Download-Links - Akten-Stammdaten sicher exportieren

Möchtest du extern auf Akten-Stammdaten zugreifen (z.B. für ein Newsletter-Tool wie CleverReach)?

Dafür gibt es den Akten-Downloadlink.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du den Link einrichtest und wie du ihn nutzen kannst, ohne versehentlich zu viele Daten zu veröffentlichen.

Hinweis für alle, die Download-Links schon früher genutzt haben

Was ist der Akten-Downloadlink?

So richtest du den Akten-Downloadlink ein

Filterung: nur bestimmte Akten exportieren

Sicherheitsmechanismen

So baust du deinen Download-Link zusammen

Verwendung von Newsletter-Tools

Wichtiger Hinweis zu Abmeldungen

Hinweis für alle, die Download-Links schon früher genutzt haben

Bisherige Links sind nicht mehr gültig. Wenn du einen alten Link z.B. in CleverReach oder einem anderen Tool gespeichert hast, musst du ihn löschen und neu erstellen.

Die neuen Funktionen im Überblick:

• Tokens können bei Bedarf neu erzeugt werden.
• Du musst ein Freigabedatum angeben, damit die Links nicht unbefristet aktiv bleiben.
• Außerdem gibt es neue Filtermöglichkeiten über Akten-Merkmale.
  
  

Was ist der Akten-Downloadlink?

Mit einem Download-Link gibst du externen Programmen Zugriff auf deine Akten-Stammdaten, z.B. für den Newsletterversand.

Der Export erfolgt im CSV-Format.

CSV-Dateien sind

• maschinenlesbar und für den Datenaustausch gemacht,
• kompatibel mit Programmen wie Excel, OpenOffice oder Numbers,
• von fast allen Newslettertools importierbar.

Welche Daten enthalten sind, legst du selbst über sogenannte Token-Parameter fest.

So richtest du den Akten-Downloadlink ein

1. Token aktivieren

Gehe zu unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Tokens". Aktiviere dort den Token "Akten-Downloadlink" (der Punkt wird dann grün).

Unten wird dir ein automatisch erzeugter Token-Schlüssel angezeigt (eine lange Zeichenfolge).

2. Token-Parameter festlegen

Gleich darunter findest du das Feld "Token-Parameter".

Dort steuerst du, welche Daten exportiert werden dürfen und wie lange der Link gültig ist.

Beispiel:

export: email,firstname,lastname,address,invaddress
lastreviewed: 2025-04-30

• "export:" legt fest, welche Informationen aus den Stammdaten in der CSV-Datei enthalten sind. Möglich sind E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Anschrift, Rechnungsanschrift (email,firstname,lastname,address,invaddress) - getrennt durch Kommas.
• "lastreviewed:" Das Datum der letzten Freigabe/ das aktuelle Datum - danach ist der Link 90 Tage gültig.

Wenn du keine Felder unter "export:" einträgst, wird nur die Aktennummer exportiert!

Speichere deine Angaben mit dem Button "Parameter speichern".

Filterung: nur bestimmte Akten exportieren

Du kannst den Export auf Akten mit einem bestimmten Merkmal beschränken.

Öffne dazu in der Kachel "Merkmale" das gewünschte Merkmal (z.B. "Newsletter") und trage im Feld "Export-Referenz" einen eindeutigen Begriff ein (z.B. "NEWSL").

Verwende diesen Begriff im Downloadlink als Parameter (exportRef=NEWSL - siehe unten).

Mehr zu den Einstellungen der Akten-Merkmale hier:  Merkmale für Akten erstellen und anzeigen.

Sicherheitsmechanismen

Ein Download-Link sollte vertraulich behandelt und nicht veröffentlicht werden. 

Damit niemand versehentlich oder unkontrolliert Daten exportiert, gibt es drei Sicherheitshebel, die du aktiv einschalten musst:

1. Zugriff nur mit aktivem Token

Du steuerst selbst, wann ein Token gültig ist. Wenn du den Zugriff sperren willst, kannst du den Token deaktivieren oder löschen.

