In jeder Nachricht – egal ob E-Mail, SMS oder Brief – brauchst du eine passende Anrede und eine Grußformel. Damit du das nicht jedes Mal manuell anpassen musst, kannst du in lemniscus einmal festlegen, wie deine Klientys angesprochen werden sollen.
Du entscheidest dabei selbst, ob deine Nachrichten eher formell oder locker klingen - und ob z. B. Vor- oder Nachnamen genannt werden sollen.
Video-Tutorial: Anrede förmlich oder persönlich
Voreineinstellung in den Akten-Typen
Textvorlagen für Anrede und Grußformel
Platzhalter in Anreden und Grußformeln
Kurze vs. lange Anrede- und Grußformeln
Bestehende Textvorlagen aktualisieren
Wie lemniscus die Anrede auswählt
Optional: Hinweis für automatische Nachrichten einfügen
Praktisches Beispiel für die Anpassung einer Textvorlage
Früheres System der Anreden in lemniscus
Ehemalige Anreden für abweichende Empfänger
Ehemalige Konfiguration von Anreden in Textvorlagen
Video-Tutorial: Anrede förmlich oder persönlich
Dieses Video vermittelt dir, wie du innerhalb der Textvorlagen die verschiedenen Formen und Grußformeln der Anrede hinterlegst.
Voreineinstellung in den Akten-Typen
Die Einstellung, ob du Klientys duzt oder siezt, kannst du sowohl für den Aktentyp als auch in den einzelnen Akten separat einstellen.
Die Textvorlagen greifen diese Einstellung auf und setzen sie korrekt um.
Standard-Anreden in lemniscus
In lemniscus sind für alle Nachrichtenarten - E-Mail, Briefe, SMS, Threema - Standard-Anreden und -Grußformeln hinterlegt. Diese sind bewusst neutral und eher sachlich gehalten, damit sie möglichst breit einsetzbar sind.
Wenn du möchtest, kannst du diese Standardtexte aber jederzeit an deinen eigenen Stil anpassen. Die Anpassung musst du nur einmal vornehmen: Danach werden deine Anreden automatisch in allen relevanten Vorlagen verwendet.
Textvorlagen für Anrede und Grußformel
Ganz oben in der Liste der Textvorlagen (unser Logo/Fischli-> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen") findest du spezielle Vorlagen für Anreden und Grußformeln.
Du kannst diese Vorlagen individuell anpassen:
- Anrede für Personen kurz: für SMS (z. B. „Hallo Peter“)
- Anrede für Personen lang: für E-Mails und Briefe (z. B. „Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann“)
- Anrede für Firmen kurz: für SMS (z.B. "Hallo XYZ GmbH")
- Anrede für Firmen lang: Für E-Mails und Briefe (z.B. "Sehr geehrtes Team von XYZ GmbH")
- Kurze Abschiedsformel: für SMS (z. B. „LG dein Team“)
- Lange Abschiedsformel: für E-Mails und Briefe (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“)
Diese Vorlagen wirken sich automatisch auf alle Nachrichten bzw. alle anderen Textvorlagen aus – z. B. auf Terminbestätigungen, Rechnungen oder Erinnerungen. Du musst also nicht jede einzelne Textvorlage anfassen.
Achtung: Du darfst die Grußtexte ändern, aber nicht Platzhalter/Formeln!
Platzhalter in Anreden und Grußformeln
In den Anrede- und Grußformeln sorgen bestimmte Platzhalter dafür, dass automatisch die richtigen Angaben aus der Akte übernommen werden.
Hier ein paar Beispiele:
- {Vorname} -> Fügt den Vornamen des Klientys ein.
- {Nachname} -> Fügt den Nachnamen ein.
- {Titel} -> Falls Klienty einen Titel hat, wird er mit eingefügt („Dr. Mustermann“).
- {Formality} -> Steuert, ob die Anrede förmlich oder persönlich ist.
