In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du Dokumente aus dem Sammler per E-POST verschickst - von der Vorschau bis zum Versandstatus. Die notwendige Vorbereitung ist in unserem Hilfeartikel E-POST aus dem Sammler versenden - Grundlagen und Vorbereitung beschrieben.
Versand per E-POST vorbereiten - Kurzcheck
Bevor du den Versand startest, prüfe bitte folgende Punkte:
- E-POST erlaubt (Orga-Daten)
- Briefpapier erfüllt die E-POST-Anforderungen (A4, freigegeben, Sperrbereiche eingehalten)
- Deckblatt "E-POST Deckblatt" vorhanden und angepasst
- Dokumente vollständig und final (Inhalte geprüft)
-
Sammler enthält genau diese Dokumente
Hilfeartikel zum Sammler: Der Sammler einer Akte: Dokumente für den Versand bündeln - Optional: abweichende Rechnungsanschrift in der Akte hinterlegt
Sammler öffnen und sichten
Gehe auf das Briefumschlag-Symbol oben rechts in der Akte und prüfe die gesammelten Dokumente.
Du kannst weitere hinzufügen oder nicht mehr benötigte entfernen.
Über die Schaltfläche "E-POST Auftrag Vorschau" startest du den Versanddialog.
Empfängy im Sammler auswählen
In der Vorschau-Anzeige kannst du ein Empfängy auswählen, an das alle gesammelten Dokumente aus derselben Akte in einer Sendung verschickt werden.
Damit das funktioniert, müssen in der Akte des Empfängys die Berechtigungen für alle zu verschickenden Dokumente hinterlegt sein.
Welche Berechtigungen vorhanden sind, erkennst du daran, dass die entsprechenden Dokumente im Reiter "Verknüpfungen" der Akte grün markiert sind ("Dokumentation" für Notizen, Dokumentationen und Rezepte, "Rechnung" für Rechnungen).
Bearbeite alles, was dir als Fehlermeldung in Rot angezeigt wird (wie falsches Format oder fehlende Adressangaben).
Anzeige links
Reiter "Deckblatt"
Im Reiter "Deckblatt" siehst du links eine Vorschau deines Textes an Empfängy und rechts die Vorschau deines Auftrags an die Post.
Klicke auf "Analyse durchführen und die Vorschau aktualisieren", um sicherzugehen, dass die Dokumente für den Versand technisch richtig aufbereitet werden.
Reiter "Analyse-Ergebnis" und "Aufbereitetes Dokument"
Im Reiter "Analyse-Ergebnis" siehst du, wie viele Seiten und Blätter jedes Dokument umfasst. Unter "Aufbereitetes Dokument" kannst du die gesamte Druckvorschau deiner Sendung ansehen.
Anzeige rechts
Auf der rechten Seite siehst du, welche Versandform bzw. welches Produkt für deine Dokumente verwendet wird, die Anzahl der Blätter und die Kosten in Lemmy-Coins.
Du kannst außerdem entscheiden, ob du eine in der Akte des Empfängys hinterlegte Rechnungsanschrift nutzen möchtest.
Wenn du die E-POST innerhalb Deutschlands verschickst, steht dir zusätzlich die Option "Einschreiben" zur Verfügung. Einwurfeinschreiben (Option "Einschreiben (Einwurf)") funktionieren auch bei Sendungen ins Ausland.
Letzter Schritt: Klicke unten rechts auf "Postalischer Versand", um die E-POST zu verschicken.
Bearbeitung der E-POST verfolgen
Im Überblick der Akte findest du im Bereich "Protokolle" (über den Button "Akten- und E-Mail-/SMS-Protokoll") eine Liste der versendeten E-POST.
Nach der Weitergabe an die Post wird der Status des Auftrags auf "E-POST in Verarbeitung" gestellt.
Im Reiter "E-POST abgeschlossen" findest du die abgeschlossenen Aufträge.
Dabei handelt es sich nicht um eine Sendungsverfolgung, sondern um eine Druckverfolgung - du siehst also, wann Druck und Versand abgeschlossen wurden.
Weitere Artikel rund um das Thema:
Der Sammler einer Akte: Dokumente für den Versand bündeln
E-POST aus dem Sammler versenden - Grundlagen und Vorbereitung
Rechnungslauf: Abrechnungen automatisch erstellen und versenden
Briefpapier - auf die eigenen Bedürfnisse anpassen