In lemniscus kannst du Akten effizient verwalten, filtern und kategorisieren. Mit den Statusoptionen und verschiedenen vorgefertigten Filtern verschaffst du dir einen schnellen Überblick über deine Klienty-Akten – unabhängig davon, ob diese aktiv, inaktiv oder ausgeblendet sind.
Merkmale: individuelle Gruppierung von Akten
Akten-Status
Eine Akte in lemniscus kann einen von drei Status haben:
- Aktiv: Akten, die aktuell verwendet werden, z. B. für Termine oder Kommunikation.
-
Inaktiv: Diese Akten werden in der Suche als inaktiv gekennzeichnet, bleiben aber sichtbar.
Wird ein Termin mit einer inaktiven Akte erstellt, wird die Akte automatisch wieder auf aktiv gesetzt. -
Ausgeblendet: Ausgeblendete Akten erscheinen nicht mehr in Vorschlägen oder bei der Erstellung von neuen Terminen.
- Dieser Status eignet sich für Akten, bei denen keine weiteren Termine erwartet werden.
Hinweis: Der Status kann jederzeit in der Akte geändert werden – entweder einzeln per Hand oder über eine Massenverarbeitung.
In den Berichten (Terminauswertungen) und Finanzauswertungen werden natürlich alle Akten unabhängig vom Status berücksichtigt.
Filterkriterien
Im Bereich Akten kannst du deine Akten zunächst nach Status, Typ und Merkmal und weiteren Kriterien filtern. Wähle oben links den gewünschten Status aus, um die entsprechenden Akten anzuzeigen.
Nun kombiniere den Status mit den vorkonfigurierten Filtern auf der linken Seite.
Sie beantworten dir Fragen wie
- Wer hat Termine in der Zukunft?
- Wer hatte Termine in der Vergangenheit?
- Wer war schon lange nicht mehr da?
- Wer hat diesen Monat Geburtstag?
Die Filter helfen dir, genau die Akten anzuzeigen, die für deine aktuelle Fragestellung relevant sind.
Vorkonfigurierte Filter
In den verschiedenen Filtern werden die Aktenlisten abhängig von der Status-Filterung (siehe oben) angezeigt. D.h. es werden immer alle Akten mit dem ausgewählten Status angezeigt.
Zusätzlich kannst du oben rechts auf einen bestimmten Zeitraum zwischen einer Woche oder 10 Jahren auswählen. Bei den vergangenheitsbezogenen Filtern wirkt dieser auch in die Vergangenheit.
| Zeigt alle Akten mit dem ausgewählten Status. | |
| Zeigt Akten, die keinen Termin in der Zukunft haben, unabhängig davon, ob sie jemals einen Termin in deinem lemniscus-Kalender hatten. | |
| Zeigt Akten sortiert nach Geburtsdatum, beginnend mit dem nächsten Geburtstag. | |
| Zeigt Akten, bei denen der Haken bei "Firmenkontakt" gesetzt wurde. |
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| Zeigt Akten mit Terminen im rechts oben ausgewählten Zeitraum in der Zukunft. |
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Zeigt Akten mit Terminen im rechts oben ausgewählten Zeitraum in der Vergangenheit. |
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| Zeigt Akten basierend auf dem Datum des letzten Kontakts. Dieser Filter ist ideal, um z. B. Akten ohne Kontakt in den letzten 12 Monaten anzuzeigen und ggf. inaktiv zu setzen. | |
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Zeigt Akten, die weder in der Zukunft noch in der Vergangenheit Termine eingetragen haben. |
Merkmale: individuelle Gruppierung von Akten
Akten exportieren
Wenn du bestimmte Akten benötigst, um sie mit einem anderen Programm zu bearbeiten, z.B., um einen Serienbrief zu schreiben oder Tischkärtchen für ein Seminar zu erstellen, kannst du die einem Merkmal zugeordneten Akten exportieren.
Wähle dazu in der Aktenübersicht unter "Filter nach Merkmal" das gewünschte Merkmal.
Rechts unterhalb der Aktenübersicht kannst du nun die dem Merkmal zugeordneten Akten im V-Card-, XLSX- oder CSV-Format exportieren.
Hinweis: Dieser Export ist dann möglich, wenn du in lemniscus eingeloggt bist. Solltest du ein Newsletterprogramm nutzen, das einen Dauerzugriff auf bestimmte Felder deiner Akten benötigt, kannst du dies - wenn du technisch einigermaßen versiert bist - an anderer Stelle konfigurieren: Doku dazu: Download-Links.
Massenverarbeitung
Wenn du alle Akten eines bestimmten Merkmals herausgefiltert hast, kannst du gemeinsame Änderungen für alle betroffenen Akten gleichtzeitig durchführen.Klicke dazu auf "Massenverarbeitung" links unten im Bereich Akten.
- Wähle die gewünschte Aktion und bestätige die Änderung mit dem Button "Massenverarbeitung für alle x Akten starten" oben im Fenster.
- Du erhältst eine E-Mail mit einer Übersicht aller vorgenommenen Änderungen.