Mit lemniscus kannst du mehrere Dokumente einer Akte im Sammler bündeln und per E-Mail verschicken. Klienty oder eine verknüpfte Akte erhält dazu einen einzigen Download-Link, über den alle gesammelten Dokumente abrufbar sind, ohne zusätzliche SMS-Kosten für jedes Dokument.
So entfällt das mühsame Einzelversenden von Notizen, Rezepten oder Rechnungen, und alle Dokumente stehen übersichtlich auf einmal zum Download bereit.
Was der Sammler genau ist und wie du Dokumente hineinlegst, erfährst du hier: Der Sammler einer Akte: Dokumente für den Versand bündeln.
Datenschutz und Einstellungen
Wenn du Dokumente per E-Mail verschickst, solltest du immer den Schutz sensibler Daten im Blick behalten.
- Für den Versand von mehr als einem Dokument aus dem Sammler bietet lemniscus automatisch nur den geschützten Download an. Der Zugriff erfolgt über einen Link, der mit einem separaten Zugangscode geschützt ist. Mehr dazu unter Dokumenten-Download datenschutzsicher bereitstellen.
So geht`s:
Sammler öffnen und sichten
Öffne in der Akte oben rechts das Briefumschlag-Symbol und prüfe die gesammelten Dokumente. Du kannst Einträge entfernen oder weitere hinzufügen.
Wenn alles passt, klicke auf "Per E-Mail versenden".
Der Versanddialog öffnet sich.
Versanddialog prüfen
Im Versanddialog siehst du oben die betroffene Akte und ihre Versandrichtlinien.
Wichtig: Wenn in der betroffenen Akte der elektronische Versand nicht erlaubt ist, kann keine E-Mail verschickt werden - auch nicht an ein verknüpftes Empfängy, das den E-Mail-Versand grundsätzlich erlaubt.
Im Bündel - also sobald mehr als ein Dokument im Sammler ist - übermittelt lemniscus die Dokumente immer über einen geschützten Download-Link. So entstehen keine doppelten Benachrichtigungen oder zusätzlichen SMS-Kosten.
Empfängy auswählen (Akte oder Bezugsakte)
Im Versanddialog wählst du unter "Empfänger" aus, an welche Akte das Bündel gehen soll - die betroffene Akte selbst oder eine verknüpfte Bezugsakte.
In der Liste erscheinen nur Akten, die für alle im Sammler enthaltenen Dokumente die nötigen Berechtigungen haben.
Beispiel: Enthält das Bündel Notizen, erscheinen nur Akten mit der Berechtigung "Dokumentation". Hat eine Bezugsakte diese Berechtigung nicht, wird sie gar nicht angeboten.
Die Adressquelle richtet sich nach der gewählten Zielakte:
- Rechnungen gehen - wenn vorhanden - an die Rechnungsadresse.
- Notizen gehen an die Standardadresse.
- Telefonnummer/Threema-ID für den Codeversand werden ebenfalls aus der gewählten Zielakte gezogen.
Wenn keine passende Akte gezeigt wird, fehlt mindestens eine Berechtigung. Prüfe in der Zielakte den Reiter "Verknüpfungen". Berechtigte Bereiche sind dort grün markiert.
Mehr zu Aktenverknüpfungen und Berechtigungen findest du hier: Akten verknüpfen.
Reiter im Versandfenster
Reiter "Einstellungen"
Hier siehst du das zugeordnete Portal und kannst optional einen Zusatztext für die E-Mail-Nachricht ergänzen. Diese Funktion setzt voraus, dass in der Textvorlage der entsprechende Codeschnipsel hinterlegt ist, siehe hier: Zusatztext.
Dieses Feld ist hilfreich, wenn du eine persönliche Nachricht hinzufügen oder kurz erläutern möchtest, worum es in den Dokumenten geht.
Reiter "SMS"
Hier siehst du die Vorschau der automatisch generierten SMS für den Codeversand. Der Text basiert auf deiner hinterlegten Textvorlage.
Reiter "E-Mail"
Hier siehst du den Nachrichtentext der E-Mail, der ebenfalls aus der hinterlegten Textvorlage generiert wurde. Kontrolliere, ob der Zusatztext an der richtigen Stelle eingefügt wurde.
Reiter "Dokumente"
Hier siehst du noch einmal alle im Sammler enthaltenen Dokumente. Du kannst einzelne Einträge bei Bedarf entfernen.
Mindestens ein Dokument muss im Sammler verbleiben, damit der Versand gestartet werden kann.
Versand abschließen
Wenn alles korrekt ist, klicke oben rechts auf "E-Mail verschicken". Der Sammler leert sich danach automatisch.
Klienty kann alle im Sammler enthaltenen Dokumente durch einmalige Eingabe von Referenz und Code im Downloadbereich abrufen.
Zustellbenachrichtigung, Protokoll und Status
- Nach dem Versand findest du den Eintrag im Akten- und E-Mail-/SMS-Protokoll der Akte.
- Wenn in den Orga-Daten im Reiter "Kommunikation" das Häkchen bei "Automatische E-Mail-Zustellbenachrichtigungen" gesetzt hast, erhältst du eine Zustellbenachrichtigung an deine interne Mailadresse.
- Offene Rechnungen, die per E-Mail über den Sammler verschickt werden, erhalten den Status "Versendet" mit der Anmerkung "per E-Mail".
Wenn der Versand nicht möglich ist
Manchmal lässt sich der E-Mail-Versand aus dem Sammler nicht starten. Im Versanddialog erscheinen dann auf der linken Seite Fehlermeldungen oder ausgegraute Optionen. Die häufigsten Ursachen:
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Elektronischer Versand nicht erlaubt
Wenn in der betroffenen Akte kein elektronischer Versand gestattet ist, können Dokumente grundsätzlich nicht per E-Mail verschickt werden - auch nicht an ein verknüpftes Empfängy, das E-Mails erlaubt.
Diese Einstellung findest du in den Stammdaten der Akte im Reiter "Online".
-
Fehlende Berechtigungen von verknüpften Akten
Im Reiter "Verknüpfungen" der Zielakte müssen die passenden Verknüpfungen gesetzt sein (grün markiert), sonst kann an dieses Empfängy nicht gesendet werden. Wenn z. B. die Dokumentation nicht freigegeben ist, du aber Notizen verschicken möchtest, wird der Versand blockiert. -
Kein Zielkontakt für den Codeversand hinterlegt
Checkboxen wie "Code per SMS schicken" oder "Code per Threema schicken" sind nur aktiv, wenn in der Akte eine Mobilnummer bzw. Threema-ID hinterlegt ist. Du kannst die E-Mail dennoch verschicken, wenn du Klienty den dazugehörigen Code auf anderem Wege mitteilst, z. B. mündlich oder auf einem Zettel.