Was hat es mit den eA/eP-Codes auf sich?
Manche Klientys reichen ihre Rechnungen bei der Krankenversicherung inzwischen ganz bequem digital per App ein. Durch diese einfache und papierlose Einreichung spart Klienty Zeit und Portokosten und beschleunigt darüber hinaus den Erstattungsprozess.
Damit das reibungslos klappt, setzen einige Versicherer auf sogenannte maschinenlesbare eA/eP-Codes, mit denen die Abrechnung automatisch verarbeitet werden kann.
In lemniscus kannst du diese Codes ganz einfach aktivieren.
Für wen sind diese Codes relevant?
Die eA-/eP-Codes sind vor allem für Klientys gedacht, die privat versichert sind, also bei einer privaten Versicherung oder einer Beihilfestelle abrechnen.
Ob der Code wirklich nötig ist, hängt vom Versicherer ab. Viele PKVen und Beihilfestellen unterstützen inzwischen digitale Einreichungsverfahren.
In lemniscus werden die Codes nur angezeigt, wenn du eine passende Versicherung hinterlegt hast.
Welche Informationen enthalten diese eA- und eP-Codes?
Die beiden Codes findest du auf der fertigen Rechnung:
- elektronischer Abrechnungscode: eA-Code (rechts oben auf der Rechnung) enthält die Personendaten - Rechnungsempfängy mit Anschrift, behandelte Person mit Geburtsdatum.
- elektronischer Positionscode: eP-Code (links unten auf der Rechnung) - Informationen, die notwendig sind, um die Rechnungsdaten maschinell auszulesen.
Getrennte Codes für den Datenschutz
Mit dem eA-/eP-Verfahren hat man sich einen cleveren Trick überlegt, wie man Rechnungen elektronisch übermitteln kann.
Das Verfahren ist schnell erklärt: die Rechnungsinformationen werden in zwei Teile gerissen: Rechnungsdaten und Personendaten. Die Rechnungsdaten (ohne persönliche Angaben) können so problemlos digital übermittelt werden. Die Personendaten sind auf der Rechnung als Code hinterlegt.
Die Codes ähneln QR-Codes (technisch sind es Data-Matrix-Codes) und können nur von den Versicherungs-Apps eingescannt werden, denn nur diese können die verschlüsselten Codes auswerten.
Die kompletten Rechnungsdaten werden also nur ermittelt, wenn beide Codes vorhanden und lesbar sind. Die online übertragenen Rechnungsdaten sind ohne die passenden Personendaten unbrauchbar. Mit diesem sehr eleganten Trick wird die Datenschutz-Problematik umgangen und die Daten werden sicher übertragen.
Wie aktiviere ich die Codes für die Rechnung?
Damit die Codes auf deinen Rechnungen erscheinen, müssen zwei Dinge aktiviert sein:
Fachbereich im Nummernkreis festlegen
Geh zur Kachel "Nummernkreise" und wähle für jeden Nummernkreis, für den die Codes generiert werden sollen, einen Fachbereich aus.
Für Heilpraktikys stehen zum Beispiel folgende Einträge zur Verfügung:
Weitere Auswahlfelder findest du direkt in lemniscus.
Codes in der Akte aktivieren
In jeder Akte, die Rechnungen mit Codes benötigt, kannst du dieses Feature in den Stammdaten im Reiter "Rechnungsoptionen" mit Häkchen im Feld "eA-/ eP-Codes" einschalten.
lemniscus generiert dann die Codes beim Speichern der Rechnung. Wenn du eine Rechnung bearbeitest und wieder speicherst, generiert das System automatisch neue Codes und überträgt die Daten im Hintergrund erneut.
Außer in der Akte hast du die Auswahlmöglichkeit von Rechnungsoptionen auch in den Rechnungseinstellungen und in den Einstellungen für Express-Quittungen.
Codes grundsätzlich für alle Neuklientys aktivieren
Wenn du möchtest, dass diese Codes zukünftig immer auf deinen Rechnungen sein sollen, kannst du das in der Kachel "Orga-Daten" im Reiter "Abrechnung" einstellen. Das gilt dann allerdings nur für neu angelegte Akten.
Hinweis zum Briefpapier
Briefpapiere müssen eventuell angepasst werden!
Die Codes werden immer an der gleichen Stelle auf der Rechnung gedruckt.
eA-Code: rechts oben
eP-Code: links unten
Das lässt sich nicht verändern. Falls dein Briefpapier an diesen Stellen Inhalte enthält, musst du es entsprechend anpassen.
Achtung bei den Rechnungstexten
Weil Personendaten im Code stehen, wird der Anfangstext der Rechnung automatisch schreibgeschützt, sobald die Codes aktiviert sind.
Da das eA-/ eP-Verfahren eine strikte Trennung von Personen- und Rechnungsdaten vorsieht, dürfen im Rechnungsanfangs- und Rechnungsende-Text keine Personendaten erscheinen.
Die Anrede bleibt auf der Rechnung sichtbar, wird aber bei der Datenübertragung anonymisiert.
Wie reichen Klientys die Rechnung ein?
Ganz einfach: Sie scannen die eA/eP-Codes über die App ihrer Versicherung oder der Beihilfe und müssen die Rechnung nicht mehr in Papierform einreichen.
Leider unterstützt (noch) nicht jede Versicherung das Einlesen der eA-/ eP-Codes, aber es sind wirklich sehr viele.
Wenn du die Rechnung über den sicheren Download verschickst, werden die eA-/ eP-Codes direkt auf der Download-Seite angezeigt:
Auch dort kann Klienty sie direkt mit der App einscannen.
Wichtiger Hinweis zur Technik:
Zwischen Erstellen der Rechnung und Einscannen der eA-/eP-Codes sollte mind. eine Stunde Zeit liegen.
Die Daten können aus technischen Gründen beim Anbiety dieses Dienstes erst dann verlässlich verarbeitet werden. Wenn das Scannen also zunächst nicht klappt: Einfach später nochmal probieren - das ist kein Fehler, sondern nur eine kleine technische Verzögerung.
Hinweis: Rechnung mit eA/eP-Codes ist keine "E-Rechnung"
Wir haben uns bewusst entschieden, das oben beschriebene Verfahren "Rechnung mit eA-/eP-Codes" zu nennen, nicht "E-Rechnung".
Denn auch wenn es so klingt: Die Rechnung mit eA-/eP-Code ist nicht das, was offiziell unter "E-Rechnung" verstanden wird (zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD). Das sind gesetzlich definierte Formate für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) - zum Beispiel Behörden oder Firmenkunden.
Die eA-/eP-Codes sind eine Branchenlösung der privaten Krankenversicherungen und Beihilfestellen. Sie betreffen Rechnungen an Endverbrauchys (B2C) - also an deine Klientys.