Ab 2025 treten neue gesetzliche Regelungen für elektronische Rechnungen in Kraft - zunächst im B2B-Bereich, also bei Rechnungen zwischen Unternehmen. Im Privatkundy-Bereich (B2C) ändert sich vorerst nichts.
Damit du einschätzen kannst, ob (und wann) dich das betrifft, haben wir hier die wichtigsten Infos zusammengestellt.
Worum geht es überhaupt?
Es geht um elektronische Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Zwei Formate sind derzeit zulässig:
- XRechnung/XStandard: ein reines XML-Format nach EU-Vorgaben
- ZUGFeRD: ein sogenanntes Hybridformat - PDF mit eingebetteten XML-Daten
Und es geht darum, wer solche E-Rechnungen empfangen und/oder versenden muss - und ab wann.
Empfangen von E-Rechnungen (B2B)
Wenn du z.B. Rechnungen von Dienstleistys oder Lieferantys bekommst, die E-Rechnungen versenden, musst du ab 2025 in der Lage sein, diese zu empfangen.
Was bedeutet das konkret?
Für den Empfang einer E-Rechnung reicht die Bereitstellung eines E-Mail-
Postfachs aus, sofern zwischen den am Umsatz beteiligten Unternehmen kein
anderer elektronischer Übermittlungsweg vereinbart wurde.
(Quelle: Drucksache 20/12742, Deutscher Bundestag)
Kurz gesagt: Wenn du E-Rechnungen per E-Mail erhältst, ist das zunächst ausreichend. Wichtig ist nur, dass du sie elektronisch speicherst und archivierst, wie es die GoBD vorschreiben.
Was brauchst du dafür?
- Eine E-Mail-Adresse (= Bereitstellung eines E-Mail Postfachs)
- Bei XRechnungen: ein Programm, mit dem du den Inhalt prüfen kannst (z.B. den kostenlosen Quba-Viewer oder ein vergleichbares Tool).
- Bei ZUGFeRD-Rechnungen genügt ein PDF-Viewer, denn es handelt sich um eine normale PDF, die zusätzlich maschinenlesbare XML-Daten enthält.
Originaldateien müssen archiviert werden
Wenn du eine E-Rechnung erhältst, musst du genau diese Datei im Originalformat archivieren - nicht nur eine ausgedruckte oder umgewandelte Version. Auch die E-Mail, über die du die Rechnung bekommen hast, musst du speichern - genauso, wie du es bisher mit PDF-Rechnungen getan hast.
Das schreibt die GoBD ausdrücklich vor.
(Quelle: BMF-Schreiben vom 28.11.2029, geändert am 11.03.2024)
In lemniscus kannst du XRechnungen direkt bei der jeweiligen Buchung im Bereich Finanzen hochladen. Bei DATEV-Export für Steuerberaty werden sie automatisch mit übermittelt.
Achtung: Aktuell gibt es in lemniscus noch keine Vorschau oder Anzeige für XRechnungen.
E-Rechnungen erstellen (B2B)
Die Pflicht zur Erstellung betrifft nur das B2B-Geschäft - also, wenn du Rechnungen an andere Unternehmen oder Behörden stellst. Rechnungen an Klientys sind nicht betroffen.
Geplante Stufen:
| Zeitpunkt | Pflicht |
| ab 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können (B2B) |
| ab 01.01.2027 | ab 800.000 € Jahresumsatz: E-Rechnungen versenden |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnungspflicht generell für alle im B2B |
Aus lemniscus werden E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebettetem XML) erstellt. Auch wenn du wahrscheinlich erst in ein paar Jahren verpflichtet sein wirst, deine Rechnungen im B2B-Bereich maschinenlesbar zu erstellen, haben wir schon jetzt dafür unsere Vorgaben für Briefpapiere erweitert - sie müssen dafür nämlich PDF/A-konform sein.
Mehr dazu siehe in unseren Hilfeartikeln Elektronische Rechnungen bei lemniscus nach ZUGFeRD-Standard versenden und Briefpapier - PDF/A-Konformität.
Kostenloses Tool vom Staat?
Im Zuge des Wachstumschancengesetzes wurde die Bundesregierung gebeten, bis Ende 2024 ein kostenloses Tool zur Erstellung und Anzeige von E-Rechnungen bereitzustellen.
Das Bundesministerium der Finanzen hat diese Möglichkeit geprüft und abgelehnt. Begründung: Entsprechende Angebote seien bereits über private Anbietys verfügbar - teils auch kostenlos.
Quellen: Bundestagsdrucksachen 20/9396 und 10/12742