Du möchtest Rechnungen so verschicken, dass sie maschinenlesbar sind und z.B. bei Behörden und Unternehmen automatisch weiterverarbeitet werden können?
Dann kannst du in lemniscus E-Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard erstellen.
Was ist ZUGFeRD?
Voraussetzungen in lemniscus
Schritt für Schritt
1. Briefpapier vorbereiten
2. Einstellungen beim Empfängy
Spezialfall: E-Rechnung für Klienty an Firma oder öffentliche Stelle
3. Einstellungen im Nummernkreis
4. Leistungen prüfen (max. 2 Nachkommastellen)
5. E-Rechnung anlegen
6. E-Rechnung prüfen
7. E-Rechnung versenden
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Rechnungsformat, das zwei Dinge kombiniert:
- eine ganz normale PDF-Rechnung (die du siehst und die du drucken könntest)
- eine eingebettete XML-Datei, die die strukturierten Rechnungsdaten enthält (für Maschinen).
Ab 2025 gilt eine neue EU-Norm: Rechnungen an Unternehmen (Nettorechnungen) müssen in maschinenlesbarem Format erstellt werden. Das betrifft dich z. B., wenn du Rechnungen an
- Firmen
- öffentliche Auftraggeber
- Behörden
stellst. Privatpersonen (Bruttorechnung) sind davon nicht betroffen.
Mehr Informationen zum Hintergrund findest du hier: eRechnungen/ XRechnungen - Hintergrundinformationen.
Voraussetzungen in lemniscus
Damit du E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen kannst, müssen einige Dinge vorbereitet werden:
- ein PDF/A-konformes Briefpapier
- richtige Einstellungen im Nummernkreis
- richtige Einstellungen beim Empfängy
- die abgerechneten Leistungen dürfen maximal 2 Nachkommastellen haben
lemniscus prüft das alles für dich und gibt Hinweise, wenn noch etwas fehlt oder nicht passt.
Schritt für Schritt
1. Briefpapier vorbereiten
- Leg unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Briefpapiere" ein neues Briefpapier an.
- Im Reiter "Analyse-Hintergrund-PDF" muss die Prüfung "keine Auffälligkeit" (= PDF/A-konform) ergeben.
Im Reiter "Parameter":
- Adresse der Praxis eintragen (oder mit einem Klick aus Orga-Daten übernehmen)
- Optional: Im Feld "Beschreibung der Organisation für elektronische Rechnungen" kannst du zusätzliche Informationen wie Handelsregisternummer o.ä. eintragen.
Für öffentliche Auftraggebys (Behörden)
Im Abschnitt "Zusätzliche Absender-Angaben für ZUGFeRD-Rechnung an öffentliche Verwaltung" trägst du ein:
| Feld | Technische Bezeichnung (BT-Nummer) | Was muss rein? |
|---|---|---|
| Kontaktstelle | BT-41 | Name der verantwortlichen Kontaktperson (z. B. Praxisinhaby) |
| Telefonnummer | BT-42 | Telefonnummer, am besten mit +49 und ohne Sonderzeichen |
| E-Mai-Adresse | BT-43 | Gültige E-Mail-Adresse der Kontaktperson |
Warum steht da BT-xx?
Falls das Empfängy eine Rechnung ablehnt, bekommst du normalerweise eine Fehlermeldung oder einen Hinweis, in dem eine BT-Nummer genannt wird. Die BT-Nummern sind genormte Felderkennungen in der XML-Datei. Sie helfen, das betroffene Feld schnell zu finden.
Keine Sorge: Du brauchst dafür kein Spezialwissen. Die Felder im Briefpapier sind so beschriftet, dass du sie befüllen kannst.
Vergiss nicht festzulegen, dass dein Briefpapier für Rechnungen genutzt werden darf.
2. Einstellungen beim Empfängy
Öffne die Stammdaten der Firma/Behörde, an die du die Rechnung schicken willst.
Im Reiter "Rechnungsoptionen" findest du unten die Felder:
| Feld | Technische Bezeichnung (BT-Nummer) | Was muss rein? |
|---|---|---|
| Leitweg-ID | BT-10 | Wird dir vom Auftraggeby mitgeteilt. |
| Elektronische Adresse | BT-49 | E-Mail oder Plattformadresse, wohin die Rechnung geliefert werden soll |
-> Diese Angaben sind nur relevant, wenn du Rechnungen an öffentliche Stellen stellst.
Spezialfall: E-Rechnung für Klienty an Firma oder öffentliche Stelle
Du möchtest für ein Klienty eine Rechnung an ein Unternehmen oder eine Behörde stellen?
Das geht so:
- Lege eine eigene Akte für die Firma oder die öffentliche Stelle an.
- Trage dort die nötigen Angaben für die E-Rechnung ein (z. B. Leitweg-ID, elektronische Adresse -> siehe oben).
