Vorauszahlungen sind Zahlungseingänge, die du von Klienty im Voraus erhältst, bevor eine konkrete Rechnung gestellt wird. Diese Funktion erlaubt es dir, das Geld zunächst zu buchen und später einer Rechnung zuzuordnen – ohne dass die Rechnung dazu schon existiert.
Vorauszahlung einer Rechnung zuordnen
Video-Tutorial: Vorauszahlungen
Zuordnung der Vorauszahlung zu einer Rechnung nicht möglich
Falsche Akte oder falscher Nummernkreis
Unterschiedliche Steuersätze innerhalb der Rechnung
Rechnungsbetrag und offener Betrag auf der Rechnung
Was ist eine Vorauszahlung?
Eine Vorauszahlung wird erfasst, wenn Klienty dir etwas zahlt, ohne dass bereits eine Rechnung vorliegt.
Beispiel: Klienty gibt dir 50 € mit der Bitte, diesen Betrag für künftige Rechnungen zu verwenden.
Wichtig:
Für eine Vorauszahlung gibt es keine Rechnung. Sie wird nur als Zahlungsbetrag verbucht. Wenn Klienty einen Beleg möchte, kannst du im Bereich Finanzen ein Tx-Beleg (Transaktionsbeleg) erstellen und ausdrucken. Eine Zahlung, die zu einer bestehenden Rechnung erfasst wird, ist keine Vorauszahlung.
Voraussetzungen:
Vorauszahlungen können immer nur im Ganzen einer Rechnung zugeordnet werden - also weder mehreren Rechnungen noch in Teilbeträgen.
- Vorauszahlungen und Rechnungen müssen denselben Steuersatz und den gleichen Nummernkreis haben und derselben Akte zugeordnet sein. Rechnungen, in denen mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen erfasst sind, können nicht mit Vorauszahlungen verrechnet werden.
Vorauszahlung erfassen
Du hast in lemniscus zwei Möglichkeiten, eine Vorauszahlung zu erfassen:
Im Bereich Finanzen
Gehe in den Bereich "Finanzen" und klicke oben rechts auf den Button"Vorauszahlungen" -> "Neue Vorauszahlung erfassen" und fülle die Felder aus.
- Nummernkreis: Wähle den Nummernkreis, in dem später die zugehörige Rechnung erstellt wird.
- Zahlungsart: Wähle zwischen Barzahlung, Überweisung oder Kartenzahlung.
- Betrag: Gib den erhaltenen Betrag ein.
- Datum: Trage das Zahlungsdatum ein.
- Betreff: Hier kannst du eine Notiz für die Finanzbuchung hinterlegen.
Direkt in der Akte
Öffne die Klientyakte und wechsle in den Reiter Rechnungen. Dort findest du ebenfalls den Button Vorauszahlungen, um die Zahlung zu erfassen.
Die weiteren Schritte sind identisch mit der Erfassung über den Bereich Finanzen.
Hinweis zum Steuersatz:
Vorauszahlungen können mit oder ohne Mehrwertsteuer erfasst werden.
Achtung: Wenn eine Vorauszahlung mit Mehrwertsteuer gebucht wurde, kann sie nur Rechnungen zugeordnet werden, die denselben Steuersatz haben.
Vorauszahlung einer Rechnung zuordnen
Sobald die Leistung erbracht wurde, kannst du die Vorauszahlung einer Rechnung zuweisen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Erstelle eine Rechnung und wähle denselben Nummernkreis wie bei der Vorauszahlung.
- Gehe zu Zahlungseingang erfassen.
- Es erscheint eine Liste aller verfügbaren Vorauszahlungen für diesen Patienten.
- Wähle die passende Vorauszahlung aus und ordne sie der Rechnung zu.
Falls die Vorauszahlung versehentlich der falschen Rechnung zugeordnet wurde, kannst du sie stornieren und wieder als Vorauszahlung verfügbar machen.
Nach der Zuordnung siehst du den bereits bezahlten und den noch offenen Betrag - die Vorauszahlung wurde aus der Übersicht entfernt und der Rechnungsstatus angepasst.
