In der Kachel "Protokoll" (unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Protokoll") kannst du alle digitalen Aktivitäten deiner Praxis nachverfolgen, z.B. zur Klärung von Missverständnissen, als Sicherheitsnachweis oder zum Export für Prüfzwecke.
Du siehst dort z.B.,
- wer wann was gespeichert, verschickt oder gelöscht hat,
- welche Dokumente bearbeitet oder Termine verschoben wurden,
- wie SMS, E-Mails, E-POST oder iMiKI-Funktionen verwendet wurden,
-
welche Änderungen am Praxis-Account oder an Benutzykonten vorgenommen wurden.
Die Einträge sind chronologisch sortiert und in thematische Reiter gegliedert.
Wer kann die Kachel "Protokoll" sehen?
Praktische Tipps zur Suche
Reiter "Akten - Aktuelle Einträge"
Exportfunktion
Reiter "Akten - Archiv (älter als 12 Monate)"
Reiter "E-Mail"
Reiter "SMS"
Reiter "E-POST in Verarbeitung" und "E-POST abgeschlossen"
Reiter "iMiKI" (nur sichtbar, wenn aktiviert)
Reiter "Orga-Admin"
Einträge im Detail ansehen
Rollenkennzeichnungen im Protokoll
Aufbewahrung und Löschung von Einträgen
4-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen
Reiter "User-Admin"
Wer kann die Kachel "Protokoll" sehen?
Da hier sensible Daten verarbeitet werden, ist der Zugriff beschränkt:
-
Standardmäßig nur für das Praxisadministraty zugänglich.
-
Ab dem XL-Abo können in der Benutzerverwaltung gezielt Rechte vergeben werden.
Praktische Tipps zur Suche
Nutze das Suchfeld oben rechts, um gezielt nach Wörtern wie "gelöscht", "Rechnung", "Terminerinnerung" oder "Leistungskette" zu suchen. Auch Datumsangaben wie "26.05.2025", Teilbegriffe und Klientynamen funktionieren als Filter.
Bitte üb Geduld, denn die Systemantwort kann etwas dauern, wenn du viele Einträge durchsuchen lässt.
Reiter "Akten - Aktuelle Einträge"
Hier findest du alle protokollierten Aktionen der letzten 12 Monate, z. B.
- Speicherung und Sperrung von Notizen und Termindokumentationen
- Datei-Uploads
- gelöschte, verschobene oder duplizierte Termine
- Änderungen an Leistungsketten
- An- und Abmeldungen inkl. 2FA-Details
- Neuanlage oder Löschung von Akten
- Änderungen am Kalender (z. B. Termin wurde in einen anderen Raum verschoben)
- Änderungen durch Massenverarbeitung
- Aktenlöschungen oder Namensänderungen
- Zugriffsversuche, Sperrungen und Wiederherstellungen
Exportfunktion
Ob zur Dokumentation für Behörden, zur Rückverfolgung bei Unklarheiten oder einfach zur eigenen Archivierung: Über den Button oben rechts kannst du alle aktuellen Protokolleinträge im CSV-Format exportieren (nur aus dem Reiter "Aktuelle Einträge", nicht die anderen).
Wenn du nur die Einträge zu einem bestimmten Thema sehen und exportieren möchtest, kannst du sie über die Suchfunktion filtern (Beispiel: "Termin" im Suchfeld listet dir nur die Einträge, die "Termin" enthalten.
Tipp: Besonders hilfreich, wenn du z.B. einen Sicherheitsnachweis brauchst, eine forensische Analyse machen oder einen zeitlichen Ablauf rekonstruieren möchtest.
Reiter "Akten - Archiv (älter als 12 Monate)"
Einträge, die älter als ein Jahr sind, werden hierhin verschoben. Sie werden nicht gelöscht, sondern übersichtlich ausgelagert. Inhaltlich identisch mit "Akten - Aktuelle Einträge".
Reiter "E-Mail"
Hier siehst du den Versandstatus systeminterner E-Mails wie
- Terminbestätigungen und -erinnerungen
- Terminvorschläge/Anfragen
- Terminabsagen
- Rechnungsversand
- Mails mit Direktlinks
Erfasst werden Auslösezeitpunkt, Versandstatus, zugehörige Akte, Informationen zur E-Mail (Typ, zugeordneter Termin).
Die an eine Akte versendeten E-Mails werden auch im E-Mail- und SMS-Protokoll der jeweiligen Akte angezeigt: E-Mail-Versand: Zustellberichte.
Reiter "SMS"
Zeigt alle versendeten SMS und Threema-Nachrichten, z.B. Terminbenachrichtigungen oder Codes für den sicheren Dokumentendownload, einschließlich der zugehörigen Versanddetails.
Protokolliert werden
- Versanddatum und -zeit,
- Telefonnummer des Empfängys,
- Inhalt der Nachricht (gekürzt),
- Benachrichtigungstyp/-grund,
- Versandstatus (zugestellt/nicht zugestellt)
- und ggf. Hinweis, wenn mehrere SMS-Einheiten abgerechnet wurden.
Eine Übersicht der in den letzten 12 Monate versandten SMS- und Threema-Nachrichten findest du auch in der Kachel "SMS/Threema Versandprotokoll". Im Protokoll der jeweiligen Akte werden nur die auf diese Akte bezogenen Nachrichten angezeigt.
