Nur in der Testphase möglich!
Du nutzt eTermin für die Terminbuchung und möchtest künftig (auch) mit lemniscus arbeiten?
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine bisherigen Termine und Akten einmalig aus eTermin nach lemniscus übernehmen kannst.
WICHTIG: Führe diese Aktionen vor Ende deiner Testphase durch.
Wenn du eTermin bereits mit lemniscus verknüpft hast und nur wissen möchtest, wie die Integration funktioniert, lies hier weiter: eTermin mit lemniscus.
Wichtige Hinweise vor dem Import
Erste Schritte zu Datenübernahme
Testimport - empfohlene Einstellungen
Einstellungen für die Terminbenachrichtigungen anpassen
Voraussetzungen für den Versand von Benachrichtigungen in lemniscus
Was wird bei welchen Einstellungen für Bestätigungen und Erinnerungen aus lemniscus verschickt?
Wichtige Hinweise vor dem Import
Kontakt mit eTermin aufnehmen: Wenn du eTermin weiterhin neben lemniscus nutzen willst, teile eTermin mit, dass du die Integration mit lemniscus aktivieren möchtest, und erkundige dich, welche Einstellungen du dazu in deinem eTermin-Konto vornehmen musst.
Datenqualität prüfen: eTermin legt den Fokus auf Terminbuchungen, was gelegentlich zu uneinheitlichen und unvollständigen Aktendaten führen kann. Es ist daher ratsam, vor dem Import die Daten in eTermin zu überprüfen und gegebenenfalls zu bereinigen, um Duplikate oder Fehler zu vermeiden.
Testimport durchführen: Aufgrund möglicher Dateninkonsistenzen empfiehlt es sich, zunächst einen Testimport durchzuführen. So kannst du überprüfen, wie die Daten in lemniscus dargestellt werden, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Erste Schritte zur Datenübernahme
1. API-Schlüssel in eTermin generieren
- Besorge dir von eTermin den öffentlichen und den privaten API-Schlüssel (für Lesezugriff). Diese werden ausschließlich zum Abrufen der Daten benötigt und nicht in lemniscus gespeichert.
2. eTermin-Daten in lemniscus importieren
- Gehe zu unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "eTermin Datenübernahme".
- Gib die zuvor erhaltenen API-Schlüssel ein (Feld "Public Key" -> öffentlicher Schlüssel, Feld "Private Key" -> privater Schlüssel).
Kalender abrufen
Hole nach dem Eintragen der Keys über den Button "Kalender abrufen" deine eTermin-Kalender in das Feld "Kalenderauswahl".
Importoptionen festlegen
Bevor du den Import startest, musst du im unteren Bereich der Maske verschiedene Einstellungen vornehmen, um den Ablauf an deine Situation anzupassen.
Importzeitraum
Gib hier an, aus welchem Zeitraum Termine übernommen werden sollen.
Mache zunächst einen Testimport für deinen gesamten gewünschten Zeitraum (keine Sorge, du kannst diese Daten während der Testphase bei Bedarf ganz einfach nochmal löschen).
Kalender auswählen und Räume zuordnen
Du kannst entscheiden, welche deiner Kalender du von eTermin zu lemniscus übernehmen möchtest. Für jeden ausgewählten Kalender musst du einen passenden Raum in lemniscus zuordnen. Bitte beachte, dass die Zuordnung mehrerer Kalender zum selben Raum zu Terminüberschneidungen führen kann.
Termin-Benachrichtigungen
Damit bei einem Testlauf nicht versehentlich E-Mails an Klientys verschickt werden, kannst du steuern, ob und ab wann Terminbestätigungen und Erinnerungen für die importierten Termine verschickt werden sollen. Für einen Probelauf empfiehlt es sich, beide Optionen auf "keine Benachrichtigungen versenden" zu stellen (keine Bestätigungen, keine Erinnerungen).
Testimport - empfohlene Einstellungen
Du solltest den Import erstmal ausprobieren, um zu sehen, wie deine Daten aus eTermin in lemniscus übernommen werden - z.B., um Dubletten und fehlerhafte Angaben zu erkennen.
Empfohlene Einstellungen:
Import-Zeitraum: Der Zeitraum, für den du später Daten in lemniscus sehen möchtest), z.B. -500 Tage und +200 Tage).
Kalenderauswahl: Alle relevanten Kalender aktivieren.
Raumzuordnung: Räume korrrekt zuordnen.
Terminbenachrichtigungen: Keine Bestätigungen versenden, keine Erinnerungen versenden.
Dadurch werden keine E-Mails oder SMS an Klientys verschickt - du kannst die importierten Termine in Ruhe prüfen.
Testdurchlauf durchführen
Durch Klick auf den Button "Datenübertragung starten" unten rechts startest du nun einen Testdurchlauf.
(Wie gesagt: beachte dabei, dass die Einstellungen für Terminbenachrichtigungen (unten im Fenster) ausgeschaltet sind, damit deine Klientys nicht aus Versehen Benachrichtigungen zu ihren Terminen erhalten).
Der Import kann von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden dauern - das hängt ganz von der zu verarbeitenden Datenmenge ab.
Daten bereinigen
Nach erfolgreichem Import bekommst du von uns eine E-Mail mit einem eTermin-Importbericht.
Darin sind alle fehlerhaften Datensätze aufgelistet. Sieh diese gewissenhaft durch und bereite sie erneut auf den Import in lemniscus vor.
