Seit einiger Zeit bieten diverse Krankenversicherungen und Beihilfestellen die Möglichkeit, Rechnungen mit den eA/eP-Codes per App einzureichen. Durch diese einfache und papierlose Einreichung spart Patienty Zeit & Portokosten und beschleunigt darüber hinaus den Erstattungsprozess.
Die elektronischen Abrechnungs- (eA) und Positions- (eP) Codes sind von Arztrechnungen bekannt - jetzt auch bei lemniscus für HP Leistungen.
Ausgeklügeltes Verfahren mit vielen Namen: PKV online, ePKV, eRechnungen
Wir haben uns entschieden, das Verfahren Rechnung mit "eA-/eP-Codes" zu nennen. Das ist das, was Therapeuty und Patienty auf den Rechnungen sieht, und wonach er uns und andere fragen wird.
Mit dem eA-/eP-Verfahren hat man sich einen cleveren Trick überlegt, wie man Rechnungen elektronisch übermitteln kann.
Das Verfahren ist schnell erklärt: die Rechnungsinformationen werden in zwei Teile gerissen: Rechnungsdaten und Personendaten. Die Rechnungsdaten (ohne Personeninformationen) können dann problemlos online übertragen werden. Die Personendaten sind auf der Rechnung als Code hinterlegt.
Was sind eA-/ eP-Codes?
Es sind Data-Matrix-Codes und sehen ein bisschen wie QR-Codes aus. Sie erfüllen den gleichen Zweck wie QR-Codes: sie sind maschinell gut auszulesen.
Auf der Rechnung sind zwei Codes zu sehen, die für die Rechnung mit eA/eP-Code / PKV Online genutzt.
Der eA-Code (rechts oben) trägt die Personendaten in sich: Rechnungsempfänger mit Anschrift, die behandelte Person mit Geburtsdatum.
Der eP-Code (links unten) trägt die Information die notwendig ist, um die Rechnungsdaten online auszulesen.
Die Codes können nur von den Versicherungs-Apps eingescannt werden, denn nur diese Versicherungs-Apps können die verschlüsselten Abrechnungs- (eA) und Positions- (eP) Codes auswerten.
Die kompletten Rechnungsdaten können also nur ermittelt werden, wenn beide Codes vorhanden und lesbar sind. Die Rechnungsdaten, die online verfügbar sind, sind ohne die Personendaten nutzlos. Mit diesem sehr eleganten Trick wird die Datenschutz-Problematik umgangen und die Daten werden sicher übertragen.
Für die Krankenversicherung entfällt somit der Aufwand zur Erfassung der Rechnungsdaten, dadurch kann mit einer schnelleren Kostenerstattung gerechnet werden.
Wie kann ich die Codes für die Rechnung aktivieren?
Damit du Rechnungen digital für die Versicherungen bereitstellen kannst, müssen zwei Dinge eingeschaltet werden:
In der Kachel Nummernkreis muss für jeden Nummernkreis, der ein Einreichen ermöglichen soll, ein Fachbereich eingestellt werden.
Es stehen für Heilpraktiker folgende Einträge zur Verfügung, die wir ausgehandelt haben:
Die eA-/ eP-Codes müssen für die Rechnungserstellung pro Patient in den Rechnungseinstellungen eingeschaltet werden.
lemniscus generiert dann die Codes automatisch beim Speichern. Wird eine Rechnung bearbeitet und wieder gespeichert, generieret das System automatisch neue Codes und die Rechnungsdaten werden im Hintergrund erneut hochgeladen/ bereitgestellt.
Achtung: Briefpapiere müssen eventuell angepasst werden!
Die Codes werden links unten und rechts in der Mitte gedruckt/ platziert (siehe Bild weiter oben). Die Position der Codes kann nicht geändert werden - bei Bedarf muss also dein Briefpapier angepasst werden!
Achtung: Anonymisierung der Rechnungsdaten nicht umgehen!
In dem eA-/ eP-Verfahren werden Personendaten und Rechnungsdaten getrennt. In den Rechnungsanfangs- und Rechnungsende-Texten dürfen keine personenbezogenen Daten stehen. Aus diesem Grund wird bei Rechnungen mit eingeschaltetem eA- und eP-Codes der Rechnungsanfangstext schreibgeschützt. Für die Datenübertragung anonymisieren wird die Anrede im Anfangstext, auf dem Rechnungsformular bleibt es natürlich stehen.
Patienty: Rechnung einfach einreichen per App!
Um eine Rechnung bei der privaten Krankenversicherung/ Zusatzversicherung/ Beihilfe einzureichen genügt es, die eA/eP-Codes mit Hilfe der Versicherungs-App zu scannen. Es muss keine Rechnung mehr geschickt werden. Leider unterstützt (noch) nicht jede Versicherung das Einlesen der eA-/ eP-Codes, aber es sind wirklich sehr viele.
Achtung! Zwischen Erstellen der Rechnung und Einscannen der eA-/eP-Codes sollte mind. eine Stunde Zeit liegen. Die Daten können aus technischen Gründen beim Anbieter dieses Dienstes erst dann verlässlich verarbeitet werden (vorher gäbe es eine Fehlermeldung, die aber nicht bedenklich ist. Dann einfach später noch einmal probieren).
Wenn Patienty die Rechnung per Download-Link (E-Mail) über lemniscus geschickt bekommt, werden die eA-/ eP-Codes direkt auf der Download-Seite (nach Anmeldung mit PIN) angezeigt:
Hier kann sich Patienty die Codes anzeigen lassen und mit seiner App einscannen. Damit wollen wir es dem Patienty noch einfacher machen, Rechnungen elektronisch bei der Krankenversicherung einzureichen - und bringen die papierlose Praxis noch einen Schritt weiter.