Voraussetzung: Ab L-Abo verfügbar.
Mit der Geburtstagsgruß-Funktion kannst du Klientys automatisch zum Geburtstag gratulieren - direkt aus lemniscus.
Dafür musst du sie zuerst im Aktentyp freigeben und dann in jeder einzelnen Akte aktivieren.
In diesem Artikel erfährst du, wie du den Geburtstagsgruß einrichtest, den Text anpasst und was du rechtlich beachten solltest.
Geburtstagsgruß aktivieren - so geht`s
1. Im Aktentyp freigeben
2. In der Akte aktivieren
Wann wird die Mail verschickt?
Textvorlage anpassen
Wer bekommt Geburtstagsgrüße und wer nicht?
Was du rechtlich wissen solltest
Geburtstagsgrüße sind Werbung
Berufsrechtliche Einschränkungen
Geburtstagsgruß aktivieren - so geht`s
Damit die E-Mail automatisch verschickt wird, braucht es zwei Dinge:
- Der Geburtstagsgruß muss im Akten-Typ erlaubt sein.
- Er muss in jeder einzelnen Akte aktiviert werden.
1. Im Aktentyp freigeben
-> Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Akten-Typen"
Aktiviere im gewählten Aktentyp die Option "Geburtstagsgruß erlauben". Dadurch wird die Einstellung in den einzelnen Akten erst möglich.
2. In der Akte aktivieren
-> Stammdaten der Akte bearbeiten -> Reiter "Kontaktdaten" -> unten rechts Haken bei "Geburtstagsgruß verschicken" setzen.
- Geburtstagsgrüße gehen nur raus, wenn die Akte den Status "aktiv" hat.
- Die Mail geht an die in der Akte hinterlegte E-Mail-Adresse - nicht an Benachrichtigungsempfängys.
- Ist keine E-Mail-Adresse eingetragen, lässt sich der Geburtstagsgruß nicht aktivieren.
- Eine Aktivierung für mehrere Akten gleichzeitig ist nicht möglich.
Der Grund: Für jede Akte muss eine dokumentierte Einwilligung vorliegen, dass solche nicht-terminbezogenen Nachrichten verschickt werden dürfen. - Eine Deaktivierung für alle Akten eines bestimmten Typs ist möglich.
Entferne dafür einfach die grundsätzliche Erlaubnis im entsprechenden Aktentyp - dann wird der Versand überall abgeschaltet.
Wann wird die Mail verschickt?
- Am Geburtstag - irgendwann zwischen 13 und 18 Uhr.
- Einmalig - keine Wiederholung.
- Klientys mit Geburtsdatum 29. Februar erhalten den Gruß am 28. Februar.
Textvorlage anpassen
-> Unser Logo/Fischli -> Zahnrad -> Kachel "Textvorlagen" -> "(Autom) Geburtstagsgruß (E-Mail)"
Hier gestaltest du den Geburtstagsgruß ganz nach deinen Wünschen.
- Die Vorlage erkennt automatisch, ob du in der Akte "Du" oder "Sie" eingestellt hast.
- Du kannst nur eine zentrale Vorlage pflegen. Individuelle Texte pro Klienty sind nicht möglich.
Wer bekommt Geburtstagsgrüße und wer nicht?
Steuerung über den Akten-Status
Geburtstagsgrüße werden nur an Akten mit dem Status "aktiv" verschickt.
Das bedeutet: Sobald du eine Akte auf "inaktiv" setzt, wird der Versand automatisch gestoppt.
Tipp: Wenn du sicherstellen willst, dass keine Grüße mehr an ehemalige Klientys rausgehen, setze die Akte am Ende der Behandlung auf "inaktiv".
Steuerung über die Akten-Typen
In den Einstellungen des Aktentyps kannst du festlegen, ob der Geburtstagsgruß dort grundsätzlich erlaubt ist - etwa für Coaching, aber nicht für Psychotherapie.
Diese Einstellung wirkt wie ein Filter: Nur wenn der Aktentyp es erlaubt und die einzelne Akte aktiviert wurde, wird der Gruß verschickt.
Wechselt ein Klienty z. B. von Coaching in eine psychotherapeutische Behandlung, wird der Versand der Geburtstagsgrüße automatisch deaktiviert - weil im neuen Aktentyp keine Grüße erlaubt sind. Du musst sonst nichts tun.
Was du rechtlich wissen solltest
Unsere Hinweise stellen keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Einschätzungen empfehlen wir die Rücksprache mit einem Berufsverband oder einer spezialisierten rechtsanwaltlichen Beratung – insbesondere bei sensiblen Konstellationen wie psychotherapeutischen Praxen.
Geburtstagsgrüße sind Werbung
Auch wenn sie gut gemeint sind: Geburtstagsgrüße zählen rechtlich als elektronische Werbung.
Deshalb gilt:
- Du brauchst eine ausdrückliche, freiwillige und dokumentierte Einwilligung.
Diese muss jederzeit widerrufbar sein. - In der Mail ist ein Abmeldelink enthalten - damit können Klientys die Grüße gezielt abbestellen, ohne deshalb auf alle anderen Mitteilungen und Benachrichtigungen zu verzichten.
Berufsrechtliche Einschränkungen
In manchen Fachbereichen - z. B. Psychotherapie - kann es Regeln geben, die eine Kontaktaufnahme nach der Behandlung verbieten.
Frag im Zweifel bei deinem Berufsverband oder einer spezialisierten Kanzlei nach, ob neutrale Nachrichten wie Geburtstagsgrüße betroffen sein können.
Und zum Schluss:
Der Geburtstagsgruß ist kein Newsletter. Für Newsletter, Aktionen & Co. brauchst du aus Datenschutzgründen ein echtes Newsletter-Tool. Mehr dazu in unserem Hilfeartikel Newsletter, Rundmails an Klientys & Co.