Vorauszahlungen sind Zahlungseingänge, die zu einem späterem Zeitpunkt einer Rechnung zugeordnet werden sollen. Wenn der Patient eine Vorauszahlung leistet, kannst du den Betrag über diese Funktion einbuchen.
Dadurch ergibt sich eine "zwei - Schritte - Vorgehensweise":
- Vorauszahlung erfassen
- Vorauszahlung einer Rechnung zuordnen
Wichtig: eine Vorauszahlung kann immer nur am Stück einer Rechnung zugeordnet werden - kann also nicht mehreren Rechnungen zugeordnet werden.
Eine Vorauszahlung hat keine Rechnung. Im Bereich Finanzen kann der Tx-Beleg zu der Buchung heruntergeladen werden. Eine Zahlung, die zu einer Rechnung erfasst wird, ist keine Vorauszahlung.
Vorauszahlung erfassen
lemniscus kennt zwei Wege, wie Vorauszahlungen entstehen können...
Typischerweise werden Vorauszahlungen über das Fenster "Vorauszahlungen" in den Finanzen erfasst.
Außerdem können Zahlungseingänge einer Rechnung nachträglich in eine Vorauszahlung umgewandelt werden, was sehr praktisch ist, wenn man Zahlungseingänge zwischenzeitlich aus dem Weg räumen will, um eine Rechnung stornieren und danach eine neue anlegen zu können (Rechnungskorrektur).
Vorauszahlung einer Rechnung zuordnen
Später, nach Leistungserbringung, kannst du den im Voraus gezahlten Betrag einer Rechnung zuordnen und so verrechnen, wenn
- der Vorauszahlungsbetrag auf diesen Patienten gebucht wurde
- die Vorauszahlung und die Rechnung denselben Steuersatz haben (es darf nur einer pro Rechnung sein bei Vorauszahlungen, nicht verschiedene Positionen mit verschiedenen Steuersätzen)
- die Vorauszahlung und die Rechnung im selben Nummernkreis gebucht wurden
Hinweis: Man kann nachträglich eine Vorauszahlung im Bereich Finanzen einem anderen Patienten zuordnen.
Da die Vorauszahlung immer nur am Stück einer Rechnung zugeordnet werden kann, ergibt es wenig Sinn, Vorauszahlungen zu erfassen, die für mehrere Rechnungen gedacht sind. Hat man versehentlich eine viel zu hohe Vorauszahlung erfasst, so bleibt einem nur das Stornieren und anlegen passender Vorauszahlungen mit kleineren Beträgen. Bitte beachten, dass Vorauszahlungen und Rechnungen zum selben Nummernkreis gehören müssen.
Das Zuordnen einer "zu hohen" Vorauszahlung kann dann Sinn ergeben, wenn man die Überbuchung erstatten (zurückzahlen) will.
Die Vorauszahlung kann nicht der Rechnung zugeordnet werden
Wenn dieser Button im Zahlungsstatusfenster der Rechnung (erreichbar z.B. über das Euro-Zeichen im Termin) nicht angezeigt wird
dann ist eine der obengenannten Voraussetzungen nicht erfüllt.
Wenn der falsche Patient eingetragen ist, dann kann dieser im Bereich "Vorauszahlungen" geändert werden. Hierzu die Vorauszahlung bearbeiten (mit dem Kästchen unter "Blatt und Stift") und den Patienten ändern.
Ein Grund kann auch sein, dass die Vorauszahlung in einem anderen Nummernkreis gebucht wurde als die Rechnung. Sie müssen zum selben Nummernkreis gehören.
Ansonsten bleibt nur die Möglichkeit, die Vorauszahlung zu stornieren. Das geht im Bereich Vorauszahlungen mit der "Rolle rückwärts" am Ende der Zeile. Und dann entsprechend der Vorgaben eine neue Zahlung einbuchen.
Achtung: Rechnungen, die Positionen mit verschiedenen Steuersätzen (z.B. 0 % und 19 %) enthalten, können grundsätzlich nicht mit Vorauszahlungen bezahlt werden. Hier bleibt nur das "normale" Einbuchen über das Zahlungsstatusfenster.
Rechnungsbetrag
Der Betrag der Rechnung ändert sich nicht, wenn schon ein Teil bezahlt wurde. Du kannst aber in dem Email, das Du mit der Rechnung schickst, den Text verändern.
Wenn Du unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Vorlagen -> Rechnung Abschlusstext folgenden Text einfügst:
Bitte begleichen Sie den noch offenen Rechnungsbetrag
von ${offenerbetrag?string["#,##0.00"]} ${waehrung} bis zum ${ziel_datum}.
Dann steht in dem Email, wieviel von dem ursprünglichen Rechnungsbetrag noch offen ist und noch überwiesen werden muss.