Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationenin einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML) elektronisch übermittelt, damit diese automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden können.
Mehr Informationen zum Hintergrund findest du hier: eRechnungen/ XRechnungen - Hintergrundinformationen.
Ab 2025 gilt eine EU-Norm, nach der Netto-Rechnungen maschinenlesbar gestaltet sein müssen (betrifft nicht Endverbraucher, also Privatleute, bei denen eine Bruttorechnung ausreicht).
Wenn das Empfängy deiner Rechnung vorsteuerabzugsberechtigt ist - das sind in der Regel Unternehmen - musst du Netto-Rechnungen stellen. In Nettorechnungen werden alle Positionen mit Nettopreis aufgeführt, und erst nach Errechnung der Nettosumme wird die Umsatzsteuer hinzugefügt.
lemniscus nutzt den ZUGFeRD-Standard
Voraussetzungen für die Erstellung von E-Rechnungen
Einstellungen für Briefpapiere
Einstellungen im betroffenen Nummernkreis
E-Rechnung herunterladen und prüfen
Du möchtest sehen, was genau in deiner elektronischen Rechnung steht?
lemniscus nutzt den ZUGFeRD-Standard
Es gibt ein besonders Format, das sowohl der o.g. EU-Norm entspricht als auch deine Rechnungen im klassischen PDF-Format darstellen kann: das ZUGFeRD-Format („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“).
Wenn du die richtigen Einstellungen in deinem lemniscus vornimmst, kannst du also deine Rechnung als PDF sehen und gleichzeitig auch im E-Rechnungs-Format weitergeben.
Du bekommst also eine Kombination aus beidem:
- die klassische PDF-Rechnung (für Menschen lesbar) und
- die Datei im XML-Format (für Maschinen lesbar).
Voraussetzungen für die Erstellung von E-Rechnungen
Der neue Standard muss in den Briefpapieren und in den Nummernkreisen hinterlegt werden, und bei der Rechnungserstellung siehst du eventuell Meldungen, wenn etwas nicht passt.
Einstellungen für Briefpapiere
Für deine E-Rechnung brauchst du zunächst ein Briefpapier, das PDF/A-konform ist, also einem bestimmten Standard entspricht. Hilfeartikel dazu: Briefpapier - PDF/A-Konformität.
Leg unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Briefpapiere" eine neue Konfiguration an.
Im Bearbeitungmodus deines Briefpapiers siehst du im Reiter "Analyse-Hintergrund-PDF", dass die Anforderungen erfüllt sind.
Wechsle in den Reiter "Parameter" und gib deine vollständige Praxisadresse ein. Mit einem Klick kannst du sie auch aus den Orga-Daten übernehmen.
Im Feld "Beschreibung der Organisation für elektronische Rechnungen" hast du optional die Möglichkeit, zusätzliche Informationen wie Handelsregisternummer o.ä. einzutragen.
Vergiss nicht festzulegen, dass dein Briefpapier für Rechnungen genutzt werden darf.
Einstellungen im betroffenen Nummernkreis
Stelle sicher, dass du im Nummernkreis im Reiter "Finanzen" Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben hast.
Wenn du mit dem Cursor darüberfährst, erhältst du den Hinweis, dass Nettorechnungen im ZUGFeRD-Format (also im richtigen Format für E-Rechnungen) erstellt werden, wenn du auch im Briefpapier die Adresse hinterlegt hast.
Rechnung trotzdem nur (ohne) ZUGFeRD möglich?
Hast du alle o.g. Einstellungen vorgenommen, kannst die Rechnung aber immer noch nicht mit ZUGFeRD erstellen, dann liegt es an mind. einer Leistung, die du abrechnen willst.
Wenn du mit der Maus rechts über die gelbe Stelle im Bereich "Abrechenbare Termine" fährst, bekommst du eine "Quick-Info", was noch angepasst werden muss:
In diesem Fall musst du nochmal in den Termin und die Leistung bearbeiten, die mehr als 4 Nachkommastellen (bei Netto, Menge und/oder Faktor) aufweist.
Lösche die Nachkommastellen, bis nur noch max. 4 übrig bleiben.
Hinweis: Durch das Löschen der Nachkommastellen kann es zu Rundungsfehlern kommen, also in dem Zuge auch den Bruttopreis nochmal prüfen, ob der noch stimmt.
Dann solltest du die Rechnung auch mit ZUGFeRD erstellen können.
E-Rechnung erstellen
Beim Anlegen einer Rechnung hast du nun, wenn du die Informationen im Briefpapier und/oder im Nummernkreis entsprechend angepasst und ggfs. die Nachkommastellen bereinigt hast, die Option, "Nettorechnung mit ZUGFeRD" anzukreuzen - dann bekommst du deine E-Rechnung.
Die Rechnung sieht in der Vorschau genauso aus wie üblich, enthält aber neben der PDF-Datei nun auch die XML-Datei, die als elektronische Rechnung ausgelesen werden kann.
E-Rechnung herunterladen und prüfen
Lade dir die Rechnung herunter und prüfe, ob der elektonische Teil eingebettet ist. Das, was als elektronische Rechnung gilt, ist diese XML-Datei.
Wenn du die PDF z.B. im Adobe Reader öffnest, siehst du rechts an der Seite ein Büroklammer-Symbol, das dir anzeigt, dass eine Datei angehängt ist.
Klickst du auf die Büroklammer, wird die angehängte Datei sichtbar. Du kannst diese extrahieren, wenn du willst, wirst aber u.U. mit dem Dateiformat nichts anfangen können.
Du möchtest sehen, was genau in deiner elektronischen Rechnung steht?
Dann brauchst du ein Werkzeug, dass das XML-Format lesen kann. Wir machen das mit dem Quba-Viewer. Du kannst aber genausogut nach anderen Anbietern suchen.
Wenn wir unser PDF nun in den QUBA-Viewer schieben, sieht das ganze so aus:
Links siehst du deine PDF, durch den rechten Teil kannst du scrollen, um deine Eingaben zu überprüfen.
Weiterführende Links:
eRechnungen/ XRechnungen - Hintergrundinformationen
Briefpapier - PDF/A-Konformität
Briefpapier - auf die eigenen Bedürfnisse anpassen