An dieser Stelle zeigen wir dir, wie du Kontobewegungen, die du dir entweder direkt aus dem Online-Banking oder als CSV-Datei heruntergeladen hast, in lemniscus hochladen und Einnahmen und Ausgaben automatisch einlesen und verbuchen lässt. Das spart dir Tipparbeit, dennoch bleibt die Überprüfung, ob alles korrekt angezeigt und zugeordnet wurde, deine Aufgabe. Es kann immer wieder aus unterschiedlichen technischen Gründen vorkommen, dass etwas nicht stimmt und du manuell eingreifen musst.
Umsätze per Online-Banking abrufen
Umsätze per CSV-Datei hochladen
Video-Tutorial: Kontoumsätze einlesen - via Online-Banking oder CSV-Datei
Einstellungen vor der Verbuchung
Video-Tutorial: Kontoumsätze einlesen - Einstellungen
Nicht ergebnisrelevante Buchungen
Video-Tutorial: Kontoumsätze einlesen - Verbuchungen
Verbuchung durchgeführt und danach doch einen Fehler gefunden?
Hinweis zur Verbindung deines Bankkontos mit lemniscus
Gehe dazu in den Menüpunkt "Finanzen" auf den Button "Kontoumsätze". Hier kannst du entscheiden, ob du die Umsätze per Online-Banking abrufen möchtest oder eine CSV-Datei verwendest.
Kontoumsätze einlesen
Umsätze per Online-Banking abrufen
Wenn du dich für Online-Banking entscheidest, verbindest du dein Bankkonto direkt mit lemniscus.
- Gib den Namen deiner Bank oder deine BIC ein. Achte auf die richtige Groß- und Kleinschreibung!
- Falls deine Bank nicht gefunden wird, liegt das daran, dass unser Dienstleister (GoCardless) für diese Bank keine Verbindung herstellen kann. Leider haben wir darauf keinen Einfluss – es hängt von den Einstellungen deiner Bank ab.
- Wenn deine Bank verfügbar ist, klicke auf „Neue Bankverbindung vorbereiten“. Du wirst dann auf die Login-Seite deines Kreditinstituts weitergeleitet.
- Zugriff für lemniscus erlauben: Melde dich an und erlaube lemniscus, deine Kontoumsätze abzurufen.
- Wähle den Zeitraum, für den du die Daten benötigst, und klicke auf „Kontoumsätze abrufen“. Achte bitte darauf, dass sich die Zeiträume nicht überschneiden, da es ansonsten zu Doppelbuchungen kommen kann. Tipp: Trage das "Ende-Datum" deines letzten Abrufs im Online-Banking als "Start-Datum" für deinen neuen Online-Banking Abruf ein.
- lemniscus holt dann die Daten direkt von deiner Bank.
Die Kontofreigabe wird, je nach Vorgaben der Bank und deinen Einstellungen, nach 30-90 Tagen deaktiviert und muss dann erneuert werden. Du kannst die Verbindung auch manuell trennen, sobald du alles erledigt hast.
Sollte es beim Einlesen via Online-Banking Probleme geben, überprüfe bitte, ob die Verbindung zu deinem Konto noch vorhanden ist. In vielen Fällen hilft es, die Verbindung aufzuheben und neu anzulegen.
Eine FAQ mit den gängigsten Fragen zum Online Banking findest du hier: Online-Banking FAQ.
Umsätze per CSV-Datei hochladen
Falls du lieber keine Online-Verbindung einrichten möchtest, kannst du deine Kontoauszüge als CSV-Datei hochladen. Die meisten Banken bieten dir die Möglichkeit,Kontoumsätze im CSV-Format herunterzuladen.
- Suche in deinem Online-Banking nach Begriffen wie „Kontoumsätze“ oder „Export als CSV“,
- lege den Zeitraum fest, für den du die Datei benötigst. Hier bitte aufpassen, dass sich die Zeiträume nicht überschneiden,
- und hole die Datei zum Auslesen in dein lemniscus.
Hinweis: Falls deine Bank die Daten in einem anderen Format bereitstellt, hilft dir diese Methode nicht. In diesem Fall kannst du einfach wieder zur Online-Banking-Methode wechseln. Siehe dazu jedoch auch Doppelte Buchungen vermeiden.
Jetzt kannst du die Umsätze in lemniscus weiter verbuchen.
Video-Tutorial: Kontoumsätze einlesen - via Online-Banking oder CSV-Datei
Bevor du deine Umsätze nun verbuchen kannst, nimmst du noch einige Einstellungen vor.
Einstellungen vor der Verbuchung
Nummernkreis auswählen
Oben wählst du den Nummernkreis aus, der standardmäßig für deine Buchungen verwendet wird.
- Manuelle Anpassung pro Buchung: Du kannst den Nummernkreis jederzeit individuell anpassen.
- Automatische Zuordnung: Falls eine Buchung einer Ausgangsrechnung (z. B. an deine Klientys) zugeordnet ist, wird automatisch der Nummernkreis verwendet, der in der jeweiligen Rechnung hinterlegt ist.