Reiter "E-POST in Verarbeitung" und "E-POST abgeschlossen"
Wenn du die E-POST-Funktion nutzt, zeigen dir diese Reiter,
- welche E-POST-Briefe an die Post weitergegeben (in Verarbeitung) sind
- und welche E-POST-Briefe bereits gedruckt und versendet wurden (abgeschlossen). Es handelt sich hierbei nicht um eine Sendungsverfolgung, sondern lediglich um eine Druckverfolgung. Nur bei Einschreiben wird ein Link auf die Sendungsverfolgung der Deutschen Post angegeben.
Angezeigt werden u.a.
- Name der ausführenden Person
- Betreff oder Titel des Dokuments
- Produktdetails (z.B. Art des Versands, Seitenanzahl)
- Statusmeldung mit Zeitstempel
- Anzahl der verbrauchten Lemmy-Coins
Die Statusmeldungen werden uns teilweise erst mit bis zu ein, zwei Tagen Verzögerung mitgeteilt, d.h. unter Umständen erfährt man erst am Montag das der Brief schon Freitag Abend das Druckzentrum verlassen hat.
Reiter "iMiKI" (nur sichtbar, wenn aktiviert)
iMiKI ist eine Beta-Funktion.
Hier findest du Informationen zu deiner Nutzung der KI-Funktionen:
- Datum und Uhrzeit
- Kontext (z.B. KI-Schreibhilfe, PlausiBill, PlausiNote)
- verwendetes KI-Modell
- Input/Output-Tokens
-
verbrauchte Lemmy-Coins
Reiter "Orga-Admin"
In diesem Reiter werden systemrelevante Änderungen an der Praxisorganisation dokumentiert - also alles, was tief in die Struktur, Sicherheit oder Verwaltung deiner Praxis eingreift. Diese Einträge sind besonders wichtig, wenn etwas nachvollzogen oder später belegt werden muss.
Protokolliert werden z.B.
- Zustimmung zu neuen AGB
- Änderung des Praxisnamens
- Aktivierung und Deaktivierung des SMS-Versand
- systemweite Einstellungen
- Aktenexporte
- sicherheitsrelevante Aktionen durch den lemniscus-Support (z. B. Entsperrung von Konten oder Zurücksetzen von OTP)
Beispiel für Anwendungsfall:
Du möchtest prüfen, wer wann den SMS-Versand aktiviert hat - im Reiter "Orga-Admin" findest du den genauen Zeitpunkt und den Namen der ausführenden Person.
Du siehst
- Datum und Uhrzeit der Aktion
- Typ des Eintrags (z.B. Orga-Admin oder Orga-Zustandsänderung)
- Beschreibung der Änderung
- Ausgabe (z.B. Datum der letzten artgleichen Änderung)
-
Ausführy (wer die Änderung durchgeführt hat)
Einträge im Detail ansehen
Wenn du mehr über den Eintrag wissen willst, klappe ihn über das kleine Kästchen am linken Rand auf. Dann erscheint ein Fenster mit zusätzlichen Angaben.
Die Detailansicht hilft besonders bei Rückfragen, Prüfungen oder Unsicherheiten.
Rollenkennzeichnungen im Protokoll
Anhand der Symbole vor dem Namen in der Spalte "Ausführy" kannst du erkennen, welche Rolle die Aktion ausgelöst hat. Das Präfix (Sternchen, Plus oder Buchstabe) hilft dir, schneller zu erkennen, ob die Änderung von deiner Praxis oder von lemniscus-Mitarbeitys kam.
*/Name = Praxisadmin
+/Name = normales Benutzy
Buchstabe/Name = lemniscus-Mitarbeity. Der Buchstabe, A, S oder O zeigt die Rolle des Mitarbeity.
Aufbewahrung und Löschung von Einträgen
lemniscus zeigt standardmäßig nur die letzten 12 Monate an, damit das Protokoll übersichtlich bleibt.
Das bedeutet aber nicht, dass alle älteren Einträge verschwinden. Es gibt eine automatisierte Unterscheidung nach Relevanz.
- Einträge mit einem grünen Punkt unter dem Papierkorbsymbol gelten als dauerhaft wichtig (z. B. sicherheitsrelevante Vorgänge mit Aufbewahrungspflicht). Diese bleiben erhalten, auch wenn du sie nach 12 Monaten nicht mehr siehst.
- Einträge ohne grünen Punkt werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht - z. B., wenn sie organisatorisch nicht mehr relevant sind.
Die Praxis selbst kann keine Protokolleinträge löschen. Wenn etwas fehlt oder unklar ist, kannst du dich mit der Bitte um Einsicht oder Klärung an den Support wenden.
4-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen
Bestimmte Aktionen - etwa beim Zurücksetzen von Authentifizierungsdaten - erfordern bei lemniscus ein 4-Augen-Prinzip. Das bedeutet: Eine Person aus unserem Team führt die Änderung durch, eine zweite Person muss die Änderung bestätigen.
Wenn so ein Vorgang betroffen ist, zeigt dir das aufgeklappte Protokollfenster in der Detailansicht zusätzlich den Namen des zweiten Freigebys an.
Reiter "User-Admin"
Im Reiter "User-Admin" werden Änderungen an Benutzykonten dokumentiert.
Hier findest du z. B.
- Anlegen neuer Benutzys
- Zurücksetzen von 2FA/OTP
- Änderungen an bestehenden Konten (z. B. Rollenwechsel, Namensanpassung)
- Deaktivierung oder Reaktivierung eines Benutzykontos
- Anpassungen von Rollen und Berechtigungen
- das Anlernen neuer FIDO-Sticks
- Änderungen von Sicherheitsfragen
Auslösend ist hier immer jemand innerhalb der Organisation (Praxisadmin oder Benutzy).