Du kannst jederzeit einen neuen Token erstellen (z.B., wenn du befürchtest, dass dein Link öffentlich geworden ist.

Nach der Aktualisierung funktioniert der alte Link nicht mehr.

2. Auswahl der exportierten Felder

Nur die Felder, die du über "export:" im Parameterfeld explizit freigibst, werden exportiert.

Das schützt vor ungewolltem Export sensibler Daten und gibt dir volle Kontrolle über die Inhalte.

Möglich sind:

export: email,firstname,lastname,address,invaddress

Wichtig: Wenn du keine Felder angibst, enthält die CSV-Datei nur die Aktennummern.

3. Ablaufdatum durch "lastreviewed"

Mit dem Parameter "lastreviewed" legst du das Freigabedatum fest.

lastreviewed: 2024-12-31

Der Link ist genau 90 Tage ab diesem Datum gültig.

Nach Ablauf wird der Zugriff automatisch gesperrt.

Diese Sicherheitsmaßnahme sorgt dafür, dass ein Link nicht "vergessen" wird und für immer und ewig online verfügbar bleibt. Wenn du ihn weiter nutzen möchtest, musst du das Datum rechtzeitig aktualisieren und erneut speichern.

So baust du deinen Download-Link zusammen

Ein Download-Link besteht aus

• einer Basis-URL,
• deinem persönlichen Token und
• optionalen Parametern zur Filterung oder Suche.

In deinem Token sind bereits die Parameter enthalten, die du im Feld "Token-Parameter" angegeben hast. Sie bestimmen den Inhalt der CSV-Datei.

Als optionalen Parameter stehen dir "exportRef" und "query" zur Verfügung.

Wenn du keines davon wählst, werden alle Datensätze aus dem Token im CSV Format exportiert.

Den ersten optionalen Parameter musst du mit einem "?" hinzufügen, die nachfolgenden werden jeweils mit einem "&" eingeleitet. 

Beispiel für eine Komplett-URL inklusive zusätzlicher Parameter (siehe Liste oben):

Ersetze TOKEN durch deine persönliche Ziffern-Buchstaben-Folge für den Akten-Downloadlink in der Tokenverwaltung.

Verwendung von Newsletter-Tools

lemniscus bietet selbst keine Rundmail-Funktion an.

Der Newsletter-Versand unterliegt strengen rechtlichen Anforderungen - die technische Umsetzung überlassen wir spezialisierten Anbietys.

Wenn du Akten-Stammdaten für Newsletters nutzen möchtest, hast du zwei Möglichkeiten:

Variante 1: Einmaliger Export per CSV-Datei

Wenn du nur gelegentlich eine Rundmail versenden möchtest oder dein Newsletter-Tool keine Anbindung per Link erlaubt, kannst du die Akten-Stammdaten filtern, als CSV-Dateien exportieren und in fast allen gängigen Newslettertools importieren.

Mehr dazu unter Newsletter, Rundmails an Klientys & Co.

Variante 2: Dauerhafte Verbindung per Download-Link

Einige Newsletter-Tools (z.B. CleverReach) bieten die Möglichkeit, Daten direkt über eine URL regelmäßig abzurufen. Dafür kannst du den oben beschriebenen Download-Link verwenden.

• Der Link greift auf deine Akten-Stammdaten zu
• Du kannst ihn nach Merkmalen filtern
• Das Tool ruft die Daten automatisch ab - kein manueller CSV-Export nötig.

Schau dir die Hilfeseiten deines Newslettertools an oder kontaktiere deren Support, um zu prüfen, ob und wie ein Import per URL unterstützt wird.

Wichtiger Hinweis zu Abmeldungen

lemniscus bekommt nicht mit, wenn sich jemand über dein Newslettertool abmeldet.

Du musst Austragungen manuell in lemniscus nachpflegen, damit du nicht aus Versehen abgemeldeten Kontakte erneut anschreibst.

Dafür empfehlen wir den Einsatz eines eigenen Akten-Merkmals, das du in einem solchen Fall schnell entfernen kannst.