Kassen-Nachschau - was bedeutet das für deine Praxis?

Mit den gesteigenen Anforderungen haben sich auch die Möglichkeiten des Finanzamts erweitert, unangekündigt zu prüfen, ob alles korrekt dokumentiert ist.

Unabhängig davon, ob du ein elektronisches Kassensystem nutzt, mit offener Ladenkasse arbeitetst oder gar keine Barzahlungen akzeptierst: Die Kassen-Nachschau kann auch dich treffen.

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Was wird bei der Kassen-Nachschau geprüft?

Was darf das Prüfy - und was nicht?

Kann eine Kassen-Nachschau zur Außenprüfung werden?

Welche Kassensituation trifft auf dich zu?

Gruppe 1: Du nimmst keine Barzahlungen an

Gruppe 2: Du nutzt eine offene Ladenkasse (z.B. Kasse auf dem Schreibtisch)

Gruppe 3: Du nutzt lemniscus mit TSE

Wie kannst du dich vorbereiten?

Wenn du nicht allein arbeitest

Erstelle eine eigene Verfahrensdokumentation

Wo findest du in lemniscus die relevanten Unterlagen?

Was passiert, wenn du die TSE kündigst?

Digitale Schnittstelle: TSE-Informationen, DSFinV-K und Z3-Datenüberlassung

Hintergrundwissen zur Kassen-Nachschau

 

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Die Kassen-Nachschau ist ein kurzes, unangekündigtes Prüfverfahren des Finanzamts - gedacht zur schnellen Kontrolle, ob deine Kassenführung korrekt ist.

Sie kann auch bei reinen Einnahmen-Überschuss-Rechnungen angewandt werden und soll im Idealfall innerhalb von 20 Minuten ablaufen.

Ein Finanzbeamter wird dabei Einblick in deine Kassenaufzeichnungen verlangen.

 

Was wird bei der Kassen-Nachschau geprüft?

Das Finanzamt kann u.a. Folgendes sehen wollen:

• wie du Bareinnahmen erfasst
• ob deine Verfahrensdokumentation vollständig ist
• ob du regelmäßig Zählprotokolle oder Kassenstürze machst
• ob du mit einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) arbeitest
• ob alle Belege nachvollziehbar vorhanden sind
• wie Zahlungen verbucht und gespeichert werden

 

Was darf das Prüfy - und was nicht?

Das Prüfy darf

• Geschäftsräume, Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsfahrzeuge unangekündigt betreten, auch außerhalb der Geschäftszeiten (wenn gearbeitet wird),
• dich beobachten, auch ohne sich auszuweisen (z.B. durch Testkauf),
• Einblick in Kasse und Kassensystem verlangen,
• die digitale Datenüberlassung nach DSFinV-K fordern.

Das Prüfy darf nicht

• deine Räume durchsuchen,
• private Räume betreten,
• auf Daten zugreifen, die nichts mit der Kasse zu tun haben.

Übrigens:

Es gibt nicht "die eine Kassen-Nachschau". Wie sie abläuft, hängt vom jeweiligen Amtsträgy ab - und auch von der Absprache innerhalb der zuständigen Fachabteilung des Finanzamts.

Unsere Empfehlung: Bereite dich im Zweifel lieber gründlich vor und halte alle relevanten Unterlagen auffindbar bereit.

 

Kann eine Kassen-Nachschau zur Außenprüfung werden?

Ja. Wenn das Amtsträgy bei der Nachschau auf Unstimmigkeiten stößt - zum Beispiel bei den Aufzeichnungen, der TSE oder den Belegen - kann es ohne Ankündigung zu einer echten Außenprüfung übergehen.

Das ist eine Ermessensentscheidung und hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.

 

Welche Kassensituation trifft auf dich zu?

Je nachdem, wie du arbeitest, gelten unterschiedliche Anforderungen. Hier die drei häufigsten Fälle.

Gruppe 1: Du nimmst keine Barzahlungen an

Dann findet keine Kassen-Nachschau im engeren Sinn statt, denn es sind ja weder Kasse noch Aufzeichnungen vorhanden (so solltest du das dem Amtsträgy dann sagen).

Aber: Du musst erklären können, wie du Geschäftsvorfälle dokumentierst (z.B. in lemniscus mit Terminplan, Akten, Rechnungserstellung, Verwaltung der offenen Posten). Dabei kann die lemniscus-Verfahrensdokumentation unterstützen.

 

Gruppe 2: Du nutzt eine offene Ladenkasse (z.B. Kasse auf dem Schreibtisch)

Das bedeutet, Bareinnahmen werden angenommen, aber nicht mit technischer Hilfe aufgezeichnet (sondern zum Beispiel mit einem Kassenbuch aus Papier). Hier würde eine Kassen-Nachschau durchgeführt werden.

