Im Reiter "Verknüpfungen" siehst du den Bezug einer Akte zu einer anderen.
Die Akten sind hierbei nicht gleichwertig, sondern als unter- oder übergeordnete Akte definiert.
Die untergeordnete Akte könnte z.B. ein Kind / Mündel / Haustier sein, während die übergeordnete Akte z.B. ein Elternteil / Vormund / gesetzlicher Vertreter / Tierhalter sein könnte.
Eine untergeordnete Akte kann mehrere übergeordnete Akten als Benachrichtigungs-Empfängy und/oder Vertretung haben.
Es ist auch möglich, zwei Akten gegenseitig als Benachrichtigungs-Empfängy einzusetzen.
Verknüpfung hinzufügen
Über den blauen Button "Verknüpfungen hinzufügen" im Reiter "Verknüpfungen" kannst du der Akte (z.B. Kind) eine andere als Bezugsakte zuordnen, sie somit verknüpfen und Berechtigungen für die übergeordnete Akte (z.B. Mutter/Vater) festlegen.
Berechtigungen vergeben und bearbeiten
Nach dem Speichern wird das dann so dargestellt, und du kannst die Berechtigungen bearbeiten.
Berechtigung Termine
Über die Option "darf auf Reservierungen und Termine zugreifen" kann die übergeordnete Akte Reservierungen und Termine für die untergeordnete Akte verwalten.
Es ist somit auch möglich, dass die übergeordnete Akte, z.B. der Vormund, Termine über die Online- Terminbuchung für die untergeordnete Akte buchen kann.
In der Online-Terminbuchung wird ein Auswahlfenster angezeigt, in dem die übergeordnete Akte auswählen kann, für wen der Termin gebucht werden soll:
Der gebuchte Termin wird in der Akte gespeichert, für die er gebucht wurde. Die automatische Reservierungs- bzw. Terminbestätigungsmail erhält, je nach Einstellung, die Akte und/oder das eingestellte Benachrichtigungsempfängy.
Berechtigung Dokumentation
Beim manuellen Versenden einer Dokumentation, einer Notiz oder eines Rezept per E-Mail kannst du anstatt der ursprünglichen Akte eine verknüpfte Akte als Empfängy ausgwählen, die die Berechtigung "Dokumentation" hat. Dabei muss natürlich geklärt sein, auf welchem Weg Empfängy den zugehörigen Code bekommt.
Berechtigung Rechnung
Wenn eine Rechnung, eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung per E-Mail versendet wird, kann hierfür anstatt der ursprünglichen Akte eine verknüpfte Akte als Empfängy ausgewählt werden, die die Berechtigung "Rechnung" hat.
Berechtigung Benachrichtigungsempfängy
Wenn du eine übergeordnete Akte (Mutter/Vater) hinzufügst und als Benachrichtigungsempfängy markierst, werden die Einstellungen für die automatischen Benachrichtigungen aus der Empfängyakte gezogen und in der untergeordneten Akte (Kind) angezeigt. Diese siehst du in der Übersicht an den @-Zeichen.
Du kannst verschiedene Benachrichtigungskanäle/-optionen für jedes Benachrichtigungsempfängy auswählen. Dazu müssen die entsprechenden Kanäle in der Empfängyakte natürlich bereitgestellt sein.
Automatische Benachrichtigungen werden an die Akte (Kind) und auch an alle verknüpften Akten (Mutter/Vater) geschickt, die als Benachrichtigungsempfängy eingetragen sind und selber automatische Benachrichtigungen aktiviert haben.
D.h., so können mehrere Personen (Kind, Mutter/Vater) gleichzeitig informiert werden.
Sollen z.B. an die ursprüngliche, untergeordnete Akte (Beispiel: Kind) keine Benachrichtigungen geschickt werden, können alle automatischen Benachrichtigungen in dieser Akte auf "Keine" gesetzt werden - die übergeordneten Akten erhalten sie dennoch.