Akten-Typen sind konfigurierbar und können flexibel benannt werden. Die Bezeichnung kann individuell je nach Anforderung der Praxis angelegt werden. Anstatt "Patienty" beispielsweise als "Klienty", "Kundy", "Tierhalty" usw.
Akten-Typen kannst du unter Unser Logo/Fischli -> Zahnrad in der Kachel "Akten-Typen" anlegen oder ändern. Zugriff auf die Kachel haben nur Praxisadmin und Admin-Vertretung.
Der Akten-Typ, der standardmäßig für neue Akten genutzt werden soll, kann hier ebenfalls festgelegt werden.
Verfügbare Akten-Typen
Einstellungen innerhalb der Akten-Typen
- Deaktivierte Funktionen in der "Nicht-vertragsrelevant"-Akte
- Persönliche & Förmliche Anrede/Tonart
- Zusätzliche Klassifizierung / Umbenennung der Felder in der Akte
Verfügbare Akten-Typen
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Die "normale" Akte (standardmäßig Patient, vertragsrelevant)
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Die "nicht in den Auswertungen anzeigen"-Akte (vertragsrelevant)
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Die "nicht vertragsrelevante"-Akte (sehr eingeschränkte Funktionalität, sollte ausschließlich zum Blockieren des Terminplans genutzt werden).
Der Akten-Typ "nicht vertragsrelevant" kann nicht gelöscht werden. Eine Änderung der Bezeichnung ist aber möglich.
Es muss immer mindestens ein "vertragsrelevanter" und "nicht vertragsrelevanter" Akten-Typ vorhanden sein.- S-Abo: 3 Akten-Typen
- M-Abo: 5 Akten-Typen
- ab L-Abo: 10 Akten-Typen
Einstellungen innerhalb der Akten-Typen
Reiter Stammdaten
Akten-Typen haben drei Einstellungen, welche das Verhalten von Akten eines Typs an verschiedenen Stellen beeinflusst:
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Vertragsrelevant:
Ist die Option “vertragsrelevant” für einen Akten-Typ nicht aktiv, dann gelten weitgehende Einschränkungen für Akten. In dem Fall dienen die Akten ausschließlich zum Blockieren des Kalenders.
Termine für nicht vertragsrelevante Akten werden beim Löschen nicht archiviert (nicht GobD-konform)
Das Anlegen weitergehender Informationen (Kommunikationsdaten, Rechnungen, Notizen, Rezepte, …) ist nicht möglich.
Termine für Akten des nicht vertragsrelevanten Akten-Typs zählen nicht in die Limits von 30/100 Terminen der S/M Abos. -
In die Stundensatz-Berechnung einbeziehen:
Beeinflusst, ob Termine bei der Berechnung des durchschnittlichen Stundensatzes (In der Übersicht auf der rechten Seite in der Vorschau) berücksichtigt werden sollen. -
In die Auslastungs-Berechnung einbeziehen:
Beeinflusst, ob Termine bei der Berechnung der Wochen-Auslastung im Terminplan in der jeweiligen KW berücksichtigt werden sollen.
Deaktivierte Funktionen in der "Nicht-vertragsrelevant"-Akte
- Adress- und Kommunikationsdaten anlegen
- Automatische Benachrichtigungen
- Rezepte
- Notizen und Termindokumentationen
- Terminzettel
- Nachrichten über Sprechblase senden
- Xodo Sign Dokumente erstellen
- Rechnungen
- Pakete
- Verknüpfungen zu anderen Akten
- Online-Terminbuchung
- Leistungskette in Akte zuordnen
- Diagnose eintragen
Persönliche & Förmliche Anrede/Tonart
Im Aktentyp kannst du festlegen, wie eure Organisation mit euren Patientys, Klientys oder Kundys standardmäßig kommuniziert: persönlich oder förmlich.