Wenn du das SchnickSchnack "Finanzen Extras" gebucht hast und mit mehreren Bankkonten arbeitest (z. B. Sparkasse und Volksbank) und diese in deinen Nummernkreisen hinterlegt hast, kannst du rechts oben auswählen, von welchem Konto die Umsätze stammen.
Eingelesene Daten überprüfen
Bevor es richtig losgeht, solltest du sicherstellen, dass die eingelesenen Daten korrekt dargestellt werden:
- Sind Ausgaben als negative Beträge (z. B. rot und mit Minuszeichen) erkennbar?
- Sind alle Buchungen aus deiner Datei oder dem Online-Download vorhanden?
Test durchführen
Teste das System mit einer kleinen Testdatei, die nur ein paar Buchungen enthält. So behältst du leichter den Überblick und kannst eventuelle Fehler schneller entdecken (z.B. nicht als Minusbeträge gekennzeichnete Ausgaben).
Experteneinstellungen nutzen
Wenn die Daten nicht korrekt erkannt werden, kannst du im Reiter "Experteneinstellungen" Anpassungen vornehmen. Das funktioniert so:
- Spaltenzuordnung prüfen: Klicke auf die entsprechende Schaltfläche, um die Spalten aus deiner Datei zu sehen. Diese enthalten die Überschriften (z. B. „Betrag“, „Umsatz“, „Datum“), die deine Bank bereitstellt.
- Spalten neu zuordnen: Falls Begriffe nicht richtig erkannt werden (z. B. wird „Betrag“ nicht als „Umsatz“ gelesen), kannst du die Zuordnung manuell ändern.
- Tipp: Meistens hilft es schon, das Feld "Datum-Format" umzustellen.
Hilfe bei Problemen
Falls du trotz Anpassungen in den Experteneinstellungen keine korrekten Ergebnisse erhältst, schicke uns eine CSV-Download-Datei deiner Bank (ein bis zwei Buchungen, die nicht funktionieren, sind genug).
Hinweis: Auch wenn es "letztes Mal" noch ging, kann inzwischen z.B. die Bank Änderungen an der Datei vorgenommen haben, so dass der Abruf jetzt nicht mehr möglich ist.
Wir leiten die CSV-Datei an unseren Maschinenraum weiter, wo man sich dann bemühen wird, die automatische Erkennung anzupassen, damit auch dein Kontoauszug richtig eingelesen wird.
Dann musst du allerdings ein wenig Geduld mitbringen, denn dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Video-Tutorial: Kontoumsätze einlesen - Einstellungen
Wenn du die Einstellungen vorgenommen und deine Daten geprüft hast, bist du bereit, mit dem Verbuchen zu starten.
Kontoumsätze verbuchen
Klicke unten auf den Button "Alle Kontobewegungen verarbeiten".
Jede Buchung überprüfen
Nachdem du deine Umsätze eingelesen hast, musst du jede einzelne Buchung manuell prüfen.
Rechts siehst du bei jeder Buchung, wie sie verbucht wird (standardmäßig als einfache "Einnahme ohne Zuordnung" in den als Standard hinterlegten Nummernkreis).
Falls es sich um etwas anderes handelt, kannst du die Buchung individuell anpassen:
- Bearbeiten: Klick auf die Buchungszeile, dann öffnet sich unten ein Bearbeitungsfeld. Du kannst alles ändern - Nummernkreis, Beschriftung, Finanzkategorie...
-
Rechnung zuordnen: Wenn die Buchung zu einer Rechnung gehört, wähle „Rechnung zuordnen“.
Suche die Akte oder die Rechnung im Suchfeld "Rechnung", und lemniscus zeigt dir passende Rechnungen an. Wähle die zugehörige Rechnung aus und bestätige mit „Übernehmen“.
Automatische Zuordnung
Automatische Zuordnungen zur zugehörigen Rechnung erfolgen nur dann, wenn
- die Rechnungsnummer exakt mit der auf dem Kontoumsatz vermerkten übereinstimmt, inklusive Sonderzeichen wie Bindestrichen
- und der Rechnungsbetrag der Buchung exakt mit der Rechnung übereinstimmt.
Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, musst du die Zuordnung manuell vornehmen.
Umgang mit Buchungsvorlagen
lemniscus kann dir viel Arbeit abnehmen, wenn du in den Finanzkategorien Buchungsvorlagen hinterlegt hast. So wird z. B. bei Buchungen mit dem Verwendungszweck „Miete“ automatisch die passende Kategorie zugewiesen. Gleiches gilt für andere Begriffe wie „Briefmarken“.
Doppelte Buchungen vermeiden
Wenn du eine Buchung bereits verarbeitet hast, wird sie in den meisten Fällen bei erneutem Einlesen des Kontoauszugs als Duplikat erkannt – aber nur, wenn du dieselbe Import-Methode verwendest (z. B. immer CSV-Datei oder immer Online-Banking) und die Bank keine Änderungen am Datenformat vorgenommen hat.
Falls du die Methode wechselst, werden Duplikate nicht automatisch erkannt. Du müsstest sie von Hand heraussuchen. Bleib daher möglichst bei einer Methode, um dir Arbeit zu ersparen.