Vor dem "echten" Import kannst du sie bei Bedarf in eTermin bereinigen.
Überprüfe die Daten auch auf Vollständigkeit.
Datenreset in lemniscus
Da du noch in der Testphase bist, kannst du ganz einfach einen Datenreset durchführen und damit deinen Testimport löschen.
Wie das geht, findest du unter Daten-Reset - Daten aus dem Testmonat löschen.
Übrigens kannst du das durchaus auch mehrfach machen, wenn deine bereinigten Daten immer noch nicht in Ordnung sind.
Datenimport durchführen
Einstellungen für die Terminbenachrichtigungen anpassen
Wenn du möchtest, dass für zukünftige Termine Benachrichtigungen an deine Klientys aus lemniscus heraus verschickt werden, kannst du nun
- "Terminbestätigungen für importierte Termine in der Zukunft verschicken" auswählen und/oder
- "Terminerinnerungen verschicken für importierte Termine ab dem" - und das gewünschte Datum.
Damit das auch wirklich funktioniert, müssen natürlich auch die richtigen Einstellungen dafür in lemniscus gemacht worden sein. Um dich daran zu erinnern, siehst du ggf. Warnhinweise:
Voraussetzungen für den Versand von Benachrichtigungen in lemniscus
Wenn du automatische Benachrichtigungen versenden möchtest, erfordert das ein bisschen Vorarbeit (und Nacharbeit). Du musst
- zunächst unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Orga-Daten" -> Reiter "Akten" festlegen, welche Benachrichtigungen du grundsätzlich für neue Akten erlaubst.
Hilfeartikel dazu: Einstellungen für lemniscus festlegen
- automatische Terminbenachrichtigungen für die Akte erlauben.
Das kannst du nach dem Import entweder manuell für jede Akte tun oder dafür die Massenverarbeitungsfunktion nutzen.
- natürlich zugehörige Kommunikationsmittel (E-Mail-Adresse, Mobilnummer oder Threema-ID) in der jeweiligen Akte hinterlegt haben.
Was wird bei welchen Einstellungen für Bestätigungen und Erinnerungen aus lemniscus verschickt?
Terminbestätigungen
Ab dem Zeitpunkt des Imports werden Bestätigungen für Termine in der Zukunft folgendermaßen behandelt:
Einstellung "Keine Bestätigungen für importierte Termine verschicken"
-
Bestätigungen werden nicht verschickt,
- unabhängig von Benachrichtigungseinstellungen für neue Akten in lemniscus. Es werden auch dann keine Bestätigungen verschickt, wenn der Termin später in lemniscus geändert wird.
Einstellung "Terminbestätigungen für importierte Termine in der Zukunft verschicken"
- Wenn du die Benachrichtigungseinstellung für neue Akten in lemniscus deaktiviert hast,
werden zunächst keine Bestätigungen verschickt.
Du kannst dies später in der Akte umschalten - noch ausstehende Bestätigungen werden dann verschickt (wenn sie frühestens eine Stunde nach dem Einschalten anstehen würden).
- Wenn du die Benachrichtigungseinstellung für neue Akten in lemniscus eingeschaltet hast,
werden Bestätigungen nach dem Import automatisch verschickt.
Voraussetzung: Die entsprechenden Kontaktinformationen sind bereits vorhanden (oder mindestens eine Stunde vor der ausstehenden Bestätigung hinterlegt worden).
Terminerinnerungen
Ab dem Zeitpunkt des Imports werden Erinnerungen an Termine in der Zukunft folgendermaßen behandelt:
Einstellung "Keine Erinnerungen für importierte Termine verschicken"
- Erinnerungen werden nicht verschickt,
- unabhängig von den Benachrichtigungseinstellungen für neue Akten
Einstellung "Terminerinnerungen verschicken für importierte Termine ab dem x.x.xxxx"
- Wenn du die Benachrichtigungseinstellung für neue Akten in lemniscus deaktiviert hast,
werden zunächst keine Erinnerungen verschickt.
Du kannst dies später in der Akte umschalten - noch ausstehende Einnerungen werden dann verschickt (wenn sie frühestens eine Stunde nach dem Einschalten anstehen würden). - Wenn du die Benachrichtigungseinstellung für neue Akten in lemniscus eingeschaltet hast,
werden Erinnerungen nach dem Import automatisch ab dem gewählten Datum verschickt.
Voraussetzung: Die entsprechenden Kontaktinformationen sind bereits vorhanden (oder mindestens eine Stunde vor der ausstehenden Erinnerung hinterlegt worden).
Falls du die Einstellung für Terminerinnerungen im Nachhinein in der Akte aktivierst und einen Termin verschiebst, werden erneut automatische Erinnerungen versendet.
Import anstoßen
Nachdem du deine Einstellungen für den finalen Import angepasst hast, klicke wieder auf den Button "Datenübertragung starten".
- Der Importprozess kann je nach Datenmenge und -qualität variieren (von ein paar Minuten bis hin zu ein paar Stunden).
- Stelle sicher, dass während des Imports keine Änderungen in eTermin vorgenommen werden, um Konsistenzprobleme zu vermeiden.
- Prüfe nach Abschluss des Imports die Daten in lemniscus auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Bei Bedarf kannst du auch einen weiteren Datenreset machen, deine Kontakte in eTermin ein weiteres Mal bearbeiten und den Prozess wiederholen.