Das bedeutet: im Aktentyp wird voreingestellt, wie die meisten Personen angeredet werden sollen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Sonderfälle (Beispiel: "eigentlich siezen wir uns mit allen, aber mit Konrad duzen wir uns") direkt in den betroffenen Akten anzupassen.
Die konkrete Grußformel für die Anrede kannst du in den Textvorlagen festlegen.
Zusätzliche Klassifizierung / Umbenennung der Felder in der Akte
In den Eingabefeldern "Klassifizierung Alias", "Vorname Alias" und "Nachname Alias" kann gesteuert werden, wie diese Felder beim Anlegen einer neuen Akte benannt werden, wenn der entsprechende Akten-Typ ausgewählt wird.
Ebenfalls kannst du entscheiden, welche der drei Felder Pflichtfelder sein sollen, wobei mindestens Vor- oder Nachname Pflichtfeld sein muss.
Beim Anlegen einer neuen Akte mit dem Aktentyp "Hund" erhält man damit diese Anzeige:
In der Akten-Übersicht kann nach Akten-Typ gefiltert werden, siehe auch Akten filtern.
In den Berichten gibt es einen Filter, um eine Einschränkung nach Akten-Typen zu ermöglichen.
Reiter Download
Voreinstellungen für Dokumentversand per E-Mail
Hier wird eingestellt, ob bei E-Mail-Versand
- der Haken bei "geschützter Download" automatisch gesetzt ist
- oder nicht
- oder ob er sogar zwingend ist (also auch nicht manuell im Einzelfall heraus genommen werden kann).
Standardmäßig ist in lemniscus für vertragsrelevante Akten "Geschützten Download per Link bevorzugen" eingestellt. Dieser geschützte Download mit einem Code ist von der DSGVO vorgeschrieben, sobald patientensensible Daten in dem Dokument vorhanden sind. Siehe dazu auch unter Dokumenten-Download datenschutzsicher bereitstellen.
Hier kann auch festgelegt werden, ob die Option "Code per SMS versenden" (bzw. Threema, wenn vorhanden) grundsätzlich voreingestellt ist, d.h. der Haken wird an anderer Stelle automatisch gesetzt, kann aber im Einzelfall auch wieder entfernt werden.
Wenn du Klienty freistellen möchtest, wann es den Code zum Rechnungsdownload anfordert, ist es nicht immer sinnvoll, dieses Häkchen zu setzen - siehe nächster Punkt "Code-Self-Service".
Code-Self-Service einschalten
Wenn du den Code-Self-Service aktivierst, gibst du Klienty die Möglichkeit, selbständig einen Code anzufordern. D.h., es kann sich den Code nach Erhalt seiner E-Mail mit der Referenz während des Vorgangs "Dokumentendownload" abholen, wenn in seiner Akte eine Mobilnummer oder eine Threema-ID hinterlegt ist und ggf. auch einen neuen Code darüber generieren lassen.
Hier haben wir zwei Sicherheitsmaßnahmen eingebaut:
- Ein Code kann maximal alle 30 Minuten angefordert werden.
- Im Feld ganz unten kannst du festlegen, ob du den Abruf von Codes erlaubst oder nicht, außerdem die Zahl der erlaubten Code-Anfragen (zwischen 1 und 5).
Die Kosten werden zu den üblichen Konditionen verrechnet.
Reiter Notizen
Hier kannst du einstellen, ob bei den Termindokumentationen und Notizen der Haken bei "Automatisch Speichern" beim Öffnen der Notiz schon gesetzt ist.
Außerdem legst du fest, nach wie vielen Tagen ab Erstellung einer Notiz oder Dokumentation die Bearbeitung gesperrt werden soll.
Massenänderung mehrerer Akten
Sollen mehrere Akten auf einen anderen Akten-Typ gesetzt werden, kann dazu die Massenänderung genutzt werden.
Hilfeartikel zur Massenverarbeitung
Unser Reddit Artikel zu diesem Thema
Hilfeartikel zu Verknüpfungen in der Patientenakte