Vorauszahlungen sind Zahlungseingänge, die zu einem späterem Zeitpunkt einer Rechnung zugeordnet werden sollen. Wenn Patienty eine Vorauszahlung leistet, kann der Betrag über diese Funktion eingebucht werden.
Dadurch ergibt sich eine "zwei - Schritte - Vorgehensweise":
- Vorauszahlung erfassen
- Vorauszahlung einer Rechnung zuordnen
Wichtig: Eine Vorauszahlung kann immer nur am Stück einer Rechnung zugeordnet werden - sie kann also nicht mehreren Rechnungen zugeordnet werden.
Eine Vorauszahlung hat keine Rechnung. Im Bereich Finanzen kann der Tx-Beleg zu der Buchung heruntergeladen werden. Eine Zahlung, die zu einer Rechnung erfasst wird, ist keine Vorauszahlung.
Vorauszahlung erfassen
lemniscus kennt zwei Wege, wie Vorauszahlungen entstehen können...
Typischerweise werden Vorauszahlungen über das Fenster "Vorauszahlungen" in den Finanzen erfasst.
Außerdem können Zahlungseingänge einer Rechnung nachträglich in eine Vorauszahlung umgewandelt werden, was sehr praktisch ist, wenn man Zahlungseingänge zwischenzeitlich aus dem Weg räumen will, um eine Rechnung stornieren und danach eine neue anlegen zu können (Rechnungskorrektur).
Vorauszahlung einer Rechnung zuordnen
Später, nach Leistungserbringung, kannst der im Voraus gezahlte Betrag einer Rechnung zugeordnet und somit verrechnet werden, wenn
- der Vorauszahlungsbetrag auf dieses Patienty gebucht wurde
- die Vorauszahlung und die Rechnung denselben Steuersatz haben (es darf bei Vorauszahlungen nur ein Steuersatz in der Rechnung vorhanden sein, nicht verschiedene Positionen mit verschiedenen Steuersätzen)
- die Vorauszahlung und die Rechnung im selben Nummernkreis gebucht wurden
Hinweis: Man kann nachträglich eine Vorauszahlung im Bereich Finanzen einem anderen Patienty zuordnen.
Da die Vorauszahlung immer nur am Stück einer Rechnung zugeordnet werden kann, ergibt es wenig Sinn, Vorauszahlungen zu erfassen, die für mehrere Rechnungen gedacht sind. Hat man versehentlich eine viel zu hohe Vorauszahlung erfasst, so bleibt einem nur das stornieren und anlegen passender Vorauszahlungen mit kleineren Beträgen.
Bitte unbedingt beachten: Vorauszahlungen und Rechnungen müssen zum selben Nummernkreis gehören.
Das Zuordnen einer "zu hohen" Vorauszahlung kann dann Sinn ergeben, wenn man die Überbuchung erstatten (zurückzahlen) möchte.
Die Vorauszahlung kann nicht der Rechnung zugeordnet werden
Wenn dieser Button im Zahlungsstatusfenster der Rechnung (erreichbar z.B. über das Euro-Zeichen im Termin) nicht angezeigt wird
dann ist eine der oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt.
Wenn das falsche Patienty eingetragen ist, dann kann dieser im Bereich "Vorauszahlungen" geändert werden. Hierzu die Vorauszahlung bearbeiten (mit dem Kästchen unter "Blatt und Stift") und Patienty ändern.
Ein Grund kann auch sein, dass die Vorauszahlung in einem anderen Nummernkreis gebucht wurde als die Rechnung. Sie müssen zum selben Nummernkreis gehören.
Ansonsten bleibt nur die Möglichkeit, die Vorauszahlung mit der "Rolle rückwärts" am Ende der Zeile im Bereich Vorauszahlungen zu stornieren und entsprechend der Vorgaben eine neue Zahlung einzubuchen.
Achtung: Rechnungen, die Positionen mit verschiedenen Steuersätzen (z.B. 0 % und 19 %) enthalten, können grundsätzlich nicht mit Vorauszahlungen bezahlt werden. Hier bleibt nur das "normale" Einbuchen über das Zahlungsstatusfenster.
Rechnungsbetrag
Der Rechnungsbetrag ändert sich nicht, wenn ein Teil der Rechnung bezahlt wurde. Der Text der eMail kann aber entsprechend angepasst werden, so dass der noch zu zahlende Betrag im Abschlusstext ausgewiesen wird.
In die Textvorlage "Rechnung Dokument Schlusstext"unter: Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel Vorlagen wird folgender Text eingefügt:
Bitte begleichen Sie den noch offenen Rechnungsbetrag
von ${offenerbetrag?string["#,##0.00"]} ${waehrung} bis zum ${ziel_datum}.
Dann steht in der eMail, wieviel von dem ursprünglichen Rechnungsbetrag noch offen ist und noch überwiesen werden muss.
Wir überarbeiten unsere Videos regelmäßig. Alte Versionen des Videos findest Du hier:
04.2020 - Link: https://youtu.be/QxARTwvOZeY