Tipp: Trage das "Ende-Datum" deines letzten Abrufs im Online-Banking als "Start-Datum" für deinen neuen Online-Banking Abruf ein.
Falls du das SchnickSchnack "SumUp" gebucht hast:
Achtung bei SumUp!
Du musst das Häkchen "SumUp" oben herausnehmen.
SumUp Auszahlungen werden automatisch durch das SchnickSchnack eingelesen und den Rechnungen zugeordnet. Diese Buchungen dürfen also nicht ein weiteres Mal dazugeholt werden, denn sonst kommt es zu Doppelbuchungen.
Nicht ergebnisrelevante Buchungen
Manchmal kommen auch Buchungen vor, die nicht mit Rechnungen zusammenhängen, wie z. B. Privateinlagen oder -entnahmen. Da standardmäßig zunächst alle Buchungen als ergebnisrelevant betrachtet werden, musst du bei einer solchen Buchung etwas ändern:
- Privateinlagen: Wenn du Geld auf das Geschäftskonto einzahlst, kannst du dies als „ergebnisneutral“ markieren. Das beeinflusst deinen Gewinn nicht. Klick dafür auf das ER-Feld (Ergebnisrelevant) rechts der Buchung und ändere es auf „ergebnisneutral“, indem du auf den grünen Punkt klickst.
- Privatentnahmen: Falls du Geld für private Zwecke vom Konto nimmst, funktioniert es ähnlich. Auch hier kannst du das ER-Feld anpassen.
Sobald du diese Anpassung gemacht hast, ändert sich auch der Text zum Status deiner Buchung.
Vorauszahlungen verbuchen
Manchmal kommt es vor, dass Patienten eine Rechnung doppelt bezahlen oder im Voraus Geld überweisen. In solchen Fällen kannst du die Zahlung als Vorauszahlung verbuchen:
Klick auf die Buchungszeile und wähle „Vorauszahlung buchen“. Ordne die Vorauszahlung der richtigen Akte zu. Bestätige mit „Übernehmen“.
Buchungen übernehmen
Erst wenn alle Buchungen sorgfältig geprüft und korrekt zugeordnet sind, kannst du sie übernehmen.
Damit vermeidest du, dass du im Nachhinein die Finanzbuchungen stornieren oder korrigieren musst.
- rote Punkte - Verbuchung nicht möglich: Falls es noch rote Lichter in Deiner Liste gibt, bleibt der Button zum Verbuchen grau. Bearbeite sie, sodaß der Punkt grün wird oder lösch sie für die Verbuchung heraus.
- Einzelne Buchungen verbuchen: Falls du noch nicht alle geprüft hast, lösche die noch offenen Buchungen (Mülleimer-Symbol), damit nur die fertigen verarbeitet werden.
- Button „Buchungen übernehmen“: Klick darauf, um die Buchungen zu speichern.
Hinweis: Wenn du denselben Kontoauszug später erneut einliest, werden bereits verbuchte Buchungen in der Regel nicht noch einmal angezeigt – außer, du aktivierst die Option „Duplikate anzeigen“.
Da wir dies jedoch nicht garantieren können, musst du auch hier alles nochmals überprüfen.
Video-Tutorial: Kontoumsätze einlesen - Verbuchungen
Verbuchung durchgeführt und danach doch einen Fehler gefunden?
Solltest du doch aus Versehen z.B. einen doppelten Zahlungseingang verbucht haben, findest du hier die Anleitung, wie du den Zahlungseingang entfernen kannst.
Musst du Korrekturen vornehmen, sind diese in den Finanzen nur eingeschränkt möglich: Einschränkungen bei Finanzbuchungen.
Hier nochmal der Hilfeartikel zum Online-Banking FAQ.
Hinweis zur Verbindung deines Bankkontos mit lemniscus
Die Anzahl der maximal abzurufenden Datensätze und der Zeitraum, wie lange diese rückwirkend abgerufen werden können, wird von der jeweiligen Bank festgelegt.
Es kann vorkommen, dass die Daten von der Bank nicht richtig angezeigt werden. Wir sind davon abhängig, welche Daten uns die jeweilige Bank über die Schnittstelle liefert und haben darauf keinen Einfluss.
Die Kontoumsätze können über eine PSD2-Schnittstelle direkt vom Online-Banking in lemniscus eingelesen, bearbeitet und verbucht werden. Die PSD2-Konto-Schnittstelle für Drittdienstleister unseres Anbieters GoCardless ist von der BaFin (Bundesanstalt für Finanzaufsicht) lizenziert.
Keine Sorge: Wir können weder Transaktionen durchführen noch tieferen Einblick in deine Finanzen bekommen.
Vorherige Versionen der Videos
Wir aktualisieren regelmäßig unsere Screencasts - frühere Versionen findest du hier:
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04.2021 - Link: https://www.youtube.com/watch?v=R6lHaBs2yts
04.2021 - Link: https://www.youtube.com/watch?v=-cZ3bjwtQZ8
12.2018 - Link: https://www.youtube.com/watch?v=ZKWU2jBUwjw