist keine gesonderte Buchung oder ein zusätzlicher Beleg erforderlich. Die Mahngebühr kann der bestehenden Rechnung zugeordnet werden - es muss kein weiterer Beleg erstellt werden.
Ältere Versionen von Zahlungserinnerung/ Mahnung wiederfinden