Video-Tutorial: Vorauszahlungen
Probleme mit Vorauszahlungen
Zuordnung der Vorauszahlung zu einer Rechnung nicht möglich
Wenn der Button "Vorauszahlung zuordnen" im Zahlungsstatusfenster der Rechnung (erreichbar z.B. über das Euro-Zeichen im Termin) nicht angezeigt wird, dann ist eine der oben genannten Voraussetzungen (Steuersatz, Nummernkreis, Akte) nicht erfüllt.
Falsche Akte oder falscher Nummernkreis
Falsche Akte:
Im Bereich "Finanzen" kannst du die Vorauszahlung bearbeiten (Blatt-und-Stift-Symbol) und einer anderen Akte zuordnen.
Falscher Nummernkreis:
Storniere die Vorauszahlung und buche sie im korrekten Nummernkreis neu ein.
Unterschiedliche Steuersätze innerhalb der Rechnung
Rechnungen, die Positionen mit verschiedenen Steuersätzen (z. B. 0 % und 19 %) enthalten, können nicht mit Vorauszahlungen verrechnet werden.
Du kannst diese nur "normal" über das Zahlungsstatusfenster einbuchen.
Überzahlung
Vorauszahlungen müssen immer vollständig verwendet werden.
Achtung: Überschüsse können nicht automatisch in eine neue Vorauszahlung umgewandelt werden.
Wenn also der Vorauszahlungsbetrag die Rechnungssumme übersteigt (z. B. Rechnung 41 €, Vorauszahlung 50 €), hast du merere Möglichkeiten, damit umzugehen.
- Option a): Zahle den Restbetrag wieder aus.
Das Zuordnen einer "zu hohen" Vorauszahlung kann dann Sinn ergeben, wenn man die Überbuchung erstatten (zurückzahlen) möchte.
Ordne die Vorauszahlung der Rechnung zu. Der überschüssige Betrag bleibt als Erstattung offen. Du kannst ihn zurückzahlen (z. B. bar aus der Kasse).
Wenn du ihn als Zahlung behältst, gilt die Rechnung als bezahlt, aber dir Rest wird nicht übertragen.
- Option b): Kombiniere mehrere Termine auf einer Rechnung, um den Vorauszahlungsbetrag auszugleichen.
- Option c): Storniere die Vorauszahlung und buche sie in kleineren Beträgen neu ein. Diese kleineren Vorauszahlungen kannst du passend zu den Rechnungen zuordnen
Bei Buchungen auf Kasse ist das nur mit dem aktuellen Tagesdatum möglich!
Rechnungskorrektur
Du kannst Zahlungseingänge einer Rechnung nachträglich in eine Vorauszahlung umwandeln. Das kann sinnvoll sein, wenn es bereits einen Zahlungseingang zu einer Rechnung gab, die du stornieren und neu anlegen möchtest. Unser Hilfeartikel dazu: Geldeingang zu falscher Rechnung verbucht.
Rechnungsbetrag und offener Betrag auf der Rechnung
Der Rechnungsbetrag ändert sich nicht, wenn ein Teil der Rechnung bezahlt wurde. Der Text der E-Mail an Klienty kann aber entsprechend angepasst werden, so dass der noch zu zahlende Betrag dort ausgewiesen wird.
In die Standard-Textvorlage "Rechnung/Quittung - Anschreiben (E-Mail)"unter unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Textvorlagen ist folgender Text eingefügt:
Bitte den offenen Betrag von ${(offenerbetrag)?string["#,##0.00"]}
${waehrung} innerhalb von ${zahlungsziel} Tagen auf unten genanntes
Konto überweisen.
Wir überarbeiten unsere Videos regelmäßig. Alte Versionen des Videos findest Du hier:
04.2020 - Link: https://youtu.be/QxARTwvOZeY
03.2023 - Link: https://youtu.be/PVNeRClk_gQ
05.2023 - Link: https://youtu.be/H8MNkJ0mXwk