Dann brauchst du

• eine eigene Verfahrensdokumentation, abgestimmt mit dem Steuerbüro,
• eine lückenlose, vollständige und zeitnahe manuelle Einzelaufzeichnung aller Bareinnahmen.

In diesem Fall gibt es in lemniscus keine Kassenaufzeichnungen. Die Verfahrensdokumentation dient hier nur als allgemeine Beschreibung deiner Arbeitsabläufe (Terminplan, Patientenakte, Rechnungserstellung, Verwaltung der offenen Posten).

Wichtig: Sobald Technik eingesetzt wird (z.B. Apps oder Software), gilt das nicht mehr als "offene Kasse". Dann ist eine TSE vorgeschrieben.

Seit 2020 kannst du in lemniscus keine Bareinnahmen mehr ohne TSE buchen (wenn dein Sitz in Deutschland ist).

 

Gruppe 3: Du nutzt lemniscus mit TSE

Diese Variante ist am einfachsten zu prüfen, weil alles GoBD-konform digital dokumentiert wird.

Seit 2020 ist eine aktive TSE für Kundys mit Sitz in Deutschland in lemniscus Voraussetzung für Barzahlungen.

• Die TSE ist an den Nummernkreis gekoppelt, du brauchst also pro Nummernkreis/Kasse eine eigene TSE.
• Buchungen werden automatisch mit der TSE signiert und in der gesetzlich vorgeschrieben Form gespeichert.
• Die Daten können exportiert und bei einer Prüfung übergeben werden.

Du brauchst keine eigene Kassenhardware - lemniscus übernimmt die vollständige, gesetzeskonforme Kassendokumentation digital.

 

Wie kannst du dich vorbereiten?

Bei einer Kassen-Nachschau musst du spontan Rede und Antwort stehen. Deshalb ist es gut, wenn du auf die folgenden Fragen eine klare Antwort parat hast:

• Welche Zahlungsmittel akzeptierst du?
  Bar, EC oder keines von beidem?
  
  
• Wie hoch ist der Anteil der Barzahlungen am Gesamtumsatz?
  Diese Frage hilft dem Amtsträger einzuschätzen, ob du zu den bargeldintensiven Betrieben gehörst. Das kann entscheidend dafür sein, ob er eine Kassenführung mit TSE erwartet.
  Bitte diesen Punkt unbedingt mit Steuerberaty klären!
  
  
• Wie wird die Kasse geführt?
  Keine Kasse, offene Ladenkasse, externes Kassensystem oder lemniscus mit TSE?
  
  
• Wie oft führst du einen Kassensturz durch?
  Deine Kasse sollte jederzeit kassensturzfähig sein - Bargeld und Saldo in lemniscus müssen übereinstimmen. Daher ist es sinnvoll, Kassenstürze regelmäßig zu üben, damit sie im Fall der Fälle routiniert ablaufen.
  In lemniscus kannst du ein Zählprotokoll erstellen.
  
  
• Warum akzeptierst du Barzahlungen?
  Zum Beispiel, weil viele Klientys kein Onlinebanking haben oder Kartenzahlung ablehnen.
  
  
• Seit wann nutzt du lemniscus bzw. die TSE?
  Beide Zeitpunkte lassen sich über deine Rechnungen im lemniscus-Kundendashboard nachvollziehen.
  
  
• ie führst du Belege?
  In lemniscus werden Rechnungen und Kassenbelege digital erstellt (Hinweis: Wir sind GoBD zertifiziert). Sie können ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.

  lemniscus erstellt automatisch Transaktionsbelege mit TSE-Informationen. Diese kannst du im Bereich "Finanzen" über die Spalte "Tx" vor der jeweiligen Buchung herunterladen.

• Wie kannst du die fiskaly-TSE-Daten bereitstellen (TSE Zertifikat)?
  Wenn Prüfy nach den Transaktions-Logfiles der eingesetzten TSE(s) fragt, musst du dir diese im fiskaly-Dashboard holen - Hilfeartikel dazu: Fiskaly - Daten der TSE für Kassen-Nachschau.
  
  
• Wo findest du die lemniscus-Verfahrensdokumentation?
  Siehe weiter unten: Verfahrensdokumentation von lemniscus.
  
  
• Wo ist deine eigene Verfahrensdokumentation?
  Sie sollte aktuell und leicht auffindbar sein.
  Mehr dazu siehe nächster Abschnitt.
  
  

Wenn du nicht allein arbeitest

Alle Mitarbeitys, die mit Bargeld umgehen, sollten wissen, was im Fall einer Kassen-Nachschau zu tun ist. Sie müssen dem Amtsträgy auf Anfrage ad hoc Auskunft geben können - auch dann, wenn du gerade nicht in der Praxis bist.

