Worum geht es?
Für die Umsetzungspflichten müssen wir zwischen
- Empfangen/ Verarbeiten von elektronischen Rechnungen
- Erstellen/ Verschicken von elektronischen Rechnungen
unterscheiden.
Es gibt zwei Formate, die aktuell erlaubt und zum Einsatz kommen dürfen
- XRechnung/ XStandard: elektronisches XML-Format nach europäischem Standard
- ZUGFeRD: Hybridformat aus PDF und angehängtem XML
Zusätzlich wird noch zwischen B2B und B2C unterschieden:
- B2B steht für Business to Business und meint damit die Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen
- B2C steht für Business to Customer und meint damit das Endkundengeschäft
Empfangen/ Verarbeiten von elektronischen Rechnungen
Bezüglich dem Empfang von elektronischen Rechnungen ist der aktuelle Stand laut Drucksache 20/12742, Deutscher Bundestag:
Für den Empfang einer E-Rechnung reicht die Bereitstellung eines E-Mail-
Postfachs aus, sofern zwischen den am Umsatz beteiligten Unternehmen kein
anderer elektronischer Übermittlungsweg vereinbart wurde.
Auch interessant ist die folgende Information:
Im Gesetzgebungsverfahren zum Wachstumschancengesetz haben die
Koalitionsfraktionen die Bundesregierung gebeten,
bis zum 31. Dezember 2024 ein kostenloses Angebot zur Erstellung und
Visualisierung von E-Rechnungen zur Verfügung zu stellen.
Da der Staat nur unter bestimmten Voraussetzungen ein konkurrierendes
Angebot zur Privatwirtschaft anbieten darf, hat das Bundesministerium
der Finanzen intensiv geprüft, auf welcher rechtlichen Grundlage und
ggf. in welcher Form die Bundesregierung ein entsprechendes
kostenfreies Serviceangebot bereitstellen kann.
Hierbei ist die Bundesregierung zu der Entscheidung gelangt, dass kein solches
Tool zur Verfügung gestellt werden kann. Derartige Angebote sind bereits
jetzt – z. T. auch kostenlos – von privaten Anbietern verfügbar.
Das bedeutet: Für die Visualisierung von XRechnungen bzw. Rechnungen im XStandard wirst du also ein Tool benötigen, da du das XML-Format nicht so einfach lesen kannst - aktuell ist uns der Quba-Viewer dafür bekannt. Du kannst aber in Google & Co. auch nach anderen Anbietern suchen.
ZUGFeRD Rechnungen sind PDF-Dateien mit XML Anhang und sind per Definition "Menschenlesbar" - hier werden wir keine zusätzlichen Tools benötigen, da wir alle jetzt schon PDFs lesen können.
Spannend ist die Forderung, dass die XRechnungen im Original-Format gespeichert werden müssen. Aus dem oben zitierten Dokument ist zu entnehmen, dass die E-Mail, über die die elektronische Rechnung Empfangen wurde, archiviert werden muss:
Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
müssen eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe (z. B. E-Rechnungen)
auch in elektronischer Form aufbewahrt werden (Rz. 131 der GoBD; BMF-Schreiben
vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, geändert durch BMF-Schreiben
vom 11. März 2024, BStBl I 2024, S. 374). Die elektronische Aufbewahrung
muss den Anforderungen der GoBD entsprechen.
Wir haben das Ablegen von XRechnungen zu den Buchungen umgesetzt.
Diese können in lemniscus in den Finanzen als Anlage zu einer Buchung hochgeladen werden und via Export als "DATEV XML" auch an den Steuerberater übermittelt werden.
Wichtig: Die E-Mails mit den eRechnungen müssen von dir genauso archiviert werden, wie du heute schon deine PDFs archivierst.
Aktuell haben wir noch keine Anzeige/Visualisierung von XRechnungen in lemniscus umgesetzt.
Erstellen/ Verschicken von elektronischen Rechnungen
Da lemniscus u.A. für die Rechnungserstellung genutzt wird, werden wir auch das Erstellen von elektronischen Rechnungen unterstützen. Allerdings gilt zu beachten, dass elektronische Rechnungen nur im B2B Geschäft irgendwann verpflichtend werden.
Rechnungen an Patientys/ Endkundys (B2C) sind von der Regelegung nicht betroffen.
Wir werden elektronische (netto)-Rechnungen in der ZUGFeRD Variante umsetzen. Da die Pflicht elektronische Rechnungen zu erstellen unsere Kundschaft erst in ein paar Jahren betreffen wird, konzentrieren wir uns aktuell darum, sicherzustellen, dass eure PDFs ZUGFeRD tauglich sind.
Aus diesem Grund haben wir u.a. die Vorgaben zum Briefpapier erweitert, diese müssen PDF/A-konform sein.
Wie relevant ist das für mich?
Ab 1.1.2025 gibt es eine Pflicht im B2B Bereich elektronische Rechnungen empfangen zu können. D.h. ab da könnte es sein, dass ihr elektronische Rechnungen von Firmen bekommt.
Ab 1.1.2027 gibt es eine Pflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen zu versenden.
Ab 1.1.2028 gilt eine generelle Pflicht im B2B Bereich.
Was ist bisher in lemniscus passiert?
- 03.2023-04.2024
- Prototyp für Erzeugung elektronischer Rechnungen
- 14.05.2024
- Webinar zu dem Thema
- 19.05.2024
- reddit-Artikel zu dem Thema
- Seit 05.2024
- Kontinuierliche Programmierarbeiten im Hintergrund als Vorbereitung zur Umsetzung in lemniscus.
- 04.09.2024
- reddit-Artikel zu Hinweisen in Briefpapieren, Dinge die in Vorbereitung auf die Umsetzung in den Briefpapieren geändert werden müssen.
- Helpdesk-Artikel zum Thema Briefpapier - PDF/A-Konformität veröffentlicht.
- 12.09.2024
- Webinar zur Bearbeitung der Briefpapiere (zu finden im Helpdesk-Artikel)
- 12.09.2024
- reddit-Artikel mit der Aufzeichnung des obigen webinars
- 13.09.2024
- eRechnungen können in den Finanzen als Anlage zu einer Buchung hochgeladen werden und werden mit dem Export "Datev XML" an den Steuerberater übermittelt werden.