Anpassbare Akten-Typen für individuelle Bedürfnisse
Akten sind konfigurierbar und können flexibel benannt werden. Dafür gibt es die sogenannten Akten-Typen. Die Bezeichnung der Akte kann individuell je nach Anforderung der Praxis angelegt werden. Anstatt "Patienty" beispielsweise als "Klienty", "Kundy", "Tierhalty" usw.
Akten-Typen kannst du werden unter Unser Logo/Fischli -> Zahnrad in der Kachel "Akten-Typen" anlegen oder ändern. Zugriff auf die Kachel haben nur Praxisadmin und Admin-Vertretung.
Der Akten-Typ, der standardmäßig für neue Akten genutzt werden soll, kann hier ebenfalls festgelegt werden.
Verfügbare Akten-Typen
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Die "normale" Akte (standardmäßig Patient, vertragsrelevant)
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Die "nicht in den Auswertungen anzeigen"-Akte (vertragsrelevant)
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Die "nicht vertragsrelevante"-Akte (sehr eingeschränkte Funktionalität, sollte ausschließlich zum Blockieren des Terminplans genutzt werden).
Der Akten-Typ "nicht vertragsrelevant" kann nicht gelöscht werden. Eine Änderung der Bezeichnung ist aber möglich.
Es muss immer mindestens ein "vertragsrelevanter" und "nicht vertragsrelevanter" Akten-Typ vorhanden sein.- S-Abo: 3 Akten-Typen
- M-Abo: 5 Akten-Typen
- ab L-Abo: 10 Akten-Typen
Einstellungen innerhalb der Akten-Typen
Akten-Typen haben drei Einstellungen, welche das Verhalten von Akten eines Typs an verschiedenen Stellen beeinflusst:
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Vertragsrelevant:
Ist die Option “vertragsrelevant” für einen Akten-Typ nicht aktiv, dann gelten weitgehende Einschränkungen für Akten. In dem Fall dienen die Akten ausschließlich zum Blockieren des Kalenders.
Termine für nicht vertragsrelevante Akten werden beim Löschen nicht archiviert (nicht GobD-konform)
Das Anlegen weitergehender Informationen (Kommunikationsdaten, Rechnungen, Notizen, Rezepte, …) ist nicht möglich.
Termine für Akten des nicht vertragsrelevanten Akten-Typs zählen nicht in die Limits von 30/100 Terminen der S/M Abos. -
In die Stundensatz-Berechnung einbeziehen:
Beeinflusst, ob Termine bei der Berechnung des durchschnittlichen Stundensatzes (In der Übersicht auf der rechten Seite in der Vorschau) berücksichtigt werden sollen. -
In die Auslastungs-Berechnung einbeziehen:
Beeinflusst, ob Termine bei der Berechnung der Wochen-Auslastung im Terminplan in der jeweiligen KW berücksichtigt werden sollen.
Richtlinie für E-Mail Dokumentversand (geschützt, mit Code)
Hier wird eingestellt, ob beim Versenden von Dokumenten per E-Mail der Haken bei "geschütztes Download" automatisch voreingestellt ist oder nicht, oder ob er sogar zwingend ist (also auch nicht manuell im Einzelfall heraus genommen werden kann).
Die Standard-Voreinstellung für vertragsrelevante Akten ist "Geschützten Download per Link bevorzugen". Der geschützte Download mit einem Code ist von der DSGVO vorgeschrieben, sobald patientensensible Daten in dem Dokument vorhanden sind.
Hier kann auch festgelegt werden, ob der Haken bei "Code per SMS versenden" grundsätzlich automatisch schon mal gesetzt wird.
Deaktivierte Funktionen in der "Nicht-vertragsrelevant"-Akte:
- Adress- und Kommunikationsdaten anlegen
- Automatische Benachrichtigungen
- Rezepte
- Notizen und Termindokumentationen
- Terminzettel
- Nachrichten über Sprechblase senden
- Xodo Sign Dokumente erstellen
- Rechnungen
- Pakete
- Verknüpfungen zu anderen Akten
- Online-Terminbuchung
- Leistungskette in Akte zuordnen
- Diagnose eintragen
Zusätzliche Klassifizierung / Umbenennung der Felder in der Akte
In den Eingabefeldern "Klassifizierung Alias", "Vorname Alias" und "Nachname Alias" kann gesteuert werden, wie diese Felder beim Anlegen einer neuen Akte benannt werden, wenn der entsprechende Akten-Typ ausgewählt wird.
Ebenfalls kannst du entscheiden, welche der drei Felder Pflichtfelder sein sollen, wobei mindestens Vor- oder Nachname Pflichtfeld sein muss.
Beim Anlegen einer neuen Akte mit dem Aktentyp "Hund" erhält man damit diese Anzeige:
In der Akten-Übersicht kann nach Akten-Typ gefiltert werden.
In den Berichten gibt es einen Filter, um eine Einschränkung nach Akten-Typen zu ermöglichen.
Massenänderung mehrerer Akten:
Sollen mehrere Akten auf einen anderen Akten-Typ gesetzt werden, kann dazu die Massenänderung genutzt werden.
Hilfeartikel zur Massenverarbeitung
Unser Reddit Artikel zu diesem Thema
Hilfeartikel zu Verknüpfungen in der Patientenakte