- {Not of legal age} -> Falls Klienty minderjährig ist, wird die Familie angesprochen („Hallo Familie Mustermann“).
Du darfst diese Platzhalter verwenden, entfernen oder umstellen, aber nicht verändern. Lass die Schreibweise also unbedingt genauso stehen, wie sie ist.
Beispiel: Wenn du statt „Hallo“ oder „Sehr geehrte“ lieber „Servus“ oder „Guten Tag“ schreiben möchtest, kannst du das einfach austauschen. Wenn du zusätzlich zum Vornamen auch den Nachnamen einfügen möchtest, kannst du {Nachname} hinzufügen.
Falls du dabei Schwierigkeiten hast, helfen dir unsere B`scheidwisserlys weiter.
Aber nicht die Platzhalter oder Formeln verändern!
Tipp: In der langen Anrede gibt es zusätzliche Optionen, die du auch in die kurze Variante kopieren kannst. Textvorlagen anpassen
Grundsätzliche Hinweise zur Anpassung von Textvorlagen findest du in unserem Hilfeartikel Textvorlagen anpassen.
Kurze vs. lange Anreden
Unter „Anrede“ verstehen wir die Kombination aus Grußformel und Namen, die automatisch aus den Akten und abhängig vom Kommunikationsweg generiert wird.
Ob du die kurze oder lange Variante einer Anrede oder Grußformel verwendest, hängt vom Nachrichtenformat ab:
Wir empfehlen
- kurze Anrede/Grußformel für SMS und Threema, um Zeichen zu sparen,
- lange Anrede/Grußformel für E-Mails, da hier mehr Platz zur Verfügung steht.
Bei SMS gilt eine Zeichenbegrenzung von 160 Zeichen. Längere Nachrichten werden automatisch aufgeteilt und über mehrere SMS verschickt – was zu zusätzlichen Kosten führen kann.
Beispiel aus unserer Standardvorlage für kurze Anreden an Personen:
- Wenn die Anrede förmlich ist, wird nur „Hallo“ geschrieben.
- Wenn die Anrede persönlich ist, wird „Hallo [Vorname]“ genutzt.
Diese Ausdrücke kannst du selbst festlegen. Wenn du lieber „Hallihallo“ oder „Guten Tag“ schreiben möchtest, kannst du das einfach in der Vorlage ändern (siehe unten).
Spezielle Textvorlage für Firmen: Für Firmen gibt es eine eigene Textvorlage, die du nach deinem Geschmack anpassen kannst.
Bestehende Textvorlagen aktualisieren
Wenn du deine Textvorlagen bereits früher geädert hast, werden die neuen Anreden und Grußformeln nicht automatisch übernommen. Das hat einen guten Grund: lemniscus möchte deine individuellen Änderungen nicht überschreiben.
Damit du trotzdem in den Genuss von neuen Vorlagen kommst, gehst du so vor:
-
Sichere deine bisherigen Texte.
Kopiere alle Inhalte, die du dir einmal selbst zusammengestellt hast, z. B. in ein Textdokument. -
Setze die Vorlagen auf Standard zurück.
Klicke ganz unten in der Vorlage auf den Button "Textvorlage auf Standard zurücksetzen".
Dadurch wird die Vorlage mit den aktuellen Standardinhalten von lemniscus neu befüllt - inclusive der neuen Anreden und Grußformeln. -
Füge deine individuellen Elemente wieder ein.
Ergänze jetzt deine eigenen Textteile oder persönlichen Formulierungen - aber verändere keine Platzhalter oder Formeln!
Falls du Änderungen vornimmst, teste unbedingt mit einer Probebenachrichtigung, ob die Anrede noch korrekt funktioniert!
Das spart Zeit und verhindert Fehler.
Im Video-Tutorial oben wird übrigens noch wesentlich detaillierter auf die verschiedenen Möglichkeiten der Gestaltung eingegangen und auch die Bedeutung der Formeln erklärt.
