Mit der Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017 ist es in Deutschland verpflichtend, eine TSE (TechnischeSicherheitsEinrichtung) für das elektronische Verbuchen von Bargeld-Einnahmen und -Ausgaben zu nutzen.
Die TSE kann für unser System kostenpflichtig dazu gebucht werden.
Es werden einmalig 5 Euro für die Einrichtung fällig und dann monatlich die Gebühr laut Preisliste.
Ohne TSE kann kein Bargeld-Eingang oder Bargeld-Ausgang verbucht werden.
Die Aufzeichnung des Geldflusses muss dann in einem anderen Programm oder einem Kassenbuch auf Papier erledigt werden. Bitte hierzu den Steuerberater fragen, wie das genau aussehen muss.
Wie kann ich eine TSE buchen und was ändert sich dann für mich?
1. Zubuchen der TSE
Eine TSE brauchen wir für jede Buchführung, also für jeden Nummernkreis.
Im Nummernkreis in dem Reiter "TSE" kann sie kostenpflichtig für diesen Nummernkreis gebucht werden.
Die Abrechnung erfolgt analog zum gebuchten Vertrag (monatlich oder jährlich).
In der Testphase ist das leider nicht möglich.
Voraussetzungen:
- Du bist bereits Lemniscus-Kunde (in der Testphase ist es nicht möglich, eine TSE zu buchen)
- Du hast deine Anschrift unter Einstellungen/ Praxisdaten erfasst
TSE für einen bestimmten Nummernkreis buchen:
-> Lemniscus-Logo/Fisch
-> Einstellungen (Zahnrad)
-> Kachel Nummernkreise
-> Kästchen "bearbeiten" hinter dem entsprechenden Nummernkreis
-> Reiter TSE
Mit einer gebuchten TSE kann dann für diesen einen Nummernkreis Bargeld-Fluss verbucht werden. Dieser wird mit der TSE gesetzeskonform gesichert und taucht auch in der Finanzübersicht, in Berichten und Downloads auf. Ein Kassenbuch muss dann nicht zusätzlich geführt werden.
Zu jeder Zahlungsverbuchung gibt es einen Transaktionsbeleg, inklusive der TSE-Informationen. Diesen Beleg müssen wir dem Patienten aushändigen (Bonpflicht). Der Beleg ist nach Verbuchung des Bargeld-Flusses in der Finanzübersicht in der Spalte "Tx" zu finden.
Kurzanleitung: TSE buchen (20 Sek.):
2. Mail von Fiskaly/Dashboard aktivieren
Nach dem Buchen der TSE bekommst du an deine in lemniscus hinterlegte Email-Adresse eine Mail.
Leider ist sie zur Zeit noch auf englisch, die Firma Fiskaly hat uns zugesagt, sie in Zukunft in deutsch zu verschicken.
In dieser Email befindet sich ein Link, um das Fiskaly-Dashboard zu aktivieren. Dieser Link ist 2 Tage gültig. Klicke bitte auf diesen Link und lege ein Passwort fest. Mehr ist hier nicht zu tun.
Falls die Email nicht rechtzeitig gesehen wird und der Link bereits abgelaufen ist, kann durch einen Klick auf "Admin erneut einladen" ein neuer Link bei Fiskaly angefordert werden.
Das Dashboard wird nur für den Fall einer Kassen-Nachschau benötigt. Dort wird dann wahrscheinlich nach einem Export aller TSE-Daten gefragt. Die kannst du im Fiskaly-Dashboard dann herunterladen.
3. Briefpapier für Transaktionsbeleg im Nummernkreis hinterlegen
Für diesen Beleg muss ein Briefpapier hinterlegt werden. Das Briefpapier muss für "Belege" freigegeben werden und direkt im Nummernkreis als Standard für die Transaktionsbelege festgelegt werden. Das Briefpapier muss alle steuerrelevanten Informationen des Unternehmers enthalten. Mindestens folgende Angaben müssen auf das Briefpapier. (Bitte Rücksprache mit dem Steuerberater halten, was im individuellen Fall notwendig ist.)
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Steuernummer/ USt-Identifikationsnummer
Hier ein Beispiel, wie das Briefpapier aussehen könnte.
Das gelbe Feld markiert die Fläche, die für die Gestaltung des Briefpapiers genutzt werden kann.
Es handelt sich um einen Streifen von ca 3 cm am oberen Rand.
Hier eine Kurzanleitung zum Briefpapier:
4. TSE-Beleg anzeigen, ausdrucken oder per Email versenden
Der Beleg kann im Bereich Finanzen angezeigt oder ausgedruckt werden, oder er wird per Email mitgeschickt. Bitte beachte: Der Beleg ist erst verfügbar, wenn der Zahlungseingang schon erfasst wurde.
Die verschiedenen Möglichkeiten werden hier in 1,5 Minuten erklärt:
Was passiert, wenn ich keine TSE buche?
Dann können weiterhin Rechnungen und Quittungen im System erstellt werden.
Wenn hierfür Bargeld entgegengenommen wird, kann die Rechnung als bezahlt markiert werden.
Allerdings wird sie dann mit einem Betrag von 0 Euro als bezahlt gekennzeichnet.
Die Aufzeichnungen der Bargeld-Entgegennahme und -Ausgabe muss dann auf andere Weise rechtssicher dokumentiert werden (z.B. in einem Kassenbuch auf Papier).
Manuelle Buchungen von Bargeld-Ausgaben sind dann nicht mehr möglich.
Im Bereich Finanzen und in den Downloads und Berichten bleiben alle Bargeldbewegungen unberücksichtigt und müssen dann manuell für das Finanzamt (z.B. durch den Steuerberater) in die Buchführung eingefügt werden. Lemniscus kann in diesem Fall die steuerrelevanten Daten bezüglich Bargeldbewegungen nicht mehr liefern.
Wie ändere ich den Rechnungsstatus und markiere die Rechnung als bezahlt bei Bareinnahmen ohne TSE?
Hier eine Kurzanleitung in 30 Sekunden:
Eine Übersicht aller Rechnungen, die auf diese Weise verbucht wurden, ist im Bereich Finanzen über den Button Auswertungen zu finden:
Ich habe meinen Sitz gar nicht in Deutschland?
Wenn du in deinen Praxisdaten (lemniscus-Logo/Einstellungen) im Reiter "Allgemein" ein anderes Land als Deutschland ausgewählt hast, bieten wir keine TSE an. D.h. in diesem Fall kannst Du lemniscus auch für Bareinnahmen ohne TSE benutzen. Bitte informiere dich bei deinem Steuerberater über die in deinem Land gültigen Richtlinien bezüglich der relevanten Vorgaben. Ob du lemniscus dann für deine Bareinnahmen und -ausgaben verwenden kannst, ergibt sich aus der Beratung, die du beim Steuerberater erhalten hast.
Achtung:
Wenn Du in Deutschland ansässig bist aber ein anderes Land in den Praxisdaten eingibst, um die TSE zu umgehen, ist das eine Ordnungswidrigkeit die mit bis zu 25.000 € geahndet werden kann. Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann dies zusätzlich den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge haben. Das Finanzamt kann dann die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Wir raten dringend davon ab!
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Detaillierte Informationen zum Thema TSE findest Du in unseren Newsmeldungen und Presseveröffentlichungen:
Das neue Kassengesetz
TSE-Umsetzung - es wird noch hektisch...
Das gar nicht neue Kassengesetz (Presseveröffentlichung)