Wenn du später die Rechnung für Klienty erstellst:
- Gehe in den Stammdaten der Klienty-Akte in den Reiter "Rechnungsanschrift".
- Wähle im Feld Rechnungsempfänger/Akte für Rechnungsanschrift die Akte der Firma/Behörde aus.
Du kannst die generierte Rechnung anschließend herunterladen und entsprechend den Vorgaben des Empfängys (per Upload oder per Mail) übermitteln.
3. Einstellungen im Nummernkreis
Öffne den verwendeten Nummernkreis (unser Logo/Fischli -> Kachel "Nummernkreise").
Wichtig:
Im Reiter "Finanzen" muss eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt sein.
Eine normale Steuernummer reicht dafür nicht mehr aus.
Tipp: Wenn du mit der Maus über das Feld fährst, bekommst du zusätzliche Hinweise.
4. Leistungen prüfen (max. 2 Nachkommastellen)
Beim Anlegen der Rechnung prüft lemniscus automatisch, ob die abgerechneten Leistungen die Vorgaben für ZUGFeRD erfüllen.
- Mehr als 2 Nachkommastellen sind nicht erlaubt.
- Falls der Preis einer Leistung z. B. "43,697479" wäre, würde lemniscus dir im Bereich "abrechenbare Termine" eine gelbe Infoleiste zeigen, wenn du mit der Maus darüberfährst.
Was tun?
- Öffne den betroffenen Termin.
- Korrigiere die Leistung auf max. 2 Nachkommastellen (bei Netto, Menge und/oder Faktor).
- Speichere die Änderung.
Hinweis: Durch die Änderung kann es zu kleinen Rundungsfehlern kommen -> am Ende Bruttopreis nochmal prüfen.
5. E-Rechnung anlegen
Beim Erstellen der Rechnung
- Nettorechnung mit ZUGFeRD anhaken
- Rechnung fertigstellen
Die Rechnung sieht in der Vorschau genauso aus wie üblich, enthält aber neben der PDF-Datei nun auch die XML-Datei, die maschinenlesbar ist.
6. E-Rechnung prüfen
Lade dir die Rechnung herunter und prüfe sie z. B. im Adobe Reader.
Rechts findest du ein Büroklammer-Symbol.
Das ist die angehängte XML-Datei, also die elektronische Rechnung.
Klickst du darauf, wird die angehängte Datei sichtbar. Du kannst sie zwar extrahieren, wirst aber wahrscheinlich mit dem Dateiformat nichts anfangen können.
Tipp: Wenn du sehen möchtest, was genau in dieser XML-Datei steht, kannst du einen speziellen Viewer nutzen (z. B. Quba-Viewer).
Im QUBA-Viewer geöffnet, sieht das z. B. so aus:
Ergänzung zum QUBA-Viewer
Tipp:
Wenn du im QUBA-Viewer die XML-Datei öffnest, kannst du dir dort zusätzlich die sogenannten BT-Nummern anzeigen lassen.
- Wähle im Menüpunkt "Sprachen" Deutsch und starte den QUBA-Viewer neu.
- Klicke auf den Menüpunkt "Zeige IDs" und aktiviere diese Option.
- Starte den QUBA-Viewer nochmal neu.
Nun werden im rechten Bereich die BT-Nummern sichtbar angezeigt. Das ist besonders hilfreich, wenn du eine Ablehnung bekommst und in der Fehlermeldung eine BT-Nummer genannt wird. Du kannst direkt nachsehen, welches Feld betroffen ist.
7. E-Rechnung versenden
Es gibt zwei Wege:
- Per E-Mail -> nur wenn keine sensiblen Daten enthalten sind
- Über ein Portal/Upload: Empfängy gibt eine Website-Adresse mit Upload-Möglichkeit an -> sollte bevorzugt werden
Tipp: Oft geben Behörden oder Firmen eine Leitweg-ID und eine Upload-Adresse an. Diese Daten brauchst du in den Stammdaten der Akte.
Häufige Fragen
Was sind BT-Nummern?
Das sind technische Bezeichnungen, die in der XML-Datei für jedes Feld vergeben sind. Du musst sie nicht kennen, die Felder im Briefpapier / in der Akte sind beschriftet.
Woher weiß ich, was ich bei BT-42 oder BT-10 eintragen muss?
- Das steht in jedem Eingabefeld.
- Bei Telefonnummern: +49, keine Sonderzeichen.
- Bei Leitweg-ID: wird dir vom Empfängy mitgeteilt.
Was tun bei Fehlermeldungen?
lemniscus zeigt dir im Fehlertext die BT-Nummer an. Dann weißt du, in welchem Feld etwas fehlt oder falsch ist.
Weiterführende Links:
eRechnungen/ XRechnungen - Hintergrundinformationen
Briefpapier - PDF/A-Konformität
Briefpapier - auf die eigenen Bedürfnisse anpassen