Wie lemniscus die Anrede auswählt
lemniscus zieht alle Informationen aus der Akte, um aus der jeweiligen Textvorlage eine Nachricht zu erstellen. Die Logik, wie die Anrede zusammengestellt wird, basiert auf einfachen im Hintergrund.
"If" bedeutet für ihn "wenn, falls", "else" bedeutet "ansonsten", "has content" bedeutet "hat Inhalt, ist ausgefüllt".
Am Beispiel unserer Vorlage für die kurze Anrede (SMS) wird dabei die folgende Abfrage durchlaufen:
1. Ist Klienty minderjährig?
◦ Ja -> „Hallo Familie {Nachname}“
◦ Nein -> Weiter zur nächsten Unterscheidung
2. Soll die Anrede formell oder persönlich sein?
◦ Formell: „Hallo“
◦ Persönlich: „Hallo {Vorname}“
In der Vorlage "Anrede für Personen lang" geht lemniscus noch weiter und fragt nach zusätzlichen Details wie Geschlecht und Titel.
Sieh dir unser Video-Tutorial oben an, detaillierte Beispiele und eine genauere Erklärung der einzelnen Formeln zu bekommen.
Optional: Hinweis für automatische Nachrichten einfügen
Falls du Klientys darauf hinweisen möchtest, dass deine Nachrichten automatisch generiert wurden, kannst du einen Hinweis in den E-Mail-Fußbereich schreiben. Die Vorlage dazu findest du ganz unten unter allen anderen Textvorlagen.
Beispiel: „Dies ist eine automatisch erstellte Nachricht. Bitte nicht auf diese E-Mail antworten.“
Praktisches Beispiel für die Anpassung einer Textvorlage
Ein praktisches Beispiel für die individuelle Anpassung einer Textvorlage findest du hier.
Zur Übersicht: Textvorlagen anpassen
Früheres System der Anreden in lemniscus
Nicht mehr aktuell, aber funktioniert noch in alten Textvorlagen
Früher war die Anrede in lemniscus eine feste Vorgabe in den Textvorlagen. Wer Änderungen wollte, musste die Vorlagen manuell anpassen – was auf Dauer mühsam war.
Die folgenden Informationen dienen nur als Hilfestellung für diejenigen, die noch alte Textvorlagen nutzen:
Ehemalige Anreden für abweichende Empfänger
Nutzbar in Terminbenachrichtigungen (Bestätigung, Erinnerung, Verschiebung, Reservierungsbestätigung, Expressterminzettel), gilt nicht für andere Benachrichtigungen wie z.B. Terminzettel, Dokumentenversand.
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empfaenger_anrede
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empfaenger_liebe_r
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empfaenger_sehr_geehrte_r
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empfaenger_mr_ms
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empfaenger_geschlecht
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empfaenger.name
-
empfaenger.vorname
-
empfaenger.nachname
Zusätzlich kann die Variable abweichender_empfaenger dafür benutzt werden, um Text abhängig davon hinzuzufügen, dass der Empfängy nicht die Akte ist, welcher der Termin zugeordnet ist.
<#if abweichender_empfaenger>Dieser Termin ist für ${patient.name}</#if>
Hallo ${empfaenger.name},
ich möchte den Termin <#if abweichender_empfaenger>für ${patient.name} </#if>am ${termintimestamp?string["dd.MM.yyyy 'um' HH:mm 'Uhr'"]} bestätigen.
Ehemalige Konfiguration von Anreden in Textvorlagen
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${patient.name}
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= Vor- und Zuname
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${patient.vorname} ${patient.nachname} |
= nur Vor- oder nur Nachname
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${liebe_r}
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= Abhängig vom eingetragenen Geschlecht in der Akte "Liebe" oder "Lieber"
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${anrede}
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= Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann
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${empfaenger.anredeVorNachname} |
= Herr/Frau + Titel + Vor- + Nachname |
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${empfaenger.name} |
= nur Vor- und Nachname |