 

Erstelle eine eigene Verfahrensdokumentation

Seit der GoBD bist du als Steuerpflichtigy verpflichtet, eine eigene, auf deine Praxisabläufe abgestimmte Verfahrensdokumentation zu führen. Sie muss vollständig, aktuell und inhaltlich und zeitlich lückenlos sein - besonders, wenn du technische Systeme einsetzt oder deine Abläufe sich ändern. Dazu gehören auch Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen.

(Rechtlicher Hinweis:
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.)

 

Wo findest du in lemniscus die relevanten Unterlagen?

Verfahrensdokumentation von lemniscus

In Finanzen -> Kasse -> Button "Kasse" -> Button "Kassennachschau" kannst du die Dokumentation herunterladen und ausdrucken.

Unsere Verfahrensdokumentation dient als allgemeine Dokumentation, wie Geschäftsvorfälle (z.B. Terminvergabe, Rechnungserstellung, Zahlungseingänge, Verwaltung der offenen Posten usw.) aufgezeichnet werden.

Mit unserer Dokumentation decken wir sehr viele verschiedene Arbeitsabläufe ab, daher musst du die konkrete Anwendung unseres Programms zusätzlich in einer eigenen Verfahrensdokumentation festhalten.

 

TSE-Datenexport (DSFinV-K, Zertifikat, Seriennummer)

In Finanzen -> Button "Export" kannst du den Z3-Datensatz erzeugen.

Für eine Kassen-Nachschau solltest du idealerweise einen USB-Stick bereithalten.

 

Rechnungen und Nachweise

Die erste Rechnung für lemniscus findest du im Kundendashboard (unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Vertragsdaten" -> Button "Kundendashboard".) Auch die TSE-Einrichtunggebühr findest du auf deiner Rechnung - das hilft dir nachzuweisen, seit wann du mit der TSE arbeitest.

 

Was passiert, wenn du die TSE kündigst?

Natürlich kannst du die TSE kündigen - etwa, wenn du keine Barzahlungen mehr annimmst.

Kündigst du die TSE, solltest du alle bisher gespeicherten TSE-Daten unbedingt lokal sichern.

Falls es später zu einer Prüfung kommt, musst du nachweisen können, was wann und wie aufgezeichnet wurde.

Außerdem wichtig:

Den Wechsel des Kassensystems oder Verfahrens solltest du in deiner eigenen Verfahrensdokumentation festhalten. So ist auch später noch nachvollziehbar, wie du zu welchem Zeitpunkt gearbeitet hast.

 

Digitale Schnittstelle: TSE-Informationen, DSFinV-K und Z3-Datenüberlassung

Wenn du deine Aufzeichnungen und Buchungen für die Kasse elektronisch führst, verlangt das Finanzamt, dass du diese auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung stellst.

Das geht einfach: über den Export aus lemniscus und die Übermittlung via USB-Stick.

Im Bereich "Finanzen" findest du den Button "Export", hinter dem sich folgendes Fenster verbirgt:

Dort kannst du die Daten exportieren, die du entweder für den laufenden Monat oder für das Jahr je nach Bedarf einzeln auswählen kannst.

Z3-Datenüberlassung:
Der GoBD-konforme Export für eine Steuerprüfung incl. Jahresausgangsbuch und Diagnosedaten.
Wird normalerweise nicht für eine Kassenprüfung benötigt, könnte aber bei Unregelmäßigkeiten nachgefragt werden.

DSFinV-K
Der standardisierte Datenexport für zertifizierte TSE-Systeme. Diese Datei wird vom Finanzamt ggf. explizit verlangt. Mehr dazu hier.

TSE-Informationen
Die Angaben zur eingesetzen TSE (Seriennummer, Zertifikat, Systeminfos) kannst du dir direkt per E-Mail an deine interne Orga-Mailadresse senden lassen. Mehr dazu hier.

 

Hintergrundwissen zur Kassen-Nachschau

Die Kassennachschau gibt es seit dem 1. Januar 2018 - eingeführt durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Sie ist ein eigenes Prüfverfahren und keine klassische Außenprüfung im Sinne von §193 AO. Daher gelten dafür auch nicht die Regeln, die du von Außenprüfungen kennst.

Das Ziel ist eine schnelle, unangekündigte Kontrolle, ob deine Kassenerfassung korrekt abläuft. Besonders wichtig ist dafür die vollständige und zeitgerechte Erfassung aller Geschäftvorfälle - und dass deine Kasse jederzeit kassensturzfähig ist.

Die Kassen-Nachschau betrifft nicht nur digitale Kassensysteme, sondern auch offene Ladenkassen, Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler und  Geldspielgeräte.

Viele der hier beschriebenen Anforderungen basieren auf dem BMF-Schreiben zur Kassennachschau vom August 2018.